大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用研究

摘 要：文書檔案開(kāi)發(fā)利用是事業(yè)單位檔案管理中的重要部分，發(fā)揮文書檔案的利用價(jià)值，有利于促進(jìn)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，從而獲取更高的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用發(fā)生了較大的變化，應(yīng)提高對(duì)此方面的重視，進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位文書檔案的開(kāi)發(fā)利用，提高事業(yè)單位的檔案服務(wù)水平。因此，本文主要針對(duì)事業(yè)單位文書檔案的特點(diǎn)、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的重要性展開(kāi)分析，進(jìn)一步探究大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的策略，以期為相關(guān)人員提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；事業(yè)單位；文書檔案；開(kāi)發(fā)利用；策略

引言

近年來(lái)，隨著我國(guó)事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展，文書檔案面臨著更高的要求，需要主動(dòng)適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)及其他現(xiàn)代化技術(shù)在文書檔案開(kāi)發(fā)利用中的作用，不斷提升事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的效率。與此同時(shí)，個(gè)別事業(yè)單位在文書檔案開(kāi)發(fā)利用工作中，還存在一些亟須解決的問(wèn)題，如有待提升文書檔案管理安全性以及檔案管理人員素質(zhì)水平等。實(shí)踐工作證明，通過(guò)深入分析事業(yè)單位文書檔案的特點(diǎn)，探究大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的策略及重要性，有利于提出一些可靠的參考依據(jù)，促使事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用工作有效開(kāi)展。由此可見(jiàn)，本文圍繞“大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用”展開(kāi)分析研究意義顯著。

一、事業(yè)單位文書檔案的特點(diǎn)

事業(yè)單位文書檔案具有檔案的本質(zhì)屬性即原始記錄性，檔案是歷史的真跡，必須保持它的特性，才能充分發(fā)揮其效用。另外，文書檔案還具有檔案的一般屬性就是歷史屬性和文化屬性，是歷史的記錄，是人們記憶的延續(xù)，是文化的載體以及人類文化發(fā)展的紐帶和橋梁。

1.職業(yè)化特點(diǎn)

事業(yè)單位文書檔案的內(nèi)容繁雜，大部分是日常管理工作中形成的文件資料，詳細(xì)記錄日常工作，反映日常管理情況。特別是項(xiàng)目檔案能夠充分反映項(xiàng)目的整體情況，為后續(xù)的項(xiàng)目管理提供可靠的參考。發(fā)揮事業(yè)單位文書檔案的職業(yè)化特點(diǎn)，可判斷事業(yè)單位工作中的優(yōu)勢(shì)及不足，改進(jìn)其中存在的不足，發(fā)揚(yáng)其具有的優(yōu)勢(shì)，使事業(yè)單位朝著更好的方向不斷發(fā)展。

2.保密性特點(diǎn)

在事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用時(shí)，許多檔案都具有一定的保密性質(zhì)，如項(xiàng)目檔案信息、工作人員的個(gè)人信息等，這些檔案文件具有較強(qiáng)的機(jī)密性，必須對(duì)其進(jìn)行保密，杜絕發(fā)生檔案信息被泄露等情況。

3.綜合性特點(diǎn)

事業(yè)單位文書檔案涉及不同類型、不同專業(yè)的內(nèi)容，如基礎(chǔ)設(shè)施信息、項(xiàng)目信息、人力資源信息、黨務(wù)信息以及科研信息等。應(yīng)收集相關(guān)的信息內(nèi)容，形成完整的文書檔案，采取合理的措施對(duì)其開(kāi)展管理，提升文書檔案開(kāi)發(fā)利用的價(jià)值。

4.階段性特點(diǎn)

事業(yè)單位文書檔案有明顯的階段性特點(diǎn)，為保證文書檔案的完整性及連續(xù)性，一般每年或半年對(duì)其更新，保留具有使用價(jià)值的檔案信息，相應(yīng)處理價(jià)值較低的檔案。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的重要性

事業(yè)單位文書檔案特點(diǎn)鮮明，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理工作提出了更高的要求。從事業(yè)單位文書檔案實(shí)踐工作層面分析，其開(kāi)發(fā)利用工作的開(kāi)展十分重要。

