云時代背景下的高校聲像檔案數(shù)字化管理

聶敏

摘要：高校的聲像檔案是高等學(xué)校歷史發(fā)展的結(jié)晶，是教學(xué)、科研、管理等多方面的長期積累，是高校寶貴的文化資源財富。信息技術(shù)日新月異的發(fā)展帶來了各個領(lǐng)域的深刻變革，高校聲像檔案管理的數(shù)字化早已成為高校檔案管理的主流趨勢，尤其是近年來計算機(jī)云技術(shù)的廣泛滲透，各類信息獲取及服務(wù)領(lǐng)域全面進(jìn)入了以“數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)集中存儲”為顯著優(yōu)勢的“云時代”，為高校聲像檔案管理的收集、存儲和使用提供了更多可能的技術(shù)手段，也為高校聲像檔案管理提供了更加集約化、規(guī)?；蛯I(yè)化的信息技術(shù)整合平臺，使高校聲像檔案有了更為便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于訪問的存放位置，使高校聲像檔案管理全面走向智能化。本文通過對高校聲像檔案管理工作的主要瓶頸的分析，旨在探索云計算技術(shù)在聲像檔案管理中應(yīng)用方向，并對云時代背景下高校聲像檔案數(shù)字化管理挑戰(zhàn)提出相應(yīng)應(yīng)對策略。

關(guān)鍵詞；高校聲像檔案；數(shù)字化；云時代

中圖分類號：TP393 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）27-0279-02

高校的聲像檔案是高等學(xué)校歷史發(fā)展的結(jié)晶，通過畫面、聲音的生動內(nèi)容，客觀形象地記錄和再現(xiàn)一個學(xué)校發(fā)展的歷史面貌和各方面的情況，不僅是教學(xué)、科研、管理等多方面的長期積累，是高校寶貴的文化資源財富，更是高校未來發(fā)展戰(zhàn)略制定的翔實依據(jù)。信息技術(shù)日新月異的發(fā)展帶來了各個領(lǐng)域的深刻變革，高校聲像檔案管理的數(shù)字化早已成為高校檔案管理的主流趨勢，尤其是近年來計算機(jī)云技術(shù)的廣泛滲透，各類信息獲取及服務(wù)領(lǐng)域全面進(jìn)入了以“數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)集中存儲”為顯著優(yōu)勢的“云時代”，為高校聲像檔案管理的收集、存儲和使用提供了更多可能的技術(shù)手段，也為高校聲像檔案管理提供了更加集約化、規(guī)?；蛯I(yè)化的信息技術(shù)整合平臺，使高校聲像檔案有了更為便捷的管理和共享方式，有了更加安全、更易于訪問的存放位置，使高校聲像檔案管理全面走向智能化。

1 高校聲像檔案管理工作的主要瓶頸

1.1 來源復(fù)雜 缺乏甄選機(jī)制

隨著數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是智能手機(jī)、移動互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，微信、美拍、QQ空間、微博等自媒體平臺的新興和發(fā)展，使每位師生都有可能成為聲像資料的來源，特別是在基層組織的活動中，檔案部門往往處于被動地位，無法預(yù)先掌握活動信息，對拍攝者水平、聲像資料的拍攝質(zhì)量、保存條件都無法控制，更遑論控制聲像檔案的質(zhì)量。在拍攝條件和拍攝水平良莠不齊的情況下所產(chǎn)生海量的聲像數(shù)據(jù)面前，如何進(jìn)行甄選顯得尤為重要，但在實際的操作中，第一手資料的篩選主體是資料產(chǎn)生的部門還是檔案管理部門都較為模糊，高校檔案管理也沒有明確的規(guī)范和篩選標(biāo)準(zhǔn)，缺乏完善甄選的機(jī)制，要么是簡單的資料收集匯總，要么墨守于以往的個人工作經(jīng)驗。

另外，高校原有其他載體的聲像檔案如實體照片、錄音磁帶、錄像帶資料的數(shù)字化也是一項巨大的工程，也需要完善的甄選機(jī)制來進(jìn)行甄選，對具有重大歷史價值的聲像檔案進(jìn)行無損數(shù)字化轉(zhuǎn)換、修復(fù)、妥善保存和有效開發(fā)利用都是高校檔案管理中亟待解決的問題。

1.2 歸檔模糊 檢索效率低下

聲像檔案的歸檔范圍較廣，內(nèi)容也較為繁雜，大多數(shù)高校檔案管理部門沒有明確的規(guī)范來界定歸檔范圍和內(nèi)容；檔案的管理分類依循也各不相同，但原有的分類方法的滯后是當(dāng)前比較突出的問題，無論是以時間為序或是以事件為題，還是以人物為主，單一線性的分類方法都無法滿足日后工作的檢索需要。

