云時(shí)代背景下高校檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用分析

［摘 要］云時(shí)代高校數(shù)字化檔案管理就是使用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案加以開發(fā)、管理。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理發(fā)生了很大的變化，從實(shí)體管理轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，并成了高校檔案管理工作的新趨勢(shì)。本文從云時(shí)代背景下高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)入手，對(duì)存在的問題進(jìn)行了分析，并提出有效管理及其應(yīng)用的措施。

［關(guān)鍵詞］云時(shí)代；高校檔案；數(shù)字化；管理；應(yīng)用

［中圖分類號(hào)］G27文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

［作者簡(jiǎn)介］田夢(mèng)，女，湖北宜昌人，三峽電力職業(yè)學(xué)院，館員，碩士，研究方向：高校檔案管理。

在云時(shí)代背景下，高校檔案管理工作的重要性逐漸顯現(xiàn)出來，數(shù)字化管理成了主流趨勢(shì)。怎樣順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求優(yōu)化檔案管理工作的模式、實(shí)現(xiàn)智能化檔案管理與利用、加快高校的改革發(fā)展，是高校教育教學(xué)改革工作中需要重點(diǎn)考慮的問題。

1 云時(shí)代背景下高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)

第一，實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)。高校檔案管理工作涵蓋各個(gè)方面的信息，在存儲(chǔ)時(shí)要耗費(fèi)很多的空間，如果使用傳統(tǒng)的檔案管理手段，管理效果并不理想，還會(huì)增加不必要的投入。而在云時(shí)代背景下，云存儲(chǔ)手段的應(yīng)用讓數(shù)字檔案?jìng)涫荜P(guān)注，其能夠直接將有關(guān)信息傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)，不必用到光盤等一些設(shè)施，只需經(jīng)過電腦終端就可以實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)。云存儲(chǔ)具備海量信息存儲(chǔ)功能，能夠讓數(shù)字檔案存儲(chǔ)功能得到全面體現(xiàn)，其本身的擴(kuò)容能力能夠適應(yīng)目前數(shù)字檔案不斷增長的存儲(chǔ)需求［1］。

第二，資源的高度共享。數(shù)字化檔案管理是利用云存儲(chǔ)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的，避免檔案資源重復(fù)問題的出現(xiàn)；且網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具備開放性特征，使得數(shù)字檔案信息的共享性得到全面體現(xiàn)，檔案資源的利用不再局限于以往頻繁翻閱、查找、搜索檔案信息，而是建立更為高效的檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，利用電腦、手機(jī)等終端就能夠?qū)τ嘘P(guān)資源進(jìn)行利用，從而達(dá)到資源共享的目的［2］。

第三，云端存儲(chǔ)，防止損壞。在平常的檔案管理工作中，要對(duì)檔案是否受潮、受蟲蛀等進(jìn)行全面的檢查，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有一定的要求。同時(shí)，為防止檔案被泄漏，要安排專人來管理。而使用了云端存儲(chǔ)后，就不必?fù)?dān)心檔案會(huì)受環(huán)境的影響，確保了檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量［3］。

第四，優(yōu)化人員配置，節(jié)省資金。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，配備專業(yè)人員對(duì)文件加以梳理、歸檔，需要花費(fèi)一定的時(shí)間和精力，投入比較多，效率也不是很高。但如果將紙質(zhì)檔案文件傳輸?shù)接?jì)算機(jī)云端，計(jì)算機(jī)就可以通過云計(jì)算對(duì)文件加以分類管理，只需要幾個(gè)人就能夠完成檔案?jìng)鬏斎蝿?wù)，能夠節(jié)省人力成本，獲取更多的經(jīng)濟(jì)效益，以達(dá)到優(yōu)化人員配置、節(jié)省資金的效果［4］。

第五，提高檔案服務(wù)水平。借助云存儲(chǔ)平臺(tái)，能夠?qū)n案資源加以優(yōu)化管理，還可以適應(yīng)用戶多樣化的需求。在科學(xué)使用該平臺(tái)時(shí)，高效的檢索手段與便捷的操作功能等能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行高效篩選，從而確保信息檢索的效率。

2 云時(shí)代檔案數(shù)字化管理的原則

近年來，以“云大物移智”為代表的新一波數(shù)字技術(shù)浪潮席卷各行各業(yè)?！霸拼笪镆浦恰逼鋵?shí)不是單指一項(xiàng)信息技術(shù)，而是指云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、人工智能這五項(xiàng)技術(shù)。