1.提升檔案安全性

事業(yè)單位可在日常的檔案工作中應(yīng)用電子化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化等管理手段，根據(jù)在線辦理、操作留痕、全程覆蓋和數(shù)據(jù)整合的原則開(kāi)展檔案系統(tǒng)的建設(shè)，以電子化的形式存儲(chǔ)檔案文件。還可以進(jìn)行檔案的自動(dòng)采集、在線整理及一鍵歸檔，使文書檔案的完整性得到保障，不僅能提升事業(yè)單位文書檔案的工作效率，還能降低檔案編造、檔案?jìng)卧旌蜋n案丟失等風(fēng)險(xiǎn)，有效提升檔案安全性。比如，在應(yīng)用電子化管理系統(tǒng)開(kāi)展公共資源交易項(xiàng)目檔案的管理與開(kāi)發(fā)利用時(shí)，可以用電子文檔的形式來(lái)保存所有的公共資源交易文件，整理交易文件，形成完整的項(xiàng)目檔案，確保項(xiàng)目檔案的安全性。

2.確保檔案利用價(jià)值

在大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案管理中，可充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升文書檔案開(kāi)發(fā)利用的工作水平，在拓展檔案利用價(jià)值的同時(shí)，降低文書檔案開(kāi)發(fā)利用的成本。由于事業(yè)單位文書檔案的內(nèi)容比較豐富，以文本、圖像、視頻和音頻等不同形式記錄這些內(nèi)容，體現(xiàn)出原始記錄的本質(zhì)屬性。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)管理和開(kāi)發(fā)利用文書檔案，能夠?qū)n案利用價(jià)值進(jìn)一步拓展，使事業(yè)單位文書檔案的使用效率得以提升。

3.簡(jiǎn)化文書檔案整理流程

事業(yè)單位文書檔案的整理流程及檔案的開(kāi)發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生了較大的變化，可以將信息技術(shù)方法應(yīng)用到其中，有效處理文書檔案，將紙質(zhì)化的文書檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便對(duì)其利用。與傳統(tǒng)的檔案整理流程相比，電子化的檔案整理更加簡(jiǎn)單，可借助信息技術(shù)快速完成檔案檢索、檔案歸類、檔案存儲(chǔ)和檔案利用等工作。

4.縮短檔案歸檔的總體時(shí)間

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位可以應(yīng)用信息技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)，提升文書檔案開(kāi)發(fā)利用的整體效率。電子化處理事業(yè)單位文書檔案，能夠有效提升檔案的歸檔效率，滿足檔案歸檔的要求，避免出現(xiàn)人工不足造成歸檔效率過(guò)低的情況，消除檔案歸檔的人為因素。一般在事業(yè)單位文書檔案的歸檔工作時(shí)，都要按照一定的時(shí)間完成歸檔，但在各種因素的影響下，容易出現(xiàn)歸檔時(shí)間滯后的情況。將信息技術(shù)和辦公系統(tǒng)對(duì)接，能夠直接將檔案文件輸入檔案系統(tǒng)，利用電子媒介開(kāi)展檔案鑒定、檔案分類和檔案歸檔等工作，提升電子化檔案管理與開(kāi)發(fā)利用的效率，將檔案歸檔的時(shí)間縮短。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用策略

事業(yè)單位文書檔案是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，其中項(xiàng)目檔案占比頗高，為做好事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用工作，需以大數(shù)據(jù)為依托，落實(shí)有效策略。

1.建立“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位文書檔案管理朝著“無(wú)紙化”方向發(fā)展，可以改變文書檔案的紙質(zhì)化狀態(tài)，以電子化的形式進(jìn)行檔案管理和利用，提升事業(yè)單位文書檔案的使用效率?；诖耍瑧?yīng)把握事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立“互聯(lián)網(wǎng)+”文書檔案管理模式，以便將紙質(zhì)化檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?，方便?duì)其展開(kāi)管理和利用，發(fā)揮檔案資源的使用價(jià)值。同時(shí)，根據(jù)電子化檔案管理的需要，配置好刻錄機(jī)、電子光盤、防磁柜和掃描儀等設(shè)備設(shè)施，滿足電子化檔案開(kāi)發(fā)利用的需要。

