基于科技創(chuàng)新助推檔案工作高質(zhì)量發(fā)展

文/海口市人民醫(yī)院 符仙民

檔案作為大眾存儲(chǔ)、記錄信息的一項(xiàng)有效途徑，能夠分門(mén)別類地管理具有價(jià)值的信息，檔案信息通常分成顯性、隱性這兩類，可為大眾的生產(chǎn)生活提供數(shù)據(jù)支撐，所以保障檔案工作質(zhì)量也逐漸受到了重視。但在具體檔案工作中相關(guān)工作人員并未樹(shù)立合理的管理認(rèn)識(shí)，出現(xiàn)了信息化設(shè)施不健全等各種問(wèn)題，降低了檔案工作的質(zhì)量，難以發(fā)揮檔案中的真正價(jià)值?，F(xiàn)階段人工智能、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)得到了大范圍的普及，這為檔案工作提供了技術(shù)驅(qū)動(dòng)。

一、檔案管理工作概述

檔案管理工作指的是企業(yè)應(yīng)將生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種活動(dòng)所形成的材料實(shí)施歸類管理，因而自上而下的全體工作與整個(gè)企業(yè)均被納入檔案管理工作范圍內(nèi)。保障檔案完整、嚴(yán)守檔案信息，這是檔案管理工作者應(yīng)遵循的重要原則。然而在當(dāng)下實(shí)際管理檔案時(shí)，很多檔案管理員忽視檔案管理的關(guān)鍵性，經(jīng)常出現(xiàn)不盡責(zé)、不認(rèn)真等問(wèn)題，進(jìn)而致使檔案經(jīng)常遺失、丟失和泄露。所以，為提升檔案工作的質(zhì)量，應(yīng)盡可能開(kāi)展好保密工作。這就要求檔案管理員要結(jié)合檔案的具體特征、多種工作性質(zhì)來(lái)實(shí)施保密工作，應(yīng)盡可能保持使用與保密間的平衡關(guān)系，要保持公平公正、不偏不倚的態(tài)度，這樣才能做好檔案管理工作。

二、利用科技創(chuàng)新促進(jìn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展基本原則

（一）可行性原則。要想創(chuàng)新、改革檔案工作方式，就要以信息技術(shù)為前提，并且也需要各部門(mén)協(xié)同合作并優(yōu)化檔案資源，也應(yīng)安排計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。所以，在應(yīng)用多種科技時(shí)，單位一定要確保自己可以適應(yīng)建設(shè)創(chuàng)新工作方式的要求，保障科技創(chuàng)新具備較高的可行性。單位在創(chuàng)新科技改革時(shí)，應(yīng)對(duì)檔案工作展開(kāi)研究與評(píng)判，尋找當(dāng)下現(xiàn)有的優(yōu)缺點(diǎn)，使其更好地利用檔案資料，并配齊專門(mén)的電腦人員。所以，各部門(mén)在運(yùn)用各種科技手段時(shí)，首先要確保自己的能力，從而設(shè)計(jì)出建設(shè)數(shù)字化檔案系統(tǒng)的方案，確保系統(tǒng)建設(shè)的科學(xué)性與可行性。

（二）安全性原則。各單位保存的檔案信息都與其自身的運(yùn)營(yíng)、發(fā)展存在密切關(guān)系，比如單位人力資源材料、重要會(huì)議材料等，假如上述檔案材料產(chǎn)生損壞、遺失等問(wèn)題，會(huì)在一定程度上影響單位內(nèi)部各部門(mén)井然有序地運(yùn)作，尤其是當(dāng)下處在科技創(chuàng)新的環(huán)境下，盡管互聯(lián)網(wǎng)可以當(dāng)作保存檔案材料的有效手段，然而也存在大量的安全風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒襲擊、黑客入侵等，上述問(wèn)題會(huì)對(duì)檔案材料完整性帶來(lái)一定的威脅。因此，在應(yīng)用科技創(chuàng)新觀點(diǎn)時(shí)要自覺(jué)遵循安全性準(zhǔn)則，把保障檔案材料安全當(dāng)作檔案工作的重中之重。在利用電子化方式處理檔案材料后，要?jiǎng)?chuàng)建安全防范機(jī)制，通過(guò)防火墻來(lái)抵御外部木馬病毒的侵入，利用病毒監(jiān)控技術(shù)第一時(shí)間探知到系統(tǒng)內(nèi)存在的病毒。要設(shè)定登錄密碼，利用密碼來(lái)規(guī)范獲得檔案材料的用戶種類，從而避免他人竊取材料。

