農(nóng)業(yè)科研單位收文管理的幾點(diǎn)思考

劉美彤，陳江燕

（遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，遼寧沈陽 110000）

0 引言

收文管理工作是農(nóng)業(yè)科研單位行政管理的重要組成部分，是承上啟下的紐帶，能否規(guī)范地進(jìn)行文件收發(fā)及其快速完成辦文程序，直接影響著整個單位的辦公水平與效率?，F(xiàn)階段，大部分農(nóng)業(yè)科研單位的收文管理方式仍較為粗獷，收文辦理流程不夠細(xì)化，存在問題也比較多。通過對農(nóng)業(yè)科研單位收文管理現(xiàn)狀進(jìn)行探析，以期提升收文管理工作的質(zhì)量。

1 現(xiàn)階段農(nóng)業(yè)科研單位收文類型

1.1 上級文件

黨中央、國務(wù)院及各級政府文件：分送范圍為市地師級、縣團(tuán)級等，各級單位按文件要求接收。該類文件保密要求較高，多數(shù)單位采用傳統(tǒng)收文方式，一般通過郵政或機(jī)要電腦打印接收，然后進(jìn)行手工登記，登記內(nèi)容主要包括文件名稱、發(fā)文單位、收文時間等。涉密文件占比大，涉密與非涉密文件需要分開管理，隔年按上級單位要求進(jìn)行文件清退。

1.2 與業(yè)務(wù)相關(guān)的文件

該類文件專業(yè)性較強(qiáng)，收文數(shù)量較大，辦理的時效性要求更高。因涉及單位的重點(diǎn)工作任務(wù)，農(nóng)業(yè)科研單位的收文中可能會涉及較多農(nóng)學(xué)專業(yè)詞匯，需要收文人員具有農(nóng)業(yè)專業(yè)素養(yǎng)，對于每天大量的收文工作能夠做到分級、分類、分時處理，合理安排領(lǐng)導(dǎo)閱文順序，急事急辦，及時傳達(dá)文件內(nèi)容，避免出現(xiàn)材料沒有如期報(bào)送的現(xiàn)象。

1.3 其他文件

邀請函、培訓(xùn)通知、賀信、請示、批復(fù)等臨時性文件，占全年收文比例的25%左右。收文時間不固定，緩急程度不同，需要收文員按文件截止時間做好分級處理，隨時跟進(jìn)辦理進(jìn)度，交相關(guān)業(yè)務(wù)處室辦理。

2 農(nóng)業(yè)科研單位主要收文處理方式及其優(yōu)缺點(diǎn)

2.1 手工收文登記

該方式主要是采用收文簿手工登記，相較于信息化方式具有存儲介質(zhì)穩(wěn)定、不易被破壞或丟失的優(yōu)點(diǎn)。文件的簽發(fā)分送均由經(jīng)辦人簽字，文件轉(zhuǎn)運(yùn)過程清晰。但這種登記方式缺點(diǎn)是效率較低，收文員耗時耗力，人工書寫易出錯，無法滿足現(xiàn)代文件管理要求，適用于整體收文較少的農(nóng)業(yè)科研單位[1]。

2.2 信息化辦公系統(tǒng)收文

這類收文管理模式時效性強(qiáng)，不易漏接文件，方便文件收發(fā)、歸檔的統(tǒng)籌管理。該類管理模式適合擁有收發(fā)文功能內(nèi)網(wǎng)的單位。誠然此模式也有一定局限性，內(nèi)網(wǎng)多是本單位系統(tǒng)內(nèi)部使用，用于接收外來文件的功能開發(fā)的少。國家及省市發(fā)文存在大量涉密文件，而絕大多數(shù)收文辦理系統(tǒng)不能接收涉密文件，單獨(dú)使用此方式收文對于保密級別較高的農(nóng)業(yè)科研單位并不適合。

2.3 信息化辦公系統(tǒng)與紙質(zhì)登記相結(jié)合的收文形式

特點(diǎn)是可以將涉密與非涉密文件分開處理，符合保密規(guī)定。非涉密文件通過內(nèi)網(wǎng)線上辦理，涉密文件使用涉密介質(zhì)登記，這樣能避免全部手工登記浪費(fèi)的時間與精力，又能提高收文辦理效率。適用于擁有辦公內(nèi)網(wǎng)，但無法在內(nèi)網(wǎng)處理涉密文件的農(nóng)業(yè)科研單位。

3 農(nóng)業(yè)科研單位收文管理目前存在的不足

3.1 收文管理制度不完善

在農(nóng)業(yè)科研單位中，管理制度的完善與否，直接影響收文工作的效率與質(zhì)量，收文管理制度應(yīng)包含在公文管理制度中，而大多數(shù)單位的公文管理辦法重點(diǎn)都放在了發(fā)文管理上，沒有制定完善的收文管理細(xì)則，這也導(dǎo)致了本單位對此項(xiàng)工作沒有引起足夠重視。農(nóng)業(yè)科研單位的收文管理人員每天的收文數(shù)量較大，作為具有文秘工作性質(zhì)的收文員，還會承辦一些文件材料上報(bào)工作。制度不到位，職責(zé)不清晰，影響收文員工作積極性，也會影響工作的創(chuàng)新[2]。

