財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案的管理研究

文/渭南市臨渭區(qū)水政監(jiān)察大隊(duì) 王丹

會計(jì)檔案記錄反映了企事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，主要包括會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等資料，既是國家檔案的組成部分，也是檢查過去一段時(shí)間內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動的依據(jù)。與普通文書檔案相比，會計(jì)檔案的形成范圍廣泛，檔案類別穩(wěn)定，且外在形式多樣，是企事業(yè)單位管理工作的一個(gè)重點(diǎn)?！稌?jì)檔案管理辦法》提出推行電子會計(jì)檔案，并對電子會計(jì)檔案資料的收集、保管、使用做出明確規(guī)定。財(cái)務(wù)共享模式下，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)會計(jì)工作發(fā)生明顯改變，加強(qiáng)電子會計(jì)檔案管理才能滿足新形勢要求。以下結(jié)合實(shí)踐進(jìn)行探討。

一、電子會計(jì)檔案的發(fā)展歷程

我國電子會計(jì)檔案的發(fā)展歷程中，主要包含6個(gè)重大節(jié)點(diǎn)：一是2012年初步嘗試，國家檔案局在中國電信廣東分公司、中國聯(lián)通湖北分公司、中國人民財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)股份公司開展試點(diǎn)工作，在公司內(nèi)部嘗試會計(jì)憑證無紙化歸檔，結(jié)果取得良好成效。二是2016年1月頒發(fā)《會計(jì)檔案管理辦法》，規(guī)定企業(yè)可利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)管理會計(jì)檔案，企業(yè)內(nèi)部形成的電子會計(jì)資料和從外部接收的電子會計(jì)資料，在滿足一定條件時(shí)可僅以電子形式歸檔保存。三是2016年，國家檔案局選取33家企業(yè)作為首批試點(diǎn)單位，開展電子檔案管理工作，其中14家試點(diǎn)單位通過驗(yàn)收，在電子文件歸檔、儲存、檢測、利用等方面取得初步成效。四是2018年選取了第二批試點(diǎn)單位，一方面，解決首批試點(diǎn)中存在的問題；另一方面，繼續(xù)探索電子發(fā)票、電子證照、三維電子文件等特殊資料的歸檔管理。五是2019年4月，在《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》中，明確了電子簽名、電子印章、電子證照、電子檔案的法律效力，成為電子檔案管理的保障。六是2020年3月發(fā)布《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，規(guī)范了電子會計(jì)憑證的報(bào)銷、入賬、歸檔流程，實(shí)現(xiàn)了全流程電子化管理，為電子會計(jì)檔案的管理提供了指導(dǎo)。

二、財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案管理的優(yōu)勢和挑戰(zhàn)

（一）管理優(yōu)勢。1.有利于提高管理效率。會計(jì)檔案類型多、數(shù)量大，傳統(tǒng)檔案管理的效率低，尤其查詢檔案資料時(shí)需要耗費(fèi)較長時(shí)間。財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案管理顯著提高了管理效率，主要表現(xiàn)為：第一，查詢會計(jì)檔案資料時(shí)，只需輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，就能及時(shí)找到對應(yīng)的檔案。第二，在會計(jì)檔案資料的收集、分類、整理等環(huán)節(jié)，在智能財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、信息識別技術(shù)的支持下，提高了管理的自動化、智能化，將管理人員從機(jī)械性、重復(fù)性的工作中解脫出來。2.有利于實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理。傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理，首先打印會計(jì)憑證，然后根據(jù)時(shí)間先后進(jìn)行排序、編號，最后加上封面封底裝訂。財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案管理以財(cái)務(wù)共享中心為核心，錄入財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)后系統(tǒng)進(jìn)行分類管理。以原始憑證的收集為例，使用掃描儀對原始會計(jì)資料進(jìn)行掃描，形成電子數(shù)據(jù)上傳至財(cái)務(wù)共享中心，自動完成匯總、排序與整理。而且，對于電子單據(jù)和憑證，財(cái)務(wù)共享中心基于統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)或口徑，可根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行分類管理，生成編號確保原始憑證與電子憑證一一對應(yīng)，最終形成格式統(tǒng)一的電子檔案?？梢?，電子會計(jì)檔案管理提高了精細(xì)化程度，能為后續(xù)檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用創(chuàng)造良好條件。3.有利于降低管理成本。傳統(tǒng)會計(jì)檔案的管理中，為了保護(hù)大量的紙質(zhì)檔案，不僅需要建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室，還要做好防火、防潮、防蟲害等工作，要投入大量的成本。電力會計(jì)檔案管理，以電子數(shù)據(jù)為管理對象，統(tǒng)一存儲在財(cái)務(wù)共享中心，不需使用檔案室，也不需要防火、防潮、防蟲害等措施，有利于降低管理成本。另外，會計(jì)檔案的管理由系統(tǒng)自動化完成，相較于傳統(tǒng)管理模式減少了對管理人員的用量需求，也能降低人力成本。4.有利于推進(jìn)資源共享。財(cái)務(wù)共享中心的建立，打破了時(shí)間、空間的限制，在提高財(cái)務(wù)管理效率的同時(shí)，也能提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。例如：企業(yè)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)，為財(cái)務(wù)人員打造APP，利用該APP提交業(yè)務(wù)申請、上傳原始憑證、完成線上審批，優(yōu)化了工作流程，節(jié)省了管理人員的精力。以差旅費(fèi)報(bào)銷為例，采用電子檔案管理模式，員工利用APP的報(bào)銷模塊，對原始票據(jù)進(jìn)行掃描上傳，數(shù)據(jù)傳輸至財(cái)務(wù)共享中心，分類處理后到達(dá)領(lǐng)導(dǎo)端口，領(lǐng)導(dǎo)線上審核、審批，完成差旅費(fèi)的報(bào)銷。將實(shí)物資料、電子檔案資料相結(jié)合，顯著加快了處理速度，進(jìn)一步推進(jìn)了資源共享。

