職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型思考

孫 靜

一、前言

近年來，財(cái)政部、教育部陸續(xù)出臺內(nèi)控管理方面的政策法規(guī)，對學(xué)校資產(chǎn)管理提出精細(xì)化管理要求?！笆奈濉逼陂g，數(shù)字化管理上升為國家戰(zhàn)略，財(cái)政部、教育部對學(xué)校資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型也提出了相關(guān)要求，但大數(shù)據(jù)技術(shù)在一些職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理中的應(yīng)用程度不高，因此，有必要對大數(shù)據(jù)在職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理中所存在的問題及其解決方案進(jìn)行研究。

二、職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理基本要求

（一）摸清家底，建檔立卡

職業(yè)學(xué)校在長期的教學(xué)運(yùn)營過程中所積累的資產(chǎn)數(shù)量和種類逐年增加，然而，由于缺乏資產(chǎn)精細(xì)化管理理念，資產(chǎn)管理常處于被忽視狀態(tài)，因此，部分職業(yè)學(xué)校存在資產(chǎn)核算不清晰、產(chǎn)權(quán)關(guān)系難理順的問題，以致于職業(yè)學(xué)校管理層對家產(chǎn)底數(shù)不清，存在資產(chǎn)使用人對資產(chǎn)浪費(fèi)的現(xiàn)象。因此，職業(yè)學(xué)校應(yīng)根據(jù)財(cái)政部對固定資產(chǎn)管理的相關(guān)要求，對存量資產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)類型、資產(chǎn)原值、凈值以及使用年限等情況進(jìn)行全面摸底，對所有資產(chǎn)建立檔案，并據(jù)此登記入賬，對于帳實(shí)不符的資產(chǎn)進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整處理。

（二）落實(shí)責(zé)任，規(guī)范管理

職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)類型多樣，固定資產(chǎn)、低值易耗品、教學(xué)或辦公使用的物料，等等，都是支撐職業(yè)學(xué)校日常運(yùn)營的物質(zhì)基礎(chǔ)，部分學(xué)校由于資產(chǎn)保管部門和資產(chǎn)使用部門之間的權(quán)責(zé)不清，也沒有指定專職部門負(fù)責(zé)資產(chǎn)使用效率以及資產(chǎn)損耗情況的管理，這就難免導(dǎo)致資產(chǎn)流失或浪費(fèi)現(xiàn)象。特別是對于租用、借入或調(diào)撥的固定資產(chǎn)，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系紊亂，資產(chǎn)損壞或加速報(bào)廢現(xiàn)象尤為嚴(yán)重。針對資產(chǎn)管理漏洞，一是要求明確資產(chǎn)保管人、使用人的不同責(zé)任劃分，落實(shí)資產(chǎn)使用獎懲制度，確保資產(chǎn)安全和使用效率的提升；二是要求規(guī)范資產(chǎn)管理，通過建章立制，構(gòu)建資產(chǎn)購置、領(lǐng)用、資產(chǎn)出租出售以及資產(chǎn)登記、盤存、調(diào)撥、報(bào)損的閉環(huán)管理流程，以防止資產(chǎn)流失。

（三）利用數(shù)據(jù)技術(shù)建立統(tǒng)一的資產(chǎn)管理平臺

隨著職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)類型和數(shù)量的擴(kuò)大，資產(chǎn)管理難度也進(jìn)一步加大，如果僅僅依賴于傳統(tǒng)的手工管理模式，資產(chǎn)管理漏洞難于得到有效改善。這就需要充分運(yùn)用信息技術(shù)，建立資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)化平臺，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)時(shí)監(jiān)控資產(chǎn)流動、使用以及增減變化情況。首先，要在系統(tǒng)平臺設(shè)置條形碼管理功能，實(shí)行一物一碼，并將條碼全部錄入系統(tǒng)平臺；其次，要在系統(tǒng)平臺設(shè)置資產(chǎn)對賬功能，將資產(chǎn)消耗或使用情況與財(cái)務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)時(shí)核算資產(chǎn)增減狀況。