（三）標(biāo)準(zhǔn)性原則。標(biāo)準(zhǔn)性原則指的是在引入科技時(shí)，應(yīng)確保各個(gè)環(huán)節(jié)都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，并根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與需求進(jìn)行建設(shè)工作。唯有標(biāo)準(zhǔn)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，才可以對(duì)檔案工作的成功開(kāi)展創(chuàng)造有利條件、確保數(shù)據(jù)信息的保存品質(zhì)，增強(qiáng)工作效能，保障檔案材料安全。不標(biāo)準(zhǔn)的行為會(huì)導(dǎo)致在傳送信息時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤、建設(shè)安全防范系統(tǒng)時(shí)會(huì)產(chǎn)生多項(xiàng)問(wèn)題，會(huì)對(duì)檔案工作帶來(lái)影響。所以，單位在開(kāi)展檔案工作時(shí)要提前制定標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)操程序，同時(shí)制定與程序相匹配的規(guī)范，在建設(shè)中應(yīng)審查、評(píng)價(jià)系統(tǒng)質(zhì)量，要第一時(shí)間掌握建設(shè)中出現(xiàn)的問(wèn)題，同時(shí)進(jìn)行整改。另外，單位應(yīng)保障信息化檔案管理系統(tǒng)能夠滿足有關(guān)法律法規(guī)與行業(yè)要求，反之若觸及法律底線則會(huì)嚴(yán)重影響單位長(zhǎng)久發(fā)展。隨著信息化迅速普及開(kāi)來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)盡管為大眾提供了一定的便捷性，但同時(shí)也為違法犯罪人員創(chuàng)造了竊取信息的條件，因而一定要確保檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化，避免檔案工作在實(shí)施過(guò)程中發(fā)生不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象。

三、基于科技創(chuàng)新助推檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的措施

（一）提高檔案管理員信息化管理能力。檔案管理員作為直接決定檔案管理工作能否成功開(kāi)展的核心因素，想要有效運(yùn)用科技手段來(lái)創(chuàng)新發(fā)展檔案工作，則一定要強(qiáng)化檔案管理員自身的信息化認(rèn)知、利用科技的認(rèn)知，如此才會(huì)促進(jìn)管理員在現(xiàn)實(shí)工作中有目的地運(yùn)用新科技，從而完成提升檔案工作質(zhì)量的預(yù)期目標(biāo)。首先，要為檔案管理員創(chuàng)造教育培訓(xùn)的契機(jī)，從而增強(qiáng)其專業(yè)技能、業(yè)務(wù)能力、綜合素質(zhì)，確保管理員增強(qiáng)思想意識(shí)，擺正態(tài)度，將精力集中到工作上。在教育培訓(xùn)中通過(guò)“一對(duì)一”新員工與老員工組對(duì)的形式實(shí)施有目的性的技術(shù)技能實(shí)訓(xùn)，而老員工要虛心向新員工請(qǐng)教如何應(yīng)用信息化系統(tǒng)。管理員應(yīng)推廣宣傳新科技運(yùn)用到檔案工作中的方法，單位要建立教育培訓(xùn)小組保證每個(gè)員工均可以熟練使用信息化技術(shù)進(jìn)行工作。其次，要主動(dòng)招聘復(fù)合型專業(yè)管理人才，改變工作方法、工作模式，科技創(chuàng)新以往的檔案管理方式，自覺(jué)朝著信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展?，F(xiàn)階段人才是推動(dòng)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要因素，想要進(jìn)一步提高檔案工作質(zhì)量，一定要積極招聘熟練運(yùn)用各種科技的復(fù)合型人才，通過(guò)這種方式來(lái)提高人才團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)，為科技創(chuàng)新的推廣普及奠定堅(jiān)實(shí)的人才支撐。另外，要建立健全相關(guān)的績(jī)效考核機(jī)制。要定時(shí)、不定時(shí)的組織管理員參與考核，確保每個(gè)檔案工作崗位人員均擁有非常強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)。此外，單位應(yīng)將技術(shù)培訓(xùn)與晉升機(jī)制有效融合在一起，在聘用人才時(shí)應(yīng)優(yōu)先選用專業(yè)技能符合標(biāo)準(zhǔn)、可滿足檔案工作要求的人員，也要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的職業(yè)素養(yǎng)，在符合單位有關(guān)政策標(biāo)準(zhǔn)的前提下，確定具體的崗位職責(zé)。檔案管理員應(yīng)分工有序，確保責(zé)任能夠落實(shí)到個(gè)人、崗位，應(yīng)定時(shí)測(cè)試現(xiàn)有工作人員必備的檔案知識(shí)，使其具有較高的管理能力。

