建筑企業(yè)人事檔案管理優(yōu)化研究

文/北京住總集團(tuán)有限責(zé)任公司 馬昀禹

一、研究背景

我國(guó)漢代就有人事檔案存在。中共中央組織部發(fā)布了新中國(guó)第一部與干部人事檔案相關(guān)的《干部檔案工作條例》，于1980年4月16日起施行，是確立人事檔案制度的重要標(biāo)志。20世紀(jì)80年代以來，越來越多的學(xué)者開始關(guān)注人事檔案，并取得了豐碩的成果。王法雄是以人事檔案管理為主的研究學(xué)者，其著作《人事檔案管理概論》，不僅對(duì)人事檔案的發(fā)展和有關(guān)概念進(jìn)行了分析，而且對(duì)其內(nèi)涵與功能進(jìn)行了探討；王英瑋以現(xiàn)代人事檔案管理為研究對(duì)象，進(jìn)行了探討。不僅介紹了有關(guān)理論和管理方法，還論述了如何保證電子文件的載體和信息的安全。王英瑋認(rèn)為，想使個(gè)人信息的安全達(dá)到一定的標(biāo)準(zhǔn)，必須采取各種措施，例如信息認(rèn)證技術(shù)、加密技術(shù)等，這樣才能保證信息的安全。王英瑋還指出，隨著電子文檔的普及，檔案管理員應(yīng)全面了解檔案資料的重要性與價(jià)值；只有不斷提高自己的能力和素質(zhì)，才能更好地適應(yīng)新的時(shí)代；方德勝以公務(wù)員人事檔案作為研究對(duì)象，進(jìn)行了深入探討。在方德勝的觀點(diǎn)中，干部人事檔案的信息化，是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)、掃描儀等先進(jìn)的信息技術(shù)（檔案管理工作涉及諸多環(huán)節(jié)，包括接收與審核信息、轉(zhuǎn)遞檔案等）。方德勝還認(rèn)為，檔案信息化的重要作用有很多，尤其是可以使檔案管理方法革新與完善；利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)干部信息進(jìn)行管理與規(guī)范，既可以有效控制管理費(fèi)用，又可以防止檔案造假現(xiàn)象發(fā)生；既有利于對(duì)實(shí)物檔案的保護(hù)，還可以大幅度減少文件的損壞，使文件的管理質(zhì)量有了很大的提高。同時(shí)，分析了目前干部人事檔案信息化發(fā)展緩慢的原因，從而提高干部人事檔案的管理效能，促進(jìn)干部人事檔案的進(jìn)一步發(fā)展。從以上內(nèi)容可以看出，目前我國(guó)高校人事檔案管理方面的研究，無論從理論上還是從實(shí)踐上來看，都取得了相當(dāng)豐富的成果。但是，我們也應(yīng)該看到，目前在研究人事檔案管理的同時(shí)，仍有很多問題沒有進(jìn)一步研究，例如，人事檔案改革方案研究，法制建設(shè)研究等等。尤其是在干部人事檔案研究方面，沒有形成太多的研究成果，因而有必要進(jìn)行系統(tǒng)探討。

二、X建筑企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）人事檔案的內(nèi)容缺失。目前，X建筑企業(yè)人事檔案管理中大部分采用的是紙質(zhì)化檔案，早期的檔案時(shí)間過于久遠(yuǎn)，由于自然受潮破損或保存不當(dāng)?shù)纫蛩?，大多已不具備完整性，并且難以追回，從而造成早期人事檔案的永久性缺失。再加上大多數(shù)建筑企業(yè)的人事檔案管理人員肩負(fù)著緊迫的工作，往往沒有時(shí)間整理和歸檔手頭的紙質(zhì)檔案，久而久之，積壓的原始檔案越來越多，整理歸檔的負(fù)擔(dān)越來越大。相應(yīng)地，管理人員整理的積極性也越來越低。再加上領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重視程度不夠，短期甚至中期都不會(huì)對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查，進(jìn)一步導(dǎo)致檔案得不到及時(shí)和完整歸檔，加劇了人事檔案內(nèi)容的進(jìn)一步缺失。

