高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作存在的問題及對(duì)策

文/莆田學(xué)院人事處 陳桂香

干部人事檔案作為職工信息的重要載體，記載著干部的德、能、勤、績(jī)、廉，在高校教職工的干部選拔任用、職稱晉升、辦理退休等環(huán)節(jié)中起著重要的作用。以干部人事檔案專項(xiàng)審核工作為契機(jī)，各系統(tǒng)對(duì)檔案工作進(jìn)行了一次全面的檢查，以高效推進(jìn)人事檔案工作。

一、干部人事檔案專項(xiàng)審核工作中出現(xiàn)的問題

干部人事檔案專項(xiàng)審核是以干部的年齡、工齡、黨齡、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷以及干部身份（簡(jiǎn)稱“三齡兩歷一身份”）為審核重點(diǎn)，逐項(xiàng)對(duì)干部檔案進(jìn)行登記、查缺。筆者對(duì)高校人事檔案專項(xiàng)審核工作中出現(xiàn)的問題，歸結(jié)為普遍性和特有性問題，并對(duì)這些問題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析：

（一）普遍性問題。普遍性問題比較直觀，也是影響干部檔案專項(xiàng)審核工作中的基礎(chǔ)性制約問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：1.干部信息前后記載不一致。（1）時(shí)間不一致。在干部人事檔案專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)，在出生日期、入黨時(shí)間和工作時(shí)間這“三齡”問題上，不同時(shí)期的檔案材料記載不一致，主要有個(gè)人因素和時(shí)代因素這兩個(gè)方面的原因：個(gè)人因素：主要是因?yàn)閭€(gè)人檔案意識(shí)不強(qiáng)，在填寫各種材料時(shí)相關(guān)信息記憶不清、忽略公歷農(nóng)歷之間的轉(zhuǎn)換；時(shí)代因素：主要是檔案事業(yè)早期不成熟和落后，全民缺少檔案意識(shí)，檔案事業(yè)整體宣傳匱乏。（2）姓名不一致。檔案中記載姓名不一致的地方時(shí)有發(fā)生，早期一些字記載用同音字代替，出現(xiàn)了姓氏讀音相同，字形不同的情況。家庭成員對(duì)名字缺乏固定性認(rèn)知，名字不同很多是去掉偏旁或多加偏旁或者用簡(jiǎn)化字代替等，還有因?yàn)閭€(gè)別家庭現(xiàn)實(shí)因素——姓氏隨父母或長(zhǎng)輩進(jìn)行更改。（3）家庭情況記載不一致。父母的出生日期由于本人記憶不清填寫錯(cuò)亂，造成家庭信息欄里父母的信息多份材料出現(xiàn)不一致。還有一些家庭成員信息變動(dòng)不及時(shí)更改，比如子女的情況不斷變動(dòng)而未更改造成信息滯后，與實(shí)際情況不符合。2.檔案材料普遍缺失。材料缺失可以分為缺乏重要材料、一般材料和認(rèn)定材料三種。（1）重要材料缺失。比如學(xué)籍檔案、參加工作佐證材料缺失，入黨團(tuán)、民主黨派材料缺失等。在檔案專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)學(xué)籍材料很多缺本科學(xué)士學(xué)位授予相關(guān)材料，主要原因是個(gè)別高校未規(guī)定將學(xué)籍材料裝入檔案。干部個(gè)人發(fā)展的重要階段如《入團(tuán)志愿書》《入黨志愿書》，民主黨派入黨、入會(huì)材料，《下鄉(xiāng)登記表》《招收工人錄取通知書》《入伍登記表》等調(diào)動(dòng)材料及畢業(yè)生報(bào)到證等材料缺失；調(diào)轉(zhuǎn)材料缺失嚴(yán)重，個(gè)別檔案材料留在原先學(xué)習(xí)和工作單位；干部介紹信、工資關(guān)系轉(zhuǎn)移介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單等，這些原始材料因?yàn)檗k理人事手續(xù)時(shí)沒有及時(shí)存入個(gè)人檔案而導(dǎo)致缺失。（2）一般材料缺失。主要為學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件和獎(jiǎng)懲材料，另一原因是獎(jiǎng)懲材料隨工作年限增加累積變多,一般由本人主動(dòng)提供，若個(gè)人沒有歸檔意識(shí)，歸檔材料不及時(shí)，會(huì)造成材料的缺失。（3）缺少認(rèn)定材料。個(gè)別年齡不一致的，需要調(diào)查原始戶籍所在地的人口普查底冊(cè)，取證戶籍材料結(jié)合檔案材料進(jìn)行綜合認(rèn)定，戶籍檔案底冊(cè)以及認(rèn)定報(bào)告都需要及時(shí)歸檔。