（二）建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化管理系統(tǒng)具有在線閱覽、遠(yuǎn)程搜查檔案信息的性能，僅需通過(guò)管理員的授權(quán)就能利用檔案管理系統(tǒng)展開(kāi)一系列操作。總體來(lái)講，要想實(shí)現(xiàn)檔案工作質(zhì)量的總體提升，就要?jiǎng)?chuàng)建分享式檔案管理系統(tǒng)，這樣能夠加快檔案工作信息化的實(shí)施進(jìn)度。而單位通常在以往的發(fā)展中保存了很多的數(shù)據(jù)信息，所以要想利用最少的時(shí)間來(lái)完成數(shù)字化檔案的建設(shè)存在著非常大的困難，這就要求單位要按照檔案自身的價(jià)值對(duì)其展開(kāi)數(shù)字化處理。立足于理論方面而言，單位可選擇的最優(yōu)方案是把全部的檔案內(nèi)容利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行處理，然而因數(shù)據(jù)信息數(shù)量非常大，同時(shí)一些檔案內(nèi)容出現(xiàn)了不完整的狀況，應(yīng)提前選定價(jià)值較高的材料展開(kāi)數(shù)字化處理。首先，單位選定對(duì)自身具有較高價(jià)值的檔案實(shí)施數(shù)字化。比如記錄重大項(xiàng)目、活動(dòng)的檔案、人力資源檔案等，能夠?yàn)楫?dāng)下單位進(jìn)行工作創(chuàng)作有利條件。其次，選用利用頻率次數(shù)相對(duì)較高的檔案展開(kāi)數(shù)字化，增強(qiáng)工作質(zhì)量，把工作過(guò)程中利用率較低、價(jià)值低、無(wú)價(jià)值的檔案去掉。在創(chuàng)建建設(shè)數(shù)字化系統(tǒng)過(guò)程中要傳送大批的數(shù)據(jù)信息，通過(guò)評(píng)估檔案信息自身價(jià)值，能夠緩解檔案管理員的工作壓力，增強(qiáng)工作質(zhì)量。

（三）創(chuàng)建檔案管理云計(jì)算信息處理平臺(tái)。云計(jì)算技術(shù)在新時(shí)期在檔案工作中發(fā)揮著不可替代的作用?，F(xiàn)階段檔案管理工作應(yīng)充分利用數(shù)字化技術(shù)的明顯優(yōu)勢(shì)，結(jié)合目前檔案工作所處的環(huán)境與實(shí)際工作要求。要自覺(jué)創(chuàng)建檔案管理云計(jì)算信息處理平臺(tái)。按照使用者的實(shí)操命令，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的搜索功能來(lái)收集更多的材料與信息，通過(guò)虛擬化語(yǔ)言的方式向使用者推薦檔案材料信息，進(jìn)而達(dá)成共享檔案材料的目的。創(chuàng)建云平臺(tái)能夠迅速更新信息，完成材料的迅速分享與傳播，提升搜索、管理檔案的便捷性。

