高校收費管理存在的問題與對策探討

繆善韻

摘要：財政部2012年施行的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》提出內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)對經(jīng)濟活動的全過程控制。收費工作作為高校重要的經(jīng)濟活動，高校應(yīng)對其進行全過程管理。本文闡述了高校收費管理存在收費資料缺失風(fēng)險高、數(shù)據(jù)統(tǒng)計難度大、收費效率低、欠費風(fēng)險高的問題，并分析了產(chǎn)生這些問題的原因，提出了通過內(nèi)控系統(tǒng)建立一個全面的收費管理體系，為完善高校收費管理工作提供對策。我們認(rèn)為該收費管理體系能提供數(shù)據(jù)備案的載體，并和內(nèi)控系統(tǒng)其他模塊協(xié)同管理收費工作，促進校內(nèi)資源共享，明確職責(zé)分工，有效實現(xiàn)收費決策、執(zhí)行和監(jiān)督的全過程控制。

關(guān)鍵詞：高校；收費管理；內(nèi)部控制；問題；對策

近年來因教學(xué)規(guī)模、社會培訓(xùn)和合作辦學(xué)等原因，使高校的收費業(yè)務(wù)變得越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的收費管理模式已不能滿足當(dāng)前的業(yè)務(wù)需求。但收費作為常規(guī)的工作，長期被視為財務(wù)工作中非常簡單的一項，導(dǎo)致日常管理很容易低估其風(fēng)險和管理難度。目前，對收費管理的研究大多偏向于討論收費過程中的管理問題，缺乏對收費事前、事中、事后進行全面的分析研究。為此，本文從內(nèi)控的角度，結(jié)合實際工作中遇到的問題，對高校收費管理進行探討，從收費任務(wù)的產(chǎn)生到實施再到任務(wù)完成后的數(shù)據(jù)處理全過程中發(fā)現(xiàn)問題，有針對性地分析了導(dǎo)致這些問題產(chǎn)生的原因，結(jié)合信息化手段的可能性，提出了通過內(nèi)控系統(tǒng)建立一個符合實際又有效可行的收費管理體系，從而完善目前存在的收費管理問題，并闡述其作用機制。希望把內(nèi)部控制貫穿到收費工作的全過程，為同類型學(xué)校的收費管理提供一些參

考對策。

一、高校收費管理概述及高校收費管理的必要性

（一）高校收費管理概述

收費管理作為高校內(nèi)部控制收支管理的重要組成部分，其實施應(yīng)遵循全面性原則，從收費的決策、執(zhí)行、監(jiān)督進行全過程管理。具體要弄清楚某個項目的收費依據(jù)是什么，應(yīng)收金額如何計算出來，由哪個部門提出收費申請，應(yīng)收實收分別是多少，收費進度如何，欠費率是多少，是否及時對欠費人員進行催繳，監(jiān)督發(fā)送的收費數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，是否有多收或少收的情況等，并定期評估收費過程的

風(fēng)險點。

（二）高校收費管理的必要性

1.有利于防范資金風(fēng)險

隨著高校業(yè)務(wù)日益多元化，收費工作面臨著更多新的挑戰(zhàn)，非常容易產(chǎn)生少收和漏收的情況，因此，高校急需找到適合自身發(fā)展的收費管理模式，防范資金風(fēng)險。

2.有利于完善內(nèi)控體系

收費管理與內(nèi)控的制度建設(shè)、合同業(yè)務(wù)、預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理等多方面均有聯(lián)系，同時，收費管理還能對內(nèi)控其他方面形成牽制。

3.有利于保障高校的正常運行

收費是高校主要的經(jīng)濟來源之一，學(xué)校的收費方式繁瑣、欠費率居高、催收方法不當(dāng)、收款賬務(wù)不清晰，都會影響高校資金的籌集和運用，進而影響高校的正常運行。

二、高校收費管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）資料保管不當(dāng)，缺失風(fēng)險高

