大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案信息化管理路徑研究

宮晉成

摘 要：城建檔案中記錄了城市發(fā)展建設(shè)過(guò)程中的文件、圖片和聲音等諸多資料，對(duì)于今后城建工作開展有著重要的作用。大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案內(nèi)容更為多樣和豐富，檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)城建檔案的信息化管理，切實(shí)提高城建檔案管理水平。文章主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化管理的相關(guān)情況進(jìn)行總結(jié)分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；城建檔案；信息化管理

如今，信息技術(shù)快速發(fā)展，社會(huì)信息化水平逐步提高，在整個(gè)社會(huì)發(fā)展建設(shè)中，信息資源發(fā)揮著重要的作用。城建檔案是城市發(fā)展規(guī)劃以及建設(shè)管理中形成的寶貴文字、圖片和聲音等信息資料，具有極大的保存價(jià)值，能夠科學(xué)地指導(dǎo)今后城市的規(guī)劃建設(shè)與管理。城建檔案不僅能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展建設(shè)提供依據(jù)，還是國(guó)家發(fā)展過(guò)程中的重要財(cái)富。當(dāng)前，城建檔案信息化管理獲得了一定的成效，但在城市快速發(fā)展的背景下，城建檔案信息化管理也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。為此，要推陳出新，科學(xué)地將大數(shù)據(jù)時(shí)代的信息技術(shù)應(yīng)用到城建檔案管理中，全面提高城建檔案管理效果。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展概述

大數(shù)據(jù)指的是不能利用常規(guī)軟件工具對(duì)一定時(shí)間范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)集合進(jìn)行捕捉、管理和處理，是需要使用新處理模式才能夠有較強(qiáng)決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力、流程優(yōu)化能力的海量、多元化與高增長(zhǎng)率的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，數(shù)據(jù)資源化與云計(jì)算技術(shù)深入融合，并成為發(fā)展的重要趨勢(shì)，數(shù)據(jù)管理開始成為單位組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高各行業(yè)、領(lǐng)域的管理效果，使科學(xué)發(fā)展獲得技術(shù)上的支持與保障。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化管理的意義

首先，實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化管理。傳統(tǒng)城建檔案具有明顯的地域性特點(diǎn)。紙質(zhì)版的城建檔案內(nèi)容不同，工作人員需收集差異化的數(shù)據(jù)及憑證，并科學(xué)分類，依據(jù)不同標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)信息整合。檔案的規(guī)劃管理需與具體時(shí)間匹配，若城市發(fā)展中遇到特殊的突發(fā)事件，紙質(zhì)版的檔案很容易損壞丟失。例如，汶川地震后，汶川周圍城市檔案館都遭受不同程度的損壞，有些珍貴的檔案文件丟失破損，造成的損失無(wú)法挽回。為此，電子檔案管理制度深受關(guān)注和重視，特別是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)手段廣泛應(yīng)用，積極構(gòu)建數(shù)字化的城建檔案管理系統(tǒng)，將原有紙質(zhì)版的檔案資料復(fù)印、掃描、拍照，形成電子版檔案錄入檔案管理信息系統(tǒng)中，并做好電子備份，可以有效避免檔案數(shù)據(jù)的損失。通過(guò)建立大數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，城建檔案管理更為便捷，特別是一些大型或特大型城市，其建設(shè)過(guò)程具有復(fù)雜性，記錄在檔的資料信息、數(shù)據(jù)等也比較復(fù)雜，利用大數(shù)據(jù)平臺(tái)能夠減少人工操作的工作量以及誤差，能夠?qū)Y料信息實(shí)時(shí)歸檔，實(shí)時(shí)上傳，并為管理人員、用戶群體等提供訪問、下載檔案的功能。

其次，減少檔案管理人工成本消耗。大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)、5G通信技術(shù)十分普及，過(guò)去信息數(shù)據(jù)的收集、篩選、分類整理等逐步實(shí)現(xiàn)電子化，極大減輕了人工壓力，也減少了人工成本。在城建檔案信息化管理中，利用計(jì)算機(jī)等方式掃描紙質(zhì)檔案，并上傳電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，實(shí)現(xiàn)云端備份，便于工作人員對(duì)檔案的查詢和利用。電子檔案?jìng)魅朐贫?，能夠?yàn)闄n案增加一份保障，信息數(shù)據(jù)也更加安全。