（二）帶來的挑戰(zhàn)。電子會計(jì)檔案管理，從紙質(zhì)化向電子化轉(zhuǎn)變，從屬地管理向共享中心管理轉(zhuǎn)變，從固定期間存檔向信息實(shí)時(shí)更新轉(zhuǎn)變，給實(shí)際管理工作帶來一些挑戰(zhàn)。1.系統(tǒng)集成要求高。電子會計(jì)檔案管理，要求財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等相互連通，確保這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠共享。因此，對系統(tǒng)的集成要求高，需要采用統(tǒng)一的接口、統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，以保證系統(tǒng)的兼容性，為檔案數(shù)據(jù)的處理打下基礎(chǔ)。2.交叉作業(yè)流程長。電子會計(jì)檔案的管理是一個(gè)交叉作業(yè)的過程，涉及財(cái)務(wù)人員、檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心管理人員等。如果是集團(tuán)型公司，由于交叉作業(yè)流程長、涉及部門人員多、管理難度大，容易出現(xiàn)操作不規(guī)范的問題。3.安全風(fēng)險(xiǎn)隱患多。信息技術(shù)是一把“雙刃劍”，為人們提供便利的同時(shí)，也存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患。電子會計(jì)檔案管理工作的開展，需要計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)、專用軟件等，對硬件和軟件的安全均提出高要求。如果安全防護(hù)管理不到位，系統(tǒng)遭受病毒入侵、黑客攻擊，可能導(dǎo)致會計(jì)數(shù)據(jù)泄露、丟失、被篡改等，影響企業(yè)正常運(yùn)行。

三、財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案的管理方法

財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案的管理主要是收集、處理、應(yīng)用三個(gè)環(huán)節(jié)，具體管理方法介紹如下。

（一）電子會計(jì)檔案的收集。依賴于財(cái)務(wù)共享中心，在大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的支持下，可對會計(jì)票據(jù)進(jìn)行上傳、流轉(zhuǎn)，在資金管理、會計(jì)核算、檔案管理等系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享。第一，整合企業(yè)內(nèi)的會計(jì)檔案資料，經(jīng)多個(gè)端口掃描、上傳電子數(shù)據(jù)資料，端口工作人員查閱后，確定無誤傳輸至財(cái)務(wù)共享中心。第二，因會計(jì)檔案種類較多，例如會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等，還可根據(jù)不同種類進(jìn)行整理，分類后再經(jīng)端口進(jìn)行掃描上傳。第三，對于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，例如明細(xì)賬、總賬、備查賬等，這些數(shù)據(jù)經(jīng)管理人員審核后，可直接傳輸至財(cái)務(wù)共享中心。第四，對于銀行系統(tǒng)發(fā)送的回執(zhí)單，使用客戶端及時(shí)收取，該電子回執(zhí)單可以代替紙質(zhì)回執(zhí)單，既能節(jié)約出納人員的辦理時(shí)間，又能避免其他成本產(chǎn)生，實(shí)現(xiàn)降本增效的目標(biāo)。

