新時代高校人事檔案管理探析

張?zhí)m蘭

摘 要：在高校不斷擴招和升級的背景下，大量引進教師人才，教師隊伍不斷擴大，人事檔案管理工作量也明顯增加，更好地管理教師隊伍，提供人才服務(wù)，是檔案管理工作者需要思考的問題。高校的人事檔案主要記錄高校教職員工的各項信息，通過對人事檔案的管理與應用，能更好地培育高校教職人才，提高教學質(zhì)量。在信息化時代背景下，信息數(shù)據(jù)量極為龐大，在海量的數(shù)據(jù)中找尋具有價值的信息，應對信息化建設(shè)人事檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)，才能更好地提高工作質(zhì)量，促進高校的整體發(fā)展。在信息技術(shù)的不斷推廣應用中，檔案管理工作也在發(fā)生著新的改變。從原有的紙質(zhì)檔案開始向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變，更好地適應了新時代的檔案管理要求。本文分析了新時代背景下高校人事檔案發(fā)展中存在的問題，并提出相對應的解決措施。

關(guān)鍵詞：新時代；高校；人事檔案；數(shù)字化；管理

在高校管理中，提高高校治理能力是其主要目標，而人事檔案管理是高校管理工作中不可忽視的內(nèi)容，為了進一步提高管理水平，需要結(jié)合人事檔案的特點優(yōu)化管理，更好地收集、整理人事檔案信息，方便后續(xù)的檔案利用。大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)更為密集，既為高校人事檔案管理工作帶來新的契機，也提出嚴峻的考驗，需要進一步提高人事檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮人事檔案的價值。高校在開展人事檔案管理工作過程中，存在工作效率不高的問題。尤其是在大數(shù)據(jù)時代，高校開展人事檔案管理工作，需要結(jié)合新的時代要求，從創(chuàng)新和務(wù)實的角度，結(jié)合高校的特點和要求，對存在的問題深入分析，并采取有效的解決措施。

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案事業(yè)突飛猛進。干部人事檔案在干部選拔、人事管理和人才服務(wù)等工作中發(fā)揮越來越重要的作用，要培養(yǎng)一批“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的高水平專業(yè)素養(yǎng)和良好職業(yè)道德的檔案管理人員隊伍迫在眉睫。在新時代和新思想的指導下，檔案工作者要不斷加強學習專業(yè)知識，加強職業(yè)道德的修養(yǎng)，加快干部人事檔案信息化建設(shè)，與時俱進，才能更好地為國家、社會以及人民服務(wù)。

一、新時代高校人事檔案管理的價值

在新時代背景下，高校人事檔案數(shù)據(jù)量極為龐大，而隨著教學改革，數(shù)據(jù)量還會逐漸增加，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)可以更好地整理海量的數(shù)據(jù)，找到數(shù)據(jù)之間的規(guī)律，并通過專業(yè)化處理，使數(shù)據(jù)能夠為日常的管理提供必要的支持。

1.提高人事檔案利用率

在高校人事管理制度不斷改革推進的同時，對于人才的招聘引進力度明顯加大，高校之間教師流動較為頻繁，既要做好人才培養(yǎng)，也需要使人事檔案管理工作的效率有所提升，進一步提高人事檔案的利用率，改變傳統(tǒng)的管理方式。

2.保證人事檔案真實、完整

在人事檔案中記載了教職員工的基礎(chǔ)信息和教學歷程，包括履歷、考核、學籍、政審、黨團、職稱以及工資等10大類材料，保證這些材料的真實和完整，是高校教職員工考察與干部選拔的重要依據(jù)。做好師資隊伍建設(shè)的基礎(chǔ)，也能對教學與科研工作提供必要的支持，為 “人盡其才，才盡其用”提供有力的保證。

3.規(guī)范人事檔案管理過程

目前，高校人事檔案管理工作仍然存在不夠被重視或者是管理不到位的情況，為此，需要嚴格按照人事檔案管理工作條例，完善各項管理制度。做好信息化建設(shè)，創(chuàng)新工作流程，規(guī)范整個管理過程。

二、新時代高校人事檔案管理的要求

1.人事檔案真實、完整

目前，人事檔案管理還是依靠傳統(tǒng)的人工管理模式。根據(jù)姓名將檔案編號、裝盒、編目和入庫。搜集的零散材料歸檔入庫。數(shù)字化檔案管理是將原始的紙質(zhì)檔案經(jīng)過掃描或計算機輸入之后再進行數(shù)字化管理，使人事檔案管理工作更具規(guī)范性，方便查閱和資源共享，也能節(jié)約大量的人力成本。在此過程中，需將信息技術(shù)和檔案管理工作相融合，確保原始檔案資料的真實性和完整性。

2.人事檔案保密

高校人事檔案涉及教職員工的隱私和保密信息，選擇傳統(tǒng)的管理方法保密性好。但是，沒有認識到人事檔案管理信息化的價值。人事檔案沒有明確的定位，不符合信息化建設(shè)的要求，這是目前存在的普遍問題，為此，在保證其信息化發(fā)展的同時，做好保密工作，實現(xiàn)人事檔案資源的高效利用。