最后，提高城建檔案管理質(zhì)量與效率。城建檔案管理是對(duì)城市建設(shè)全過(guò)程進(jìn)行記錄保存，涉及項(xiàng)目的規(guī)劃、招標(biāo)、實(shí)施以及竣工等。大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案運(yùn)用信息技術(shù)收集、保存管理信息，建立云檔案服務(wù)系統(tǒng)，使所有參與建設(shè)單位可以將項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)錄入系統(tǒng)，做好備份，讓云檔案資料更為齊全，提高管理效率，也讓城建檔案管理質(zhì)量水平得到提高。

三、城建檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

首先，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，城建檔案要實(shí)現(xiàn)信息化管理，必須要抓緊時(shí)間升級(jí)改造。不論是硬件、軟件，還是人員，都需要滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案管理的實(shí)際需要。現(xiàn)階段，我國(guó)城市快速發(fā)展建設(shè)，各地都對(duì)城建檔案的信息化管理高度重視，并認(rèn)識(shí)到這一工作開展的重要性和必要性。有些主管部門開始通過(guò)官網(wǎng)、手機(jī)App、微信公眾號(hào)等方式發(fā)布城建信息。為此，城建檔案管理應(yīng)在發(fā)展、建設(shè)方式上進(jìn)行升級(jí)改造，更加滿足現(xiàn)代化的工作需要，使工作人員在教育培訓(xùn)下掌握更多系統(tǒng)、先進(jìn)的管理知識(shí)與技能，使建立的城建檔案管理系統(tǒng)與用戶實(shí)際需要相適應(yīng)，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。此外，保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量，使數(shù)據(jù)庫(kù)中包含更多樣、更豐富的信息資料。

其次，城建檔案信息化管理建設(shè)要與電子化辦公模式相適應(yīng)。傳統(tǒng)檔案收集、整理、歸檔以及保管的方法呈現(xiàn)出諸多不足，檔案管理必須要積極應(yīng)用電子檔案系統(tǒng)軟件、電子通信網(wǎng)絡(luò)等，使紙質(zhì)檔案向電子化發(fā)展。為此，相關(guān)部門積極建立電子檔案館，使用戶能夠利用計(jì)算機(jī)、手機(jī)等查詢信息，做好電子檔案系統(tǒng)軟件的升級(jí)、維護(hù)，不僅能夠優(yōu)化用戶體驗(yàn)，也可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)升級(jí)、擴(kuò)大數(shù)據(jù)容量。

最后，城建檔案管理的法規(guī)政策等日漸完善，城建檔案系統(tǒng)參與人群的門檻逐步降低。有些具有營(yíng)利性質(zhì)的民間組織機(jī)構(gòu)也通過(guò)PPP、BT等方式參與其中。以往，城建檔案管理由政府獨(dú)大的方式已經(jīng)發(fā)生根本性改變，新的格局形式將極大推動(dòng)城建檔案管理的升級(jí)改造，并監(jiān)督相關(guān)工作人員提高服務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日漸激烈的背景下，檔案管理行業(yè)也開始強(qiáng)化自我凈化、優(yōu)勝劣汰的功效，城建檔案信息化管理處在被推動(dòng)的狀態(tài)下，機(jī)制改革與檔案管理系統(tǒng)、人事制度改革等密切聯(lián)系，能夠很好地對(duì)待遇、職稱以及職務(wù)等情況進(jìn)行處理，極大提高了檔案工作人員的積極性，讓更多的優(yōu)秀人才參與其中。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息化管理路徑

1.強(qiáng)化城建檔案管理服務(wù)意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)制訂城建檔案中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，檔案管理部門要將城建檔案的信息化管理建設(shè)作為重點(diǎn)工作，并將這一工作納入檔案管理部門中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，有效分解相關(guān)任務(wù)，確定責(zé)任人與時(shí)間節(jié)點(diǎn)，按時(shí)、高質(zhì)量地完成信息化建設(shè)任務(wù)，使城建檔案信息化管理建設(shè)有序推進(jìn)，讓城建檔案管理工作實(shí)現(xiàn)持續(xù)進(jìn)步。同時(shí)，優(yōu)化城建檔案崗位責(zé)任制度。檔案管理需要明確具體責(zé)任，特別是在檔案信息化管理中，管理部門要明確崗位責(zé)任書，檔案管理工作人員要認(rèn)識(shí)自己的崗位職責(zé)。此外，建立績(jī)效考核制度，科學(xué)評(píng)價(jià)管理人員的工作情況，使管理人員能夠強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平。