（二）特有性問題。檔案整本材料的缺失、檔案歸檔渠道不暢是高校檔案專項(xiàng)審核過程中出現(xiàn)的特有現(xiàn)象。1.檔案整本缺失。干部在入職本單位之前檔案材料全部缺失，即為教職工檔案整本缺失，主要源于特定時(shí)期高校人才流動(dòng)的特點(diǎn)。采取柔性政策引進(jìn)人才的高校，教職工入校時(shí)與學(xué)校簽訂服務(wù)協(xié)議，若未滿服務(wù)年限離開，學(xué)校就會(huì)扣下教職工的檔案，出現(xiàn)“人走檔留”的現(xiàn)象。需要引進(jìn)人才的高校，也會(huì)出現(xiàn)人來(lái)檔未來(lái)“重新建檔”的情況，這種現(xiàn)象導(dǎo)致整本檔案缺失，為學(xué)校后期干部考察和聘任帶來(lái)不便。2.檔案歸屬渠道不暢通。在審核干部信息時(shí)，發(fā)現(xiàn)大部分人在某個(gè)階段所有入黨材料缺失。一般情況是原基層單位未把黨員材料及時(shí)送交人事檔案室。各基層業(yè)務(wù)部門與人事檔案部門之間溝通不暢，個(gè)別材料的補(bǔ)充是交給人事部門各職能科室特定時(shí)期辦理某項(xiàng)業(yè)務(wù)，如入職報(bào)到、職稱晉升等所需憑證作用，但最終未歸檔到人事檔案里。另外，高校在干部人員輪崗流動(dòng)過程中交接不暢，最終導(dǎo)致材料丟失，這些都影響到人事檔案專項(xiàng)審核工作。

（三）干部人事檔案歸檔材料不規(guī)范。主要包括如下幾點(diǎn)：1.檔案書寫材料不規(guī)范。在檔案專項(xiàng)審核過程中，出現(xiàn)用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等各種不規(guī)范的書寫材料，字跡涂改嚴(yán)重看不清。人事檔案時(shí)間跨度中學(xué)、大學(xué)、工作、直到退休，時(shí)間跨度大，檔案紙張大小、厚薄、顏色不一，給檔案整理工作帶來(lái)一定的難度。2.檔案材料缺少簽字、審批程序不規(guī)范。早期各個(gè)部門對(duì)檔案不重視、不規(guī)范，比如部門材料無(wú)公章，檔案中需要本人簽字的沒有簽字，這些缺少的簽字、印章由于組織、人事變動(dòng)的緣故，有的無(wú)法補(bǔ)齊原始印章和簽名。3.檔案分類不合理、零星材料張冠李戴或者材料內(nèi)容出現(xiàn)錯(cuò)誤、重新建檔等現(xiàn)象，都可歸納為檔案材料內(nèi)容及整理不規(guī)范。

二、高校干部人事檔案存在問題的原因剖析

（一）主觀原因。早期多數(shù)教職工主觀檔案意識(shí)淡薄，個(gè)人在填寫各種表格和歸檔材料時(shí)，普遍認(rèn)為檔案的價(jià)值不大，出現(xiàn)檔案信息記載前后不一致，填寫檔案信息時(shí)任意涂改，書寫不認(rèn)真，字跡潦草難以辨認(rèn)。

（二）組織因素。筆者在檔案專項(xiàng)審核過程中發(fā)現(xiàn)，有些因素是整個(gè)部門組織因素造成的檔案材料缺失。如個(gè)別高校學(xué)籍管理部門，未把學(xué)位授予材料作為學(xué)籍檔案的必須歸檔材料，造成所有畢業(yè)生都缺少學(xué)位授予材料。這些結(jié)果為高校的人事檔案管理工作后期補(bǔ)辦材料帶來(lái)麻煩，甚至有些永久缺失無(wú)法彌補(bǔ)。

（三）高校人事部門的原因。早期社會(huì)檔案意識(shí)普遍淡薄，檔案中主要缺失材料為參加工作的佐證材料，主要有下鄉(xiāng)材料、招收固定工人通知書、入伍登記表、畢業(yè)生報(bào)到證等。早期干部調(diào)動(dòng)材料如干部介紹信、工資關(guān)系介紹信、檔案轉(zhuǎn)遞通知單、干部調(diào)動(dòng)呈報(bào)表等，這些參加工作和調(diào)動(dòng)材料的缺失，主要是人事部門在辦理入職、醫(yī)療保險(xiǎn)、公積金等需要時(shí)未及時(shí)將材料放入個(gè)人檔案中，造成材料的永久性缺失。

三、高校干部人事檔案管理的對(duì)策

在人事檔案專項(xiàng)審核過程中，檔案主管部門應(yīng)該制訂干部檔案管理應(yīng)對(duì)策略，構(gòu)建一套完整的人事檔案科學(xué)管理體系。