一是收費文件依據(jù)缺失。高校各類收入都要有相關(guān)收費依據(jù)，如學(xué)宿費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該根據(jù)物價局文件確定，特許經(jīng)營和合作辦學(xué)收入應(yīng)按合同約定金額收取，教材費、教工宿舍水電費等應(yīng)按實際發(fā)生數(shù)收取。這些依據(jù)由不同部門掌握，缺乏統(tǒng)一管理，隨著時間推移，加上搬遷、退休、崗位變動等原因，很多收費文件容易遺失。缺少收費依據(jù)，就無法關(guān)聯(lián)收費的具體事項，無法核對應(yīng)收金額，也無從判斷是否存在少收的情況。

二是收費明細(xì)電子數(shù)據(jù)缺失。部分收費員沒有保存已收費明細(xì)的電子數(shù)據(jù)，或由于電子版本過多、沒有統(tǒng)一存放、更換電腦等原因，使電子數(shù)據(jù)丟失，遇到檢查、審計等要求翻查數(shù)據(jù)的情況，就只能查看紙質(zhì)憑證，人工逐筆統(tǒng)計數(shù)據(jù)，大大降低了工作效率。

（二）收費項目繁多，統(tǒng)計難度大

一是高校的學(xué)費和住宿費是根據(jù)學(xué)生的專業(yè)、年級、是否住宿、優(yōu)惠政策等多種因素確定的。還要考慮學(xué)生狀態(tài)的變動，如遇到學(xué)生入伍參軍辦理休學(xué)、退役后返校復(fù)學(xué)、中途因各種原因退學(xué)等情況，要根據(jù)學(xué)生的應(yīng)交和已交金額進行多退少補。財務(wù)人員需及時提供收費數(shù)據(jù)，但實際工作中，收費員經(jīng)常需要很長時間才能統(tǒng)計出結(jié)果。

二是隨著高校業(yè)務(wù)不斷擴展，學(xué)校培訓(xùn)機構(gòu)每年承擔(dān)的社會培訓(xùn)業(yè)務(wù)量不斷增加，對外收取的培訓(xùn)、鑒定費非常多。各類培訓(xùn)鑒定業(yè)務(wù)收取的費用標(biāo)準(zhǔn)各不相同，當(dāng)中還涉及到如繳費后發(fā)現(xiàn)不符合報名資格、學(xué)生報錯班等需要退費的特殊情況，使統(tǒng)計工作相當(dāng)復(fù)雜且容易出錯。

三是師生在校生活所涉及到的教材費、醫(yī)務(wù)室的藥品費、學(xué)生醫(yī)保費、飯?zhí)煤托≠u部上交的水電費等代收代管項目，由學(xué)校代收后再支付給其他單位。這些代收項目如果管理不當(dāng)，很容易張冠李戴。

四是各種非稅收入，如飯?zhí)煤托≠u部的特許經(jīng)營收入、學(xué)校資產(chǎn)處置收入、國有資產(chǎn)的出租出借收入等。雖然每年收取的次數(shù)不多，但項目繁多又零散，如果沒有系統(tǒng)管理，很容易出現(xiàn)少收漏收的情況。

目前，各類收費項目主要由收費員登記的臺賬進行管理。各種臺賬五花八門，各類收費項目的統(tǒng)計口徑不同，已有臺賬提供的信息無法滿足管理者需求，因此每次提供收費數(shù)據(jù)時，收費員都要重新統(tǒng)計。