3.2 收文管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

目前，農(nóng)業(yè)科研單位收文管理崗多為管理學(xué)類專業(yè)人員，收文員入職前基本沒有農(nóng)業(yè)科研基礎(chǔ)，入職后缺少崗位培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，對單位的整體研究方向和研究領(lǐng)域缺乏了解。農(nóng)業(yè)科研單位的收文類型中專業(yè)性文件較多，這會影響收文員對文件的整體把控。以省級農(nóng)業(yè)科研單位為例，年收文數(shù)量在1700份左右，傳閱次數(shù)上萬，涉密文件較多，保密責(zé)任重大，休息日接收文件是常事，高強(qiáng)度工作使得收文人員很難在這一崗位長期堅(jiān)持下來，所以崗位調(diào)動頻繁也是目前影響收文管理工作的一個不利因素。

3.3 文件收集歸檔不完整

一是文件收集不全面。農(nóng)業(yè)科研單位部門多，有些文件沒有通過正常收文渠道轉(zhuǎn)運(yùn)到辦公室收文員手中，可能直接由上級部門通過郵箱、傳真等方式發(fā)送至直屬科室人員。大部分科研工作者缺乏文件管理意識，沒有及時上交，導(dǎo)致文件源頭不齊全。二是歸檔質(zhì)量不高。由于文件材料的不完整導(dǎo)致檔案材料不齊全、可用性不高。例如，閱辦文件的處理結(jié)果，辦理部門沒有及時將材料上交，收文員也沒有及時督辦，年底歸檔缺材料，嚴(yán)重影響歸檔質(zhì)量[3]。

3.4 收文辦理工作信息化水平較低

隨著辦公自動化的不斷發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位的收文管理工作信息化程度也在不斷提高，但還存在很多不足。一是沒有做好廣泛宣傳，系統(tǒng)應(yīng)用不到位。少部分單位即便可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上轉(zhuǎn)運(yùn)，也更愿意打印紙質(zhì)版?zhèn)鏖啠斐上到y(tǒng)資源與紙質(zhì)資源的雙重浪費(fèi)。二是系統(tǒng)開發(fā)不夠完善，功能不齊全。例如，在滿足正常文件傳閱的基礎(chǔ)上，應(yīng)加設(shè)提醒督辦功能。功能的后續(xù)維護(hù)跟進(jìn)不及時，目前系統(tǒng)開發(fā)多為一次性服務(wù)，后續(xù)維護(hù)跟進(jìn)一般由單位信息部門的職工完成，開發(fā)新功能較為困難。

4 優(yōu)化建議

4.1 完善收文管理制度，規(guī)范文件辦理流程

收文工作作為辦公室一項(xiàng)重點(diǎn)任務(wù)，需要有全面系統(tǒng)的管理制度做支撐。目前部分農(nóng)業(yè)科研單位對收發(fā)文工作不夠重視，認(rèn)為科研才是重點(diǎn)工作，對收文工作的關(guān)注度較低。實(shí)際上，收文工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜瑣碎的工作，包括簽收、分類、登記、擬辦、傳閱、歸檔等很多方面。建立收發(fā)文管理制度，有利于全單位提高對收文工作的重視，提升收文員工作積極性，也有利于明確職能分工，強(qiáng)化責(zé)任意識，杜絕文件泄密，避免一崗多責(zé)，提高辦公效率[4]。

4.2 加強(qiáng)收文人員崗位培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)

在農(nóng)業(yè)科研單位收文工作中，接收的農(nóng)業(yè)專業(yè)相關(guān)文件較多。此類文件屬于單位核心業(yè)務(wù)，需要收文人員對本單位業(yè)務(wù)有清晰的認(rèn)知，接收后能準(zhǔn)確定位辦理處室，為領(lǐng)導(dǎo)提供文件辦理參考，傳閱過后及時通知相關(guān)部門領(lǐng)取。為此，需要本單位對收文員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，并在入職后也要定時進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)。隨時了解單位各部門所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，鼓勵支持收文員到外單位學(xué)習(xí)調(diào)研，提升收文員的專業(yè)化水平，才能更好地適應(yīng)科研單位收文的特殊性[5]。

4.3 做好文件督辦工作，提高運(yùn)轉(zhuǎn)效率

收文部門應(yīng)加強(qiáng)對收文各環(huán)節(jié)的督查催辦，若業(yè)務(wù)部門有單獨(dú)收到的文件應(yīng)在第一時間交收文員傳閱。對閱辦類文件，收文員要在送文時提醒業(yè)務(wù)部門簽收文件時不能只簽字不辦理，并在落實(shí)后及時將相關(guān)材料附后歸檔。對沒有落實(shí)的文件進(jìn)行催辦，若無相關(guān)附件應(yīng)在文件上標(biāo)注并由負(fù)責(zé)人簽字。監(jiān)督部門也應(yīng)建立相關(guān)的監(jiān)督管理制度，把收文辦理作為一項(xiàng)工作指標(biāo)，與職稱評定或績效掛鉤，提高單位人員對收文辦理的重視程度，從而提高收文辦理運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

4.4 加強(qiáng)收文管理的信息化建設(shè)

隨著數(shù)字化辦公的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位收文工作也必將不斷進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)無紙化收文將是大勢所趨。數(shù)字化收文系統(tǒng)的優(yōu)勢相較于傳統(tǒng)的收文工作，更能夠?qū)⒉僮髁鞒逃行б?guī)范，保證文件處理的流程全面無遺漏。科研單位也要積極推進(jìn)收文辦公系統(tǒng)信息化建設(shè)，加大資金支持，依靠網(wǎng)上辦公實(shí)現(xiàn)在線收文、擬辦、閱辦處理、檢索與歸檔，并不斷探索更多的系統(tǒng)功能，在使用過程中不斷地優(yōu)化改進(jìn)，創(chuàng)新工作方式方法，以滿足收文管理的需求。