三、部分職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理存在的問題

（一）資產(chǎn)信息手工錄入工作量大

近年來，職業(yè)學(xué)校對資產(chǎn)管理的重視程度逐漸提高，并根據(jù)財(cái)政部清產(chǎn)核資的相關(guān)要求，對存量固定資產(chǎn)進(jìn)行了調(diào)查摸底，并分門別類造冊登記入賬，然而，由于一些職業(yè)學(xué)校沒有開發(fā)或購買資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)，因此，資產(chǎn)登記大多采用Excel 表格的形式，這不僅加大了登記工作量，而且登記差錯也難于避免；當(dāng)然，也有部分職業(yè)學(xué)校采用了相應(yīng)的資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行資產(chǎn)登記，但由于資產(chǎn)系統(tǒng)大多處于單機(jī)運(yùn)行狀態(tài)，因此依然需要消耗大量的人工進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入[1]。

（二）資產(chǎn)信息變動時(shí)各系統(tǒng)間難以同步

在當(dāng)前信息技術(shù)應(yīng)用成熟以及資產(chǎn)精細(xì)化管理要求提高的迭加作用推動下，職業(yè)學(xué)校大多在資產(chǎn)管理中搭建了信息管理平臺，然而，由于一些學(xué)校資產(chǎn)管理系統(tǒng)平臺與財(cái)務(wù)部門、資產(chǎn)使用和管理部門相互脫離，相互之間的信息同步難、共享難，影響了資產(chǎn)管理效率和管理質(zhì)量。以資產(chǎn)調(diào)撥、盤盈、盤虧的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)處理流程為例，如果系統(tǒng)平臺功能強(qiáng)大，那么，資產(chǎn)變動情況就能實(shí)時(shí)反饋到資產(chǎn)使用、管理部門以及財(cái)務(wù)部門，而在當(dāng)前資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行的環(huán)境下，資產(chǎn)信息變更只能依賴于關(guān)聯(lián)部門進(jìn)行同步手工操作，但由于部門溝通協(xié)作能力較差，資產(chǎn)信息難于同步變更，這往往會導(dǎo)致帳實(shí)偏差。

（三）資產(chǎn)配置決策依據(jù)不準(zhǔn)確

職業(yè)學(xué)校每年都要根據(jù)教學(xué)以及行政、后勤管理的需要而添置資產(chǎn)，并要對資產(chǎn)添置數(shù)量、種類作出決策，而資產(chǎn)添置決策是否科學(xué)、合理，除了要全面掌握資產(chǎn)使用部門的實(shí)際需求之外，更要對資產(chǎn)存量情況進(jìn)行準(zhǔn)確把握。但由于部分職業(yè)學(xué)校的資產(chǎn)分布較為分散、資產(chǎn)使用部門也較為復(fù)雜，資產(chǎn)清理缺乏大數(shù)據(jù)技術(shù)條件的支撐，或資產(chǎn)管理平臺系統(tǒng)的信息記錄不全面、不真實(shí)，難于為資產(chǎn)購置提供有價(jià)值的決策信息，從而造成資產(chǎn)配置決策依據(jù)不準(zhǔn)確。

（四）資產(chǎn)處置報(bào)送材料審核差錯率高

由于信息技術(shù)應(yīng)用水平不高，部分職業(yè)學(xué)校對于固定資產(chǎn)的報(bào)廢、銷賬銷卡的處理方式依然存在程序復(fù)雜、周期過長的問題，這是因?yàn)楣潭ㄙY產(chǎn)單項(xiàng)金額大，達(dá)到規(guī)定金額以上的資產(chǎn)處置通常需要經(jīng)過上報(bào)、審批等程序，而在手工操作模式下，上報(bào)材料的數(shù)據(jù)采集、審批環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)核對等工作，不僅耗時(shí)長，而且差錯率高，這就影響了資產(chǎn)處置效率。

