以需求為導(dǎo)向的高校職稱評(píng)審系統(tǒng)優(yōu)化實(shí)踐

文/武漢大學(xué)水資源與水電工程科學(xué)國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 蔡瑞；國(guó)網(wǎng)武漢供電公司漢口客戶服務(wù)中心 周黎；國(guó)網(wǎng)武漢供電公司信息通信分公司（數(shù)據(jù)中心） 龔幸妮

一、高校信息化建設(shè)現(xiàn)狀

高校信息化建設(shè)為高校教育的改革和創(chuàng)新注入新的活力，也為教育管理人員的工作提供了更多的便利。武漢大學(xué)于2013年著手進(jìn)行人事信息化建設(shè)，力求搭建涵蓋人事管理全生命周期的一體化管理平臺(tái)——人事信息管理平臺(tái)。職稱評(píng)審系統(tǒng)作為人事信息管理平臺(tái)中最為核心的系統(tǒng)模塊之一，率先完成需求分析與設(shè)計(jì)，并投入使用?？傮w來(lái)看，系統(tǒng)的使用顯著提升了職稱填報(bào)和審核的工作效率，評(píng)審過(guò)程更加公開(kāi)透明，系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)各方面反映良好。但隨著信息化需求的不斷提升和對(duì)信息化認(rèn)識(shí)的不斷深入，原有系統(tǒng)逐漸不能適應(yīng)發(fā)展要求，主要有以下三方面不足：

（一）業(yè)務(wù)融合的不足。通常在信息化建設(shè)初期，都會(huì)進(jìn)入簡(jiǎn)單化處理的誤區(qū)，即將業(yè)務(wù)直接從線下搬到線上，用信息化手段實(shí)現(xiàn)線下的所有操作和流程。對(duì)于簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)可以很快轉(zhuǎn)化為需求文檔進(jìn)行開(kāi)發(fā)；但對(duì)于較為復(fù)雜的業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)比較繁瑣，開(kāi)發(fā)出來(lái)的系統(tǒng)體現(xiàn)不出信息化的優(yōu)勢(shì)。

（二）數(shù)據(jù)融合的不足。數(shù)據(jù)融合不足一直是影響高校信息化建設(shè)成效的重要問(wèn)題。不同于政府部門(mén)自上而下的一致性、權(quán)威性；也不同于企業(yè)通過(guò)數(shù)據(jù)整合形成數(shù)據(jù)資源；高校的數(shù)據(jù)融合從來(lái)不是一帆風(fēng)順的事，在推進(jìn)“智慧校園”過(guò)程中，數(shù)據(jù)融合管理成為高校普遍存在的困擾。

（三）服務(wù)融合的不足。服務(wù)融合包含兩層含義：一是管理本身對(duì)服務(wù)的理念，應(yīng)充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)管理工作研究，提升服務(wù)質(zhì)量；二是系統(tǒng)要站在用戶的角度去思考，去設(shè)計(jì)，把握好用戶的使用習(xí)慣，為用戶提供便利。

為應(yīng)對(duì)以上不足，從2017年起，學(xué)校啟動(dòng)職稱評(píng)審系統(tǒng)升級(jí)改造工作，從業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)、服務(wù)三個(gè)維度展開(kāi)更為細(xì)致的需求調(diào)研和系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)。

二、需求調(diào)研與分析

需求分析主要采取問(wèn)卷調(diào)查和現(xiàn)場(chǎng)座談相結(jié)合的方式。問(wèn)卷調(diào)查主要面向人事秘書(shū)和近五年申報(bào)職稱的教師，共發(fā)放問(wèn)卷235份，收回有效問(wèn)卷178份。組織現(xiàn)場(chǎng)座談6次。綜合問(wèn)卷和座談，我們發(fā)現(xiàn)教師和人事秘書(shū)關(guān)注的問(wèn)題主要集中在以下五個(gè)方面。