（三）信息傳遞不暢，收費效率低

一是信息傳遞手段落后，影響收費效率。高校收費業(yè)務(wù)由多部門協(xié)同完成，各教學(xué)系掌握最新的學(xué)生狀態(tài)和班級情況，包括是否住宿、是否在讀、是否參軍、是否高耗材專業(yè)等，招生部門掌握最新的學(xué)籍狀態(tài)和是否符合免學(xué)費政策，教務(wù)處掌握學(xué)生教材領(lǐng)用情況，后勤保障部門掌握飯?zhí)?、超市的水電用量和管理費標(biāo)準(zhǔn)，培訓(xùn)中心掌握各種培訓(xùn)業(yè)務(wù)的收費標(biāo)準(zhǔn)、開班人數(shù)等，財務(wù)部門負(fù)責(zé)收費并反饋具體的收費情況。各個部門需要保持良好的溝通才能做好收費工作。目前，這種溝通大多依賴各部門主動通知，財務(wù)無法主動掌握信息，導(dǎo)致收費工作非常被動，有時候由于統(tǒng)計口徑不一致，各個部門掌握的數(shù)據(jù)相互矛盾，財務(wù)需要反復(fù)溝通確認(rèn)，工作效率很低。

二是收費情況反饋時間過長，影響欠費催收效果。一般情況下財務(wù)負(fù)責(zé)收費，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)通知第三方交費。不管是傳統(tǒng)的收費手段還是現(xiàn)有的收費系統(tǒng)或第三方支付方式，都需要銀行或財政非稅反饋收費結(jié)果給學(xué)校，由收費員整理好數(shù)據(jù)并發(fā)送至業(yè)務(wù)部門，再由相關(guān)部門進行催繳。由于環(huán)節(jié)過多，數(shù)據(jù)核對耗時長，導(dǎo)致催繳不及時，如遇到學(xué)生畢業(yè)離校等特殊情況，就會增加催收的難度。這種傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)反饋手段不僅工作重復(fù)、效率低，且容易出錯，也增加了工作人員的壓力。

（四）管理方法落后，欠費風(fēng)險高

收費的管理方法落后，普遍全靠工作人員自發(fā)完成，沒有形成一套有效的監(jiān)管機制。學(xué)生的學(xué)宿費依靠學(xué)生主動交費和班主任催繳，一旦更換班主任就沒有人繼續(xù)跟蹤欠費。代管收入和其他零星收入依靠業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通知第三方自覺交費，經(jīng)辦人容易忘記跟蹤交費情況，收費員也因信息不對稱等原因，不知道具體收費任務(wù)。如果沒有一個部門能全面掌握各類項目的收費情況，就很容易產(chǎn)生欠費，輕則造成高校資金鏈出現(xiàn)問題，重則導(dǎo)致國有資產(chǎn)流失。

三、導(dǎo)致高校收費管理問題的原因分析

（一）收費資料保管意識薄弱

一方面，收費歷來被視為非常簡單的工作，工作人員和管理層都不夠重視。以為收了錢就完事，缺乏資料保管意識。另一方面，由于收費工作涉及多個部門，缺乏統(tǒng)一的監(jiān)督管理，無法引導(dǎo)工作人員正確處理收費資料。同時，缺乏統(tǒng)一存放資料的渠道，即使經(jīng)辦人有保管意識，也只能各自存放。因此，需要一個統(tǒng)一的存放渠道和監(jiān)督指引，讓工作人員意識到保管好收費數(shù)據(jù)的重要性，把資料保管工作落實到位。

（二）收費管理系統(tǒng)模式單一

高校收費項目繁多，手工處理模式早已不能滿足需求，引入信息化手段勢在必行。目前，許多高校開發(fā)了獨立的收費平臺或者使用第三方支付方式，在一定程度上提高了收費工作的效率。但大部分收費軟件只適用于學(xué)宿費這種常規(guī)、固定和大批量的收費項目，不適用于代收代管和其他零星收費項目，在收費項目的設(shè)定上也不夠靈活。其他零星收費項目的管理方式有別于大批量收費項目，不能盲目照搬，而且每一所學(xué)校的收費項目各有特點，現(xiàn)有的收費系統(tǒng)難以面面俱到。