以固定資產(chǎn)的報(bào)廢處置的流程為例，第一步是資產(chǎn)使用部門采集各種資產(chǎn)數(shù)，再將表單、文件等材料上報(bào)到主管部門，上報(bào)材料所要填制的內(nèi)容較為多樣，比如固定資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)購置價(jià)值、已折舊年限、資產(chǎn)殘值，另外還要將固定資產(chǎn)圖片附于材料之后。而主管部門在收到資產(chǎn)處置申請材料之后，還要對資產(chǎn)處置的真實(shí)性和合理性進(jìn)行核實(shí)，在缺乏大數(shù)據(jù)信息技術(shù)輔助的條件下，材料取證等工作只能依賴于審核人員的手工操作和經(jīng)驗(yàn)判斷[2]。

四、基于大數(shù)據(jù)的資產(chǎn)管理轉(zhuǎn)型建議

當(dāng)前，部分職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理信息化技術(shù)應(yīng)用程度不高，資產(chǎn)數(shù)據(jù)錄入、資產(chǎn)信息變更、資產(chǎn)采購和資產(chǎn)處置等環(huán)節(jié)大多停留在人工操作層面，這就影響了資產(chǎn)管理綜合效能。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷成熟、資產(chǎn)管理軟件不斷迭代的時(shí)代背景下，職業(yè)學(xué)校有必要更新資產(chǎn)管理模式，由傳統(tǒng)的手工操作模式或低版本的單機(jī)操作模式向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型。

（一）業(yè)務(wù)流程自動化，降低手工錄入差錯

由于職業(yè)學(xué)校的資產(chǎn)類型較為多樣，而且每項(xiàng)資產(chǎn)的購置、審批、維護(hù)以及資產(chǎn)處置等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，將相關(guān)信息錄入到系統(tǒng)之中，在錄入內(nèi)容多、工作量大、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多的情況下，每一個(gè)流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)都需通過人工操作，只要某一流程節(jié)點(diǎn)出現(xiàn)遲錄、漏錄或錯錄的情況，那么系統(tǒng)中就會出現(xiàn)帳實(shí)不符的差錯。而通過對現(xiàn)有系統(tǒng)平臺進(jìn)行升級改造，利用大數(shù)據(jù)、自動化算法提升其應(yīng)用功能，則可以實(shí)現(xiàn)自動化錄入功能。以固定資產(chǎn)購置環(huán)節(jié)為例，此環(huán)節(jié)包括審核與錄入兩個(gè)流程，首先是審核流程的自動化功能的實(shí)現(xiàn)，資產(chǎn)使用部門以O(shè)CR 圖片的形式將資產(chǎn)購置申請上傳到系統(tǒng)平臺，然后由資產(chǎn)管理部門登陸平臺進(jìn)行在線初審，同樣，學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)的審批也可以在同一平臺在線點(diǎn)擊，對申請材料進(jìn)行審核，整個(gè)審核流程省去了紙質(zhì)傳遞的繁瑣。

資產(chǎn)購置申請審批、采購并資金交付之后，便進(jìn)行資產(chǎn)錄入環(huán)節(jié)。由財(cái)務(wù)部門根據(jù)資金將會情況進(jìn)行帳務(wù)記載，然后系統(tǒng)會自動聯(lián)動到“資產(chǎn)新增”模塊，并將新增資產(chǎn)信息自動錄入到系統(tǒng)之中，點(diǎn)擊錄入數(shù)據(jù)信息即可生成資產(chǎn)卡片，卡片信息包括固定資產(chǎn)品名、規(guī)格、數(shù)量、金額等內(nèi)容。而資產(chǎn)管理部門同樣可以根據(jù)財(cái)務(wù)部門生成的資產(chǎn)卡片進(jìn)行資產(chǎn)臺賬登記，并根據(jù)資產(chǎn)金額大小組成3 人或5 人驗(yàn)收小組，對卡片登記數(shù)跟實(shí)物數(shù)進(jìn)行逐一核對，如圖1 所示：