2.各部門聯(lián)動(dòng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理

一是，建立城建檔案信息化管理小組。由市政府、檔案管理部門、城建企業(yè)等建立檔案信息化管理小組，對(duì)城建檔案的信息化管理進(jìn)行負(fù)責(zé)，對(duì)信息化管理建設(shè)中的相關(guān)問題分析處理，構(gòu)建信息化管理標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時(shí)，在城建檔案信息化管理建設(shè)中應(yīng)用企業(yè)的全面質(zhì)量管理理論。二是，定期開展轄區(qū)范圍內(nèi)企業(yè)、機(jī)關(guān)事業(yè)單位以及群眾的問卷調(diào)查，將城建檔案信息化管理的想法、意見等收集整理，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化完善，確保城建檔案信息化管理工作更加全面、細(xì)致，切實(shí)強(qiáng)化城建檔案管理水平。

3.確定城建檔案信息化管理目標(biāo)

城建檔案信息化管理涉及城建檔案信息化處理、管理流程創(chuàng)新等，基于此，要明確用戶查閱需求，以確定城建檔案信息化管理目標(biāo)。城建檔案信息化管理中，要積極對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，要密切聯(lián)系城建檔案信息化與社會(huì)現(xiàn)代化發(fā)展，基于社會(huì)發(fā)展實(shí)際需要確定信息化管理目標(biāo)。以便充分地將城建檔案的社會(huì)價(jià)值發(fā)揮出來(lái)，為社會(huì)發(fā)展提供有利影響。此外，城建檔案信息化管理能夠積極運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)共享技術(shù)，可以順利實(shí)現(xiàn)不同城市間資源信息的共享，使用戶的實(shí)際需要得到滿足。

4.完善城建檔案管理制度建設(shè)

城建檔案要實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理，要從根源上著手，對(duì)分塊化問題進(jìn)行處理，密切行業(yè)與部門間的聯(lián)系，打破政出多門、條塊分割嚴(yán)重的局面。為此，城建檔案管理部門要消除數(shù)字鴻溝，形成完善的管理制度，積極學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)國(guó)家、地區(qū)的經(jīng)驗(yàn)、做法，對(duì)檔案管理部門的劃分機(jī)制進(jìn)行統(tǒng)一完善，做到項(xiàng)目的監(jiān)管分離，補(bǔ)好短板，解決難題，避免部門之間的職權(quán)出現(xiàn)交叉，讓信息更加完整、全面，資源得到高效利用，對(duì)各部門的信息進(jìn)行整合統(tǒng)一，科學(xué)地對(duì)城建檔案管理進(jìn)行歸納總結(jié)，實(shí)現(xiàn)各種資源信息的有效保管?；谝?guī)章制度而言，要認(rèn)識(shí)到城建檔案管理系統(tǒng)中監(jiān)管無(wú)序、分割分塊嚴(yán)重、制度缺失等情況，從實(shí)際情況出發(fā)，建立健全城建檔案監(jiān)管制度，根據(jù)相關(guān)制度明確存檔主體、監(jiān)管主體的責(zé)任，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使相關(guān)工作有據(jù)可依，確保城建檔案的信息化管理更加規(guī)范、科學(xué)及合法。

5.積極創(chuàng)新城建檔案信息化管理方法

為使城建檔案信息資源更加科學(xué)實(shí)效，保證其安全性，城建檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，并將其儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，以便更加快速、有效地對(duì)檔案進(jìn)行分類、整理和查閱，保證相關(guān)數(shù)據(jù)是真實(shí)、安全的。作為城建檔案管理部門，應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)高效完成這一工作，為檔案信息化管理建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，順利實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的轉(zhuǎn)換，讓城建檔案管理達(dá)到更好的質(zhì)量?；诠芾硐到y(tǒng)而言，城建檔案涉及諸多內(nèi)容，覆蓋范圍廣。為此，城建檔案管理部門要積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)、新媒體技術(shù)和網(wǎng)站技術(shù)等建立檔案信息的共享平臺(tái)，密切與信息系統(tǒng)間的聯(lián)系，使建立起的檔案管理系統(tǒng)更具綜合性特點(diǎn)，使城建檔案可以在區(qū)域內(nèi)自由流通。此外，提高城建檔案管理部門的服務(wù)功能，運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)手段，使人們對(duì)城建檔案的瀏覽、查閱需要得到滿足。如果條件允許，還可以開發(fā)手機(jī)App，使用戶能夠利用其對(duì)檔案管理部門的相關(guān)活動(dòng)、工作及時(shí)查詢和了解，轉(zhuǎn)變過(guò)去單一信息儲(chǔ)存空間，讓服務(wù)更加多元化。