1.3 各自為政 存在共享盲區(qū)

學(xué)校的聲像檔案管理部門往往是重大活動和事件發(fā)生后的資料整理和匯總部門，事件策劃和發(fā)生的主體部門有著更豐富和詳盡的一手資料，有些生動活潑的畫面往往因為不夠嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)肅而被屏蔽在轉(zhuǎn)交檔案管理部門之前，而高校的管理和宣傳都應(yīng)緊跟時代潮流，順應(yīng)學(xué)生的實際需要，檔案部門不僅要保存具有歷史記錄價值的聲像資料，更要注意搜集這些反映時代潮流和思想風(fēng)向的趣聞趣事，全方位的記錄和再現(xiàn)師生的精神面貌。另外，在工作實踐中發(fā)現(xiàn)，越是有價值的聲像檔案涉及重大的事件和重要人物，具有較高的觀賞性和個人榮譽(yù)性，往往越難歸檔，更容易散落于資料檔案發(fā)生當(dāng)事人和當(dāng)事部門。事件發(fā)生部門不知檔案管理部門篩選和留存了哪些資料，檔案管理部門也不了解當(dāng)事部門實際的檔案交接情況，造成了一定的信息不對稱。加之因為檢索效率的低下，其他相關(guān)部門在使用和查找資料往往不愿大費(fèi)周章的查閱學(xué)校的檔案，也免于沉溺浩瀚的資料翻閱查找，更樂于直接向當(dāng)事人和當(dāng)事部門索取。

2 云計算技術(shù)在高校聲像檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用

云計算（cloud computing）是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)服務(wù)的增加、使用和交付模式，通?；诨ヂ?lián)網(wǎng)來提供動態(tài)易擴(kuò)展且經(jīng)常是虛擬化的資源?，F(xiàn)階段廣為接受的是美國國家標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)研究院（NIST）定義：云計算是一種提供可用的、便捷的、按需的網(wǎng)絡(luò)訪問的模式， 通過進(jìn)入可配置的計算資源共享池，快速獲取包括網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)器、存儲、應(yīng)用軟件、服務(wù)等資源。簡而言之，云計算技術(shù)與以往IT技術(shù)相比較，其優(yōu)勢在于能夠通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式進(jìn)行大規(guī)模的信息數(shù)據(jù)處理，對信息的獲取、存儲及服務(wù)實現(xiàn)集約化、規(guī)?；蛯I(yè)化整合。

2.1 云計算技術(shù)在聲像檔案收集方面的作用

云技術(shù)在攝影攝像產(chǎn)業(yè)的廣泛應(yīng)用，云相機(jī)、云攝像機(jī)的出現(xiàn)無限地延伸了聲像檔案的信息量，聲像資料的收集不再受相機(jī)、攝像機(jī)的存儲能力所限，可以隨意采集盡可能詳盡的聲像資料，通過這些終端設(shè)備所產(chǎn)生的聲像文件可以即時直接上傳至云服務(wù)器，也可以通過微信、百度云端等自媒體平臺隨時隨地的分享，免去了以往活動或事件發(fā)生之后檔案管理部門逐一向基層部門收集的繁瑣，既簡化了工作的流程，還將聲像資料在收集和交接過程中的流失風(fēng)險減小到最低程度。

2.2 云計算技術(shù)在聲像檔案存儲方面的作用

目前，云存儲的市場已形成一定規(guī)模，為企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供的信息服務(wù)也日臻成熟。建立高校聲像檔案的云存儲平臺與以往將照片、視頻、音頻文件匯總后刻錄光盤的方法有著不可比擬的優(yōu)越性。其一，多用戶共享及共享的權(quán)限化。為基層部門開設(shè)低級用戶，僅授權(quán)給基層文件上傳、查看和編輯本部門文件的工作權(quán)限，檔案管理部門只需將他們上傳的聲像文件進(jìn)行分類篩選、歸檔即可；待基層有查找需求時，臨時開通權(quán)限，既便于對聲像檔案的管理，又避免重要信息被刪、誤路徑轉(zhuǎn)移等誤操作。其二，安全性高。云存儲平臺的專業(yè)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)和防火墻設(shè)計以及多機(jī)房互備，最大可能地保證了聲像檔案的數(shù)據(jù)安全，比以往在光盤、移動硬盤、本地硬盤的存儲方式更具專業(yè)和安全性。其三，協(xié)作機(jī)制簡化工作流程。云存儲平臺不僅可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速傳輸，還可以通過檔案留言的功能，來建立協(xié)同作業(yè)的機(jī)制，擁有留言權(quán)限的使用者可以留言讓上傳者或其他同事修改，也可組織組員討論該檔案是否有留存的必要和意義以及提出相應(yīng)的修改和編輯方案；上傳者也可以將聲像檔案的文字描述盡可能細(xì)致；一旦修改完成，上傳者直接上傳修改后文件，檔案管理者即可收到消息提醒，實時了解工作進(jìn)度，免去了以往通過電話、郵件進(jìn)行通知、詢問、文件傳輸、文件下載、再歸檔等一系列繁瑣工作。