圖1 固定資產(chǎn)購置自動錄入流程

（二）打破部門信息壁壘，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)信息同步

由于部分職業(yè)學(xué)校的信息系統(tǒng)沒有實(shí)現(xiàn)業(yè)財(cái)融合功能，財(cái)務(wù)部門無法實(shí)時(shí)獲取資產(chǎn)管理系統(tǒng)的資產(chǎn)變動信息，比如在出現(xiàn)資產(chǎn)清查盤點(diǎn)、調(diào)撥、報(bào)廢，或資產(chǎn)租入、出售等事項(xiàng)時(shí)，需要資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門的信息同步，才能全面真實(shí)反映資產(chǎn)管理狀況，而在信息脫節(jié)的狀態(tài)下，資產(chǎn)帳實(shí)不符的現(xiàn)象也就難于避免。因此，有必要對職業(yè)學(xué)校分散狀態(tài)的信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理等系統(tǒng)的互聯(lián)互通。從實(shí)踐應(yīng)用效果來看，RPA 機(jī)器人流程自動化技術(shù)在指量作業(yè)方面的自動化功能較為成熟，并具有跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)批量移植功能，而且具有操作簡單、成本低廉的優(yōu)勢，適宜應(yīng)用于職業(yè)學(xué)校的資產(chǎn)流程自動化管理。以固定資產(chǎn)清查環(huán)節(jié)的系統(tǒng)流程為例，傳統(tǒng)的操作方式大多采用電子標(biāo)簽掃描的方式，雖然這種操作方式可以實(shí)時(shí)查詢資產(chǎn)信息，但無法實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)與帳務(wù)的實(shí)時(shí)同步核對，而將RPA 軟件外掛到財(cái)務(wù)云系統(tǒng)，由RPA 外掛軟件將資產(chǎn)信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編碼格式的轉(zhuǎn)換，這就實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)實(shí)物數(shù)量與財(cái)務(wù)記載數(shù)據(jù)的匹配[3]。

（三）采用BP 神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法，建立固定資產(chǎn)配置輔助決策系統(tǒng)

固定資產(chǎn)合理配置，既可以滿足職業(yè)學(xué)校日常運(yùn)營需要，同時(shí)也能最大限度減少重復(fù)配置所引起的資金浪費(fèi)，這就需要資產(chǎn)配置之前摸清固定資產(chǎn)真實(shí)狀況，但由于信息系統(tǒng)功能有限，固定資產(chǎn)存量摸排數(shù)據(jù)并不準(zhǔn)確。BP 神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)算法則在可以固定資產(chǎn)配置輔助決策系統(tǒng)中發(fā)揮重要作用，該算法的聯(lián)想、判斷、推理和決策功能，可以對資產(chǎn)類型和數(shù)量作出準(zhǔn)確的判斷，在網(wǎng)絡(luò)權(quán)值的調(diào)整過程中得出最終結(jié)論。以打印設(shè)備配置輔助決策為例，第一步是在BP 神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)模型中輸入打印設(shè)備的存量數(shù)據(jù)、特定期間打印設(shè)備平均工作量、數(shù)據(jù)集的識別編號、配置決策的特征值數(shù)據(jù)等相關(guān)數(shù)據(jù)信息，然后模型對數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，最后得出打印機(jī)待決策數(shù)據(jù)分類數(shù)據(jù)信息[4]。

（四）構(gòu)建資產(chǎn)處置評估模型，實(shí)現(xiàn)資料審核自動化

資產(chǎn)處置環(huán)節(jié)的審核流程較為復(fù)雜，通常需要向主管部門呈送大量的材料和表格，而在信息不對稱的環(huán)境下，主管部門對申報(bào)材料的審核也顯得困難重重，因?yàn)橹鞴懿块T在對申報(bào)材料進(jìn)行審核時(shí)，難于實(shí)時(shí)掌握財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)使用部門的相關(guān)信息，人工審核所耗費(fèi)的時(shí)間長，而且差錯率高。而通過構(gòu)建資產(chǎn)處置評估模型技術(shù)則可以有效解決資料審核難題，在評估模型中輸入資產(chǎn)數(shù)據(jù)，比如資產(chǎn)原值、凈值、折舊、使用年限、維修保養(yǎng)記錄，等等，然后通過評估模型的分析功能則可以對固定資產(chǎn)的動態(tài)變化信息作出準(zhǔn)確判斷，并據(jù)作為資產(chǎn)處置的審核依據(jù)。而實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)處置自動化審核的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在于將資產(chǎn)處置評估模型嵌入到財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，在登陸財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)并記載資產(chǎn)處置信息的之后，系統(tǒng)就能通過Excel 公式設(shè)置，自動關(guān)聯(lián)到資產(chǎn)處置評估模型軟件，在此基礎(chǔ)上，模型軟件可以利用OCR 識別技術(shù)，及時(shí)校對和核驗(yàn)資產(chǎn)信息與財(cái)務(wù)記載信息不相符的異常數(shù)據(jù)，并在審核界面發(fā)出預(yù)警提示。