（二）電子會計(jì)檔案的處理。電子會計(jì)檔案的處理，需要云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的支持，建立在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)共享的基礎(chǔ)上。為此，企業(yè)必須結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，建立會計(jì)檔案管理制度，制訂科學(xué)、完善的管理辦法，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性，為會計(jì)檔案的處理奠定基礎(chǔ)。第一，大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、云計(jì)算等技術(shù)的應(yīng)用，對會計(jì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，打破了不同區(qū)域、部門之間的數(shù)據(jù)壁壘，可提高數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性。第二，對會計(jì)檔案資料進(jìn)行縱向分析，以時(shí)間先后順序?yàn)橹骶€，分析不同會計(jì)信息的關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)全流程管理，形成完整的資料鏈條。對會計(jì)檔案資料進(jìn)行橫向分析，以類型業(yè)務(wù)為主線，分析不同會計(jì)信息的關(guān)聯(lián)，挖掘深層數(shù)據(jù)，進(jìn)行網(wǎng)狀關(guān)聯(lián)處理。第三，數(shù)據(jù)共享技術(shù)的應(yīng)用，可將下屬公司資料進(jìn)行匯總，構(gòu)建大型數(shù)據(jù)庫，方便數(shù)據(jù)的分類、處理和保存，有助于領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)全面掌握業(yè)務(wù)運(yùn)行情況，為未來的發(fā)展決策提供依據(jù)。

（三）電子會計(jì)檔案的應(yīng)用。會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用，是基于會計(jì)數(shù)據(jù)構(gòu)建關(guān)聯(lián)模型，挑選出具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，反饋到財(cái)務(wù)科室指導(dǎo)管理工作開展，例如業(yè)務(wù)決策、內(nèi)部控制、績效考核等，最大限度上滿足企業(yè)內(nèi)部的管理要求。第一，數(shù)據(jù)檢索。會計(jì)檔案中的數(shù)據(jù)種類多，進(jìn)行檢索時(shí)輸入關(guān)鍵詞，例如時(shí)間、事件、人物等，就能找到對應(yīng)的檔案資料。不僅減輕了管理人員的工作量，而且縮短了檔案使用者的等待時(shí)間。第二，數(shù)據(jù)利用。會計(jì)檔案的價(jià)值之一，就體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的利用上。一項(xiàng)調(diào)查顯示，財(cái)務(wù)信息共享前，企業(yè)能利用的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)僅為總量的10%，其余90%均處于“冷藏”狀態(tài)。財(cái)務(wù)共享模式下，利用數(shù)據(jù)挖掘、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù)，能在“冷藏”的檔案資料中發(fā)現(xiàn)有價(jià)值的信息，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的運(yùn)行提供支持，促進(jìn)檔案管理水平不斷提升。

四、財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案的管理問題和解決措施

企業(yè)在電子會計(jì)檔案管理中，受到內(nèi)外部因素的影響，實(shí)際管理工作中尚存在一些問題，要求企業(yè)加以重視，采取積極有效的解決措施。

（一）存在問題。1.歸檔管理混亂。電子會計(jì)檔案的管理，本質(zhì)上是會計(jì)信息數(shù)據(jù)的傳輸、處理與保存。財(cái)務(wù)共享模式下，雖然電子會計(jì)檔案的歸檔更加簡單，只需將檔案數(shù)據(jù)傳輸至財(cái)務(wù)中心即可，即使出現(xiàn)紕漏也方便查找糾正。但是，不少企業(yè)重業(yè)務(wù)往來、輕檔案管理，尤其不重視電子會計(jì)檔案的歸檔環(huán)節(jié)，管理人員隨意應(yīng)付，導(dǎo)致這些檔案沒有專門分類、核對。后期需要某個(gè)檔案資料時(shí)，只能在混亂的數(shù)據(jù)庫中查詢，為檔案管理工作增加了難度。2.管理制度不健全。從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案是一個(gè)巨大的進(jìn)步，但部分企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理層思想守舊，尚未擺脫傳統(tǒng)管理思想的桎梏，導(dǎo)致電子會計(jì)檔案的管理制度不健全。第一，管理制度存在空白和漏洞，無法為實(shí)際管理工作提供依據(jù)，管理人員在工作開展中，過度依賴于自身經(jīng)驗(yàn)，存在一定的盲目性和隨意性，影響檔案管理質(zhì)量。第二，管理制度的制訂沒有結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展現(xiàn)狀、業(yè)務(wù)特點(diǎn)，無法反映出管理成就和存在的問題，也無法為企業(yè)的決策提供支持。第三，績效考核未落實(shí)，表現(xiàn)在考核流于形式、評價(jià)指標(biāo)單一、缺少獎懲激勵措施等，削弱了管理人員的積極性、創(chuàng)造性。3.利用漏洞造假。財(cái)務(wù)共享模式下，電子會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)共享中心統(tǒng)一管理，需要信息技術(shù)手段的支持，硬件或軟件難免會存在漏洞，為數(shù)據(jù)造假提供了條件。例如：下屬分公司的經(jīng)營業(yè)績較差，為了應(yīng)對總公司的檢查，對電子檔案上的數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改，將不達(dá)標(biāo)的業(yè)績改為達(dá)標(biāo)。另外，賬目核對過程中，公司可能賄賂財(cái)務(wù)共享中心的人員，通過偽造不實(shí)檔案謀取不正當(dāng)利益。此外，系統(tǒng)長期未更新、維護(hù)保養(yǎng)不到位，會為病毒入侵、黑客攻擊提供機(jī)會，直接影響會計(jì)數(shù)據(jù)的安全。