為提升事業(yè)單位文書檔案管理的服務(wù)水平，促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，應(yīng)建立完善的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。在此基礎(chǔ)上，開(kāi)發(fā)文書檔案資料、項(xiàng)目檔案資料等檔案歸檔功能，構(gòu)建獨(dú)立運(yùn)行的電子化檔案管理系統(tǒng)，以便全面收集文書檔案、項(xiàng)目檔案，實(shí)現(xiàn)電子化的檔案整理、檔案歸檔、檔案統(tǒng)計(jì)及檔案查閱。比如，在公共資源交易項(xiàng)目的檔案管理中，收集項(xiàng)目接收項(xiàng)目完結(jié)整個(gè)過(guò)程的信息資料，由系統(tǒng)對(duì)其自動(dòng)整理，結(jié)合項(xiàng)目方的其他檔案一同歸檔。將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子化檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，依據(jù)采購(gòu)、工程建設(shè)等項(xiàng)目類型，分類管理項(xiàng)目開(kāi)展全過(guò)程的資料，通過(guò)系統(tǒng)對(duì)其保管和利用。與傳統(tǒng)的檔案歸檔相比，電子化檔案管理系統(tǒng)能夠提高工作效率，降低成本，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

2.強(qiáng)化文書檔案管理開(kāi)發(fā)

在事業(yè)單位文書檔案管理中，需要強(qiáng)化文書檔案管理開(kāi)發(fā)，利用現(xiàn)代化的管理手段管理開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案、文書檔案等材料，以便順利開(kāi)展檔案收集、整理、歸檔、保存以及利用等工作。首先，應(yīng)提高檔案管理者對(duì)文書檔案開(kāi)發(fā)利用的重視性，意識(shí)到文書開(kāi)發(fā)利用對(duì)單位發(fā)展的積極作用，培養(yǎng)良好的責(zé)任意識(shí)及服務(wù)意識(shí)，圍繞文書檔案管理開(kāi)展各項(xiàng)工作，確保項(xiàng)目檔案、文書檔案的利用價(jià)值得以發(fā)揮，幫助事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者及管理者做出正確的決策。其次，做好文書檔案編研工作，在文書檔案開(kāi)發(fā)利用時(shí)，完成專題匯編材料的編寫，深入開(kāi)發(fā)文書檔案資源，以便提供準(zhǔn)確、客觀的檔案信息，提升檔案資源的利用率，促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范化開(kāi)展。最后，擴(kuò)大對(duì)文書檔案開(kāi)發(fā)利用的范圍，將項(xiàng)目檔案、文書檔案的社會(huì)價(jià)值及科研價(jià)值挖掘出來(lái)，有效提升檔案價(jià)值。

3.提高檔案資源使用效率

在事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用中，應(yīng)從管理效率、服務(wù)方式等方法來(lái)提升檔案利用率，發(fā)揮檔案資源的使用價(jià)值。首先，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理者和各部門的溝通，從被動(dòng)的檔案服務(wù)狀態(tài)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，結(jié)合各部門工作人員的需求，為其提供檔案服務(wù)。比如，個(gè)性化檔案服務(wù)、文書檔案查詢和項(xiàng)目檔案查詢等。同時(shí)，為發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，必須保證工作人員的專業(yè)性，端正工作態(tài)度，主動(dòng)提供檔案服務(wù)。其次，在事業(yè)單位文書檔案的開(kāi)發(fā)利用中，應(yīng)靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，數(shù)字化處理傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以便利用檔案資源，深入開(kāi)發(fā)文書檔案，提升文書檔案的使用效率，合理選擇文書檔案的編研目錄，使編研目錄更具有針對(duì)性和實(shí)用性。

4.強(qiáng)化檔案安全意識(shí)，消除檔案安全隱患

在事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展下，其檔案管理的信息化程度不斷提升，大量的紙質(zhì)檔案變成了電子化檔案，能夠處理紙質(zhì)檔案管理中的檔案損毀、檔案丟失等問(wèn)題。然而，電子化檔案管理中存在的問(wèn)題難以保證電子檔案的安全?；谶@一情況，需要提高對(duì)檔案安全的重視性，采取有效措施安全防護(hù)項(xiàng)目檔案和文書檔案的平臺(tái)，如做好信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)的備案，確保電子化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行安全。在云數(shù)據(jù)服務(wù)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)及應(yīng)急處理機(jī)制，定期備份項(xiàng)目檔案、文書檔案，保證檔案資源的安全性，杜絕出現(xiàn)檔案丟失等情況，為檔案資源的開(kāi)發(fā)利用提供有力基礎(chǔ)。同時(shí)，利用先進(jìn)的技術(shù)手段提升系統(tǒng)軟硬件的安全性能，杜絕發(fā)生病毒入侵、網(wǎng)絡(luò)攻擊等狀況，從而保證事業(yè)單位的檔案安全。

