數(shù)字化校園背景下，高校檔案管理策略探究

畢大鵬

摘 要：高校檔案管理工作的有效落實可以為高校教育工作的順利開展提供基礎和保障，也可以為各項教育活動的落實提供科學依據(jù)，而數(shù)字化校園背景下高校檔案管理工作需要與時俱進，朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化發(fā)展。文章主要討論了數(shù)字化校園背景下高校檔案管理優(yōu)化的必要性，分析了高校檔案管理的現(xiàn)存問題，闡述了數(shù)字化校園背景下高校檔案管理路徑，旨在為高校檔案管理工作優(yōu)化提供更多參考與幫助。

關鍵詞：高校教育；檔案管理；數(shù)字化校園；信息技術

數(shù)字信息化時代，大數(shù)據(jù)技術和人工智能等技術逐漸滲透并應用于人們生產(chǎn)生活的各個方面，為人們提供了更多便捷，高校檔案管理也需要緊跟時代發(fā)展需要，合理應用現(xiàn)代化技術提高檔案管理工作效率和質量，為高校教育質量提升提供更多助力。

一、高校檔案管理優(yōu)化的必要性

主體、客體和媒介是實踐活動的三大要素，科學選擇媒介可以提高實踐活動的效率和質量，在高校檔案管理中有效應用信息技術、數(shù)字技術以及電腦設備可以起到延伸體力和腦力的作用，為檔案管理工作效率和質量的提升提供更多助力。教育改革背景下高校學生不斷增加，在高校教育中所產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)數(shù)量也越來越多，檔案管理工作人員的工作壓力也越來越大，合理應用信息技術和大數(shù)據(jù)技術等現(xiàn)代化技術是高校檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是高效處理各項檔案信息的重要手段。

其次，傳統(tǒng)檔案管理方法存在一定局限性。一方面，紙質檔案保存、管理和應用依賴于獨立空間，且要求檔案管理空間整潔干凈，否則極易出現(xiàn)檔案丟失，這就意味著落實檔案管理工作需要消耗較大成本，例如紙質檔案的材料成本和占地空間的存儲成本；另外一方面，傳統(tǒng)檔案管理方法在信息提取上難度較高，且會受工作時間限制，檔案信息數(shù)據(jù)的利用率偏低，無法推動檔案信息的價值轉換。優(yōu)化檔案管理模式，應用信息技術可以較好地控制檔案管理成本，避免檔案丟失，提高檔案利用率。

最后，高校檔案管理有別于企事業(yè)單位檔案管理，高校檔案管理除了涉及人力資源檔案外，還會涉及文獻資料數(shù)據(jù)、實驗項目成果等多種檔案信息。檔案信息內(nèi)容多且雜，加之新增檔案信息較多，檔案數(shù)據(jù)調取需求較大，推進檔案管理的信息化建設和現(xiàn)代化建設，既可以利用信息技術完成數(shù)據(jù)信息的快速歸類處理、整合以及錄入，又可以保障信息的更新頻率，讓相應教育工作人員及時通過網(wǎng)絡平臺收集自己想要了解的信息，為教育工作開展以及科研工作落實提供更多數(shù)據(jù)參考。

二、高校檔案管理的現(xiàn)存問題

1.檔案標準化問題

數(shù)字校園背景下高校檔案管理工作落實可使用的機械設備較多，這為檔案的錄入、整合、分析、提取效率提高提供了良好的客觀環(huán)境和物質基礎，而在數(shù)據(jù)錄入掃描過程中想要將紙質檔案中的信息數(shù)據(jù)快速變?yōu)殡娮訖n案，則需要明確檔案標準。例如檔案信息的格式、重點內(nèi)容的突出顯示方法等等，只有確定了檔案標準才能更好地發(fā)揮先進技術設備的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息的自動化錄入、存儲以及分類。但是現(xiàn)階段大多數(shù)高校并沒有確定檔案標準格式，加大檔案管理工作人員的工作量，同時，在檔案管理開展過程中會很容易出現(xiàn)因為格式問題導致檔案信息丟失或遺漏情況，為后續(xù)檔案信息的價值轉化、應用以及存儲分類管理帶來諸多不便，既影響檔案管理的工作效率和工作質量，也無法保證檔案信息數(shù)據(jù)的準確性和真實性。

