基于全面質(zhì)量管理和標準化思維的醫(yī)院人事檔案審定研究

摘 要：檔案審定是保證人事檔案管理工作質(zhì)量、確保人事檔案管理真實、規(guī)范的現(xiàn)實要求。本文以人事檔案審定為例，基于全面質(zhì)量管理（TQM）和標準化思維，探討了新時代醫(yī)院人事檔案審定的現(xiàn)實矛盾、審定主要內(nèi)容、標準、原則、方法及影響因素，并就做好醫(yī)院人事檔案審定工作、提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量和水平提出意見建議，以期為進一步做好醫(yī)院人事檔案審定工作提供參考。

關(guān)鍵詞：全面質(zhì)量管理；標準化思維；人事檔案審定

引言

煙臺市奇山醫(yī)院是一家肝病和感染病?？漆t(yī)院，在人事檔案審定及質(zhì)量控制方面，通過分析影響人事檔案審定質(zhì)量因素，有針對性地采取措施，加強人事檔案審定質(zhì)量控制，對提高醫(yī)院管理效率和服務質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實意義和實踐價值。本文以人事檔案審定為例，基于全面質(zhì)量管理（TQM）和標準化思維，探討醫(yī)院人事檔案審定的內(nèi)容、標準和要求。

醫(yī)院人事檔案審定是指對醫(yī)院在黨的組織建設、人事管理、人才服務過程中形成的，反映個人政治品質(zhì)、道德品行、工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務實績、廉潔自律及社會關(guān)系等情況的歷史記錄材料的真實性、完整性進行審核、認定和質(zhì)量把關(guān)，做好醫(yī)院人事檔案審定工作，是醫(yī)院人事檔案管理的一項重要內(nèi)容，對人員教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理、人才評鑒均具有重要作用，也是維護廣大醫(yī)療行政管理人員合法權(quán)益的重要依據(jù)。

1 全面質(zhì)量管理與標準化

1.1 基本含義

全面質(zhì)量管理（Total Quality Management，簡稱TQM）是一個組織以質(zhì)量為中心，以全員參與為基礎，以服務對象滿意、本組織所有成員獲益、社會收益而達到長期成功的管理途徑。全面質(zhì)量管理具有全面性、全員性、全過程性特點。標準化思維則是在編制標準，以及進行標準化活動過程中形成的科學總結(jié)和理論概括。標準化思維來源于標準化工作實踐，并接受實踐檢驗，反過來指導和影響標準化活動。

1.2 全面質(zhì)量管理與標準化

隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理快速走向信息化、數(shù)字化和智能化。這對人事檔案質(zhì)量的要求越來越高，尤其是對“三齡兩歷一身份”的審定質(zhì)量，需要對醫(yī)院人事檔案實行全過程質(zhì)量控制、全要素內(nèi)容涵蓋，全員參與的全面質(zhì)量管理。全面質(zhì)量管理與標準化管理二者相互聯(lián)系、相互影響。醫(yī)院人事檔案標準化管理是人事檔案全面質(zhì)量管理的前提和基礎，醫(yī)院人事檔案全面質(zhì)量管理則是標準化管理的重要保障。標準化管理是人事檔案管理過程中的重要媒介、支撐，具有規(guī)范、統(tǒng)一、權(quán)威及協(xié)調(diào)等基本特征。標準化作為新時代醫(yī)院人事檔案高質(zhì)量管理的重要手段，推動醫(yī)院人事檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型發(fā)展。在此過程中需要積極探索構(gòu)建醫(yī)院人事檔案管理頂層設計、精細規(guī)范的組織管理，建立人事檔案管理程序及要求，運用全面質(zhì)量管理理念及手段，融入標準化思維，全面、系統(tǒng)、深入地推進醫(yī)院人事檔案審定工作，提升醫(yī)院人事檔案管理質(zhì)量。