云計(jì)算：對(duì)資源的有效管理，主要是計(jì)算資源、網(wǎng)絡(luò)資源、存儲(chǔ)資源三個(gè)方面。將以上三種資源通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)虛擬化，形成資源池，實(shí)現(xiàn)不限時(shí)間和空間進(jìn)行按需分配的效果；對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行彈性管理（即云化軟件部署），將通用的應(yīng)用軟件（如數(shù)據(jù)庫、運(yùn)行環(huán)境）封裝好、標(biāo)準(zhǔn)化，需要的時(shí)候調(diào)取自動(dòng)部署即可。

大數(shù)據(jù)：或稱海量數(shù)據(jù)、巨量數(shù)據(jù)，指的是需要新的處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產(chǎn)。對(duì)海量數(shù)據(jù)整合分析之后，增強(qiáng)決策能力。

物聯(lián)網(wǎng)：指通過信息傳感設(shè)備，按約定的協(xié)議將任何物品與互聯(lián)網(wǎng)相連接進(jìn)行信息交換和通信，以實(shí)現(xiàn)智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理的網(wǎng)絡(luò)。通過信息傳感設(shè)備，實(shí)現(xiàn)物和物、人和物、人和人之間的互聯(lián)互通。

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)：將移動(dòng)通信與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合到一起，即通過手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備代替計(jì)算機(jī)上網(wǎng)，滿足用戶所需（看新聞、打游戲、購物等）。

人工智能：具備感知、理解、行為和學(xué)習(xí)能力的信息技術(shù)系統(tǒng)，使機(jī)器像人一樣理解、分析、決策，并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)學(xué)習(xí)。由多種技術(shù)組成，這些技術(shù)使電腦能夠理解世界（如計(jì)算機(jī)成像、聲音處理、傳感器處理、生物特征識(shí)別），分析和理解收集到的信息（如自然語言處理、知識(shí)闡釋），做出知情決策或提出行動(dòng)建議（如推理引擎、專家系統(tǒng)），并汲取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)（包括機(jī)器學(xué)習(xí)）等。

作為五種相異又相連的IT技術(shù)，掌握它們中的任何一個(gè)，都相當(dāng)于掌握了開啟人類未來的鑰匙。在數(shù)字化時(shí)代高校檔案工作的根本目的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，面對(duì)機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面，高校應(yīng)牢牢抓住數(shù)字化浪潮發(fā)展的歷史契機(jī)，提升檔案管理質(zhì)量和效率。在檔案數(shù)字化管理工作中要堅(jiān)持如下原則。

第一，堅(jiān)持科學(xué)性原則。在高校檔案管理中，要堅(jiān)持科學(xué)性原則。將檔案加以科學(xué)分類管理，尤其是針對(duì)利用率高的檔案要首先做好數(shù)字化管理，以提升服務(wù)水平。第二，堅(jiān)持可行性原則。高校檔案數(shù)字化工作會(huì)受到各種因素的影響，如財(cái)政預(yù)算、人員配置等。所以，檔案數(shù)字化要從本校實(shí)際情況著手，要堅(jiān)持可行性原則，以保證高校的檔案管理工作能夠有效進(jìn)行。第三，堅(jiān)持安全性原則。隨著科技的不斷發(fā)展進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全問題也顯現(xiàn)出來。要實(shí)現(xiàn)高校檔案管理數(shù)字化還要對(duì)安全問題給予足夠的重視，強(qiáng)化對(duì)數(shù)字檔案的保護(hù)，以免出現(xiàn)檔案泄露等問題。與此同時(shí)，高校還要強(qiáng)化對(duì)電子檔案系統(tǒng)的防護(hù)，以免檔案系統(tǒng)遭受破壞，造成一定程度的損失。第四，堅(jiān)持用戶至上原則。檔案建設(shè)、整理、存儲(chǔ)等各項(xiàng)工作都是為用戶服務(wù)的，所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化也要堅(jiān)持用戶至上原則，要依據(jù)用戶的需求，科學(xué)地進(jìn)行檔案管理。同時(shí)，要有效調(diào)動(dòng)檔案管理者工作的興趣和自覺性，讓他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力滿足高校檔案信息化建設(shè)要求，這樣更利于檔案數(shù)字化的建設(shè)、管理。

3 云時(shí)代背景下檔案數(shù)字化管理面臨的問題

目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平并不是很高，檔案利用手段也比較單一。雖然數(shù)字檔案資源為檔案管理提供了更加便捷的管理手段，但是因技術(shù)利用不到位、認(rèn)識(shí)存在不足等問題，檔案數(shù)字化管理還是面臨著一些困境，具體如下。

