新時代文書檔案管理與開發(fā)利用工作的創(chuàng)新性研究

李鳳俠 于曉麗

摘 要：文書檔案管理是重要的機關(guān)檔案類型。進(jìn)入新時代，大數(shù)據(jù)為文書檔案管理開辟了新路徑，同時文書檔案管理模式與信息化建設(shè)不同步的矛盾成為新時代檔案管理的典型問題。要加強文書檔案管理流程再造，主要是“收管用”環(huán)節(jié)的規(guī)范化、夯實檔案信息化建設(shè)的軟硬件條件、制度建設(shè)和人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)整體提升。要著力加強開發(fā)利用，用力挖掘，集納全面系統(tǒng)的文書檔案資源；用心研究，解碼豐富厚重的檔案文化；用功布展，復(fù)活真實生動的檔案記憶；用智呈現(xiàn)，提升檔案文化的吸引力。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；創(chuàng)新性；開發(fā)利用

文書檔案管理作為檔案分類模式中最重要的一種，以文字形式記錄單位的發(fā)展變遷，其重要性不言而喻。在信息強國、制度強國、管理強國的時代背景下，探索文書檔案管理的規(guī)范化、信息化建設(shè)顯得非常有必要[1]。本文從文書檔案面臨的挑戰(zhàn)和問題入手，深入分析其現(xiàn)狀，提出創(chuàng)新性的解決策略，以文書檔案資源的利用服務(wù)現(xiàn)實需要，彰顯文書檔案的時代價值。

1 新時代文書檔案管理的發(fā)展趨勢和存在問題

1.1 大數(shù)據(jù)賦能是新時代文書檔案管理的最重要的特征

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，文書檔案管理環(huán)境有了質(zhì)的變化，檔案管理的模式由被動收集轉(zhuǎn)為主動開發(fā)、文書檔案的載體由單套制向雙套制轉(zhuǎn)型。具體表現(xiàn)在：一是紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型，管理工作的效率與質(zhì)量大幅度提升。傳統(tǒng)管理模式下，文書檔案資料基本都是以紙質(zhì)形式保存，存在檔案實體易損壞、檔案丟失等問題。文書檔案由人工操作，費時費力，錯誤率高。大數(shù)據(jù)技術(shù)使電子文件成為文書檔案管理的主要方式，借助電子檔案自動歸檔系統(tǒng)，檔案實現(xiàn)了產(chǎn)生到歸集的無縫連接，提高了文書檔案歸檔的效率。電子信息化依靠強大的信息采集能力對文書檔案的信息進(jìn)行系統(tǒng)的整合和分類。工作人員只需登錄并在電子檔案數(shù)據(jù)庫中輸入關(guān)鍵詞，就能查詢所需內(nèi)容，實現(xiàn)了一秒鐘查檔，大大提高了檢索的便利性。同時電子文書檔案可以實現(xiàn)在線遠(yuǎn)程的快速傳輸，突破了傳統(tǒng)模式空間和地域限制。檔案存儲模式發(fā)生了歷史性變化，在文書檔案電子信息化的設(shè)計和建設(shè)中，只需將電子文件信息存放在云盤、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，節(jié)省了地理空間，有利于推動檔案管理工作向規(guī)?；?biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

1.2 文書檔案管理模式與信息化建設(shè)不同步的矛盾成為新時代檔案管理最典型的問題

一是從硬件上看，電子檔案信息化以信息技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為基礎(chǔ)，目前，機關(guān)事業(yè)單位都配備了相應(yīng)的信息化設(shè)施，在文書檔案無紙化建設(shè)的過程中，仍然存在電子倉儲設(shè)備升級的問題。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字產(chǎn)品將在幾年內(nèi)發(fā)生變化，原有的信息系統(tǒng)可能功能落后、可靠性不足、存儲安全性不高等問題，在這種情況下，需要對信息存儲設(shè)備要隨時更新，功能要不斷完善，以保證文書檔案管理效率的提升。但是，有的單位認(rèn)為信息化建設(shè)的投入是一勞永逸的事情，系統(tǒng)更新不及時，影響了工作效率。二是從軟件上來看，人員素質(zhì)還有較大差距。信息技術(shù)軟件的實際應(yīng)用，需要以高素質(zhì)的專業(yè)人才作為保障。檔案管理人員不僅要具備行業(yè)知識，還要有扎實的信息技術(shù)知識儲備，才能更好地適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的要求。目前，有些文書檔案管理者知識結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)技能不高，影響了檔案管理信息化的整體進(jìn)程。三是從保證機制上來看，文書檔案管理制度建設(shè)有短板。信息化思維和流程還沒有完成體現(xiàn)在實際操作中，有的單位辦公依然沿襲傳統(tǒng)的收發(fā)模式。文書檔案“收管存用”的落實有差距，“重收輕用”的思維方式?jīng)]有得到徹底改變，文書檔案發(fā)揮作用的空間較窄。