5.完善硬件設(shè)備設(shè)施，優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件

首先，應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案本身的保密性，合理選擇檔案柜，保證檔案柜具有一定的防火和防盜功能，確保文書檔案的安全性。其次，在建設(shè)檔案室時(shí)，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況安裝攝像頭等監(jiān)控設(shè)備設(shè)施，控制好攝像頭的數(shù)量和角度。同時(shí)，做好防盜和煙霧報(bào)警系統(tǒng)的安裝，配置除濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等設(shè)備設(shè)施，以此保護(hù)檔案資源，提升檔案的安全性。除了常用的復(fù)印機(jī)、計(jì)算機(jī)等設(shè)備設(shè)施，也要了解電子產(chǎn)品的發(fā)展情況，結(jié)合工作需要利用新的電子產(chǎn)品。比如，防磁柜、數(shù)字化檔案管理軟件等，不斷優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理與開(kāi)發(fā)利用。此外，一些文書項(xiàng)目檔案保密性要求較高，在完善硬件設(shè)備設(shè)施以及文書項(xiàng)目檔案信息化管理過(guò)程中，還有必要合理、科學(xué)地引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)，確保信息系統(tǒng)管理有效運(yùn)行，并融合防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)以及各類殺毒軟件等。確保文書項(xiàng)目檔案在檔案管理信息系統(tǒng)中得到安全存儲(chǔ)，并根據(jù)用戶的權(quán)限等級(jí)，由系統(tǒng)自動(dòng)、智能識(shí)別用戶是否具備瀏覽、閱讀和下載等共享利用資格，以此在確保文書項(xiàng)目檔案安全性的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高其共享利用價(jià)值。

6.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提升管理能力

管理者的能力及素質(zhì)對(duì)事業(yè)單位文書檔案管理的影響較大，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，確保檔案管理人員具備良好的責(zé)任意識(shí)及專業(yè)能力，可以順利完成各項(xiàng)工作，提升事業(yè)單位文書檔案管理的效率及質(zhì)量。首先，在檔案管理人員的招聘工作中，應(yīng)了解應(yīng)聘人員對(duì)檔案管理工作的熟悉程度和責(zé)任意識(shí)，保證應(yīng)聘人員具有應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力。在檔案管理人員選定后，不能頻繁更換人員，降低檔案被泄露等問(wèn)題的發(fā)生概率。其次，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，結(jié)合工作需要對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，不斷提升檔案管理人員的綜合能力，使其能夠保持良好的工作狀態(tài)。應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員參與各類培訓(xùn)活動(dòng)，利用QQ、微信群等交流，學(xué)習(xí)他人優(yōu)秀的經(jīng)驗(yàn)，不斷提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。最后，制定有效的激勵(lì)制度，通過(guò)晉升、獎(jiǎng)金等措施激發(fā)檔案管理人員的積極性，使其端正工作態(tài)度，不斷提高工作水平，促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案管理的持續(xù)開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，為提高事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的工作水平，應(yīng)充分了解事業(yè)單位文書檔案的特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用的重要意義。? 當(dāng)前，在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)社會(huì)背景下，事業(yè)單位檔案管理工作則十分重要其直接影響著事業(yè)單位的發(fā)展水平。針對(duì)事業(yè)單位的檔案管理而言，具有政策性、機(jī)密性以及專業(yè)性的特點(diǎn)，應(yīng)予以足夠的重視。做到建立“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式，強(qiáng)化文書檔案管理開(kāi)發(fā)，提高檔案資源使用效率。強(qiáng)化檔案安全意識(shí)、消除檔案安全隱患，完善硬件設(shè)備、優(yōu)化檔案管理?xiàng)l件，加強(qiáng)人才培養(yǎng)、提升管理能力，以此促進(jìn)事業(yè)單位文書檔案開(kāi)發(fā)利用工作順利、有序進(jìn)行，并為事業(yè)單位檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介：于海燕（1982—），女，漢族，山東濱州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。