2.檔案信息安全問題

數(shù)字校園背景下信息技術、大數(shù)據(jù)技術、網(wǎng)絡技術等已經(jīng)逐漸滲透并應用于校園檔案管理，這些信息技術的應用為檔案收集、整合、分析、處理以及調取提供了更多便捷和幫助，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理中紙質檔案易丟失易損壞的問題，但也帶來了新信息安全風險，例如病毒攻擊、系統(tǒng)崩潰、信息被竊取等等。高校檔案中涉及很多個人身份信息以及最新科研數(shù)據(jù)，如果無法保證信息安全會造成巨大影響和損失。當前，高校系統(tǒng)安全問題仍需要進一步加強，如何在滿足高校各部門工作人員信息提取需求的基礎上，通過系統(tǒng)優(yōu)化和技術優(yōu)化來保證信息安全是現(xiàn)階段高校檔案管理工作優(yōu)化過程中必須考慮的一個重點問題。

3.技術更新?lián)Q代問題

大數(shù)據(jù)技術、網(wǎng)絡技術以及信息技術等現(xiàn)代化技術的引入無疑為高校檔案管理工作的優(yōu)化提供了新方向和新思路，為高校檔案管理工作開展提供了便攜和保障，但在技術更新?lián)Q代的過程中客觀物質基礎也需要及時做出調整，例如，系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，需要最新的硬件設備。然而從現(xiàn)階段來看，技術更新?lián)Q代問題并沒有完全得到解決，缺乏客觀物質基礎的支撐，也缺乏規(guī)章制度的保障，導致高校檔案管理信息化建設、現(xiàn)代化建設缺乏良好的客觀物質基礎，影響了先進技術作用的有效發(fā)揮。

三、優(yōu)化數(shù)字化校園背景下高校檔案管理的路徑

1.完善數(shù)據(jù)庫

做好數(shù)據(jù)庫建設是高校檔案管理工作現(xiàn)代化建設、信息化建設的重要基礎，也是檔案信息保存、調用和分析的重要載體，在數(shù)據(jù)庫建設過程中應當注意以下幾點問題。

首先，數(shù)據(jù)庫需要自動完成檔案信息分類。上文中已有提及，高校檔案管理工作落實所涉及的檔案信息多且雜，例如，教學、科研、學生個人身份信息、教師職工信息、教學管理信息和招生文件等等，做好信息數(shù)據(jù)的自動分類可以為檔案管理和檔案利用提供更多便捷，在確保錄入口徑一致的基礎上通過格式調整，為檔案信息的自動化分類提供更多助力和保障。

其次，在數(shù)據(jù)庫建設過程中需要確定檔案撤銷標準。盡管網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫的容量相對較大，但是高校檔案信息會隨著時間的推移變得越來越多，因此，明確檔案信息的撤銷標準至關重要，可以保證數(shù)據(jù)庫中信息的有效性，為信息調取、查閱、使用提供更多便捷。同時，通過信息分類明確不同信息記錄的主要內(nèi)容，確定不同類別檔案的撤銷標準，例如，學生的個人檔案信息可以以高校教育周期為撤銷標準，每隔四年或三年自動撤銷。

最后，在數(shù)據(jù)庫建設過程中需要對接后臺系統(tǒng)以及相應的信息錄入設備，例如掃描儀等。后臺系統(tǒng)對接的目的是更好地完成檔案信息資料的審核校對工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案資料中存在的數(shù)據(jù)信息問題，而信息錄入設備的對接則是更好地完成紙質檔案向電子材料的轉化，提高信息同步、信息備份、信息查閱以及檔案存儲錄入能力。

2.完善在線服務模式

高校檔案管理數(shù)字化建設的最終目的是更好的提高服務能力，為高校的教育發(fā)展提供更多助力和保障。在分析高校檔案管理如何優(yōu)化服務模式時需要從兩個角度出發(fā)：一方面，需要面向檔案工作者，另一方面，需要面向用戶。

首先，檔案資料收集是檔案管理的重中之重，也是首要基礎。檔案管理工作人員需要利用信息平臺與用戶加強交流，一方面，收集完整的檔案信息，另一方面，通過溝通和交流讓用戶了解不同類型檔案的格式標準以及檔案的錄入口徑，為用戶提供更多指導和幫助，避免因為用戶提交檔案信息格式不對或錄入口徑不對出現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)失真情況。

其次，需要優(yōu)化網(wǎng)絡平臺系統(tǒng)模塊。結合高校檔案管理的主要工作內(nèi)容以及各部門用戶的實際需要優(yōu)化模塊功能，高校教育工作者可以通過登錄平臺的方式收集、了解自己想要掌握的信息，平臺會自動發(fā)送檔案，為用戶的檔案提取利用提供更多便捷。