2 新時代文書檔案創(chuàng)新管理的路徑分析

2.1 基礎(chǔ)層：文書檔案“收管用”環(huán)節(jié)的規(guī)范化

2.1.1做好立卷收集管理工作。按照歸檔材料“齊全、完整、分類合理、標(biāo)題規(guī)范、目錄清楚、裝訂牢固”的要求，由檔案管理機構(gòu)負(fù)責(zé)，各中心配合，準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，對已辦結(jié)文件及時立卷歸檔整理裝訂，未辦結(jié)文件認(rèn)真做好記錄。同時，對立卷檔案仔細(xì)甄別、分清主次，把好全宗入口關(guān)，確保該歸檔文件一個不漏、不該歸檔文件不致混入，并分析材料的保存價值而且設(shè)定保管期限表，分門別類進(jìn)行立卷歸檔，科學(xué)建立目錄編號、檢索系統(tǒng)。

2.1.2做好檔案保管利用工作。強化日常管理，嚴(yán)格落實“八防”措施，采取“定目標(biāo)、定時間、定責(zé)任、定范圍”四定措施，集中力量對積存檔案徹底清庫，加快檔案管理規(guī)范化進(jìn)程；重點從檔案整理的方法、步驟等要求進(jìn)一步規(guī)范，認(rèn)真梳理檔案資料，對各類檔案的分類、排列、編號采用統(tǒng)一格式、統(tǒng)一要求、統(tǒng)一整理裝訂，并對封皮、目錄表等統(tǒng)一制作、打印，確保文件嚴(yán)格按照《檔案法》及《檔案實施辦法》的規(guī)定歸檔。

2.1.3做好檔案管理制度執(zhí)行工作。按建立健全了管檔人員工作職責(zé)制度、檔案借閱查閱登記制度、保密制度及檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，通過強化制度和規(guī)范程序，使機關(guān)文書檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，切實提高文書檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理水平。

2.2 技術(shù)層：夯實檔案信息化建設(shè)的軟硬件條件

2.2.1加大資金和技術(shù)投入，提升電子信息化基礎(chǔ)設(shè)施。要在信息技術(shù)設(shè)施上下功夫，重點建設(shè)符合實際的電子文書檔案數(shù)據(jù)庫，為數(shù)字化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。要科學(xué)運用算法優(yōu)化、大數(shù)據(jù)處理等技術(shù)，建立運行快捷、安全性能強、開發(fā)利用水平的數(shù)據(jù)化存儲管理系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)字文件歸檔、查詢、開發(fā)利用的便捷準(zhǔn)確。

2.2.2強化數(shù)據(jù)信息安全管理。大數(shù)據(jù)技術(shù)為文書檔案管理帶來革命性變革的同時，也易受到網(wǎng)絡(luò)生態(tài)中外界的威脅和挑戰(zhàn)。文書檔案管理作為政府機構(gòu)的關(guān)鍵信息，信息安全是重中之重。因此，單位要不斷提升檔案安全管理水平，一方面，加強人員流程的操作規(guī)范，避免出現(xiàn)人員技術(shù)性錯誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)流失；另一方面，要緊跟時代步伐，加快開發(fā)數(shù)字檔案軟件的安全系統(tǒng)功能，比如防火墻、防水墻等，建立安全有效的網(wǎng)絡(luò)屏障，防止黑客和外部網(wǎng)絡(luò)的攻擊和威脅。

2.2.3有序?qū)崿F(xiàn)存量數(shù)字化。文書檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要循序漸進(jìn)地實施。對于存量檔案的數(shù)字化問題，則需要一段時間的持續(xù)錄入工作才能實現(xiàn)。因此，單位要科學(xué)分析其任務(wù)，制定合理的任務(wù)清單、信息化進(jìn)程，提前錄入，結(jié)合單位性質(zhì)選擇外包公司，實現(xiàn)庫存的電子化信息化文書檔案。

