提高醫(yī)院人事檔案管理水平的思考及其路徑分析

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的過(guò)程中，醫(yī)院的醫(yī)療環(huán)境也得到了明顯改善，在該背景下，提高醫(yī)院人事檔案管理水平更具現(xiàn)實(shí)意義，該類(lèi)檔案涉及醫(yī)院職工的個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)以及業(yè)務(wù)能力等多項(xiàng)內(nèi)容，可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)展人才培養(yǎng)工作提供信息支持，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。因此，進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理水平在當(dāng)下具有重要的實(shí)際意義，本文對(duì)如何開(kāi)展該項(xiàng)工作進(jìn)行思考，并提出做好檔案管理工作的有效路徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；提升路徑；人力資源；改進(jìn)措施

醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)院職工實(shí)際工作情況的記錄，也是醫(yī)院人事制度改革的重要依據(jù)，有效應(yīng)用醫(yī)院人事檔案開(kāi)展工作，極大程度地便捷了醫(yī)院人才的有效利用以及相關(guān)管理工作的開(kāi)展。除此之外，醫(yī)院發(fā)掘人才、培養(yǎng)人才、選拔干部以及晉升干部都需要人事檔案提供信息支持。由此可見(jiàn)，人事檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展意義重大，提升檔案管理質(zhì)量也成了當(dāng)下醫(yī)院的重要工作內(nèi)容之一，通過(guò)高水平開(kāi)展人事檔案管理工作，確保醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的實(shí)際需求可以得到充分滿(mǎn)足，并為管理工作的高水平開(kāi)展創(chuàng)造有利條件。

一、人事檔案管理工作的實(shí)際價(jià)值

醫(yī)院檔案管理水平的提升不僅可以提升相關(guān)人員查詢(xún)以往資料的效率，將相關(guān)資料作為醫(yī)院培養(yǎng)人才、選拔干部以及晉升干部的依據(jù)，還可以為之后待遇的提高提供數(shù)據(jù)保障，因此，做好人事檔案管理工作是相關(guān)管理人員的重要職責(zé)。但是，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，人事檔案的數(shù)量越來(lái)越多，相關(guān)內(nèi)容也不僅涉及傳統(tǒng)文字的應(yīng)用，其中涉及的內(nèi)容也越來(lái)越廣泛，工作人員必須積極增強(qiáng)自身的檔案管理能力。高質(zhì)量完成檔案管理任務(wù)的實(shí)際價(jià)值主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）提高檔案管理質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作可以得到規(guī)范有序開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)工作科學(xué)性以及合理性的增強(qiáng)，對(duì)于醫(yī)院未來(lái)發(fā)展意義重大。（2）促進(jìn)檔案管理效率的提升。在提升管理水平的過(guò)程中，相關(guān)工作人員可以積極應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，通過(guò)相關(guān)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理，既能提升檔案整理效率，便捷檔案管理工作高效開(kāi)展。同時(shí)，還能使醫(yī)院人事檔案得到更有效應(yīng)用，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案的價(jià)值。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.醫(yī)院人事檔案管理方式不合理

過(guò)去醫(yī)院的管理都是由上級(jí)單位負(fù)責(zé)，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理方式與機(jī)關(guān)人事檔案管理方式非常相似，人事檔案重藏輕用，相關(guān)管理人員在開(kāi)展工作的過(guò)程中也更加注重檔案的收集、整理以及保管，嚴(yán)重忽略人事檔案的實(shí)際價(jià)值以及意義，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的利用率非常低。并且，部分醫(yī)院使用的人事檔案也相對(duì)陳舊，并且更新遲緩，從而導(dǎo)致在開(kāi)展人才培養(yǎng)工作以及干部晉升工作的過(guò)程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法獲得最新的人才信息，得不到充足的信息支持。在這種情況下，人才晉升往往無(wú)法得到醫(yī)院職工的全面肯定與支持。除此之外，在對(duì)醫(yī)院人事檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理模式過(guò)于陳舊也是管理方式不合理的主要表現(xiàn)之一。過(guò)去醫(yī)院在對(duì)人事檔案進(jìn)行編號(hào)時(shí)采用的是姓氏筆畫(huà)排列，但是醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，職工數(shù)量大幅度增加，如果還使用該種方式開(kāi)展編號(hào)工作，在后續(xù)應(yīng)用人事檔案信息時(shí)，將導(dǎo)致工作人員對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行查找以及鎖定的效率非常低下。例如，某醫(yī)院“黃”姓檔案就多達(dá)478冊(cè)，如果要找到某黃姓職工的人事檔案，相關(guān)工作人員就需要在這478冊(cè)檔案中漫無(wú)頭緒地尋找，嚴(yán)重浪費(fèi)人力資源以及相關(guān)工作人員的精力。因此，轉(zhuǎn)變當(dāng)前不合理的人事檔案管理方式是相關(guān)人員的重要工作內(nèi)容。

