優(yōu)化高校內(nèi)部控制的有效策略分析

馮曉晨

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展所需要的教育經(jīng)費也在增加。“科教興國、人才強國”是我國近年來提出的新的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，飛速發(fā)展的高等教育使國家逐年增加了教育經(jīng)費的投入力度。環(huán)境的變化也對我國高校內(nèi)部控制建設(shè)水平的提升提出了更高的要求。頻繁發(fā)生的高校貪腐現(xiàn)象引起了社會各界的高度關(guān)注，高校并不是貪腐的庇護所，一旦出現(xiàn)這種現(xiàn)象一方面會使國家財產(chǎn)受到嚴重損失，因此，應(yīng)加大力度對貪腐、高校資金使用不當(dāng)問題進行整治。不斷提升高校內(nèi)部控制體系的有效性能夠在確保高校各項業(yè)務(wù)正常有序開展的同時，從根源上減少腐敗案件的發(fā)生。

我國高校內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題

控制環(huán)境方面存在問題

首先，高校的組織機構(gòu)在設(shè)置方面還亟待改進和完善。站在總體的層面來看，很多高校已經(jīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定制定了內(nèi)部控制制度來有效管理學(xué)校的各項業(yè)務(wù)活動。然而有的高校在內(nèi)部控制建設(shè)的過程中缺乏全面性和統(tǒng)籌性，并未構(gòu)建專門的職能部門對內(nèi)部控制進行統(tǒng)籌建設(shè)與安排。如：A高校的內(nèi)部控制工作主要是由財務(wù)處負責(zé)，但是財務(wù)部門日常所承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作本就十分繁重，在內(nèi)部控制的建設(shè)上顯得力不從心。

其次，缺乏清晰的崗位職責(zé)分配和設(shè)置。清晰的崗位職責(zé)設(shè)置與權(quán)責(zé)分配對高校內(nèi)部控制的全面性和有效性起到?jīng)Q定性作用。但是目前在個別高校中有的部門的職能作用并未得到明確的發(fā)揮。如：A高校設(shè)置了審計處，但是在崗位配置上存在人員配備不齊、崗位不足的問題，并且在崗位職責(zé)和權(quán)限的設(shè)置上也出現(xiàn)了較為籠統(tǒng)、相互混淆的情況；A高校二級學(xué)院教學(xué)秘書的主要工作是為各年級學(xué)生排課及安排畢業(yè)年級學(xué)生的實習(xí)工作，然而教務(wù)處也有相關(guān)人員完成上述工作，這就造成了職權(quán)重疊的現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)問題必然會相互推諉，造成管理的混亂。

然后，高校缺乏對內(nèi)部控制的有效宣傳。如：目前大部分高校內(nèi)部控制建設(shè)的培訓(xùn)工作只是在相關(guān)部門開展，并未在全校普及，培訓(xùn)的頻次相對較少、培訓(xùn)的內(nèi)容較為單一，培訓(xùn)的內(nèi)容更是缺乏具體的操作、實際案例分析等內(nèi)容。

風(fēng)險評估方面存在不足

首先，對高校的管理缺乏風(fēng)險意識。近年來頻繁曝光的高校腐敗案例及丑聞使得一直被稱為象牙塔、凈土的高校成為社會高度關(guān)注的焦點，這也充分說明上至高校的管理層、下至各高校的業(yè)務(wù)基層都缺乏足夠的風(fēng)險管理意識。高校各層級在風(fēng)險預(yù)警和應(yīng)對措施方面都過于簡單，均未充分結(jié)合高校的特殊性。風(fēng)險意識不足導(dǎo)致高校對風(fēng)險管理的要求偏低，應(yīng)對和防御風(fēng)險的能力有待提升。

其次，應(yīng)對風(fēng)險的準(zhǔn)備還存在明顯的紕漏。各高校的財務(wù)處是財務(wù)管理的主要職能部門，然而高校的內(nèi)部風(fēng)險集中在日常管理的方方面面，如：高校在基建板塊中隱藏著一定的項目超支風(fēng)險，當(dāng)高校人事變動后，可能引發(fā)權(quán)屬不明的風(fēng)險，由于網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)的不足而增加輿情管理風(fēng)險的難度。