（四）保障科技創(chuàng)新檔案管理化進(jìn)程。在城市現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程中，沿用以往紙質(zhì)化檔案管理方式已難以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，而應(yīng)利用科技創(chuàng)新來(lái)提高檔案工作的質(zhì)量與效果。管理員能創(chuàng)建健全的管理檔案的平臺(tái)與機(jī)制，利用規(guī)范化管理打造較為高效的管理檔案資源的網(wǎng)絡(luò)體系，進(jìn)而促使檔案管理工作向著網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。此外，還應(yīng)自覺(jué)創(chuàng)建檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)確保檔案管理中心的成立，再增加運(yùn)用、抽檢科技檔案的頻率。另外，搜集規(guī)整科技檔案的過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)有關(guān)制度的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，確保檔案管理的安全性，持續(xù)提升檔案管理的質(zhì)量。

（五）創(chuàng)新檔案管理方式。要想利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來(lái)完善檔案工作，則要立足于具體的檔案管理工作，要?jiǎng)?chuàng)新整改管理方式、管理內(nèi)容、管理措施。借助于信息技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展，從以往檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)層面出發(fā)，要把以大數(shù)據(jù)為代表的多種信息技術(shù)有效運(yùn)用到檔案管理的具體工作中，應(yīng)當(dāng)把信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的實(shí)際工作中，尤其要從檔案的管理方式、管理內(nèi)容、管理措施等方面入手進(jìn)行深層次的分析探究，利用工作學(xué)習(xí)、工作溝通乃至大數(shù)據(jù)被應(yīng)用到其他領(lǐng)域并與現(xiàn)實(shí)工作相融合的成功經(jīng)驗(yàn)的參考，從而增強(qiáng)檔案工作的質(zhì)量與效率，符合新時(shí)期現(xiàn)代化社會(huì)高效發(fā)展的要求，能夠?yàn)楦餍懈鳂I(yè)制定決策并提供大量的有益數(shù)據(jù)信息。能夠進(jìn)一步體現(xiàn)出檔案的借鑒意義、參照價(jià)值，推動(dòng)各行各業(yè)利用檔案管理的有力支撐形成更高、更多的社會(huì)收益、經(jīng)濟(jì)收益。科技創(chuàng)新越來(lái)越需要升級(jí)優(yōu)化檔案管理體系，這是科技創(chuàng)新大形勢(shì)下開(kāi)展好檔案工作亟待解決的問(wèn)題。當(dāng)下應(yīng)重點(diǎn)傾向于健全檔案管理工作的搜索制度、保存制度、電子端口銜接制度，應(yīng)建立電子式統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，制定信息化檔案工作規(guī)則。利用檔案信息搜索系統(tǒng)，以云計(jì)算、大數(shù)據(jù)為技術(shù)支撐，收集規(guī)整檔案使用的難點(diǎn)、工作盲區(qū)，進(jìn)而進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理的常態(tài)化機(jī)制。

（六）健全檔案法律法規(guī)機(jī)制建設(shè)。檔案信息公開(kāi)法制建設(shè)應(yīng)認(rèn)真調(diào)查、分析、探究國(guó)內(nèi)外有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，健全國(guó)內(nèi)關(guān)于檔案法制管理所涉及的法律法規(guī)，推動(dòng)檔案的一切法律法規(guī)具有較強(qiáng)的可行性，更加能夠符合中國(guó)國(guó)情。信息公開(kāi)能夠保障公民享有知情權(quán)，能夠與公民的自身權(quán)益有效結(jié)合起來(lái)，公民能自覺(jué)向檔案法制的建設(shè)提出自身的建議、意見(jiàn)。另外，還應(yīng)修改與優(yōu)化檔案所涉及的法律法規(guī)的內(nèi)容。對(duì)檔案工作中的違法、違規(guī)、犯罪現(xiàn)象應(yīng)該重新展開(kāi)界定，明確在檔案使用過(guò)程中公民的主要地位。確定能借閱檔案的對(duì)象、使用檔案的時(shí)間與范圍。針對(duì)某些用詞不夠精準(zhǔn)的語(yǔ)句要展開(kāi)重新編制。結(jié)合現(xiàn)實(shí)工作中產(chǎn)生的各類問(wèn)題，有指向性地實(shí)施分析，對(duì)細(xì)則的使用規(guī)范要重新展開(kāi)界定，避免落實(shí)過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤，進(jìn)而帶來(lái)一系列的問(wèn)題。