（二）解決措施。1.加強(qiáng)歸檔管理。第一，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的管理工作，尤其認(rèn)識到歸檔是整個(gè)管理中的重要環(huán)節(jié)。對此，可成立專門負(fù)責(zé)歸檔的小組，對歸檔的電子檔案進(jìn)行核對，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤的檔案。具體操作中，每個(gè)檔案均有自身的代碼，利用代碼對檔案進(jìn)行查對管理，能提高工作效率。第二，嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范要求，對歸檔的電子檔案進(jìn)行分類處理。隨著檔案數(shù)量的增加，歸檔管理的難度提高，可定期對過期的、沒有價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，確保財(cái)務(wù)共享中心電子檔案的有效性。第三，電子會計(jì)檔案歸檔時(shí)，除了歸檔范圍、歸檔時(shí)間外，還要明確技術(shù)環(huán)境、軟件版本、數(shù)據(jù)格式與類型等，從根源上保證電子檔案的質(zhì)量。2.完善制度體系。擁有完善的管理制度體系，是電子會計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)和保障，針對目前管理制度不健全的問題，解決措施如下：第一，以《會計(jì)檔案管理辦法》為準(zhǔn)，組織企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)人員、檔案管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)內(nèi)容，提高重視程度，掌握電子檔案的管理規(guī)范要求。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況制訂管理制度體系，提高管理措施的可操作性。第二，隨著企業(yè)的發(fā)展，電子會計(jì)檔案數(shù)量增加，相應(yīng)的管理難度提高。對此，應(yīng)對現(xiàn)行管理制度進(jìn)行分析，通過增加、刪減、修訂進(jìn)行更新優(yōu)化，確保制度內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)相吻合。第三，加大宣傳力度，充分利用各種媒介如宣傳欄、例會、微信群、官網(wǎng)等，介紹電子會計(jì)檔案管理的相關(guān)知識，提高所有人員的認(rèn)識，為制度實(shí)施創(chuàng)造良好的氛圍。3.保證系統(tǒng)安全。第一，硬件安全管理。電子會計(jì)檔案的管理，要使用專用機(jī)房保存檔案，主要包括：在機(jī)房頂部裝設(shè)避雷器，防止遭受雷擊；在機(jī)房設(shè)備中加裝電涌保護(hù)器，穩(wěn)定電路電壓；設(shè)置備用電源，確保設(shè)備連續(xù)運(yùn)行等。第二，軟件安全管理。使用專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級，日常工作中做好保養(yǎng)維護(hù)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行；使用軟件、插件前，看是否與系統(tǒng)兼容，并且經(jīng)殺毒軟件檢查，確保安全后再安裝運(yùn)行。第三，網(wǎng)絡(luò)安全管理。為保護(hù)電子會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全性，采用防火墻、殺毒軟件等，實(shí)時(shí)監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行，對病毒入侵進(jìn)行預(yù)警；設(shè)置管理權(quán)限，采用數(shù)據(jù)加密、備份等技術(shù)，最大限度保護(hù)數(shù)據(jù)安全，將危險(xiǎn)降至最低。4.注重人員培訓(xùn)。電子會計(jì)檔案的管理，需要一支高素質(zhì)的管理人員隊(duì)伍，提示企業(yè)落實(shí)人員培訓(xùn)工作。一是項(xiàng)目人員，他們直接接觸會計(jì)檔案，通過培訓(xùn)增強(qiáng)其信息化意識，保證檔案資料的真實(shí)性、完整性。二是財(cái)務(wù)共享中心人員，通過培訓(xùn)提高他們的電子憑證的歸檔能力，保證各類影像資料的準(zhǔn)確性，為檔案收集、處理與保管打下基礎(chǔ)。三是檔案管理人員，通過培訓(xùn)使其掌握理論知識，熟練操作企業(yè)內(nèi)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能高效開展檢索工作，為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。四是系統(tǒng)運(yùn)維人員，通過培訓(xùn)提升其專業(yè)技能，及時(shí)解決系統(tǒng)故障問題，為檔案管理工作提供技術(shù)支持。

五、結(jié)語

綜上所述，財(cái)務(wù)共享模式下電子會計(jì)檔案管理，有利于提高管理效率，實(shí)現(xiàn)精細(xì)管理，降低管理成本，推進(jìn)資源共享。文章從電子會計(jì)檔案的收集、處理、應(yīng)用3個(gè)環(huán)節(jié)，介紹了財(cái)務(wù)共享模式下的管理方案。針對存在的問題提出解決措施，為實(shí)際管理工作提供參考，切實(shí)提高電子會計(jì)檔案的管理水平。