（三）資源共享信息化程度低

目前，高校的很多部門都建設(shè)了自己的信息化系統(tǒng)，例如：智慧校園系統(tǒng)管理學(xué)生信息、校園微信公眾號負(fù)責(zé)信息發(fā)布、培訓(xùn)中心管理系統(tǒng)管理對外培訓(xùn)班級和學(xué)員信息等。但這些系統(tǒng)各自為政，由于技術(shù)壁壘或系統(tǒng)開發(fā)的考慮，資源沒有實現(xiàn)整合和共享。另外，收費反饋環(huán)節(jié)過長，收費結(jié)果從銀行反饋到收費員，再由收費員通知到信息使用者，中間需要收費員手工處理。如果把收費員這個“翻譯”的過程信息化，直接由系統(tǒng)完成各種數(shù)據(jù)“搬運”，將節(jié)約很多時間。當(dāng)然這需要高校組織各個系統(tǒng)開發(fā)商進行溝通并提供技術(shù)支持，而且在數(shù)據(jù)接口建設(shè)期會耗費一定的時間和精力，也需要有一定的資金支持。但只要實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，內(nèi)控系統(tǒng)就能隨時接收并返回各個部門最新的信息，實現(xiàn)動態(tài)管理，節(jié)約溝通成本，提高工作效率和準(zhǔn)確率。

（四）崗位職責(zé)分工不夠明確

傳統(tǒng)的收費模式主要依靠各方工作人員自覺履行職責(zé)，缺乏貫穿收費全過程的監(jiān)督管理，導(dǎo)致信息傳遞不暢、欠費率高等一系列問題。需要有一個清晰的流程，讓每個經(jīng)辦人都明確自己的工作職責(zé)，以及下一步應(yīng)該跟誰聯(lián)系。當(dāng)流程中的每個人都做好本職工作并及時傳遞到下一環(huán)節(jié)，同時有管理人員對整個收費流程進行監(jiān)督，收費工作才能真正變得“簡單”起來。

四、通過內(nèi)控系統(tǒng)完善高校收費管理的對策

（一）以內(nèi)控系統(tǒng)為載體，做好資料備案

經(jīng)辦人通過內(nèi)控系統(tǒng)發(fā)起收費事項申請，把相關(guān)收費依據(jù)上傳到系統(tǒng)作為附件。審核人通過查看附件審核收款事項和金額。審核通過后，經(jīng)辦人上交紙質(zhì)資料，收費員接收任務(wù)，收費后在流程上進行確認(rèn)，并把紙質(zhì)憑證交給會計記賬存檔。經(jīng)辦人通過查看流程，可以了解收費進度。系統(tǒng)還可以翻查歷年收費信息，即使工作人員退休或離職，資料仍然保存在系統(tǒng)上，能大大降低丟失風(fēng)險。

（二）收費管理模塊為主，多模塊相結(jié)合

內(nèi)控系統(tǒng)的收費管理模塊建設(shè)得比較成熟，可以系統(tǒng)地管理一些常規(guī)、固定、大批量的收費項目。學(xué)生的學(xué)宿費和培訓(xùn)中心的培訓(xùn)鑒定收入都可以用該模塊進行管理，從應(yīng)收數(shù)據(jù)生成到收費結(jié)果反饋，再到收費情況分析，都可以由系統(tǒng)自動完成。所有機械的、技術(shù)含量低的工作均由系統(tǒng)完成，收費員只需在關(guān)鍵的節(jié)點進行簡單操作，即可把兩大收費項目管理好。

其他不適用收費管理模塊的收費項目，如代收代管和非稅收費項目可以在系統(tǒng)的報銷模塊中設(shè)置“收入登記單”進行管理。根據(jù)高校的實際情況，靈活設(shè)置收入類別及審核流程，還可以關(guān)聯(lián)合同模塊協(xié)同管理。高校可以根據(jù)實際情況，在登記單界面增加必填項目，如所屬學(xué)期等，以滿足不同業(yè)務(wù)需求。收費員在后臺可以輕松統(tǒng)計不同收入類別的應(yīng)收、已收金額，并隨時查詢具體收費內(nèi)容。

以收費管理模塊為主多個模塊相結(jié)合的方法，基本可以滿足高校所有收費項目的管理需要。收費員可以及時更新信息，快速統(tǒng)計數(shù)據(jù)，大大提高了工作效率。