3.1 管理體系不完善

高校檔案資源的價(jià)值往往會(huì)被忽視，檔案管理部門體系不完善，檔案信息管理制度不健全，特別是檔案信息人員在交接工作時(shí)，極易發(fā)生信息數(shù)據(jù)漏洞，讓檔案面臨丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)。在檔案管理過程中，當(dāng)前的信息化管理力度相對(duì)較低，未能將檔案信息化管理的關(guān)鍵作用發(fā)揮出來，在一定程度上影響了檔案管理的全面性和科學(xué)性。

3.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)滯后

在平時(shí)的管理工作中，高校缺少統(tǒng)一規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，云計(jì)算雖然比較便捷，但是作為新技術(shù)，在利用時(shí)還是存在一些問題。云計(jì)算在實(shí)際應(yīng)用時(shí)，是將網(wǎng)絡(luò)中的內(nèi)容進(jìn)行開發(fā)，對(duì)數(shù)據(jù)加以整合、存儲(chǔ)后使其滿足用戶需求，各個(gè)環(huán)節(jié)都是密切聯(lián)系起來的。云計(jì)算的概念劃分是很特殊的，這讓其能夠依靠的規(guī)范較少，缺少相應(yīng)的監(jiān)督部門，使得其在檔案信息管理中面臨一定的安全隱患。

3.3 信息安全管理意識(shí)相對(duì)淡薄

隨著云計(jì)算技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用越來越普遍，個(gè)體對(duì)信息保護(hù)的關(guān)注度也更高。尤其是檔案數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)都是持續(xù)增長的，這也增加了信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。一些從事檔案管理的管理人員，并非是專門的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，即使具備一定的檔案信息錄入技能，也可能存在對(duì)檔案資料的網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)與能力不足的問題，從而降低了檔案信息的安全性和可靠性。

3.4 人才培養(yǎng)不及時(shí)

此外，在高校檔案數(shù)字化建設(shè)中還面臨著人才不足的問題?，F(xiàn)在很多高校的檔案管理人員更為熟悉傳統(tǒng)的檔案管理工作流程。而傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)人員的技術(shù)要求不高。數(shù)字化檔案管理是基于信息化基礎(chǔ)上的，對(duì)管理人員的技術(shù)要求比較高，而已有的檔案管理人員的技術(shù)水平無法滿足數(shù)字化檔案的管理要求。檔案管理人員需要及時(shí)了解檔案信息化管理相關(guān)政策，為建設(shè)高素質(zhì)、復(fù)合型管理人才隊(duì)伍提供重要的保障。

4 云時(shí)代背景下高校檔案數(shù)字化管理及其應(yīng)用

4.1 更新檔案管理思想，構(gòu)建專業(yè)技術(shù)體系

在云時(shí)代下高校要提升對(duì)檔案數(shù)字化的重視程度，從傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛中走出來，加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐，做好云技術(shù)的推廣，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支持。有關(guān)機(jī)構(gòu)與管理者要對(duì)目前的檔案數(shù)字化現(xiàn)狀加以全面分析，制定高校數(shù)字檔案管理目標(biāo)，依據(jù)目標(biāo)實(shí)施管理，保證檔案信息資源的完整性，提升檔案信息資源的利用效率。同時(shí)，檔案管理者還要全面意識(shí)到檔案數(shù)字化的重要性，加快數(shù)字化檔案信息技術(shù)的普及，有需要的情況下可以由第三方提供技術(shù)支持，確保檔案管理的科學(xué)性。此外，還要構(gòu)建專業(yè)技術(shù)體系。檔案數(shù)字化管理要做好統(tǒng)一規(guī)劃，對(duì)檔案管理工作現(xiàn)狀有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，設(shè)定檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，確定工作重點(diǎn)，構(gòu)建系統(tǒng)的檔案管理技術(shù)體系。比如，要及時(shí)引入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)手段，并構(gòu)建完善的檔案信息傳輸機(jī)制。檔案管理信息化還存在著融入不及時(shí)、技術(shù)配合度不高等方面的問題，有關(guān)部門要做好對(duì)檔案數(shù)字化的引導(dǎo)，加快檔案管理系統(tǒng)、公共信息系統(tǒng)的高效融合，優(yōu)化檔案數(shù)字化管理技術(shù)體系，最大限度地提升檔案信息化水平。