3.信息化平臺的推廣

人事檔案管理的最終目的是充分運用信息化建設(shè)管理檔案資源，方便高校管理工作，結(jié)合目前的管理情況來看，仍然缺乏信息化管理平臺，無法實現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)一化管理。盡管一些平臺在其信息管理中加以執(zhí)行，但并沒有達到預期效果，無法大面積推廣。在信息化建設(shè)中做好頂層設(shè)計，嚴格按照國家和高校的要求，完善人事檔案管理制度，并建立信息化管理平臺，做好檔案資源的整體規(guī)劃與發(fā)展。

三、新時代高校人事檔案管理中存在的問題

當前，在高校開展人事檔案信息化建設(shè)過程中，還存在著一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾方面。

1.安全意識不高

現(xiàn)在的信息技術(shù)主要建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用上。信息技術(shù)的應用有嚴格的要求，但在互聯(lián)網(wǎng)上存在很多不確定的因素，如病毒侵襲和黑客攻擊等。在實際生活中，信息技術(shù)存在一些不足，同時，人事檔案管理存在安全方面的認知缺陷、信息安全防護不全面和信息技術(shù)的使用水平不高等情況。

2.管理制度不完善

部分高校人事檔案管理規(guī)章制度不完善?，F(xiàn)階段，信息技術(shù)應用有一定程度的不匹配，導致相關(guān)工作的開展與管理還有不足之處。例如，在工作中信息技術(shù)的使用方向不明確，信息管理人員缺乏專業(yè)的管理素養(yǎng)，沒有工作評價體制等。在過去的檔案管理工作中，是以紙質(zhì)檔案為主，檔案的種類和數(shù)量比較多，但紙質(zhì)檔案在工作中不但容易丟失，還會出現(xiàn)破損的情況，還有人工傳遞的方式，很大程度上會降低工作效率，在材料和人力方面有資金支出較大的問題，對高校整體發(fā)展有一定的影響。

3.檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

社會各行業(yè)領(lǐng)域在逐漸使用信息化技術(shù)，針對高校檔案管理工作流程和信息技術(shù)應用，高校應該開展專業(yè)的培訓。由于在實際工作中，部分高校在人才配備和專業(yè)培訓等方面較少，從保證人事檔案管理工作效率方面可以看出，高校還需提高對人才專業(yè)知識的培養(yǎng)等工作。在當前高校開展人事檔案數(shù)字化管理工作過程中，存在工作人員綜合素質(zhì)有待提升的問題。隨著信息技術(shù)在數(shù)字化檔案管理過程中的應用，原有的人事檔案管理人員隊伍整體的素質(zhì)水平還需要進一步提升，才能更好地適應新工作的要求，開展高水平的數(shù)字化檔案管理工作。

4.信息化建設(shè)的程度有待深入

在社會的發(fā)展中，電子檔案的應用更加符合時代發(fā)展特征，也符合高校的人事檔案管理工作要求。但目前的信息技術(shù)無法與人事檔案管理相融合，影響整體管理工作開展的質(zhì)量與效率，部分工作人員只會機械地使用計算機系統(tǒng)將文件加以保存。針對脫機管理和下載過程出現(xiàn)的問題，如在使用過程中受到病毒的侵害，或者是因為外部因素導致的故障，都會導致所有檔案資料丟失，對整體的電子檔案工作的穩(wěn)定性產(chǎn)生了影響。部分工作人員沒有做好人事檔案備份工作，無法將計算機系統(tǒng)所具有的優(yōu)勢發(fā)揮出來，嚴重阻礙整體工作的進度。

四、新時代高校人事檔案的管理策略

1.強化人事檔案管理意識

無論是學校領(lǐng)導，還是人事檔案管理人員，都需要重視檔案管理工作，認識到在如今的時代背景下，人事檔案管理工作的重要價值。在具體工作管理中保證其安全，進一步優(yōu)化管理理念，實現(xiàn)管理創(chuàng)新，強化人事檔案管理的安全意識，對人事檔案的收集、整理以及后續(xù)的使用，都需要符合高校實際情況，并保證人事檔案信息不被泄露。在高校內(nèi)部宣傳人事檔案管理工作的價值，營造良好的管理環(huán)境，使每一個工作人員都能具備安全的管理意識，確保整體管理質(zhì)量的提高。

2.完善人事檔案管理制度

在高校人事檔案管理工作中，規(guī)章制度各有不同，高校在這方面應該依據(jù)學校的性質(zhì)和工作特點等因素，制定相關(guān)的規(guī)章制度和工作質(zhì)量評價制度，兩者相互結(jié)合，促使檔案管理工作順利開展，具體如下：