2 醫(yī)院人事檔案審定的現(xiàn)實矛盾

2.1 客觀性與主觀性

醫(yī)院人事檔案自身屬性及醫(yī)院管理的現(xiàn)實需要，體現(xiàn)醫(yī)院人事檔案價值的客觀性。一方面，醫(yī)院人事檔案是記載單位職工履歷、學歷、考核認定、專業(yè)技術(shù)職稱評定、表彰獎勵等客觀存在的、記錄人事信息的物質(zhì)載體；另一方面，醫(yī)院人事檔案是人才資源優(yōu)化配置、人才引進、培養(yǎng)的重要依據(jù)?？梢姡瑹o論是醫(yī)院人事檔案自身屬性及其現(xiàn)實利用價值都決定其價值存在的客觀、固有屬性。但人事檔案審定則是一種主體的主觀性活動，受審定人員的認知、立場、觀點、業(yè)務能力等因素影響。因此，醫(yī)院人事檔案審定主體的主觀性與人事檔案價值客觀性之間存在著矛盾。

2.2 潛在性與實踐性

醫(yī)院人事檔案價值有其潛在性，從服務和保障醫(yī)療事業(yè)發(fā)展過程中逐漸顯現(xiàn)出來。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展、改革的深入，人事檔案價值會逐漸發(fā)揮出來，并為社會所認知。人事檔案審定實踐性強，歸檔前的審定決定著人事檔案保管期限及其納入歸檔范疇；管理過程中的審定則決定著人事檔案的“生死”命運。無論是歸檔前的審定還是管理過程中的審定，都離不開人事檔案價值判斷、真實性審核，而醫(yī)院人事檔案價值具有其潛在性、隱含性特點，與檔案價值審定的實踐性之間存在矛盾。

2.3 多維性與局限性

醫(yī)院人事檔案價值的主體性即同一客體（人事檔案）因不同利用主體（利用者）需要的不同而形成各種價值關(guān)系的存在，表現(xiàn)出人事檔案價值的多維性特點。如選拔任用、職級晉升、崗位調(diào)整等[1]?？梢?，同樣一份人事檔案，其價值有其多維性，這就要求檔案審定者要具有較高的專業(yè)知識，準確識別其多維價值屬性。但實際審定過程中，由于人員學識、實踐能力及客觀條件等因素制約，使其對多維人事檔案價值審定存在一定局限性。因此，醫(yī)院人事檔案價值多維性與檔案審定主體的審定能力、價值認知之間存在矛盾。

3 醫(yī)院人事檔案審定的主要標準、原則及方法

3.1 審定標準

3.1.1來源標準。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院組織或人事部門在人事管理過程中形成的，反映醫(yī)護人員個人政治品質(zhì)、醫(yī)德醫(yī)風、專業(yè)素養(yǎng)、廉潔自律等歷史記錄材料。醫(yī)院人事檔案主要來源于政工科、辦公室、科教科、黨委辦、紀檢監(jiān)察室等。

3.1.2內(nèi)容標準。根據(jù)《干部人事檔案工作條例》第十九條等相關(guān)規(guī)定，屬于人事檔案歸檔內(nèi)容主要有履歷類、自傳和思想類、考核審定類、學歷學位專業(yè)技術(shù)類、政審類、黨團類、表彰獎勵、違規(guī)違紀處分類、工資任免類及其他類等，內(nèi)容要體現(xiàn)人事檔案的重要性、獨特性及時效性。

3.1.3特征標準。醫(yī)院人事檔案在檔案名稱、記錄方式、載體形態(tài)和形成時間等有其自身特征，可依據(jù)某種形式特征對檔案價值的影響作為依據(jù)進行審定。

3.2 審定原則

3.2.1全面分析原則。堅持做到依據(jù)的政策要全面，要以黨和國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，以及人事方針政策為指導，做好文書檔案價值審定。把握的需求要全面，要預測社會對醫(yī)院人事檔案利用需求，多層次、多角度、多方面分析人事檔案價值，既要立足當前，也要考慮長遠，既要立足現(xiàn)實應用價值，也要兼顧學術(shù)研究、編史修志功能。

