基于精細化管理的感控檔案“單套制”模式分析

李紅艷 張麗沙 鄒文爽 姚清華

摘? 要：本文從感控檔案“單套制”管理模式的構建及責任主體檔案分類指引目錄入手，研究精細化管理在感染防控檔案中的有效運用，闡述“單套制”檔案在推進過程中發(fā)揮的作用、產生的社會效益及經濟價值，提出強化落實檔案精細化“單套制”管理的措施，旨在為實現(xiàn)電子文件“單套制”管理提供解決思路。

關鍵詞：感染防控；檔案；單套制管理

基金項目：山東省檔案科技項目：疫情背景下醫(yī)院感染防控檔案“單套制”管理研究（編號：2021-30）。

引言

近年來，為順應電子大數據發(fā)展，醫(yī)院對感染防控檔案（以下簡稱“感控檔案”）進行信息化建設升級。借鑒煙臺市疾控中心檔案管理信息系統(tǒng)經驗，濱州醫(yī)學院煙臺附屬醫(yī)院通過醫(yī)院信息系統(tǒng)對感控檔案信息進行收集、登記、錄入、歸檔“單套制”電子化管理，從而有效整合數據，快速調取信息，開創(chuàng)了感控工作數據應用的新局面。

1 感控電子檔案體系構建模式與責任主體檔案目錄

感控檔案單套制管理模式主要以信息化軟件為依托，需要明確歸檔范圍和分類，從源頭上加強對各門類、各種載體檔案資料的收集和管理，做到應歸盡歸、應收盡收，確保檔案資源的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。建立檔案目錄框架，搭建感控檔案單套制檔案管理平臺，不斷整合完善信息化軟件。規(guī)范感控電子化文件的歸檔接收，逐步實現(xiàn)電子化文檔取代紙質版文檔，并確保電子檔案實現(xiàn)完整性、準確性、安全性、真實性的精細化管理要求，最終實現(xiàn)感控文檔資源優(yōu)化、整合。

1.1 按醫(yī)院評審標準分類

依據《三級醫(yī)院評審標準》（2020年版）“醫(yī)院感染管理與持續(xù)質量改進”部分的相關條款（共7條18款59目），每一目均建立對應支撐材料，儲存電子化檔案，以目為單位，建立搜索路徑。該分類方式能夠最快速的查閱到等級醫(yī)院評審條款相對應的支撐材料，便于等級醫(yī)院評審工作的開展。

1.2 按組織層級分類

《醫(yī)療機構感染預防與控制基本制度（試行）》規(guī)定感控分級管理組織體系的各層級主體包括醫(yī)院感染管理委員、感染管理職能部門、臨床與醫(yī)技科室感控管理小組。按上述組織層級的職責與任務分工，對感控檔案進行分類建檔，內容如圖1所示。該分類方式便于各感控層級明確職責分工及對應檔案管理，進而建立層級合理、分工明確、運轉高效的感控分級管理組織體系，有效、規(guī)范開展感控工作。

1.3 按工作內容分類

感控工作包含組織管理、感控監(jiān)測、措施落實、風險評估、感控培訓、職業(yè)暴露、傳染病管理、保潔與醫(yī)廢監(jiān)管等相關工作。按照內容對感控檔案進行電子化分類歸檔目錄如圖2所示。該分類方式可清晰掌握感控工作內容及各項工作推進制度，便于日常感控工作推進。

2 感控檔案單套制模式的精細化使用過程及有效應用

通過將醫(yī)院感染實時監(jiān)控管理平臺、醫(yī)院感染現(xiàn)場監(jiān)測與改進移動應用、醫(yī)院質量與安全管理平臺協(xié)同運用于檔案前期管控、文件運行流程監(jiān)控、歸檔時系統(tǒng)銜接等環(huán)節(jié)，對感控工作各項數據、資料進行收集，整合，分類與排列，編號與編目（如圖3所示），將感控檔案由“雙套制”過渡到“單套制”檔案管理。

2.1 醫(yī)院感染實時監(jiān)控管理平臺

實現(xiàn)感染監(jiān)測層面的電子化管理，其對應的檔案管理模塊包括：綜合性監(jiān)測、目標性監(jiān)測、預警信息及上報管理、消毒滅菌效果監(jiān)測、職業(yè)暴露監(jiān)測以及相關統(tǒng)計分析；基于患者全過程診療數據提供更為全面的預警，包括暴發(fā)預警、感染預警、風險預警；目標監(jiān)測相關數據90%完成自動加載生成，監(jiān)測對應的統(tǒng)計分析直接在監(jiān)測模塊中生成統(tǒng)計。電子目錄生成如圖4所示。

2.2 醫(yī)院感染現(xiàn)場監(jiān)測與改進移動應用

可實現(xiàn)感控培訓與管理層面的檔案優(yōu)化整合電子化管理，包括院內培訓與考核、競賽、現(xiàn)場操作考核、職業(yè)防護、醫(yī)療廢物、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)管、重點部位及感染高風險科室質控管理、全院督導等電子化辦公，實時過程管理，實時數據監(jiān)控，自動生成分析數據，與歷史數據進行比較分析等。電子目錄生成如圖5所示。