五、職業(yè)學(xué)校資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的保障措施

（一）構(gòu)建以財(cái)務(wù)部門為中心的組織架構(gòu)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要各部門、各層級的協(xié)同配合，更需要對組織架構(gòu)及其職能進(jìn)行重新調(diào)整，由于資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型涉及到資產(chǎn)使用部門、資產(chǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門等不同的職能部門，而各部門的資產(chǎn)信息可能處于分割狀態(tài)，影響到資產(chǎn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程。根據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要，有必要構(gòu)建以財(cái)務(wù)部門為中心的組織架構(gòu)，將資產(chǎn)使用部門和資產(chǎn)管理部門的相關(guān)數(shù)據(jù)信息與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)對接，財(cái)務(wù)系統(tǒng)則可以實(shí)時(shí)獲取資產(chǎn)動態(tài)變化情況。

（二）提高資產(chǎn)控制大數(shù)據(jù)分析能力

大數(shù)據(jù)技術(shù)在資產(chǎn)管理中的應(yīng)用，需要相關(guān)人員熟練掌握數(shù)據(jù)庫軟件的操作技能，并具備大數(shù)據(jù)分析能力。比如在資產(chǎn)采購的預(yù)測方面，就需要相關(guān)人員通過數(shù)據(jù)采集、處理手段，搜集市場信息、整理資產(chǎn)存量信息；再比如財(cái)務(wù)云管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在資產(chǎn)信息嵌入到財(cái)務(wù)信息之后，需要財(cái)務(wù)人員采用圖表、動態(tài)圖像等可視化技術(shù)對教學(xué)、行政、后勤管理等環(huán)節(jié)的資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理，并在業(yè)財(cái)融合管理中充分利用多種大數(shù)據(jù)分析工具的運(yùn)用。

（三）完善數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理制度

與傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式相比，數(shù)字化資產(chǎn)管理模式更多的運(yùn)用了OCR 識別技術(shù)、RPA 技術(shù)、數(shù)據(jù)分析模型等信息技術(shù)，在資產(chǎn)管理模式轉(zhuǎn)型過程，需要相關(guān)人員掌握數(shù)字化資產(chǎn)管理操作程序和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，更需要構(gòu)建相配套的管理制度，一是明確資產(chǎn)管理部門、資產(chǎn)使用部門以及財(cái)務(wù)部門各自的職責(zé)，對不同部門以及不同的操作人員賦予不同的管理權(quán)限，二是明確資產(chǎn)管理操作流程，制定從資產(chǎn)采購申請、審批到資金支付等流程中運(yùn)營操作手冊[5]。

六、結(jié)語

在部分職業(yè)學(xué)校的資產(chǎn)管理中，雖然信息技術(shù)得到了應(yīng)用，但由于資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)部門數(shù)據(jù)相互分離，以致于帳實(shí)不符、資產(chǎn)流失等問題難于得到有效解決。而通過大數(shù)據(jù)技術(shù)，通過RPA 技術(shù)、數(shù)據(jù)建模等技術(shù)手段，重構(gòu)資產(chǎn)信息與財(cái)務(wù)信息的關(guān)聯(lián)性，從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息同步。資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型將對傳統(tǒng)管理模式的流程再造，需要職業(yè)學(xué)校從資產(chǎn)管理組織架構(gòu)重構(gòu)、人才儲備以及資產(chǎn)管理制度等方面入手，為資產(chǎn)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供保障。