現(xiàn)代大型企業(yè)集團(tuán)公文系統(tǒng)提檔升級(jí)的若干實(shí)踐措施探析

朱晶 譚玲*（北大荒農(nóng)墾集團(tuán)有限公司）

一、企業(yè)公文處理工作的重要意義

公文處理工作是指關(guān)于公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，具體包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序，從另一角度上，即為收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔等環(huán)節(jié)。

公文處理是企業(yè)形象的“透視機(jī)”、內(nèi)外協(xié)調(diào)的“通行證”、企業(yè)運(yùn)行的“助推器”，是指揮整個(gè)單位正常運(yùn)行的“中書令”。一份程序規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓?，能夠體現(xiàn)企業(yè)端正莊重嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男蜗?，有利于政令暢通、措施落地、指揮有序、方向明晰。處理公文的能力，代表著一個(gè)單位的決策和管理水平。要求在公文擬制、公文辦理和公文管理過程中，務(wù)必做到擬制得當(dāng)、程序清晰、渠道通暢，方能對(duì)制度落實(shí)與事務(wù)推進(jìn)起到事半功倍的效果。

二、企業(yè)公文處理工作中的常見問題

（一）關(guān)于公文處理效率方面

一是公文處理流程要不斷規(guī)范。公文處理要隨著管理層級(jí)間各種關(guān)系的不斷變化而變化，要做到主動(dòng)發(fā)展，而非被動(dòng)適應(yīng)。比如集團(tuán)的OA辦公系統(tǒng)上線運(yùn)行，為公文處理趟開了一條新的路徑，實(shí)現(xiàn)了線上線下的結(jié)合。這種結(jié)合，在流程上提升了公文處理的效率，但也對(duì)一些使用者提出了新要求。要想全面提升公文處理效率，關(guān)鍵點(diǎn)不在于OA的上線，而在于對(duì)OA使用的覆蓋率和使用者的意識(shí)提升、操作能力提升。

二是公文處理存在不及時(shí)、人為加急的現(xiàn)象。大型企業(yè)集團(tuán)在公文處理中，一方面，必須按照規(guī)定時(shí)間要求如期辦理；另一方面，發(fā)文和收文的數(shù)量巨大也是客觀事實(shí)。因此，是否及時(shí)處理公文，對(duì)工作效率的提升影響重大。在實(shí)際工作過程中，往往在不同流程上會(huì)出現(xiàn)因不同原因未能及時(shí)處理的現(xiàn)象，這便直接導(dǎo)致了加急公文越來越多，這是一種“積土成山、積水成淵”的惡性循環(huán)。同時(shí)，層層加急也給基層的同志增添了不必要的工作壓力，進(jìn)而出現(xiàn)疲于應(yīng)對(duì)、質(zhì)量下滑的現(xiàn)象。因此，及時(shí)處理公文是必須要達(dá)到的基本要求。

三是公文處理過程中的有效溝通還需強(qiáng)化。有效溝通能夠提升公文流轉(zhuǎn)速度，暢通公文處理路徑。但在具體工作中，也存在著一定的問題。比如，在收文方面，下級(jí)部門呈報(bào)公文時(shí)，首先要做到及時(shí)與上級(jí)部門取得聯(lián)系并做好溝通工作，達(dá)成一致性意見后再行呈報(bào)，這樣可以避免無效收文流程的產(chǎn)生；在發(fā)文方面，有些公文的印發(fā)涉及到多個(gè)部門，需擬稿部門組織相關(guān)部門溝通會(huì)簽后再進(jìn)入文件審核流程，這樣就可以避免因發(fā)文流程的反復(fù)而降低文件制發(fā)的效率。

（二）關(guān)于公文處理程序方面

一是公文“倒流”現(xiàn)象。比如，文件印發(fā)方面，正常的流程應(yīng)為擬稿人—擬稿部門負(fù)責(zé)人審核—印發(fā)部門業(yè)務(wù)審核—擬稿部門主管或分管領(lǐng)導(dǎo)審簽—印發(fā)。但在具體工作中，時(shí)而出現(xiàn)無會(huì)簽意見或無擬稿部門負(fù)責(zé)人審核而直接由擬稿人將公文流轉(zhuǎn)至印發(fā)部門審核程序的現(xiàn)象。有的部門會(huì)先行向部門主管或分管領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，再進(jìn)入印發(fā)程序，這是工作方法上旨在便于公文印發(fā)的順暢，不是公文流程的問題。