6.優(yōu)化檔案管理技術(shù)創(chuàng)新

積極優(yōu)化和更新城建檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施?，F(xiàn)階段，還有一些城建檔案管理設(shè)備設(shè)施比較老舊，過(guò)去管理部門并沒有為城建檔案管理信息化設(shè)置專項(xiàng)資金，導(dǎo)致設(shè)備設(shè)施的更新、優(yōu)化受到限制，對(duì)檔案管理的效率、效果產(chǎn)生不利影響。為此，要強(qiáng)化城建檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的建設(shè)，增加資金投入，提高對(duì)城建檔案信息化管理建設(shè)的重視程度。同時(shí)，強(qiáng)化城建檔案管理技術(shù)的研究和開發(fā)。對(duì)于檔案管理而言，要提高管理水平，創(chuàng)新是關(guān)鍵。檔案信息的收集、處理、傳輸及儲(chǔ)存以及利用等各環(huán)節(jié)都潛藏著安全風(fēng)險(xiǎn)，相關(guān)部門應(yīng)積極與高校、科研機(jī)構(gòu)部門等聯(lián)合，共同探討利用大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等先進(jìn)技術(shù)手段，對(duì)城建檔案的信息化管理進(jìn)行優(yōu)化和研究。

7.強(qiáng)化城建檔案信息安全管理

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展、大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，城建檔案信息化管理中信息安全是至關(guān)重要的，為提高城建檔案信息安全，應(yīng)積極優(yōu)化城建檔案管理設(shè)備設(shè)施，保證其在安全、干燥的環(huán)境中運(yùn)行。同時(shí)，做到電力穩(wěn)定供應(yīng)、設(shè)備網(wǎng)絡(luò)暢通，為設(shè)備提供備用電源。做好安全防護(hù)，建立完善的安全防護(hù)體系，紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作同時(shí)推進(jìn)。對(duì)于電子信息管理而言，信息丟失是最為常見的問題，為此，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真做好信息的備份與儲(chǔ)存，防止計(jì)算機(jī)故障、意外停電等問題造成檔案信息丟失，如果條件允許，應(yīng)對(duì)檔案信息進(jìn)行異地備份。此外，科學(xué)、安全、妥善地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行保管、儲(chǔ)存，尤其是機(jī)密與重要檔案，將紙質(zhì)檔案與電子檔案管理相結(jié)合，最大限度地保護(hù)城建檔案信息的安全。

8.提升城建檔案管理人員綜合素質(zhì)

由于城建檔案管理工作涉及諸多內(nèi)容，專業(yè)性比較強(qiáng)，檔案管理人員需要具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)與豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，并掌握先進(jìn)的信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)以及云計(jì)算技術(shù)等。作為城建檔案管理部門，要堅(jiān)持“走出去、引進(jìn)來(lái)”，做好城建檔案管理人員的教育培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。此外，城建檔案管理部門要積極引進(jìn)優(yōu)秀的、高水平的城建檔案管理人才，實(shí)現(xiàn)連續(xù)的人才輸送，為城建檔案管理工作的持續(xù)推進(jìn)提供保障。同時(shí)，強(qiáng)化業(yè)務(wù)骨干培養(yǎng)，建立完善的培養(yǎng)機(jī)制，利用培訓(xùn)工作使城建檔案管理人員的對(duì)標(biāo)意識(shí)得到強(qiáng)化，在日常工作中能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，彌補(bǔ)不足，積極運(yùn)用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)，把握目標(biāo)任務(wù)，強(qiáng)化城建檔案管理技能水平，實(shí)現(xiàn)良好的城建檔案信息化管理效果。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，城建檔案是對(duì)城市發(fā)展建設(shè)中的全部?jī)?nèi)容進(jìn)行記錄保存，是城市建設(shè)的重要內(nèi)容和參考依據(jù)。城建檔案信息化管理成為重要的發(fā)展趨勢(shì)，但在實(shí)際的管理中，城建檔案的信息化建設(shè)還面臨諸多挑戰(zhàn)，需要城建檔案管理部門通過(guò)強(qiáng)化城建檔案管理服務(wù)意識(shí)、密切各部門的聯(lián)合、確定信息化管理目標(biāo)、優(yōu)化管理制度建設(shè)、創(chuàng)新管理方法、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)、做好檔案安全管理以及提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)等方式，全面強(qiáng)化城建檔案信息化管理水平，為社會(huì)和人民提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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（作者單位：凌源市城鄉(xiāng)建設(shè)發(fā)展服務(wù)中心）