4.2 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化采集

在云時(shí)代，需要有效利用檔案數(shù)字化管理模式。對(duì)于云端存儲(chǔ)檔案文件來說，可使用檔案資料轉(zhuǎn)換手段，將已有的文字信息以數(shù)字形式呈現(xiàn)出來，讓其能夠在電腦系統(tǒng)存儲(chǔ)，該目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)必然需要數(shù)字化信息的采集。在實(shí)際采集時(shí)，要有效利用數(shù)字化設(shè)備，如果檔案信息中包含紙質(zhì)文件或者照片等，可用掃描儀將文字信息以數(shù)字化信息的方式存儲(chǔ)下來。

4.3 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理

在云時(shí)代使用科學(xué)的手段實(shí)現(xiàn)有關(guān)操作，可以讓檔案信息管理工作的效果更為明顯。數(shù)字化采集是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，這項(xiàng)操作完成后，就要加以科學(xué)處理，即數(shù)字化處理階段。在該階段，要對(duì)數(shù)字化信息加以科學(xué)的分析、判斷，其根本目的是讓用戶能夠更快速地檢索、獲取所需的目標(biāo)資源，以提升工作效率。在數(shù)字化處理時(shí)，要對(duì)數(shù)據(jù)加以科學(xué)管理，做好統(tǒng)一編碼，并規(guī)范有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)檔案情況，進(jìn)行編目。通常來說，檔案都是依據(jù)各種指標(biāo)進(jìn)行科學(xué)排列的，像時(shí)間與來源等，通過對(duì)有關(guān)信息的準(zhǔn)確編碼達(dá)到更為理想的檢索效果。

4.4 建立在線數(shù)據(jù)庫

為了適應(yīng)檔案數(shù)字化管理要求，高校需要積極建立更為系統(tǒng)的在線數(shù)據(jù)庫，這是云時(shí)代的必然要求，必須引起足夠的重視。在線數(shù)據(jù)庫的建立是必然趨勢(shì)，是時(shí)代的要求，其對(duì)數(shù)字化檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)發(fā)揮著很重要的作用。在線數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效共享，實(shí)現(xiàn)資源需求目標(biāo)。為了更快地獲取所需資源，實(shí)現(xiàn)更為科學(xué)的檢索，要對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)化管理，進(jìn)行合理分類操作，建立系統(tǒng)的在線數(shù)據(jù)庫。檔案資源種類很多，包含視頻、音頻等，各種資源在構(gòu)建書庫時(shí)，要具備特殊的依據(jù)，以滿足各用戶的需求。數(shù)據(jù)庫的建立要嚴(yán)格依據(jù)現(xiàn)實(shí)條件一一落實(shí)，不能盲目照搬，要將自身特色融入其中。

4.5 建立檔案保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)體系，保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的安全可靠性

高校應(yīng)基于新修訂的《中華人民共和國檔案法》對(duì)高校檔案數(shù)字化管理工作加以規(guī)范并落實(shí)。高校檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)服務(wù)器是由院校網(wǎng)絡(luò)信息中心集中管理的，有專人來管理維護(hù)，定期檢測(cè)，數(shù)字檔案資源庫必須做好備份，實(shí)現(xiàn)異地保管，特別是涉密檔案數(shù)據(jù)。檔案管理者要提升自身的保密意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)前沿技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷地優(yōu)化自身的工作方法和技術(shù)手段，確保檔案管理的安全性。

4.6 優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍

檔案工作人員要更新自身的工作思維觀念，從傳統(tǒng)檔案管理手段的束縛中走出來。檔案數(shù)字化并非單純從“線下”到“線上”資源的查詢應(yīng)用，而是對(duì)檔案業(yè)務(wù)的優(yōu)化整合，實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)據(jù)化。在云時(shí)代，檔案管理者除了對(duì)相關(guān)檔案資源做簡(jiǎn)單接收、保存等工作外，還要具備一定的專業(yè)知識(shí)、文化素養(yǎng)，可以有效借助現(xiàn)代化的人工智能、數(shù)字檔案系統(tǒng)實(shí)施檔案管理，提高檔案管理效率。除此之外，高校檔案管理任務(wù)多，工作量也很大，需要檔案管理者不斷地提升自身的專業(yè)素養(yǎng)及創(chuàng)新能力，以滿足高校檔案數(shù)字化管理的需求，更好地落實(shí)高效檔案數(shù)字化管理工作，這是高校檔案管理工作的職責(zé)所在。

5 結(jié)語

習(xí)近平總書記曾指出：“檔案工作是一項(xiàng)非常重要的工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?！痹跀?shù)字化轉(zhuǎn)型的大背景下，檔案管理人員要積極順應(yīng)當(dāng)前時(shí)代的變化與發(fā)展需求，轉(zhuǎn)變檔案管理理念，深度挖掘檔案資料的價(jià)值，從而使檔案管理工作更加高效，推動(dòng)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

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