二是公文“流滯”現(xiàn)象。比如，文件接收方面，有的單位和部門在呈文時(shí)，為了速度快，并未按照正常的呈文流程，導(dǎo)致程序缺失，進(jìn)而在工作處理上依據(jù)不足，使得流程無法繼續(xù)，不得不更換流程再次處理，這樣不但沒有加快速度，反而滯緩了公文流速，影響了正常工作的開展。

（三）關(guān)于公文審核方面

公文的審核包括對(duì)收文的審核和對(duì)發(fā)文的審核。在收文時(shí)，不合格的公文要退回；在發(fā)文時(shí)，不合格的公文要不予印發(fā)。這其中不但包括公文內(nèi)容本身的合規(guī)性，也包括公文的標(biāo)準(zhǔn)、格式等方面。公文內(nèi)容因業(yè)務(wù)的不同而千差萬別，因此其合規(guī)性主要在擬稿部門，但是公文標(biāo)準(zhǔn)的要求則必須一致，因此其合規(guī)性主要在審核部門和發(fā)文部門，一般來說，即為本單位黨委辦公室、行政辦公室。

國(guó)家對(duì)公文的格式標(biāo)準(zhǔn)和體式有統(tǒng)一的規(guī)定，無論黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國(guó)有企業(yè)和社會(huì)團(tuán)體，大都遵照或參照《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《黨政機(jī)關(guān)公文格式》等文件規(guī)定。

常見的問題很多。比如，文種重疊，有的單位和部門將請(qǐng)示報(bào)告雙文種并用；生造文種，如以“匯報(bào)”的事務(wù)性文書代替“報(bào)告”的公務(wù)性文書；文種混淆，把需要請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)的工作“請(qǐng)示”寫成了“報(bào)告”；文種與內(nèi)容不對(duì)稱，在報(bào)告中夾雜著請(qǐng)示的內(nèi)容，在一個(gè)請(qǐng)示公文中提出了多個(gè)請(qǐng)示事項(xiàng)。其常見問題還包括條理不清、數(shù)據(jù)資料不準(zhǔn)確、請(qǐng)示內(nèi)容冗長(zhǎng)、所請(qǐng)事項(xiàng)不明等多種情況，這些都會(huì)延滯公文的正常處理，進(jìn)而影響工作的正常開展。特別是一些涉法文書，更應(yīng)該注意公文的規(guī)范性審核。

三、新形勢(shì)下企業(yè)集團(tuán)提高公文處理的路徑與措施

最主要的，是要提高思想認(rèn)識(shí)。各級(jí)管理人員特別是各級(jí)負(fù)責(zé)人，必須要充分認(rèn)識(shí)到公文處理工作的重要性，提高要求、提升標(biāo)準(zhǔn)，外練架勢(shì)、內(nèi)修文法，練實(shí)本部門、本單位公文處理的“真功夫”。

最根本的，是要制度化、規(guī)范化建設(shè)公文系統(tǒng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文處理制度，特別是要在源頭上杜絕出錯(cuò)現(xiàn)象。各級(jí)機(jī)要、文秘人員要不斷提升專業(yè)能力，全面了解公文收發(fā)兩條線上各種程序，特別是公文寫作方面的語(yǔ)言文字、邏輯層次、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等技術(shù)操作上，要細(xì)之又細(xì)、精之又精，要做到在處理中嚴(yán)格把關(guān)、在把關(guān)中嚴(yán)肅處理，在制度完善、程序規(guī)范的前提下，做好公文處理工作。

最關(guān)鍵的，是要嚴(yán)格遵守公文處理程序。公文處理的過程，必須有章可循、有據(jù)可依、科學(xué)有序、層層遞進(jìn)、有機(jī)連貫，要嚴(yán)格按照流程進(jìn)行。各級(jí)單位的辦公室是公文收發(fā)、批辦、傳遞、催辦等環(huán)節(jié)和流程的關(guān)鍵部門，在工作職責(zé)上，要做到對(duì)公文流程隨時(shí)掌握；在工作能力上，要具備指導(dǎo)、監(jiān)督相關(guān)部門按流程處理公文的基本能力。

最急需的，是要打造形成數(shù)字化、信息化的公文處理體系。公文體系的建設(shè)，同樣要隨著社會(huì)結(jié)構(gòu)的優(yōu)化、管理模式的提升、科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而變化。當(dāng)前，數(shù)字化科技革命方興未艾，當(dāng)下的辦公自動(dòng)化的公文處理模式及管理模式必會(huì)受到功能局限的挑戰(zhàn)，這是事物發(fā)展的必然規(guī)律。因此，打造建設(shè)全集團(tuán)的數(shù)字化公文處理和管理平臺(tái)，任重道遠(yuǎn)而亟需面對(duì)。