第一，建立全面、精細的人事檔案管理系統(tǒng)，包括檔案鑒定、檔案管理、檔案歸檔、檔案借閱以及檔案保管等多個環(huán)節(jié)，以確保高校人事檔案的完備性、真實性和有效性。第二，加強人事檔案保密工作，建立保密制度和人事檔案保密管理制度，嚴格控制人事檔案的歸檔、借閱和復制等過程，確保人事檔案的機密性和安全性。第三，嚴格的審查和鑒定人事檔案，確保人事檔案的真實性和準確性，防止虛假信息和錯誤信息的出現(xiàn)。第四，建立人事檔案共享機制，促進高校間的檔案信息共享和交流，提高檔案利用價值和管理效率，實現(xiàn)高校檔案資源的優(yōu)化配置和共同利用。

3.簡化申請使用人事檔案手續(xù)

在日常的檔案管理工作中，由于人事檔案具有保密性，使其在使用過程中需要經(jīng)過各種申請審批流程，才能進行人事檔案的查閱、借閱以及復印等，導致在檔案管理工作中極為不便。加強人事檔案信息化建設(shè)，建立完善的人事電子檔案管理系統(tǒng)，利用信息化手段全面、精細的管理人事檔案，提高人事檔案管理效率和管理水平。實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)后，可以通過網(wǎng)絡(luò)申請和審批等線上方式查閱人事檔案相關(guān)信息。檔案信息化建設(shè)可以簡化申請人使用人事檔案的手續(xù)，很大程度上提高了檔案的利用率。

4.提升人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，對高校人事檔案管理工作人員灌輸信息化檔案管理工作理念，定期開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓學習。其次，結(jié)合高校的獎懲制度，通過制度的作用，激勵管理人員自主開發(fā)新技術(shù)，使用新技術(shù)。再次，嚴格要求檔案管理人員的工作能力。最后，穩(wěn)定管檔人員隊伍，增加檔案管理工作的活力，提高使用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，進而提高檔案管理水平。

5.實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化

根據(jù)高校開展數(shù)字化檔案管理工作的需要，采購大型管理設(shè)備設(shè)施以及信息管理系統(tǒng)等，為開展數(shù)字化檔案管理工作做好基礎(chǔ)保障。對當前使用的管理系統(tǒng)，做好信息平臺的共享，能夠與主流的檔案管理系統(tǒng)相互兼容，實現(xiàn)檔案信息的共享檢索，更好地發(fā)揮數(shù)字化人事檔案管理的作用。開發(fā)多元化服務(wù)模式，全面提高人事檔案資源的利用率。同時，根據(jù)大數(shù)據(jù)分析用戶需求，提供針對性的服務(wù)。在高校不斷發(fā)展過程中，教職員工的數(shù)量明顯增加，使得需要管理的檔案信息數(shù)據(jù)量進一步加大，為了更為全面地記錄人事檔案信息，需要建立人事檔案數(shù)據(jù)庫。嚴格按照國家對信息化的需求，根據(jù)不同的層級完善人事檔案數(shù)據(jù)庫，使得數(shù)據(jù)利用率提升，保證數(shù)據(jù)的不斷更新，使檔案信息更為準確。構(gòu)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫，不僅可以儲存豐富的人事資料，還可以在人事檔案數(shù)量不斷增加的情況下，實現(xiàn)各高校之間相互合作和教職員工信息的整合，規(guī)范整體建設(shè)目標，為人才的利用提供必要的支撐。

五、結(jié)語

綜上所述，在高校發(fā)展過程中，人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量直接影響高校未來的發(fā)展，在大數(shù)據(jù)時代背景下，對人事檔案管理工作提出更高的要求，不僅需要做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料的管理，還需要提高管理質(zhì)量，及時解決存在的問題，完善現(xiàn)有的管理制度，優(yōu)化管理過程，提高高校人事檔案信息化管理水平。

結(jié)合高校內(nèi)涵式發(fā)展階段，探索提升高校干部人事檔案服務(wù)水平的路徑，是非常有必要的。首先，高校人事檔案管理工作，為組織選拔和錄用人才提供重要的參考依據(jù)，是人事工作中最基本的環(huán)節(jié)。其次，在新公共服務(wù)視角下，服務(wù)是為了實現(xiàn)公共利益的目標。高校人事檔案在提供利用服務(wù)時，要切實發(fā)揮其服務(wù)價值。最后，加強高校人事檔案服務(wù)工作的研究，使高校人事檔案服務(wù)管理方式逐漸科學化、規(guī)范化和信息化，助推高校人事檔案的管理向著更完善、更合理以及更健康的方向發(fā)展。

高校在開展數(shù)字化人事檔案管理工作過程中，針對當前工作中存在的問題，要從意識轉(zhuǎn)變、制度完善、人才管理和信息化建設(shè)等方面進行有效的策略應用，保證高校人事檔案數(shù)字化管理工作的正常開展，不斷提高高校人事檔案管理水平內(nèi)涵式發(fā)展，發(fā)揮出檔案的最大價值，更好地服務(wù)高校教職員工和社會。

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（作者單位：淮北師范大學人事處）