2.院方對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度有所不足

當(dāng)前，部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有意識(shí)到醫(yī)院人事檔案所具有的重要價(jià)值，導(dǎo)致在當(dāng)今信息時(shí)代的背景下，有些醫(yī)院并不重視檔案部門(mén)的數(shù)字化、信息化建設(shè)工作。在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，部分醫(yī)院還使用紙質(zhì)作為媒介，雖然該種保管方式更加直接并且高效，但是在保管過(guò)程中，醫(yī)院人事檔案也很容易受到環(huán)境的影響，如受潮、風(fēng)化、變黃，導(dǎo)致人事檔案信息丟失，并且無(wú)法恢復(fù)，同時(shí)相關(guān)人事變動(dòng)信息，工作人員也無(wú)法第一時(shí)間記錄在紙質(zhì)檔案上。除此之外，部分醫(yī)院還存在長(zhǎng)期沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的情況，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作根本得不到有效開(kāi)展，造成近十年歸檔的散材料堆積，未歸入個(gè)人檔案里，積累了20多萬(wàn)份。某院在管理近6000冊(cè)人事檔案的情況下，僅配備了一名專(zhuān)職檔案崗，開(kāi)展歷年積壓散材料歸檔工作時(shí)人手嚴(yán)重不足，導(dǎo)致相關(guān)工作內(nèi)容根本得不到有效落實(shí)。由此可見(jiàn)，當(dāng)前，部分醫(yī)院并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，也不愿意花費(fèi)更多的資源開(kāi)展人事檔案管理工作。

3.醫(yī)院人事檔案管理人員綜合素質(zhì)相對(duì)一般

受到醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作重視程度不夠的影響，醫(yī)院高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化檔案管理人才嚴(yán)重不足，相關(guān)管理人員并不具備人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能。通常情況下，人事檔案管理崗位的工作人員都是從其他部門(mén)借調(diào)過(guò)來(lái)的，所以其人事檔案管理水平相對(duì)較低，綜合素養(yǎng)也較一般。受到該種情況的影響，在開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，遺漏等錯(cuò)誤問(wèn)題經(jīng)常發(fā)生，相關(guān)工作人員對(duì)檔案所有者提交的資料也不夠重視，沒(méi)有第一時(shí)間將相關(guān)資料入檔，導(dǎo)致后期相關(guān)人員人事檔案資料缺失。除此之外，由于院方對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)普遍不足，相關(guān)崗位的福利待遇也相對(duì)一般，導(dǎo)致相應(yīng)崗位的工作人員競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)嚴(yán)重不足，開(kāi)展人事檔案管理工作的積極性也相對(duì)一般，由于工作質(zhì)量高與工作質(zhì)量低并沒(méi)有非常明顯的差異，導(dǎo)致整個(gè)部門(mén)的檔案管理質(zhì)量都相對(duì)較低，醫(yī)院人事檔案的實(shí)際價(jià)值也得不到充分發(fā)揮。在這種情況下，醫(yī)院職工的人事檔案內(nèi)容相對(duì)空洞，一般相應(yīng)檔案中只是列舉了檔案所有者的工作經(jīng)歷、獲獎(jiǎng)情況以及基本信息，缺少檔案所有者的詳細(xì)資料，并且沒(méi)有其工作表現(xiàn)以及工作業(yè)績(jī)，導(dǎo)致在人才培養(yǎng)工作以及職位晉升工作開(kāi)展的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)無(wú)法將人事檔案作為有效依據(jù)，真正有能力的職工得不到充分發(fā)揮才能的機(jī)會(huì)，導(dǎo)致醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展受到直接影響。