2.3 云計算技術(shù)在聲像檔案使用方面的作用

隨著云計算技術(shù)的不斷發(fā)展，云平臺不僅是聲像檔案便捷、安全的存儲平臺，還是聲像檔案文件的初級處理平臺。通過平臺提供的對象存儲 OSS 功能可以對圖片進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、縮略圖、剪裁、水印、縮放，對音視頻轉(zhuǎn)碼等操作，檔案管理者和上傳者都無需掌握專業(yè)圖像、音頻、視頻處理軟件就可以將聲像檔案編輯為適當(dāng)?shù)母袷胶头弦蟮臉邮胶痛笮?，更便于聲像檔案的使用。

云技術(shù)使海量的聲像檔案數(shù)據(jù)庫中的檢索操作變得容易，通過檢索聲像檔案文件的關(guān)鍵字就能迅速地查找到相關(guān)的資料，再通過瀏覽縮略圖或在線預(yù)覽音視頻文件，進(jìn)行下一步的文件下載等操作，比起以往的聲像檔案檢索方法在速度和準(zhǔn)確性上有質(zhì)的飛躍。

云平臺的操作日志化，對于多成員共享和編輯的環(huán)境，實現(xiàn)了記錄用戶操作路徑的功能，更易于糾正聲像檔案管理者和使用者的不規(guī)范操作，實現(xiàn)了聲像檔案從上傳到使用的全程規(guī)范管理。

3 云時代背景下高校聲像檔案數(shù)字化管理的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略

云計算技術(shù)為高校的聲像檔案管理提供了便捷而安全的文件收集、存儲平臺，為提高聲像檔案管理效率和使用質(zhì)量提供了有力的技術(shù)支持，也給聲像檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)。網(wǎng)絡(luò)文件傳輸?shù)谋憬菀彩怪R產(chǎn)權(quán)保護(hù)、國家信息安全等相關(guān)領(lǐng)域的法規(guī)空白點突顯，提高和增強(qiáng)檔案管理的知識產(chǎn)權(quán)和保密意識是檔案管理工作者首要任務(wù)。與其他職能部門協(xié)同，參與建立和完善相關(guān)制度法規(guī)也是業(yè)界同仁嚴(yán)肅思考的首要課題。

由于技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案的數(shù)據(jù)安全性已有非常成熟的技術(shù)保證，但不時爆出服務(wù)商服務(wù)器被黑客攻陷造成客戶數(shù)據(jù)外流的新聞，高級別機(jī)密文件的云存儲安全問題仍然不容忽視。通過多服務(wù)器多重備份等技術(shù)手段數(shù)據(jù)的持久性盡管已如云技術(shù)平臺服務(wù)商所標(biāo)榜的99.99%，但仍有丟失損毀的風(fēng)險存在，這就要求檔案管理者認(rèn)真篩選合作服務(wù)商，選擇技術(shù)成熟、硬件設(shè)備優(yōu)質(zhì)、開發(fā)維護(hù)技術(shù)團(tuán)隊實力雄厚的服務(wù)商進(jìn)行合作，多學(xué)習(xí)多考察，為聲像檔案管理做好客觀技術(shù)保證。

云時代的到來為高校聲像檔案管理水平提供了高質(zhì)量提升的契機(jī)，為檔案管理提供了有力的技術(shù)支持和保證，所帶來的挑戰(zhàn)歸根結(jié)底就是對檔案管理人員素質(zhì)提出的新要求，不僅要求檔案管理者需要具備檔案管理經(jīng)驗和信息技術(shù)的綜合能力，還要求具備適應(yīng)時代發(fā)展不斷地學(xué)習(xí)能力，來處理和解決檔案管理工作中信息的收集、歸檔、開發(fā)及挖掘各環(huán)節(jié)的管理瓶頸，應(yīng)對不斷涌現(xiàn)的技術(shù)難題，以先進(jìn)科學(xué)的管理意識、與時俱進(jìn)的管理手段和踏實穩(wěn)健的工作態(tài)度來開創(chuàng)高校聲像檔案的新時代。

參考文獻(xiàn)：

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