3.2.2客觀真實原則。把握人事檔案是階段性人事工作的歷史記錄這一本質(zhì)屬性，將醫(yī)院人事檔案價值放在其形成的歷史環(huán)境中，具體分析醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容、形式及其文件相互關(guān)系。要尊重歷史、尊重事實，以求“今世賴之以知古”。

3.2.3堅持發(fā)展原則。人事政策在變化，人事檔案價值會呈現(xiàn)出一定的時效性、擴展性，當前有價值的檔案隨著時間的變化，未來可能沒有“用處”；現(xiàn)在尚未用上的檔案，未來可能有“用處”，因此要堅持發(fā)展的觀點，以求“后世賴之以知今”。

3.2.4不唯職能原則。醫(yī)院人事檔案審定要緊緊圍繞其人事工作職能，把反映人事工作職能活動的資料作為歸檔重點。但“重職能”≠“唯職能”，聯(lián)系人事檔案工作實際，非職能活動產(chǎn)生的，但見證重要人事內(nèi)容的，也應納入歸檔范疇[2-3]。

3.3 審定方法

目前，人事檔案審定主要采用直接審定法。所謂直接審定法，就是采用直接、具體、實地審查檔案，由檔案管理人員或?qū)彾▎T逐件逐張逐份審查醫(yī)院人事檔案，從人事檔案內(nèi)容、名稱、可靠度、真實性、規(guī)范性等方面分析。還要根據(jù)人事檔案案卷目錄、標題、題名等判定。此外，現(xiàn)行人事行政主管部門（如人事科）與醫(yī)院檔案管理部門根據(jù)人事管理需要進行審定，確定保管范圍及保管期限。

3.4 審定步驟

一是采用人事檔案價值審定的原則、方法指導和劃定人事檔案歸檔范圍。二是根據(jù)《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，確定劃入歸檔范圍的人事檔案的保管期。三是以“件”為單位進行人事檔案組卷、裝訂。四是檔案價值復審。保管期限屆滿需要對人事檔案價值進行復審，根據(jù)復審結(jié)果重新確定保管期限。五是銷毀無價值檔案。經(jīng)歸檔審定及價值復審，失去保存價值的人事檔案，要按照規(guī)定程序進行銷毀[4]。

4 影響醫(yī)院人事檔案審定的主要因素

4.1 來源

醫(yī)院人事檔案審定中的“來源”，主要是指醫(yī)院人事檔案的“形成者”，是人事檔案“以我為主”審定規(guī)則的集中體現(xiàn)，也是判斷人事檔案價值的重要因素之一。通常情況下，人事檔案主要以組織、人事部門，以及本單位黨委（組）、人事科等發(fā)布的檔案價值要高于其他部門的人事檔案價值。上下級醫(yī)療衛(wèi)生主管部門的人事檔案資料要高于非上下級人事檔案資料價值[5-6]。

4.2 內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案審定的又一重要考慮因素，是“內(nèi)容”因素，這也是人事檔案審定應考慮的首要因素。與科技檔案、文書檔案不同，人事檔案涉及的主要是履歷、資歷、學歷等方面的內(nèi)容，涉及到醫(yī)院人事調(diào)整、變動等管理活動。根據(jù)檔案內(nèi)容的“獨特性”“重要性”兩大主要因素進行審定。其中，獨特性，就是指反映人事管理內(nèi)容的決定、決議、通知、方案等。重要性則是指醫(yī)院人事檔案內(nèi)容要較一般的、事務性工作形成的資料價值更高，更具有保存、歸檔的現(xiàn)實必要性[7]。此外，人事檔案中的“三齡兩歷一身份”信息是重要審定內(nèi)容，要確保真實準確。

4.3 時間

“時間”是人事檔案審定的又一重要參考性因素?！稒n案法》明確提出“縣級以上各級檔案館的檔案，應當自形成之日起滿25年向社會開放”?！陡骷墖覚n案館開放檔案辦法》中規(guī)定：“各級國家檔案館保存的檔案，一般自形成之日起滿30年向社會開放，經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化等類檔案，可提前開放?！?/p>