（二）人事檔案管理缺乏專業(yè)人才。當(dāng)前，X建筑企業(yè)人事檔案管理專業(yè)人員較少，企業(yè)為了降低檔案管理的人工成本，所聘用的大部分檔案管理人員是受教育程度和自身能力素質(zhì)較低的人。他們沒有相應(yīng)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，也沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理工作培訓(xùn)，再加上自身有其他的工作任務(wù)，所以這些人普遍只能應(yīng)付性地完成檔案管理基礎(chǔ)工作，無法進(jìn)行人事檔案的精細(xì)化管理。而在新政策不斷落實(shí)和“互聯(lián)網(wǎng)+”大背景下，X建筑企業(yè)人事檔案管理工作對(duì)管理人員的素質(zhì)要求大大提升，現(xiàn)代化的人事檔案管理工作需要具有極強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案準(zhǔn)確、系統(tǒng)地轉(zhuǎn)化為電子檔案，并進(jìn)行人事檔案的信息化管理推進(jìn)與改革，從而提高人事檔案管理的工作效率，推進(jìn)企業(yè)管理工作的開展。但這些要求是沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的兼職人員難以做到的。

（三）人事檔案管理缺乏相關(guān)制度。X建筑企業(yè)幾乎沒有制訂明確的與人事檔案管理工作相關(guān)的制度，缺乏制度約束的檔案管理活動(dòng)暴露出許多弊端，以下兩項(xiàng)制度缺乏的弊端尤為突出：首先，X建筑企業(yè)人事檔案管理缺乏相應(yīng)的保密制度。目前，X建筑企業(yè)人事檔案管理的手段和方式相對(duì)落后，人事檔案的信息化程度比較低，其較多依賴于管理人員進(jìn)行人工管理，因此通過數(shù)據(jù)庫(kù)被攻擊從而泄密檔案信息的可能性比較小。但目前正處于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)蓬勃發(fā)展的時(shí)期，信息傳播速度快到難以控制，在企業(yè)缺乏相應(yīng)的保密制度的前提下，人事檔案管理人員在特定的條件下，可能難以通過道德的制約做到對(duì)檔案信息的高度保密，從而發(fā)生人為的信息泄露，進(jìn)而對(duì)被泄露檔案信息的院內(nèi)員工的日常生活產(chǎn)生嚴(yán)重的不良影響。其次，X建筑企業(yè)人事檔案管理缺乏責(zé)任落實(shí)制度。人事檔案作為記錄性的材料，面臨檢查的機(jī)會(huì)比較少，歸檔后幾乎不會(huì)重新被找出來檢查核對(duì)，這就造成人事檔案管理人員具有僥幸心理，對(duì)待人事檔案的收集、整理和歸檔工作不夠認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，甚至可能出現(xiàn)被存放了幾年的檔案還是初始檔案，沒有進(jìn)行系統(tǒng)的整理和歸檔。一旦需要使用這些檔案時(shí)，很容易碰到問題檔案，從而由過去不負(fù)責(zé)任的管理活動(dòng)影響到當(dāng)前的管理活動(dòng)，卻又因?yàn)槿狈ο鄳?yīng)的責(zé)任落實(shí)制度而無法進(jìn)行責(zé)任追究和彌補(bǔ)。

（四）人事檔案管理的信息化程度低。X建筑企業(yè)人事檔案管理仍處于信息化發(fā)展的早期階段，檔案管理工作的信息化基本表現(xiàn)為將可數(shù)據(jù)化的紙質(zhì)檔案錄入Excel工作表或是將簡(jiǎn)單的文字檔案錄入Word文檔進(jìn)行保存，缺乏系統(tǒng)的歸納和整理，沒有完善的檔案管理信息系統(tǒng)，甚至沒有統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致轉(zhuǎn)化為電子檔案的信息內(nèi)容凌亂，各個(gè)內(nèi)容之間也是獨(dú)立的個(gè)體，不能構(gòu)成系統(tǒng)的、可共享的總體，不能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息的有效共享，無法達(dá)到信息化管理的目的。并且，由于X建筑企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)忽視了人事檔案信息數(shù)據(jù)化改革的重要性，導(dǎo)致人事檔案管理人員也受到影響，對(duì)人事檔案信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒有采取相應(yīng)的信息化改革措施，從人為層面阻礙了企業(yè)人事檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程，并且始終處于發(fā)展的早期階段，最終導(dǎo)致人事檔案管理的信息化程度低。X建筑企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員不重視人事檔案管理的信息化發(fā)展，企業(yè)發(fā)展資金幾乎全部投入生產(chǎn)當(dāng)中，人事檔案管理信息化發(fā)展所需的資金被占用，信息化發(fā)展所需要的計(jì)算機(jī)技術(shù)、電腦設(shè)備以及配套的軟件系統(tǒng)的支持缺乏，從物質(zhì)層面阻礙了人事檔案管理的信息化發(fā)展進(jìn)程，導(dǎo)致其信息化程度低。