（一）重復(fù)填報(bào)問(wèn)題。職稱評(píng)審有大量信息需要填報(bào)，其中有姓名、出生年月、學(xué)歷、資歷等基本信息，也有論文、項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)、專利等業(yè)績(jī)信息，一年申報(bào)不通過(guò)，來(lái)年還要再逐項(xiàng)填一遍，并且所填信息大多還會(huì)在各類考評(píng)以及獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)中重復(fù)填報(bào)。已有職稱系統(tǒng)內(nèi)部各批次數(shù)據(jù)之間沒(méi)有融通，職稱系統(tǒng)與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通，“信息孤島”現(xiàn)象比較嚴(yán)重。

（二）材料認(rèn)定問(wèn)題。論文、項(xiàng)目、獲獎(jiǎng)、專利等業(yè)績(jī)信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、有效是職稱評(píng)審工作的重要基礎(chǔ)和前提。院系、學(xué)校在審核認(rèn)定時(shí)一般都需要教師提供業(yè)績(jī)材料的佐證，少則十余項(xiàng)，多則數(shù)十項(xiàng)，今年沒(méi)有通過(guò)評(píng)審，來(lái)年還要重復(fù)認(rèn)定，這些重復(fù)性認(rèn)定工作牽扯了教師們大量精力。已有職稱系統(tǒng)雖然提供了材料認(rèn)定的線上審核，但缺少人性化設(shè)計(jì)，操作繁瑣且容易出錯(cuò)。

（三）流程管理問(wèn)題。職稱評(píng)審周期長(zhǎng)且程序嚴(yán)謹(jǐn)，從個(gè)人填報(bào)、公開(kāi)展示、院系審核、院系評(píng)審、學(xué)校復(fù)核、學(xué)校評(píng)議等各個(gè)環(huán)節(jié)都有操作規(guī)范和具體要求，但人事秘書(shū)崗位更換比較頻繁，新的人事秘書(shū)往往對(duì)整體控制與管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，甚至?xí)绊懙秸麄€(gè)評(píng)審工作的順利進(jìn)行。已有職稱系統(tǒng)雖然也有基本控制，但表達(dá)不夠清晰，尤其是在認(rèn)定程序和表樣的功能定位上還有歧義。

（四）公開(kāi)展示問(wèn)題。材料的公開(kāi)展示可以更廣泛地調(diào)動(dòng)群眾加以監(jiān)督，為程序的公平、公正保駕護(hù)航。但公開(kāi)展示一般由院系進(jìn)行操作，已有職稱系統(tǒng)缺少對(duì)公開(kāi)展示時(shí)間和范圍的監(jiān)督和控制，有些院系敷衍了事，沒(méi)有將展示工作通知到位，導(dǎo)致觀摩材料的老師并不多，一些老師甚至根本不知道材料曾經(jīng)展示過(guò)，展示沒(méi)有達(dá)到預(yù)期目的，效果并不好。

（五）評(píng)審?fù)镀眴?wèn)題。紙質(zhì)投票容易產(chǎn)生廢票的情況，在候選人較多、評(píng)委也較多的情況下，唱票、計(jì)票、統(tǒng)票花費(fèi)的時(shí)間比較長(zhǎng)，也更容易出錯(cuò)，會(huì)影響到評(píng)審會(huì)的流暢性，評(píng)委感受度也大打折扣。已有職稱系統(tǒng)雖然設(shè)計(jì)了會(huì)議投票的模塊，但在配票模板的靈活性、票選結(jié)果的保密性及可追溯性等方面還欠缺考慮。

三、職稱評(píng)審系統(tǒng)的優(yōu)化方案

高質(zhì)量的職稱評(píng)審系統(tǒng)需要豐富的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)推送的精準(zhǔn)化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)功能設(shè)計(jì)的人性化。經(jīng)過(guò)分析，從以下三個(gè)方面提出針對(duì)性的優(yōu)化方案。