5 醫(yī)院人事檔案審定的對策措施

5.1 健全審定工作機制

醫(yī)院人事檔案審定工作是一項專業(yè)性、政治性極強的工作，具有涉及內(nèi)容多、范圍廣、程序復雜等特點，需要醫(yī)院不斷健全人事檔案審定工作機制建設，推動人事檔案審定工作規(guī)范化、科學化[8]。一是建立“三同步”機制。將醫(yī)院人事檔案審定工作納入重要議事日程，與其他檔案工作、醫(yī)療業(yè)務工作同部署、同落實、同檢查，確保人事檔案審定工作常態(tài)化長效化。二是強化組織領導。成立由院領導、分管負責人、檔案管理員、人事科人員組成的檔案審定工作領導小組，加強人事檔案審定工作領導。三是健全規(guī)章制度。根據(jù)人事檔案管理的特點和要求，結(jié)合人事檔案業(yè)務工作實際，制定詳細的人事檔案審定標準、規(guī)范人事檔案審定流程，確保審定質(zhì)量。

5.2 優(yōu)化審定工作流程

按照人事檔案文件形成人員—形成部門—審定領導小組三級工作體系，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案審定工作流程。一是堅持“誰形成，誰審定”。由人事部門與檔案管理部門進行初步審定，提出初步審查審定意見，再由審定領導小組審核。二是堅持“詳論證，細把關(guān)”。組織人事科、檔案室等多部門協(xié)同審核審定，必要時組織論證，形成審定審查意見。三是“多留痕，多留檔”。人事檔案審定的各個環(huán)節(jié)形成的材料要注意做好收集保存，并根據(jù)審定結(jié)果作出相應的處理決定。或納入存檔范疇，或重新確定保存期限，或予以銷毀。

5.3 完善審定工作標準

根據(jù)《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院要結(jié)合最新人事檔案管理規(guī)定和要求，結(jié)合館藏人事檔案管理情況，做好人事檔案分類匯總，細化審定標準。首先要組織審定人員學習、討論，細化人事檔案審定標準，統(tǒng)一認識。其次要及時劃定醫(yī)院人事檔案審定范圍，明確審定要求。再次是以檔案利用需求為導向，通過檔案審定成果服務于醫(yī)院人事管理工作。

5.4 明確審定工作內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案審定工作是醫(yī)院、檔案部門根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，通過審定以確定納入歸檔范圍、歸檔保存周期，以及是否需要銷毀等。需要醫(yī)院人事檔案形成部門與檔案部門共同做好人事檔案審定工作，明確人事檔案審定內(nèi)容：一是重點做好涉密人事檔案清理，形成醫(yī)院涉密人事檔案目錄。一旦達到保密期限的，按照《國家秘密解密暫行辦法》進行審核。二是對人事檔案中非涉密文件按照控制使用標準，劃分“開放利用”與“控制利用”，并建立相應的人事檔案管理目錄：開放利用人事檔案目錄、控制利用人事檔案目錄。根據(jù)確定的相關(guān)目錄進行審定。

5.5 提升審定工作能力

醫(yī)院人事檔案審定工作的專業(yè)性強，不僅要熟練掌握檔案專業(yè)知識，還要具備一定的人事管理業(yè)務知識。一要加強業(yè)務學習。有計劃、有系統(tǒng)、有目的地做好業(yè)務知識培訓，重點是要加強檔案審定業(yè)務知識學習，掌握人事檔案審定流程、原則、標準和要求，熟練開展人事檔案業(yè)務審定工作。二要注重實踐鍛煉。通過業(yè)務評比、競賽等方式，加強檔案人員人事檔案審定的實踐能力和水平。尤其是業(yè)務新手，要安排跟班學習、鍛煉，逐漸提升審定能力。三要守牢職業(yè)底線。加強人事檔案審定人員的思想政治教育，增強職業(yè)榮譽感，守住清廉底線，不斷提升人事檔案審定綜合能力和水平。

參考文獻

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作者簡介：李美玲（1977— ），大學學歷，煙臺市奇山醫(yī)院館員，主要從事人事檔案管理研究。