控制活動方面缺乏嚴格把控

首先，對預(yù)算編制過程缺乏嚴格的把控。如：A高校在預(yù)算管理過程中對于項目的初期論證缺乏及時性和充分性，導(dǎo)致在項目執(zhí)行的過程中出現(xiàn)了執(zhí)行不到位、變更較多的問題；A高校在預(yù)算編制上也缺乏對各部門的統(tǒng)一要求。

其次，對預(yù)算的執(zhí)行缺乏有效監(jiān)督。目前各高校在預(yù)算執(zhí)行方面主要采取的是事后監(jiān)督的方式，主要是高校的財務(wù)部門與審計部門定期或不定期的檢查或抽查學(xué)校的預(yù)算執(zhí)行情況。但是在實際的檢查或抽查過程中，高校的審計部門并未真正參與到項目的執(zhí)行過程中，導(dǎo)致無法對項目的真實情況進行審計與監(jiān)督。如：A高校各部門由于缺乏統(tǒng)一、規(guī)范化的項目制度，使得審計部門對項目的進展情況無法及時掌握、清晰了解，監(jiān)督的作用無法得到充分發(fā)揮，監(jiān)督與檢查的過程通常是走形式。由于項目的實施脫離了審計與監(jiān)督，必然帶來或多或少的困難，從而最終影響項目的進度，使高校出現(xiàn)資金流失風(fēng)險。

然后，高校對收入缺乏有效的控制，對支出的審核也缺乏嚴格性。在高校的業(yè)務(wù)中收支業(yè)務(wù)是重點。高校能夠按照上級要求制定出收支業(yè)務(wù)管理制度，并且建立了與之相應(yīng)的審批流程和權(quán)限，然而在各項目具體的執(zhí)行過程中仍存在收支業(yè)務(wù)問題。如：A高校的收入來源主要包括國家財政撥款、相關(guān)企業(yè)對二級單位業(yè)務(wù)創(chuàng)收的資助、教育相關(guān)部門的經(jīng)費支持等，上述多渠道收入來源導(dǎo)致高校的收入管理出現(xiàn)了亂象，收入賬面金額與實際金額不符的問題，還存在應(yīng)收而收取不及時的問題；支出控制方面也存在漏洞，如：未嚴格把關(guān)支出報銷審核流程，出現(xiàn)了發(fā)票對應(yīng)不上、審批流程不完善、手續(xù)不齊全等問題；

最后，高校在經(jīng)費管理過程中各部門為了完成預(yù)算額度，出現(xiàn)了為完成目標(biāo)而提前支付款項的問題，這種單純的預(yù)算執(zhí)行很可能導(dǎo)致票據(jù)拼湊、項目控制不嚴格超出預(yù)算的問題。

缺乏有效的信息與溝通

首先，各部門之間并未實現(xiàn)信息共享。目前各高校都建立了信息管理系統(tǒng)，其主要功能是實現(xiàn)上下級信息的傳遞，然而各部門在信息傳遞過程中仍存在不順暢的問題。如：A高校存在信息傳遞單向性的情況，隨著高校規(guī)模的不斷擴大，各職能部門之間相對獨立，在具體協(xié)同業(yè)務(wù)的處理上各部門之間缺乏有效溝通，信息不對稱現(xiàn)象明顯；信息無法及時溝通與共享導(dǎo)致高校各部門的工作效率大大下降，這對高校內(nèi)部控制體系的構(gòu)建與完善極為不利。

其次，高校的上下級之間缺乏全面而有效的溝通。隨著高校規(guī)模的不斷擴大其管理層級也不斷增加，這就使得信息在傳遞的過程中出現(xiàn)缺失的問題。如：A高校的高層管理者和基層工作人員在信息處理中存在明顯的差距，并未搭建起有效的溝通渠道，信息的傳遞者無法直接獲取工作的實際情況，上下級之間的溝通存在較大的跨度。