最后，在平臺建設過程中可以設置溝通交流板塊，一方面，面向檔案工作者，讓檔案管理工作人員明確檔案管理工作規(guī)章制度以及注意事項；另一方面，面向用戶，在鼓勵用戶利用檔案的同時了解用戶需求，優(yōu)化調整服務功能、模塊功能。

3.完善質量管理體系

將信息技術、大數(shù)據(jù)技術等現(xiàn)代化技術應用于高校檔案管理全過程，從前期信息檔案分類處理、中期儲存完善以及后期利用等多個角度入手做出優(yōu)化和調整。從前期分類處理來看，高校檔案類型相對較多，可以從載體、內(nèi)容等多個角度分類。以載體分類為例，可以將高校檔案劃分為紙質檔案、視頻檔案以及音頻檔案等類別，在此基礎上結合不同檔案內(nèi)容進一步細分，例如教務檔案、教學檔案和學生檔案等等，做好檔案分類是檔案利用的前提。

從儲存和完善角度分析，需要做好檔案信息審核。在儲存過程中明確檔案要件，例如，檔案信息內(nèi)容、標題、目錄等等，目的是更快更好地了解檔案內(nèi)容，提高檔案利用效率，在該過程中還可以結合實際需求做好檔案合并或檔案無用信息剔除，進一步節(jié)約在檔案瀏覽和檔案利用上所消耗的時間。

從檔案利用角度分析，一般情況下，檔案利用可以分為兩種方法：通過數(shù)據(jù)檢索的方式精確題目，搜索相關檔案；從類別出發(fā)，收集歷史數(shù)據(jù)。無論是哪一種方法，都需要在保障檔案內(nèi)容翔實和精準的基礎上盡可能簡化內(nèi)容，同時，在檔案利用過程中需要充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)技術優(yōu)勢，滿足跨地區(qū)使用需求，利用數(shù)據(jù)轉換軟件更好地解決檔案利用率偏低問題。

除了需要科學利用信息技術加強檔案管理完善質量管理體系外，還需要完善規(guī)章制度，發(fā)揮規(guī)章制度的約束、引導和規(guī)范作用，保障檔案管理工作落實的規(guī)范性與科學性，提高檔案管理效率，具體需要從以下幾點著手做出優(yōu)化和調整。

首先，在規(guī)章制度建設和完善方面，應立足數(shù)字化檔案管理需求，精簡工作流程，明確工作標準，為提高檔案管理工作效率、發(fā)揮信息技術作用提供良好基礎和保障。其次，優(yōu)化考核機制，加強對工作人員信息操作能力的考核，科學制定考核標準和考核流程，結合數(shù)字化檔案管理工作特點調整考核形式，保證考核工作落實的針對性、科學性，更好地提高相關工作人員的綜合素養(yǎng)，以此為中心，進一步完善質量管理體系，保障檔案管理工作切實落實到位。

4.完善信息系統(tǒng)

系統(tǒng)軟件是有效發(fā)揮信息技術作用的重要基石?，F(xiàn)階段導致高校檔案管理工作落實質量和效率偏低的重要原因是信息系統(tǒng)建設不夠完善，無法充分發(fā)揮信息技術、數(shù)字技術優(yōu)勢，因此，需要加強系統(tǒng)開發(fā)。

首先，信息系統(tǒng)開發(fā)需要對接高校檔案管理需求，例如分類管理需求、檔案提取需求、檔案收集需求等，需要保障信息系統(tǒng)建立的針對性與科學性，結合檔案管理實際需要完善模塊功能，調節(jié)系統(tǒng)運作模式，為檔案管理工作的開展提供更多助力和便捷。

其次，在信息系統(tǒng)開發(fā)和優(yōu)化過程中需要注意可持續(xù)發(fā)展性，時代在不斷發(fā)展變化，高校對檔案管理提出的要求和標準以及檔案管理工作在實踐落實過程中遇到的問題也在不斷變化，因此，在信息系統(tǒng)開發(fā)過程中需要預留發(fā)展空間，可以通過持續(xù)優(yōu)化、豐富功能的方式滿足檔案管理的實際需要。