2.3 醫(yī)院自主研發(fā)電子化檔案管理系統(tǒng)“醫(yī)院質量與安全管理平臺”

平臺包含智慧評審、智慧質管、智慧品安、智慧學習等八大板塊（如圖6所示），通過智慧管理平臺，各科室感控檔案可全部實現(xiàn)線上查閱、修改、質控；臨床科室質控檢查、不良事件處置反饋等均可進行線上提交、跟進、持續(xù)改進等。為深入研究“單套制”理念下電子文件的歸檔及管理，做好電子文件歸檔、管理工作提供理論參考。

上述感控軟件的使用，使得感染防控重點工作能夠通過電子化獲取，可監(jiān)測數據、培訓成績、質控反饋等均能夠按照時間節(jié)點自動生成分析報告，節(jié)省人力物力，提高工作效率[1]。通過軟件提取并運用醫(yī)院內網系統(tǒng)進行相關資料整理存檔，可同時按照組織架構、感控工作內容、評審條款三種歸類方式存檔，并做好分類目錄編輯。做到第一時間可檢索，改善紙質版檔案按照一種方法歸類存檔則查找困難，按照三種方法歸類存檔則極大浪費，且占用空間大等弊端[2]。

3 單套制感控檔案的有效應用

3.1 “單套制”檔案管理模式推進感控檔案基礎建設

醫(yī)院通過系統(tǒng)可提取感染預警病例、暴發(fā)預警次數等數據，按月自動生成醫(yī)院感染發(fā)生率、漏報率、現(xiàn)患率、器械相關感染發(fā)生率、手術部位感染發(fā)生率、抗菌藥物治療前病原學送檢率等報表。實現(xiàn)環(huán)境衛(wèi)生學監(jiān)測線上信息錄入，可自動彈窗提醒超標情況，便于專職人員及時送檢復查。實現(xiàn)醫(yī)務人員職業(yè)暴露線上信息錄入，可自動生成隨訪時間，避免人工計算出現(xiàn)誤差。

醫(yī)院自主研發(fā)的醫(yī)院質量與安全管理平臺，可完成感控相關評審數據填報及原始數據上傳工作，并可隨時調閱，永久性保存。智慧質管模塊中組織體系板塊，用于構建三級管理體系，實現(xiàn)院級、科室組織架構、職責、日常工作、內部管理等相關電子版材料的收集與錄入，便于查閱。

3.2 “單套制”檔案推行對感染防控的作用

3.2.1“單套制”檔案的推行，為線上辦公、無紙化辦公提供支持。在疫情期間，隔離和居家辦公時有發(fā)生，國務院聯(lián)防聯(lián)控也多次發(fā)文要求盡量減少密閉場所的聚集性活動。而通過信息化軟件的使用，可助力網上培訓、實行檔案材料遠程歸檔等，降低居家辦公、突發(fā)隔離情況等對工作的影響[3]。

3.2.2信息化軟件的有效應用，為做好轄區(qū)內醫(yī)聯(lián)體醫(yī)院的建設發(fā)揮重大作用。醫(yī)院以區(qū)質控中心為平臺，依托信息化軟件支撐，重點發(fā)揮信息化及人才優(yōu)勢，逐步實現(xiàn)全區(qū)感染防控“一體化、統(tǒng)籌化、信息化”管理。運用信息化的多院區(qū)、多科室同步管理、資源共享及消息互通功能，為轄區(qū)內基層醫(yī)療機構提供免費平臺，實現(xiàn)“全員知識培訓與測評”，統(tǒng)籌開展區(qū)域內督導與專項防控核查，對職業(yè)暴露、醫(yī)療廢物、環(huán)境清潔與消毒等專項工作及手術室、產房、中醫(yī)科、口腔科等感染高風險科室實現(xiàn)專項、?？品揽毓芾?。

通過感控資源與信息共享，實現(xiàn)防控措施核查、質控標準、感控監(jiān)測等同質化、同步化管理。第一時間做到上傳下達，與基層醫(yī)療機構做好信息共享及應急處置，實現(xiàn)基層醫(yī)護人員從“被動接受”到“主動學習”，從依靠“傳幫帶”到“主動監(jiān)測”的思想轉變。形成區(qū)域內統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一協(xié)調、統(tǒng)一調度的“三統(tǒng)一模式”，提高轄區(qū)內應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應急處置和防控能力，提升醫(yī)院周邊影響力。

3.3 產生的社會效益及經濟價值

3.3.1按照醫(yī)院評審標準和院感防控基本制度的要求，結合醫(yī)院實際工作，逐步健全了感控分級管理組織體系及電子化檔案目錄，工作流規(guī)范有序，信息數據來源可靠。

3.3.2充分運用醫(yī)院現(xiàn)有信息管理平臺，與科室業(yè)務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)相互銜接，實現(xiàn)有效技術支撐，院感相關院級、科級層面工作均有收錄，便于查詢利用。