三、提高醫(yī)院人事檔案管理水平的思考及相關(guān)路徑

1.優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理模式

為了提高醫(yī)院人事檔案管理水平，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理模式既是基礎(chǔ)也是重中之重。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，對(duì)人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)確保其與時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)相適應(yīng)，在時(shí)代大勢(shì)的推動(dòng)下實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。因此，在對(duì)醫(yī)院人事檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化的過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院人事檔案的高效管理，進(jìn)一步提升人事檔案管理的信息化、規(guī)范化水平。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及信息技術(shù)的有效應(yīng)用，醫(yī)院人事檔案管理工作以及歸檔工作的效率都得到顯著提升，并且管理過(guò)程中存在的問(wèn)題也得到了有效解決。例如，上文提到某院存在接近6000冊(cè)檔案的積壓資料歸檔工作，通過(guò)傳統(tǒng)工作模式開(kāi)展該項(xiàng)工作不僅需要耗費(fèi)大量人力、物力，還需要相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間才能完成該項(xiàng)工作。但是，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用，相關(guān)問(wèn)題迎刃而解。工作人員可以通過(guò)先將所有散材料按照類(lèi)別分好類(lèi)，再將每一份以自然數(shù)編號(hào)，同時(shí)將姓名、類(lèi)別、編號(hào)三組信息錄入EXCEL表。目前，已將所有歷年散材料進(jìn)行編號(hào)錄入，需要找具體某位職工的散材料時(shí)，只需在EXCEL表里輸入該職工的姓名，即可一次性篩選出該職工共有多少份散材料未歸檔，分別是哪類(lèi)材料，以及對(duì)應(yīng)類(lèi)別中的編號(hào)，然后找到相應(yīng)資料再進(jìn)行歸檔即可。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的有效應(yīng)用，醫(yī)院職工零散材料的搜尋時(shí)間大大縮短，過(guò)去花費(fèi)數(shù)小時(shí)都不一定收集齊全的材料，當(dāng)下通過(guò)計(jì)算機(jī)幾分鐘就可以完成，可見(jiàn)，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)管理模式進(jìn)行優(yōu)化之后，醫(yī)院人事檔案管理水平、管理效率以及管理準(zhǔn)確性都大幅度提升，對(duì)于促進(jìn)人事檔案充分發(fā)揮實(shí)際作用也有著重要意義。雖然當(dāng)前可以通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)高效完成歸檔工作，但是醫(yī)院過(guò)去紙質(zhì)人事檔案的錄入工作也有著不小的工程量，并且通過(guò)姓氏筆畫(huà)來(lái)搜尋相關(guān)人員的人事檔案也具有一定難度，所以，有效對(duì)紙質(zhì)檔案的編號(hào)方式進(jìn)行優(yōu)化也是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容。當(dāng)前該問(wèn)題已經(jīng)得到充分解決，醫(yī)院工作人員通過(guò)對(duì)姓氏筆畫(huà)編號(hào)法進(jìn)行改進(jìn)，采用五位數(shù)法編號(hào)，確保每?jī)?cè)人事檔案都有其獨(dú)立、唯一的編號(hào)，既是身份識(shí)別碼又是定位碼，如張三對(duì)應(yīng)的編號(hào)為56507，知道了他的編號(hào)后可快速定位這冊(cè)檔案在5排6列5格07號(hào)。同時(shí)，將相應(yīng)編號(hào)與電子檔案的編號(hào)統(tǒng)一，從而有效提高了檔案查找和零散材料歸檔的效率，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)人事檔案以及電子信息人事檔案的合理協(xié)調(diào)應(yīng)用。該項(xiàng)舉措顯著提高了醫(yī)院人事檔案管理水平，并為醫(yī)院人才管理工作以及職位晉升工作的高質(zhì)量開(kāi)展提供了重要幫助。