最后，需要重視信息技術應用下可能存在的信息被泄露風險、丟失風險等相應風險。高校檔案管理中可供借鑒和采用的信息安全保障手段較多，例如，在系統(tǒng)建設中應用防火墻，而較為科學且有效的技術方法則是開設系統(tǒng)權限，結合不同部門、不同工作人員的實踐工作需求以及工作需要確定信息檔案的開放權限，可以在檔案管理網(wǎng)站平臺設置教師系統(tǒng)和學生系統(tǒng)，然后根據(jù)學校的組織結構做出進一步細化、分化和精化，學校工作人員在登錄系統(tǒng)過程中需要輸入個人身份信息，系統(tǒng)會自動識別工作人員的檔案調取權限，自動記錄工作人員的檔案調取信息，例如，檔案調取的時間、檔案調取的內(nèi)容等，進一步保障檔案信息安全，避免信息被泄露問題，同時，也可以讓各部門工作人員在實踐工作中有更多的信息參考和數(shù)據(jù)支撐，保障各項工作落實的質量和效率。

除了需要從以上幾點出發(fā)加強軟件系統(tǒng)建設外，高校還需要配備專業(yè)的計算機操作人員，定期落實系統(tǒng)維護工作，檢查計算機外部和內(nèi)部運行環(huán)境，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)漏洞并做出有效整改，也可以通過安全掃描系統(tǒng)來發(fā)現(xiàn)操作系統(tǒng)中存在的欠缺和不足，保障系統(tǒng)運行穩(wěn)定安全。

5.加強檔案共享與開發(fā)

高校檔案管理工作落實的最終目的是更好地發(fā)揮檔案信息的數(shù)據(jù)價值，進而為各項工作的開展提供更多數(shù)據(jù)支持和信息支撐，而檔案管理信息化建設和現(xiàn)代化建設的根本目的是提高檔案數(shù)據(jù)的共享能力和交互能力，靈活利用檔案資源解決檔案調取難、檔案利用效率低等問題，因此，需要思考如何加強檔案的共享與開發(fā)。

高校在系統(tǒng)建設過程中應當連接網(wǎng)絡系統(tǒng)，對接網(wǎng)絡平臺，發(fā)揮信息技術數(shù)據(jù)交互優(yōu)勢和作用，在此基礎上落實數(shù)據(jù)信息的初步分類，除了上文提及的需要結合數(shù)據(jù)信息的內(nèi)容劃分類別外，還需要確定哪些檔案屬于公開檔案，哪些檔案屬于保密檔案。公開檔案需要利用信息平臺及時做好信息公示，而保密檔案則需要通過權限設置精準對接使用者。

除此之外，高?？梢詫n案信息平臺和學校網(wǎng)絡平臺相連接，除了對接本校以外，還可以對接其他學校，旨在為教師提供交流合作平臺，教師可以從不同學校的數(shù)據(jù)庫中收集資料，同時，也可以補充本校檔案數(shù)據(jù)庫，進一步提高檔案的共享能力和使用效率。

四、結束語

數(shù)字校園為高校檔案管理的信息化建設和現(xiàn)代化建設提供了良好基礎，但是現(xiàn)階段高校檔案管理工作在實際落實過程中仍舊存在檔案標準問題、信息安全問題以及技術更新問題，需要結合高校實際情況從完善數(shù)據(jù)庫、完善在線服務模式、優(yōu)化信息系統(tǒng)、打造質量管理體系、加強檔案共享與開發(fā)等多個角度來共同優(yōu)化調整，更好地發(fā)揮信息技術、大數(shù)據(jù)技術、網(wǎng)絡技術等現(xiàn)代化技術的優(yōu)勢作用，提高檔案管理的質量和效率，保障檔案信息安全，為高校教育質量的提高提供更多助力。

參考文獻：

[1]許 鑫.數(shù)字化校園背景下學校檔案管理模式構建——以呼倫貝爾學院為例[J].呼倫貝爾學院學報，2020，28（06）：83-86.

[2]婁翠英.數(shù)字化校園背景下高職院校檔案管理模式構建[J].當代教育實踐與教學研究，2019（04）：33-34.

[3]婁翠英.數(shù)字化校園背景下高職院校的檔案管理工作[J].文教資料，2019（01）：116-117+71.

[4]李肖紅.數(shù)字化校園背景下檔案管理模式研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2018（24）：34-35.

[5]李鵬云.數(shù)字化校園建設背景下中職學校檔案管理工作的幾點建議[J].大眾科技，2012，14（05）：255-256+216.

[6]楊菊洪.數(shù)字化校園建設背景下高校檔案信息的優(yōu)化管理策略探析[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2011，21（27）：113-115.

（作者單位：南陽醫(yī)學高等?？茖W校 ）