（七）通過(guò)科技創(chuàng)新提高檔案工作質(zhì)量要有序開(kāi)展。伴隨檔案工作的持續(xù)進(jìn)行，以往的檔案管理方式已不再符合現(xiàn)階段檔案工作的實(shí)際需求，因此應(yīng)該利用前沿的科技手段，創(chuàng)新改革檔案工作的管理方式，然而這是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，不會(huì)一蹴而就。要想利用科技創(chuàng)新來(lái)提高檔案工作質(zhì)量則應(yīng)該提前調(diào)查、了解檔案工作的真實(shí)情況，結(jié)合具體狀況、根據(jù)單位制定的檔案工作發(fā)展規(guī)劃，制訂檔案工作進(jìn)行科技創(chuàng)新的計(jì)劃。比如，將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到檔案工作中時(shí)應(yīng)配置計(jì)算機(jī)、局域網(wǎng)、掃描儀等多種必備的設(shè)備，這樣不僅為檔案工作預(yù)留出今后發(fā)展的空間，還為當(dāng)下檔案工作提供了真實(shí)可靠的便捷性，在確保科技創(chuàng)新可大幅度提升工作質(zhì)量時(shí)，也不會(huì)干擾單位其他工作的正常進(jìn)行，應(yīng)在實(shí)踐過(guò)程中持續(xù)摸索、持續(xù)整改、有序開(kāi)展，唯有如此，才能促使科技創(chuàng)新能夠真正在檔案工作中發(fā)揮自身應(yīng)有的價(jià)值與作用。

（八）建立健全的信息化管理制度。要想創(chuàng)建完善的信息化檔案管理制度，則應(yīng)分門(mén)別類的整理信息化管理的程序、內(nèi)容、崗位等一系列內(nèi)容，要對(duì)各類細(xì)化的內(nèi)容創(chuàng)建相應(yīng)的制度政策，并統(tǒng)一管理上述內(nèi)容，同時(shí)把有關(guān)工作人員的崗位職責(zé)與工作環(huán)節(jié)等方面貫徹執(zhí)行到實(shí)際的工作過(guò)程中，保障檔案管理工作人員能夠按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)操，防止由于人為原因?qū)е鲁霈F(xiàn)各式各樣的工作錯(cuò)誤。經(jīng)過(guò)明晰上述工作細(xì)節(jié)，能夠使每個(gè)管理工作人員了解到自己對(duì)科技創(chuàng)新助推檔案管理工作所肩負(fù)的使命，并基于此來(lái)提高管理工作人員的職責(zé)認(rèn)知。當(dāng)創(chuàng)建政策制度時(shí)，應(yīng)充分思考實(shí)施獎(jiǎng)懲相結(jié)合的手段，不僅應(yīng)思考要在一定程度上對(duì)管理工作人員進(jìn)行約束與規(guī)范，還應(yīng)思考促使管理工作人員在獎(jiǎng)勵(lì)中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在當(dāng)今信息化快速發(fā)展的時(shí)代，發(fā)掘、運(yùn)用檔案資源也應(yīng)持續(xù)加大重點(diǎn)關(guān)注、分析的力度，進(jìn)而利用前沿的管理觀點(diǎn)、舉措來(lái)增強(qiáng)檔案管理員自身的工作質(zhì)量，保障檔案資源能夠得到合理、有效地應(yīng)用。同時(shí)，也應(yīng)利用最新的信息互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的高質(zhì)量管理。創(chuàng)建健全的管理機(jī)制與系統(tǒng)，提升總體利用、管理檔案信息的效率，為加快檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程創(chuàng)造有利的支撐，促使國(guó)內(nèi)經(jīng)濟(jì)的總體發(fā)展水平持續(xù)提升。