（一）以業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)為基底，建立并完善立體綜合的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前高?？蒲行畔⑾到y(tǒng)普遍存在缺乏頂層設(shè)計(jì)的情況，無(wú)法有效適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展要求。但新建職稱系統(tǒng)必須解決科研成果的復(fù)用問(wèn)題，在缺乏科研信息系統(tǒng)有效支撐的情況下，人事部建立了自己的教師業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)（如圖1所示）。主要做法有：1.通過(guò)對(duì)接本科生院、研究生院、科發(fā)院、社科院、圖書(shū)館等相關(guān)部門(mén)，按照標(biāo)準(zhǔn)、完整、精準(zhǔn)的要求，采集整理教師教學(xué)、科研、社會(huì)服務(wù)等業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)。2.對(duì)于業(yè)績(jī)成果庫(kù)中已經(jīng)收錄的數(shù)據(jù)，教師在進(jìn)行業(yè)績(jī)填報(bào)時(shí)可直接引入；對(duì)于有時(shí)滯或有異議的數(shù)據(jù)，通過(guò)手動(dòng)新增方式填報(bào)，上傳佐證材料并推送相關(guān)職能部門(mén)審核。3.所有填報(bào)并經(jīng)審核認(rèn)定的數(shù)據(jù)通過(guò)業(yè)績(jī)成果庫(kù)發(fā)布共享，教師在申報(bào)其他獎(jiǎng)勵(lì)獎(jiǎng)項(xiàng)或參加下一年度職稱申報(bào)時(shí)可直接調(diào)取使用，無(wú)須再次填報(bào)和認(rèn)定。

圖1 職稱系統(tǒng)和教師業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)關(guān)系示意圖

教師業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立解決了數(shù)據(jù)復(fù)用的問(wèn)題，為教師申報(bào)職稱提供了便利。

（二）以用戶需求為牽引，調(diào)整優(yōu)化業(yè)務(wù)工作流程。一是調(diào)整優(yōu)化填報(bào)材料。系統(tǒng)進(jìn)一步厘清審批表和評(píng)審一覽表的功能定位，審批表包含申報(bào)人的完整業(yè)績(jī)信息，用于資格審核和程序記錄；評(píng)審一覽表則主要呈現(xiàn)申報(bào)人的業(yè)績(jī)貢獻(xiàn)和成果綜述，作為上會(huì)材料提供給評(píng)委。根據(jù)表格不同的功能定位進(jìn)一步優(yōu)化字段設(shè)置。二是動(dòng)態(tài)調(diào)整系統(tǒng)流程。進(jìn)一步提高系統(tǒng)的靈活性，可以根據(jù)最新發(fā)布的政策，動(dòng)態(tài)調(diào)整表樣相關(guān)字段及相關(guān)表述，以便于將政策的局部調(diào)整或政策引導(dǎo)的評(píng)價(jià)重點(diǎn)更加直觀地傳遞給申報(bào)人。三是強(qiáng)化公開(kāi)展示。系統(tǒng)中設(shè)計(jì)了校院兩級(jí)公示環(huán)節(jié)，在每一級(jí)評(píng)審結(jié)束后都可以選擇公示的時(shí)間段和面向的對(duì)象范圍。教師登錄系統(tǒng)即可查看公示人選及相關(guān)材料，既方便又快捷。四是實(shí)現(xiàn)快捷表功能。系統(tǒng)為申報(bào)人設(shè)計(jì)了快捷表功能，申報(bào)人可以從以往已經(jīng)填報(bào)審核過(guò)的批次中選擇需要的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)信息一次填寫(xiě)、隨處可用及信息復(fù)用的功能。五是開(kāi)發(fā)在線審核功能。設(shè)計(jì)了在線審核模塊，審核結(jié)果可以及時(shí)反饋給申報(bào)人，申報(bào)人也可通過(guò)該模塊與院系和職能部門(mén)審核人再溝通，有效避免信息不對(duì)稱引起的來(lái)回奔波。

（三）結(jié)合評(píng)審要求，大力推進(jìn)會(huì)議評(píng)審模塊建設(shè)。會(huì)議評(píng)審模塊借助現(xiàn)代化通信設(shè)備，將線下紙質(zhì)瀏覽與線上平板投票相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)按需配置選票和評(píng)審規(guī)則，并實(shí)現(xiàn)專家簽到、表決、統(tǒng)計(jì)、打印的全部流程。

會(huì)議評(píng)議系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)如圖2所示，分為會(huì)議配置、流程管理和日志管理三個(gè)模塊。