3.3.3“單套制檔案”的推進，減少紙質材料的使用和資源的浪費，據保守估算，疫情期間我院感控檔案共可產生紙質材料約12萬張，約合重量0.6噸，目前我國每生成1噸紙要耗費20棵大樹和300噸水[4]。單套制檔案的推進有利于低碳環(huán)保、厲行節(jié)約。同時，因為實現(xiàn)了無紙化辦公，減輕了對存儲空間的要求，增加了辦公空間。

3.3.4有效發(fā)揮了院感工作人員的積極性、主動性、創(chuàng)新性。在單套制管理模式下，所有文件檔案均需通過檢索鍵快速搜索，減少了文件在物理空間傳達過程中的煩瑣環(huán)節(jié)和時間浪費，解放了人力，提高了辦事效率，節(jié)約了人力和時間成本，減輕了最基層辦公人員工作壓力[5]。

4 強化感控檔案單套制管理的具體措施

4.1 提高認識，加強專業(yè)技術人才培養(yǎng)

首先，要學習掌握國家檔案法規(guī)標準，熟知電子檔案管理規(guī)范，合理合規(guī)開展感控檔案單套制管理；其次，為做好感控電子化檔案管理，在選擇感控專職人員時一要其精通臨床專業(yè)，二要其有責任心與耐心，三要其有歸納總結能力及文案水平；最后，是對專職感控人員的培養(yǎng)是持續(xù)且全面的，除對其感控專業(yè)技術的培訓外，還應重視其各類電子化辦公軟件的應用能力、專業(yè)化收集能力的培養(yǎng)。

4.2 加大投入，建立信息化平臺支撐

增加信息化建設資金投入，切實推進感控檔案存儲數字化和利用網絡化，為實現(xiàn)感控檔案單套制管理提供技術支撐。感控電子化檔案建立與維護，除必須的電子化辦公軟件外，大量感控資料的提取需要多種信息平臺的支撐，如醫(yī)院感染實時監(jiān)測平臺、線上培訓學習、質控管理APP、掃描轉換軟件、光盤、復印復刻等信息化軟件。加強信息數據存儲平臺建設，擴大信息儲備容量，配置專用感控計算機供感控人員日常使用，用于感控電子化檔案的計算機，應具備大內存量以滿足海量感控信息數據的儲存。

4.3 合理分工，將標準予以日常工作

在實際工作中，按照科室、部門工作情況，根據感控電子化檔案目錄按類收集感控檔案材料。對于醫(yī)院等級評審中牽頭條款較少的科室，可按照條款目錄對檔案進行分類、歸檔；對于牽頭條款較多，涉及工作面較廣的科室，建議按照工作內容進行分類、歸檔。以期以點帶面，將感控檔案信息化應用到日常工作中，進一步規(guī)范常規(guī)工作，檔案資料管理，為感控檔案單套制管理拓展更廣空間，帶動其他專業(yè)檔案實行單套制管理。

4.4 加強管理，注重信息安全防范

完善檔案管理制度及保密制度，設專人管理，明確各崗位職責；加強互聯(lián)網信息安全，建設堅固的網絡防火墻及內部訪問控制機制，保障電子檔案信息的真實性；加強感控檔案信息的備份工作，保證信息存儲安全，積極開展傳統(tǒng)載體感控檔案數字化轉換，及時以單套制檔案管理代替原件提供利用，最大限度發(fā)揮電子檔案信息化利用率。

結語

將精細化管理應用于感控檔案“單套制”模式建設，可有效提升檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，在實現(xiàn)長久保存、提高檔案使用率、保證感控檔案管理工作更科學化、規(guī)范化方面有著十分重要的意義。從長遠看，電子化檔案與紙質版檔案在未來一段時間仍會處于共存狀態(tài)[6]，由“雙套”向“單套”過渡的過程中，各級各部門一定要高度重視，強化交流與學習，加大人力物力投入，建立并完善檔案管理制度流程，更好地發(fā)揮單套制檔案管理的優(yōu)勢，同時建立電子檔案安全和風險防控系統(tǒng)，保障信息安全。

參考文獻

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[2]潘為年，趙刪，田甜.基于“文檔一體化”模式的檔案系統(tǒng)單套制建設研究[J].四川檔案，2022（3）：22-25.

[3]朱杰.關于做好疫情防控工作中檔案工作的建議[J].傳媒論壇，2020，3（20）：114.

[4]田雨.無紙化辦公環(huán)境下的電子文件“單套制”歸檔探索研究[J].公文處理，2022（397）：9-11.

[5]賈心潔.基于SWOT視角下高校電子文書“單套制”歸檔管理的可行性思考[J].信息化建設，2020（5）：101-103.

[6]李姝凝.電子文件單套制管理問題探究[J].江蘇科技信息，2022（33）：60-62.

作者簡介：李紅艷，研究生學歷，濱州醫(yī)學院煙臺附屬醫(yī)院副研究館員，從事醫(yī)院檔案管理工作。姚清華，大學學歷，煙臺市疾控中心副研究館員，從事檔案管理工作。