內(nèi)部監(jiān)督流于形式

首先，內(nèi)部監(jiān)督流于形式。目前各高校的內(nèi)部監(jiān)督主要依靠的是內(nèi)部審計部門。在監(jiān)督檢查的過程中，由于受到學(xué)校管理層領(lǐng)導(dǎo)干預(yù)，導(dǎo)致內(nèi)部審計部門缺乏權(quán)威性和獨立性，并未構(gòu)建有效的監(jiān)督機制。如：A高校在內(nèi)部監(jiān)督的過程中通常礙于同事之間的情面所提出的問題也僅停留在表面，只是將問題及時反饋給校領(lǐng)導(dǎo)，而校領(lǐng)導(dǎo)通常情況下為了避免事態(tài)惡化，會私下處理或隱瞞這些問題，這也是高校目前在內(nèi)部監(jiān)督中存在的通病。

其次，缺乏有力的外部監(jiān)督。目前高校內(nèi)部控制的外部監(jiān)督主要是政府相關(guān)職能部門對高校的內(nèi)部控制進行監(jiān)督與檢查。但是在監(jiān)督檢查的過程中由于各職能部門目標(biāo)并不一致，導(dǎo)致尚未形成統(tǒng)一的監(jiān)督體系。

優(yōu)化我國高校內(nèi)部控制的有效策略

優(yōu)化控制環(huán)境

首先，各高校應(yīng)盡快完善組織架構(gòu)。結(jié)合學(xué)校自身的實際狀況，安排調(diào)度各部門的管理人員，使各職能部門的職責(zé)做到清晰、明確，同時增加相關(guān)管理部門的權(quán)限。如：A高校應(yīng)組織更多的人員積極參與到內(nèi)部控制管理工作中，定期組織相關(guān)人員召開黨委會，并對內(nèi)部控制管理工作進行商討，最終將參會人員的意見形成統(tǒng)一的建議和決定，全面提升高校內(nèi)部控制管理力度，確保高校的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)能夠順利實現(xiàn)。

其次，高校應(yīng)盡快完善崗位設(shè)置與權(quán)責(zé)分配。各高校應(yīng)對各崗位的設(shè)置、崗位的工作內(nèi)容等進行匯總與分析，對現(xiàn)有的組織架構(gòu)、崗位配置等進行重新梳理，對于存在重疊職責(zé)的部分要重點調(diào)整，重新設(shè)置崗位。

然后，在校內(nèi)應(yīng)加大對內(nèi)部控制的宣傳力度。各高校應(yīng)要求各部門的人員對內(nèi)部控制的相關(guān)內(nèi)容進行充分了解，進一步強化學(xué)校內(nèi)部控制宣傳工作。各高?？梢愿鶕?jù)自己的實際校情以及內(nèi)部控制的關(guān)聯(lián)度，在校內(nèi)進行內(nèi)部控制的宣傳與培訓(xùn)，可以通過淺顯易懂的案例、專家講座等不同的方式在校內(nèi)進行宣傳。

加強風(fēng)險評估

首先，全面提升內(nèi)部控制風(fēng)險管理水平。各高校應(yīng)盡快提升管理層和普通教職員工對風(fēng)險的認知與風(fēng)險管理意識，增強風(fēng)險敏感度。如：A高校以近年來曝光的科研、招生以及基建等方面的相關(guān)案例在全校進行警示教育，這樣對內(nèi)部控制工作的開展可以起到警醒的作用；A高校借助成功的案例宣傳實施內(nèi)部控制對本校經(jīng)濟管理的重要性，進一步明確風(fēng)險控制的價值所在。

其次，建立科學(xué)而完善的風(fēng)險評估機制。各高校應(yīng)結(jié)合自身的具體情況選擇并構(gòu)建一套適合高校的風(fēng)險識別系統(tǒng)，以此來對風(fēng)險發(fā)生的大小、預(yù)期效益等進行提前預(yù)測，這樣可以提前采取風(fēng)險應(yīng)對措施，夯實高校健康發(fā)展的基礎(chǔ)。如：A高?？梢猿浞纸柚F(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢在高校內(nèi)部設(shè)置風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，對于高風(fēng)險項目要予以特別關(guān)注，一旦觸碰到預(yù)警數(shù)據(jù)，管理人員就可以根據(jù)預(yù)警及時采取有效的應(yīng)對措施。