（三）建設(shè)數(shù)據(jù)交換接口，實現(xiàn)資源共享

對內(nèi)可以連接學(xué)?，F(xiàn)有的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、宿舍管理系統(tǒng)、培訓(xùn)中心業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，通過統(tǒng)一的接口規(guī)則進行數(shù)據(jù)共享銜接、建立良好的數(shù)據(jù)溝通關(guān)系。例如內(nèi)控系統(tǒng)通過讀取校內(nèi)各個系統(tǒng)的學(xué)生數(shù)據(jù)，形成基礎(chǔ)信息庫，結(jié)合學(xué)宿費或培訓(xùn)費的收費標(biāo)準(zhǔn)，計算生成每個學(xué)生的應(yīng)繳金額。

對外與微信收費平臺、銀行系統(tǒng)、非稅系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳遞。內(nèi)控系統(tǒng)把生成的應(yīng)收數(shù)據(jù)發(fā)送至微信公眾號，學(xué)生登錄賬號，通過微信支付對產(chǎn)生的訂單進行支付后，微信將繳款結(jié)果通知非稅系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)，非稅系統(tǒng)和銀行系統(tǒng)把繳費結(jié)果反饋到學(xué)校內(nèi)控系統(tǒng)。

財務(wù)人員通過內(nèi)控系統(tǒng)可以馬上查看的學(xué)生交費情況，實時更新應(yīng)收、已收、欠費明細(xì)，并生成各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)。班主任登錄內(nèi)控系統(tǒng)即可查詢本班學(xué)生最新的欠費情況。學(xué)生和家長登錄公眾號也可查詢學(xué)生是否有欠費。提高工作效率的同時也保障了數(shù)據(jù)的及時性和準(zhǔn)確性。

（四）以審核流程促管理，明確職責(zé)分工

通過內(nèi)控系統(tǒng)把收費工作流程化，合理設(shè)置審核流程，明確每個節(jié)點經(jīng)辦人的職責(zé)分工，做到每筆業(yè)務(wù)都有明確的審核流程，每個步驟都有人管理，同時，系統(tǒng)自動發(fā)送手機短信通知經(jīng)辦人及時處理業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)部門通過流程了解業(yè)務(wù)進度，收費員通過流程接收任務(wù)和反饋結(jié)果，開票員接收開票任務(wù)，流程中的每個節(jié)點都可以查看收費依據(jù)，在自己的職責(zé)范圍內(nèi)審核業(yè)務(wù)的規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題隨時退回。業(yè)務(wù)發(fā)起人跟蹤單據(jù)，直到流程結(jié)束。

在內(nèi)控系統(tǒng)的幫助下，收費工作形成閉環(huán)管理，收費員只需對關(guān)鍵節(jié)點進行把關(guān)，并及時對賬即可，無需耗費大量時間統(tǒng)計數(shù)據(jù)，也可以隨時提供不同統(tǒng)計口徑的收費數(shù)據(jù)。收費員可以把更多的精力放在思考如何持續(xù)完善收費管理工作上，成為管理人才。

五、結(jié)束語

本文闡述了高校收費管理存在資料缺失風(fēng)險高、數(shù)據(jù)統(tǒng)計難度大、工作效率低、欠費風(fēng)險高四個方面的問題，從資料保管意識薄弱、收費系統(tǒng)模式單一、資源共享信息化程度低、崗位職責(zé)分工不明確四個方面，分析了收費管理問題產(chǎn)生的原因，并從以內(nèi)控系統(tǒng)為載體做好資料備案、以收費模塊為主多模塊相結(jié)合、建設(shè)數(shù)據(jù)交換接口實現(xiàn)資源共享、通過審核流程明確崗位職責(zé)分工四個方面提出了解決對策。使高校各種收費項目，從應(yīng)收數(shù)據(jù)的來源和生成，到資料的備案、收費申請、審批、收費過程、結(jié)果的統(tǒng)計和催收等形成閉環(huán)，實現(xiàn)全過程管理。

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