2.提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度

提高對(duì)醫(yī)院人事檔案管理工作的重視程度對(duì)于人事檔案管理水平的提升也有著重要的實(shí)際意義。首先，為了確保醫(yī)院人事檔案的價(jià)值能夠得到有效體現(xiàn)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)先要加強(qiáng)對(duì)人事檔案的重視，在進(jìn)行職位晉升決策的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視人事檔案中的資料內(nèi)容，如相關(guān)人員的工作成績(jī)等，將其作為晉升依據(jù)，不僅保證了職位晉升工作的合理性，讓全體醫(yī)院職工信服，還有效凸顯了醫(yī)院人事檔案的重要價(jià)值，使相關(guān)人事檔案管理人員認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，從而確保人事檔案管理工作可以得到高質(zhì)量開(kāi)展。其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)當(dāng)深入挖掘人事檔案的實(shí)際價(jià)值，促使人事檔案的利用效率進(jìn)一步提升，尤其是在人力資源信息系統(tǒng)建設(shè)已經(jīng)基本完成的當(dāng)下。

例如，可以將醫(yī)院人事檔案在信息化管理的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步對(duì)職工人事檔案進(jìn)行分類(lèi)，將不同部門(mén)的職工人事檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，在歸檔職工資料的過(guò)程中將工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲信息、職位變動(dòng)以及崗位調(diào)動(dòng)等信息分別記錄。通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行細(xì)化記錄管理，確保其使用潛力以及使用價(jià)值能夠得到進(jìn)一步發(fā)揮。

最后，在對(duì)通過(guò)信息技術(shù)開(kāi)展人事檔案管理工作的過(guò)程中，相關(guān)工作人員要加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容真實(shí)性的鑒定。在對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入的過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范錄入醫(yī)院職工信息。在相關(guān)檔案信息變動(dòng)時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與相關(guān)崗位的數(shù)據(jù)庫(kù)有效對(duì)接，從而防止虛假信息以及不實(shí)內(nèi)容錄入醫(yī)院職工人事檔案，通過(guò)以上措施進(jìn)一步提升醫(yī)院人事檔案信息的全面性以及準(zhǔn)確性，促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理水平的進(jìn)一步提升。

3.加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)，提升人事檔案管理人員綜合素養(yǎng)也是提升醫(yī)院人事檔案管理水平的重要手段。尤其是在計(jì)算機(jī)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在人事檔案管理中全面普及的當(dāng)下，人事檔案管理工作對(duì)工作人員提出了更高的要求。

因此，在醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)針對(duì)相關(guān)管理人員積極開(kāi)展人事檔案管理技能培訓(xùn)工作，利用在職時(shí)間幫助相關(guān)管理人員掌握各項(xiàng)技能，使其在工作過(guò)程中可以有效應(yīng)用相關(guān)技能，從而進(jìn)一步增強(qiáng)其人事檔案管理熟練性以及管理水平的提升。除此之外，在相關(guān)人事檔案管理崗位任職的過(guò)程中，醫(yī)院管理層應(yīng)當(dāng)積極選聘高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化人才，減少不同崗位的人員調(diào)動(dòng)，進(jìn)一步提升人事檔案管理部門(mén)專(zhuān)業(yè)化程度，從而促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理水平的提升。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作高質(zhì)量、高水平、專(zhuān)業(yè)化開(kāi)展對(duì)于醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效可持續(xù)發(fā)展有著重要的實(shí)際意義。因此，院方應(yīng)當(dāng)提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度，積極促進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理水平的提升，使人事檔案信息為醫(yī)院發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支持。

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院）

作者簡(jiǎn)介：梁安（1988—），男，漢族，廣西貴港人，本科，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：人力資源管理和檔案管理。