三、X建筑企業(yè)人事檔案管理的建議

（一）彌補(bǔ)已缺失檔案，落實(shí)未整理檔案。對(duì)于X建筑企業(yè)早期形成的人事檔案中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)缺失的內(nèi)容，要盡量彌補(bǔ)完善。對(duì)于自然受潮導(dǎo)致字跡模糊的部分，可以通過重新摘抄或者直接整理成電子檔案進(jìn)行保存的方式來完善；對(duì)于部分破損導(dǎo)致無法完全辨認(rèn)原始檔案的部分，可以盡量找到檔案本人，通過回憶或其他方式補(bǔ)全破損內(nèi)容，完善后再進(jìn)行整理歸檔保存；對(duì)于保存不當(dāng)導(dǎo)致丟失的部分，盡量保存好現(xiàn)有的剩余檔案，保障其完整度不再受到破壞。對(duì)于X建筑企業(yè)近期正在形成的新檔案，則要安排更多的管理人員來分擔(dān)檔案整理、歸檔的工作，可以減少甚至免除原有檔案管理人員的其他工作，給予檔案管理工作充足的人手或時(shí)間，使其專心完成檔案管理工作，以保證新檔案及時(shí)得到整理和歸檔，避免新檔案像早期檔案一樣出現(xiàn)缺失。

（二）培訓(xùn)現(xiàn)有人員，招聘專業(yè)人才。檔案管理人員的個(gè)人專業(yè)能力從根本上決定了企業(yè)人事檔案管理工作的完成效率和完成水平，在日常人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。因此，必須加強(qiáng)檔案管理人員的個(gè)人能力。對(duì)于現(xiàn)有崗位上的管理人員，由于大多是由能力較低或?qū)⑼诵莸娜藛T兼職的，缺乏相應(yīng)的檔案管理能力，企業(yè)必須通過開展培訓(xùn)、考核等措施來提高其工作能力。首先，要提高現(xiàn)有管理人員對(duì)自身工作的重視度和責(zé)任意識(shí)，通過對(duì)其開展講座進(jìn)行宣傳，使之意識(shí)到自身工作在企業(yè)管理工作中發(fā)揮的重要作用，明確自身的不足，產(chǎn)生自覺提升自己專業(yè)能力的需求，為后續(xù)的培訓(xùn)工作達(dá)到更好的效果做鋪墊。其次，邀請(qǐng)專業(yè)人員來院開展定期培訓(xùn)，并通過考核或工作績(jī)效評(píng)價(jià)等方式檢驗(yàn)培訓(xùn)成果，提高現(xiàn)有管理人員的業(yè)務(wù)工作能力。對(duì)于幾次培訓(xùn)后沒有達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的人員，考慮到企業(yè)大量的培訓(xùn)成本，可以采取一定的懲罰措施或者尋求勝任該工作的員工進(jìn)行替代，及時(shí)淘汰不符合崗位要求的人員。招聘專業(yè)人才要符合以下幾個(gè)要求：第一，是檔案管理等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人才，系統(tǒng)學(xué)習(xí)過檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)；第二，有檔案管理相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，并能夠勝任工作；第三，能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件，學(xué)習(xí)適應(yīng)能力強(qiáng)，能夠適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)據(jù)化工作趨勢(shì)和要求，能夠推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理工作的信息化發(fā)展進(jìn)程；第四，具有正確的政治意識(shí)和良好的思想道德素質(zhì)，能夠?qū)n案內(nèi)容守口如瓶。