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案的宣傳，提高師生的檔案意識(shí)。人事檔案部門參與人事檔案收集、保管、利用的過程中，檔案意識(shí)缺乏會(huì)造成檔案缺失，影響巨大。應(yīng)建立有效的管理制度，從源頭上把控檔案的收集。提高廣大教職工的檔案意識(shí)，從以下三個(gè)方面增強(qiáng)檔案工作的宣傳力度，采取措施推進(jìn)人事檔案制度建設(shè)。1.建立符合校情的檔案管理制度。高校人事檔案更多地服務(wù)學(xué)校的人才測(cè)評(píng)和人事任免，為各基層單位、黨政機(jī)關(guān)服務(wù)，因此應(yīng)從校情出發(fā)，制訂規(guī)章制度，從檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)做好建章立制，確保人事檔案收集完整、整理科學(xué)規(guī)范、查閱利用方便快捷，確保我們的日常工作有章可循、有規(guī)可依。2.加大檔案工作的宣傳力度，增強(qiáng)全民檔案意識(shí)。人事部門應(yīng)加強(qiáng)人事檔案宣傳工作，印制《檔案工作宣傳手冊(cè)》發(fā)給教職工，為教職工歸檔、利用提供指引；充分利用學(xué)校的官網(wǎng)、微博和微信公眾平臺(tái)等媒介開展檔案宣傳活動(dòng)，采取傳單、講座等多種形式讓廣大教職工了解人事檔案工作服務(wù)事項(xiàng)，提高全社會(huì)的檔案意識(shí)；在各高校網(wǎng)站發(fā)布人事檔案信息動(dòng)態(tài)，各位教職員工可以登錄人事系統(tǒng)，隨時(shí)掌握個(gè)人學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)勵(lì)等人事檔案信息狀態(tài)，在人事信息系統(tǒng)中，教職工可以隨時(shí)將個(gè)人最新取得成果和獎(jiǎng)勵(lì)資料補(bǔ)充到人事檔案信息系統(tǒng)中。干部人事檔案與每個(gè)人息息相關(guān)，教職工個(gè)人應(yīng)重視各類干部檔案材料的生成，在填寫相關(guān)資料時(shí)能夠秉持認(rèn)真的態(tài)度，在取得相關(guān)學(xué)歷學(xué)位材料后主動(dòng)向相關(guān)部門歸檔。在教職工入職時(shí)開展培訓(xùn)，增加檔案基本知識(shí)授課模塊，提高個(gè)人后期職業(yè)生涯中人事檔案的歸檔和利用意識(shí)。開展知識(shí)講座，擴(kuò)大宣傳，強(qiáng)調(diào)個(gè)人和部門的檔案意識(shí)，把檔案工作真正融入部門的日常工作中，確保今后干部人事檔案材料的規(guī)范性、真實(shí)性和完整性，并形成良性循環(huán)。3.加強(qiáng)檔案管理者和形成者的管理和責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)各部門之間的聯(lián)合推動(dòng)，及時(shí)掌握收集各部門形成的人事檔案材料，確保干部人事檔案內(nèi)容充實(shí)、準(zhǔn)確可靠。人事處形成職工入職、職稱評(píng)定、國(guó)內(nèi)外訪學(xué)進(jìn)修材料、工資發(fā)放、合同聘用、辦理退休等材料；組織部形成干部任免、提拔、考察材料、黨校培訓(xùn)、入黨材料等；表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料、科研材料來(lái)自各個(gè)部門和個(gè)人；教務(wù)處以及研究生處形成學(xué)籍材料；統(tǒng)戰(zhàn)部形成各民主黨派入會(huì)材料；紀(jì)檢監(jiān)察部門形成違紀(jì)違法、處分材料；人事處應(yīng)協(xié)同各部門，推動(dòng)檔案材料有序收集。首先，干部人事檔案主管部門制訂教職工干部人事檔案的接收、審核、移交等相關(guān)要求和規(guī)章制度。其次，組織人事部門按照規(guī)章制度收到個(gè)人檔案材料后第一時(shí)間進(jìn)行審核，主動(dòng)聯(lián)系相關(guān)部門把好入口關(guān)，并定期移交，進(jìn)行材料催缺。加強(qiáng)各部門之間的有效協(xié)作，干部檔案材料的形成者和管理者要具有很強(qiáng)的檔案管理意識(shí)和責(zé)任心，及時(shí)將各種材料跟蹤收集起來(lái)，不斷補(bǔ)充新的資料，及時(shí)維護(hù)、動(dòng)態(tài)更新每個(gè)人的檔案信息，提高干部人事檔案的效用，實(shí)現(xiàn)“人檔相統(tǒng)一”。