加大控制活動的實施力度

首先，高校應(yīng)加強預(yù)算管理，不斷健全并完善預(yù)算執(zhí)行與考核機制。各高校應(yīng)盡快提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性與科學(xué)性，預(yù)算編制的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不能只局限于當(dāng)年的項目，還應(yīng)該將高校未來的發(fā)展規(guī)劃、年度計劃等充分考慮在內(nèi)；各高校應(yīng)加強預(yù)算管理的執(zhí)行力度，充分發(fā)揮預(yù)算對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的制約作用，并加強預(yù)算執(zhí)行過程中的監(jiān)督力度，如：A高校的財務(wù)部門在執(zhí)行預(yù)算時應(yīng)對已批復(fù)的預(yù)算金額及時安排，根據(jù)實際情況盡快分解并下達到二級部門。

其次，加大對收支的管理力度，嚴格按照審批流程來執(zhí)行。對于收入業(yè)務(wù)，高校的財務(wù)部門一方面可以統(tǒng)一歸檔各類收入業(yè)務(wù)，并根據(jù)業(yè)務(wù)的特征制定出不同的收費標(biāo)準(zhǔn)；另一方面對二級單位收入項目的監(jiān)管力度要加大，及時敦促相關(guān)部門上交款項，避免出現(xiàn)資金被截留的問題；對于支出業(yè)務(wù)方面，各高校應(yīng)盡快完善審批制度、要求財會人員增加對支出事項的敏感度、進一步強化對憑證的審核力度、并要求高校的內(nèi)部審計部門提升其所屬的監(jiān)督職責(zé)。

完善信息與溝通

首先，盡快實現(xiàn)各部門之間的信息共享。高校應(yīng)針對在信息溝通與傳遞中存在的不足，盡快完善信息管理系統(tǒng)，加強各部門之間的溝通與交流，充分借助現(xiàn)代信息技術(shù)在各部門之間搭建順暢的溝通渠道，實現(xiàn)信息的及時共享，全面提升工作效率。

其次，各高校應(yīng)盡快實現(xiàn)上下級之間的全面溝通。在信息傳遞過程中高校應(yīng)盡量將數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，以此來提升信息的傳遞質(zhì)量，確?；鶎訉π畔⒌睦斫?。

加大監(jiān)督的力度

首先，各高校應(yīng)加強內(nèi)部監(jiān)督的力度。實施內(nèi)部控制需要高校所有員工的積極配合與大力支持，高校實施內(nèi)部控制的主要目的是為了提升抵御風(fēng)險的能力，促進高校的健康、穩(wěn)定發(fā)展，與每一名員工息息相關(guān)。因此，各高校應(yīng)加強內(nèi)部監(jiān)督的力度。如：A高校在內(nèi)部控制體系建設(shè)中，除了借助內(nèi)部審計的作用，還充分依托全體職工的力量構(gòu)建了民主監(jiān)督機制。

其次，加大高校的外部監(jiān)督力量。外部監(jiān)督是促進高校健康發(fā)展的有效保障，各級政府部門應(yīng)加強對高校的考察與監(jiān)督，及時督促高校查找在內(nèi)部控制中存在的不足之處，對于發(fā)現(xiàn)的問題要及時進行披露，并盡快形成完善的評價報告，讓內(nèi)部控制不能只流于形式。

綜上所述，隨著我國高等教育事業(yè)改革的不斷深化，各高校所面臨的內(nèi)外部環(huán)境日益復(fù)雜，能否確保高效的可持續(xù)、健康發(fā)展，內(nèi)部控制建設(shè)的水平將直接對其產(chǎn)生影響。因此，高校應(yīng)結(jié)合自身的實際情況采取科學(xué)而有效的優(yōu)化策略，加強內(nèi)部控制意識，構(gòu)建風(fēng)險防范機制，加強信息化建設(shè)，不斷健全和完善監(jiān)督機制，使內(nèi)部控制在高校教育事業(yè)發(fā)展中的重要作用得到充分發(fā)揮，為實現(xiàn)高校經(jīng)濟活動的穩(wěn)定運行提供保障。

（作者單位：北京興中海會計師事務(wù)所有限公司）