2.3 保障層：制度建設(shè)和人員素質(zhì)結(jié)構(gòu)整體提升

2.3.1以推進(jìn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化為目標(biāo)，著力加強文書檔案管理的制度保障與考核指導(dǎo)體系建設(shè)。要建立現(xiàn)代化的管理模式，樹立做好檔案工作就是留存歷史、服務(wù)群眾的理念，把文書檔案工作與主流業(yè)務(wù)同部署、同檢查、同考核，建立自上而下的獎懲機制，堅持目標(biāo)考核管理，打通檔案管理利用的渠道和流程。要注重考核指導(dǎo)體系的建設(shè)，加大建設(shè)文書檔案管理的評價體系的科學(xué)化建設(shè)，積極參與檔案主管部門考核評價，比如綜合業(yè)務(wù)評價、數(shù)字檔案室測評、規(guī)范化檔案室評價等，以評促改、以評促建，推動檔案管理制度化建設(shè)走深走實。

2.3.2匯聚人才動能，為檔案規(guī)范化建設(shè)提供堅實人才保障。文書檔案管理的創(chuàng)新研究離不開專業(yè)人才的培養(yǎng)和儲備。要以打破人才瓶頸為重點，通過組織專業(yè)培訓(xùn)或與高校聯(lián)合培養(yǎng)人才的方式組建一支高水平復(fù)合型的專業(yè)人才隊伍?？啥ㄆ谂e辦檔案標(biāo)準(zhǔn)化講座、信息化前沿問題研究等，邀請專家、學(xué)者為檔案管理人員授課，切實提高其業(yè)務(wù)能力；加強與各高校歷史學(xué)專業(yè)、檔案學(xué)專業(yè)師生的交流合作，聯(lián)合開展關(guān)于文書檔案創(chuàng)新管理的教學(xué)實踐活動，利用課題研究推動專業(yè)人才的培養(yǎng)和鍛煉；積極組建成立文書檔案創(chuàng)新協(xié)作組，將單位的文書檔案創(chuàng)新的研究者凝聚起來，使其加入到檔案研究隊伍中來，為文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供不竭動力。

3 文書檔案資源開發(fā)利用的策略方法

檔案資源的開發(fā)利用是檔案發(fā)揮資政育人作用的主途徑，目前，文書檔案資源開發(fā)要堅持圍繞單位中心任務(wù)，推出有力度、有溫度、有感染力的檔案文化產(chǎn)品，以適應(yīng)新時代檔案事業(yè)發(fā)展的要求。

3.1 用力挖掘，集納全面系統(tǒng)的文書檔案資源

保護(hù)是利用的前提和基礎(chǔ)，全面集納文書檔案資源至關(guān)重要。每一件文書檔案資源都是單位歷史的重要見證，雖然現(xiàn)在檔案的類型極大豐富，但是以文字為主的檔案資料依然是主流，同時新時代音視頻檔案、口述檔案有力地彌補了文字檔案材料的不足。就文書檔案挖掘而言，檔案管理部門要本著對歷史負(fù)責(zé)、對人民負(fù)責(zé)的態(tài)度，深入開展文書檔案資源全方位的征集整理，要對單位的珍貴照片、口述資料、重大活動檔案等進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、梳理、整合、歸檔，建立文書檔案資源基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。同時，利用大數(shù)據(jù)、虛擬現(xiàn)實、3D影像等技術(shù)，將文書檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字模式，形成文書檔案資源大數(shù)據(jù)庫。無論是培育文書檔案“實”資源庫亦或是“云”資源庫，既要注重?fù)尵?、修?fù)與管理，也要重視挖掘、更新與補進(jìn)最新資源，這主要依賴于檔案部門以高度的責(zé)任擔(dān)當(dāng)、強烈的開拓意識實現(xiàn)文書檔案的整合與匯聚。此外，要加強部門合作，對單位參與的重大活動、重大工程項目等檔案進(jìn)行收集整理，更好留存單位歷史記憶。