圖2 會(huì)議評(píng)議系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)圖

在會(huì)議配置模塊中，關(guān)鍵環(huán)節(jié)是投票規(guī)則管理。常用的投票有計(jì)票制和打分制兩種，會(huì)議評(píng)議系統(tǒng)要能兼容這兩種投票方式，同時(shí)對(duì)同票等特殊情況要有處置辦法，避免出現(xiàn)多票、廢票等情況。

流程管理模塊的設(shè)計(jì)更多考慮的是如何完美配合評(píng)審會(huì)的各個(gè)流程，增強(qiáng)會(huì)議評(píng)議的儀式感和流暢度。

日志管理模塊是會(huì)議評(píng)議系統(tǒng)被廣泛接受的重要保障，有三個(gè)重點(diǎn)必須實(shí)現(xiàn)：一是投票結(jié)果可追溯。二是投票異常值可分析。三是日志數(shù)據(jù)絕對(duì)安全。

四、建設(shè)成效

（一）全流程線上操作，實(shí)現(xiàn)了教師、管理人員的雙減負(fù)。職稱管理系統(tǒng)包含個(gè)人申報(bào)、院系審核、職能部門(mén)審核、院系公示、結(jié)果上報(bào)、學(xué)校復(fù)核、學(xué)校評(píng)審等多個(gè)模塊。除了上報(bào)結(jié)果時(shí)需要紙質(zhì)材料留檔，其他各環(huán)節(jié)都實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化。同時(shí)職能部門(mén)線上審核、線上反饋審核結(jié)果也節(jié)省了大量的溝通成本。目前我校每年都有各系列3000多人申報(bào)職稱，所有申報(bào)、審核、評(píng)審工作都能在1個(gè)月內(nèi)完成，職稱系統(tǒng)的支撐是必不可少的。

（二）完善的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，提高了職稱工作的精細(xì)化水平。業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)是職稱申報(bào)、審核的重要基礎(chǔ)條件。目前職稱系統(tǒng)的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)收錄的數(shù)據(jù)有36萬(wàn)多條，每年約從本科生院、研究生院、科發(fā)院、社科院、圖書(shū)館采集、整理數(shù)據(jù)2萬(wàn)多條，同時(shí)還會(huì)不定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行補(bǔ)充更新。通過(guò)引入教師業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的概念和“檢索—引入—審核—共享”的工作機(jī)制，教師業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)越來(lái)越準(zhǔn)確，標(biāo)識(shí)越來(lái)越豐富，可以提前對(duì)教師業(yè)績(jī)成果表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)估分析，為指標(biāo)分配等關(guān)鍵性決策提供參考。

（三）通過(guò)線上痕跡管理形成問(wèn)題倒查機(jī)制，保障了職稱工作的公平公正。會(huì)議評(píng)審系統(tǒng)的建立保障了職稱評(píng)審會(huì)議的順利進(jìn)行，形成了簽到、表決、統(tǒng)計(jì)、唱票、打印、簽字的全流程管理。同時(shí)會(huì)議評(píng)審系統(tǒng)的操作日志可以對(duì)投票的所有環(huán)節(jié)和操作進(jìn)行記錄，會(huì)后結(jié)合公示的反饋信息對(duì)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行分析，判斷可能存在的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)一步為優(yōu)化評(píng)審機(jī)制設(shè)計(jì)、規(guī)避問(wèn)題等提供參考依據(jù)。

五、結(jié)語(yǔ)

建設(shè)專業(yè)技術(shù)職稱信息化管理服務(wù)平臺(tái)能夠解決和實(shí)現(xiàn)平臺(tái)統(tǒng)一、快速申報(bào)、高效評(píng)審、及時(shí)統(tǒng)計(jì)等具體問(wèn)題，同時(shí)管理方式的改變、管理的精細(xì)化水平和專業(yè)化水平也要隨之提高，作為高校的管理人員，要積極參與到系統(tǒng)設(shè)計(jì)中去，用信息化的思維去調(diào)整優(yōu)化管理工作，將其推向更高的層次。