（三）建立健全保密制度和責(zé)任落實(shí)制度。企業(yè)人事檔案是企業(yè)多項(xiàng)管理活動(dòng)的基本依據(jù)，關(guān)系著企業(yè)能否健康長(zhǎng)久發(fā)展。人事檔案的保密性和完整性，是關(guān)系著人事檔案質(zhì)量好壞的重要內(nèi)容。為了提高檔案的質(zhì)量，必須健全人事檔案保密制度和責(zé)任落實(shí)制度。要想提高企業(yè)人事檔案信息的保密性，除了對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)道德教育外，最重要的是加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的管理，制訂嚴(yán)格的檔案信息保密制度，即檔案信息泄露的懲罰與追究制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的制度束縛，從而防止其泄露企業(yè)內(nèi)部人事信息，對(duì)企業(yè)和員工日常生活造成不良影響。對(duì)于嚴(yán)重泄露檔案信息的，除了對(duì)其進(jìn)行懲罰之外，還要追究其法律責(zé)任，并納入相應(yīng)的“泄密黑名單”，對(duì)其他用人單位和院內(nèi)其他員工起到警示作用。建立相應(yīng)的責(zé)任落實(shí)制度，將檔案整理和歸檔的責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，并且任職期間始終負(fù)責(zé)。檔案一經(jīng)形成，在該管理人員任職期間，在之后的企業(yè)管理活動(dòng)中，若發(fā)現(xiàn)因檔案整理歸檔過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤或缺損，便由該管理人員負(fù)責(zé)，要求其對(duì)可彌補(bǔ)的內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的更正和完善，對(duì)于無法彌補(bǔ)或造成嚴(yán)重不良后果的內(nèi)容進(jìn)行責(zé)任追究。通過這樣的責(zé)任落實(shí)制度，提高檔案管理人員工作過程中的嚴(yán)謹(jǐn)性，減少工作失誤的可能，無形中提高人事檔案的質(zhì)量，為企業(yè)后期的管理活動(dòng)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的信息化革新。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，無紙化辦公已經(jīng)逐漸成為辦公室工作的必然趨勢(shì)。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，早日實(shí)現(xiàn)企業(yè)的現(xiàn)代化管理，推進(jìn)企業(yè)人事檔案管理的信息化革新成為必然之舉。鑒于企業(yè)人事檔案信息化管理發(fā)展的現(xiàn)狀，可從以下兩個(gè)方面開展信息化建設(shè)：首先，在企業(yè)信息部門的技術(shù)支持下，建立一個(gè)綜合性的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)化的人事檔案按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分類別、分步驟地錄入其下設(shè)的分類數(shù)據(jù)庫(kù)中，初步完成紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)庫(kù)檔案的轉(zhuǎn)變，為精細(xì)化的數(shù)據(jù)庫(kù)管理奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，給予企業(yè)其他部門一定的查閱權(quán)限，使其可以在工作需要時(shí)自主查閱部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)資源的共享，提高企業(yè)管理活動(dòng)的工作效率，減輕人事檔案管理人員的工作壓力。推進(jìn)企業(yè)人事檔案信息化革新的同時(shí)，必然要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè)，防止企業(yè)的人事檔案信息被別有用心之人盜取。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)不斷進(jìn)步，在對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)接口安裝監(jiān)控，是保護(hù)企業(yè)人事檔案信息的重要途徑。唯有如此，才能在發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行阻止，才能及時(shí)防止企業(yè)人事檔案信息的泄露，才能夠避免因信息泄露對(duì)企業(yè)員工產(chǎn)生的危害。

四、結(jié)語

企業(yè)首先要提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，給予人事檔案管理人才、技術(shù)、資金和設(shè)備等支持，逐步解決其現(xiàn)存的問題，并利用互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)其向現(xiàn)代化管理模式邁進(jìn)，發(fā)揮其在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中的重要作用，提高企業(yè)管理工作的質(zhì)量和效率。