3.2 用心研究，解碼豐富厚重的檔案文化

檔案不是“故紙堆”，其生命力在于提煉出新的文化內(nèi)涵，彰顯出新的時代價值。一般而言，任何檔案符號的擷取都包含能指與所指兩個意義層面。這就決定了利用文書檔案傳承檔案文化，不僅要關(guān)注文書檔案的載體選擇，更要關(guān)注文書檔案所涵養(yǎng)的檔案文化的重構(gòu)與再輸出。從單位領(lǐng)導(dǎo)層面而言，要統(tǒng)籌研究力量，強化研究規(guī)劃，通過對文書檔案進(jìn)行深入的系統(tǒng)闡釋，把先進(jìn)人物的感人事跡講出來，把單位的厚重歷史說出來，把單位的優(yōu)秀精神品質(zhì)呈現(xiàn)出來。從單位內(nèi)部層面而言，要組織隊伍精深鉆研檔案的文化內(nèi)核，進(jìn)而幫助人們更加立體地理解、思考并認(rèn)同嵌入其中的文化基因，準(zhǔn)確把檔案文化本質(zhì)。一方面，可以結(jié)合單位特色、緊跟上級中心工作、人民群眾的新期待，結(jié)合市場要求，開發(fā)檔案文化創(chuàng)意產(chǎn)品。這樣既能反映社會主流意識形態(tài)，也能更好滿足公眾精神文化需求，讓檔案文化在“潤物細(xì)無聲”中滋養(yǎng)人心。另一方面，可以結(jié)合文書檔案的客觀實際，立足“見人、見物、見精神”，推動檔案體驗式發(fā)展，比如，讓受眾或者其他人員走進(jìn)檔案室、數(shù)字化加工室，親身體驗檔案工作的價值和樂趣，增強檔案工作的魅力。

3.3 用功布展，復(fù)活真實生動的檔案記憶

打造高質(zhì)量精品展陳，再現(xiàn)檔案里的崢嶸歲月，需要下功夫才能做成事。傳統(tǒng)檔案展覽習(xí)慣采用一個櫥窗、數(shù)張圖片、幾件物事等平面靜態(tài)方式來呈現(xiàn)[1]。然而，文書檔案自身不具有直觀敘事功能，又因可視性差，難以生動傳達(dá)檔案基因的深刻內(nèi)涵。利用文書檔案打造“記憶之場”，必須堅持政治性、思想性、藝術(shù)性相統(tǒng)一，聚焦主題把好導(dǎo)向，用史實說話，增強表現(xiàn)力、傳播力、影響力 [2]。一是借助現(xiàn)代科技與藝術(shù)相融合的制作手段，讓場景“動”起來，讓故事“活”起來，讓眼睛“亮”起來。通過不斷增強現(xiàn)代感和吸引力，讓人們漫步沉浸在檔案展覽中，各類文字、圖像、實物、聲音等檔案記錄系統(tǒng)立體式涌來，以再現(xiàn)、復(fù)刻我們的珍貴記憶。二是利用文書檔案布展不僅要求思想內(nèi)容有震撼力、典型形象有感召力，還必須善于捕捉和選擇合適時機。可以圍繞重要節(jié)日、重要事件展開歷史回溯與紀(jì)念，溫情喚醒集體記憶。

3.4 用智呈現(xiàn)，提升檔案文化的吸引力

能否利用文書檔案展現(xiàn)檔案文化價值，關(guān)鍵還在于呈現(xiàn)方式是否易于被人們接受。以全程媒體、全息媒體、全員媒體、全效媒體為特征的全媒時代的到來，讓我們以跨時空、跨時代的身份理解和建構(gòu)檔案文化，再現(xiàn)鮮活生動的歲月提供了技術(shù)支撐。因此，要解決如何讓文書檔案承載的內(nèi)容深入人心、沁人心扉的問題，就要創(chuàng)新宣傳方式，充分利用全媒體傳播手段[3]，融合視覺、聽覺、觸覺等于一體，拓展文書檔案寄存場域和展示空間，讓觀眾哪怕“不在場”參觀，也能體悟收藏在檔案室內(nèi)的文化精品。有的地區(qū)已經(jīng)做了比較成功的嘗試，比如，紅軍強渡大渡河長征文化線路數(shù)字化展示體驗及教育傳播試點項目，就通過5G、AR、大數(shù)據(jù)和4K直播等新技術(shù)實現(xiàn)沉浸式體驗和線上研學(xué)移動化需求，增強公眾對長征文物保護(hù)和利用的參與感和獲得感。作為“互聯(lián)網(wǎng)+中華文明”重點示范項目中唯一的革命文物示范，該展示被列為長征國家文化公園重點工程?？偠灾弥浅尸F(xiàn)，就是要主動融合現(xiàn)代高科技手段，借助最新VR、AR、裸眼3D等現(xiàn)代技術(shù)，建立線上立體的檔案文化宣傳平臺，打破檔案文化傳播的時空界壁[4]，實現(xiàn)由“中心式架構(gòu)”到“參與式架構(gòu)”的轉(zhuǎn)換，讓人樂于接觸和接受檔案文化，自覺在檔案傳播弘揚社會主義核心價值觀。

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（作者單位：德惠市委老干部局）