（二）推進(jìn)人事檔案工作制度化建設(shè)，做到依法治檔、管檔。在檔案材料的收集、接收、審核、整理、傳遞、保管、查借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)健全管理制度，嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理，做到依法管檔，加強(qiáng)檔案工作的制度化建設(shè)，在查借閱檔案時(shí)按規(guī)定程序?qū)徟筒殚?；在檔案?jìng)鬟f方面，嚴(yán)把檔案?jìng)鬟f的入口關(guān)和出口關(guān)；把高校干部檔案管理工作納入科學(xué)化、制度化和規(guī)范化的軌道，以制度來(lái)加強(qiáng)管理。1.強(qiáng)化夯實(shí)檔案的收集基礎(chǔ)。人事檔案管理部門應(yīng)介入材料的形成源頭單位，建立縱橫交織、上下連貫的收集網(wǎng)絡(luò)，設(shè)立兼職檔案員，協(xié)助做好材料收集歸檔。以經(jīng)常性收集、定期收集和集中收集等辦法加強(qiáng)收集，檔案材料是否收集齊全和完整，是干部檔案管理實(shí)體建設(shè)的前提條件。2.認(rèn)真鑒別材料，提高歸檔案卷質(zhì)量。在檔案收集齊全之后，加強(qiáng)對(duì)歸檔材料的審查和鑒別，嚴(yán)把檔案材料的入口關(guān)。發(fā)現(xiàn)“三齡兩歷”信息前后不一致的、手續(xù)不完備的，要嚴(yán)格審查鑒別；新接收的干部檔案要逐頁(yè)審核，確保材料的真實(shí)和完整，及時(shí)退回未齊全的材料，等手續(xù)完整后再接收，隨時(shí)動(dòng)態(tài)收集資料，做好接收入口關(guān)、材料制作關(guān)、檔案移交關(guān)和定期檢查關(guān)四個(gè)關(guān)口的把控。3.穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，提高人員綜合素質(zhì)。人事檔案管理人員必須要德才兼?zhèn)?，時(shí)刻關(guān)注人事工作和干部個(gè)人的發(fā)展情況，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更新知識(shí)，不斷提高信息服務(wù)能力和綜合素質(zhì)。要確保管檔干部隊(duì)伍的連續(xù)性和穩(wěn)定性，在檔案的各項(xiàng)工作事務(wù)中做實(shí)、做細(xì)、做全、做準(zhǔn)。

（三）提高高校人事檔案信息化管理服務(wù)水平。目前，高校人事檔案管理多數(shù)存在重立檔、輕利用的現(xiàn)象，人事檔案的利用主要停留在“被動(dòng)利用”狀態(tài)。高校應(yīng)該加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，將其融入校園數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，不斷加強(qiáng)干部檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，實(shí)現(xiàn)全國(guó)干部檔案信息的資源共享。干部檔案向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，管理流程向自動(dòng)化、信息共享整體化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部、學(xué)校之間和上級(jí)主管部門之間信息共享。通過全方位有序推進(jìn)檔案信息化工作，建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高干部人事檔案的利用率，打造安全、高效的人事檔案信息化管理服務(wù)平臺(tái)。檔案管理部門要更新觀念，樹立開拓性服務(wù)意識(shí)，在保密政策允許的前提下，個(gè)人和社會(huì)利用人事檔案的地方日益增加，利用校園網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)整合全校信息數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換，讓社會(huì)充分了解檔案資源，滿足廣大人民群眾日益擴(kuò)大的檔案利用需求。

四、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案專項(xiàng)審核工作已告一段落，但干部人事檔案管理和整改工作一直在進(jìn)行。希望高校各部門重視該項(xiàng)工作，要以專項(xiàng)審核為契機(jī)，以審促改、以審促建、建改并重，通力合作，進(jìn)一步推進(jìn)該項(xiàng)工作規(guī)范化，對(duì)普遍存在的共性問題、反復(fù)出現(xiàn)的頑固性問題，從根源上加以規(guī)范，將專項(xiàng)審核工作有效舉措總結(jié)固化，從嚴(yán)管檔、用檔。高校應(yīng)全面推進(jìn)人事檔案制度化、科學(xué)化、規(guī)范化管理，明確目標(biāo)、細(xì)化工作、查缺補(bǔ)漏、集中力量整理，確保檔案材料更齊全、信息更準(zhǔn)確、管理更規(guī)范、服務(wù)上水平。高校檔案主管部門要全面提升干部人事檔案的內(nèi)在質(zhì)量和利用價(jià)值，開展高層次檔案信息服務(wù)和人才選拔工作，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策、組織人事工作等提供服務(wù)。