浙江省地方性高校收文質(zhì)量研究
——基于臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院收文數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析

文/臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江莎莎

為響應(yīng)浙江省“最多跑一次”改革工作，省內(nèi)高校大力創(chuàng)新“互聯(lián)網(wǎng)+校務(wù)服務(wù)”模式，實(shí)現(xiàn)教育領(lǐng)域信息化。根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，浙江省地方性高校歸檔工作有序開展，成效顯著。本人基于臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院近3年收文數(shù)據(jù)，采取描述性分析法，對(duì)浙江省地方性高校收文質(zhì)量進(jìn)行研究。

一、浙江省地方性高校收文現(xiàn)狀

臺(tái)州市作為省內(nèi)重要地級(jí)市，目前共有6所高校：臺(tái)州學(xué)院、臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院、臺(tái)州科技職業(yè)學(xué)院、臺(tái)州廣播電視大學(xué)、臺(tái)州技師學(xué)院、浙江汽車技術(shù)學(xué)院。浙江省地方性高校收文有系統(tǒng)收文和紙質(zhì)收文兩種，系統(tǒng)收文是文件主要獲取渠道。我省各地方性高校的收文類型有中央和國務(wù)院、省委和省政府、市委和市政府“三級(jí)”文件，教育部、省教育廳、市教育局文件以及地級(jí)市文件。我省地方性高校的收文流轉(zhuǎn)形式在2017年之前基本都是紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，近三年陸續(xù)轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上流轉(zhuǎn)為主、線下流轉(zhuǎn)為輔、文件線上線下并行流轉(zhuǎn)的形式。從2018年4月1日起，臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院收文基本上以校內(nèi)OA辦公平臺(tái)在線流轉(zhuǎn)為主。

目前，高校普遍現(xiàn)狀是地級(jí)市文件多，實(shí)際歸檔少。從臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院收文數(shù)據(jù)看，地級(jí)市文件占收文總數(shù)比例相當(dāng)高，但經(jīng)檔案室篩選鑒定，地級(jí)市文件實(shí)際歸檔率只有5%～10%。2020年地級(jí)市文件共收1280件，占收文總數(shù)的73.65%，實(shí)際歸檔94件；2019年地級(jí)市文件共收1226件，占收文總數(shù)的74.26%，實(shí)際歸檔72件；2018年地級(jí)市文件共收1116件，占收文總數(shù)的73.28%，實(shí)際歸檔68件。臺(tái)州市市級(jí)部門106個(gè)，統(tǒng)計(jì)臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院收到地級(jí)市文件最多的分別是市委、市委辦文件：2020年225份，2019年189份，2018年161份；市政府、市府辦文件：2020年61份，2019年100份，2018年171份；市委組織部文件：2020年69份，2019年75份，2018年56份；市委宣傳部文件：2020年44份，2019年56份，2018年51份。其他如市紀(jì)委、市委督查室、市委直屬機(jī)關(guān)工委、市委人才辦、市委老干部局、市人社局、市外事辦等均有收文，但每年收文數(shù)量均不超過20份。

二、我省地方性高校收文存在的問題

（一）前期文件收集質(zhì)量有待提高。1.領(lǐng)導(dǎo)閱文負(fù)擔(dān)重。由于工作人員缺少專業(yè)知識(shí)和識(shí)別力，又擔(dān)心文件漏收，對(duì)市委、市政府、市人大、市政協(xié)及其辦公室下發(fā)的文件和通知、領(lǐng)導(dǎo)講話，市直各部門的文件和通知基本上統(tǒng)統(tǒng)收文打印。根據(jù)分管條線不同，領(lǐng)導(dǎo)每天文件閱辦數(shù)量不等，分管思政、意識(shí)形態(tài)、組織、統(tǒng)戰(zhàn)、安全類文件明顯會(huì)更多。據(jù)統(tǒng)計(jì)，校領(lǐng)導(dǎo)每天收文批辦10～30份，有時(shí)傳閱文件積壓成堆，就草草處理，來不及消化文件內(nèi)容。2.收文導(dǎo)入麻煩。由于浙江省教育廳、臺(tái)州市教育局收文系統(tǒng)和地級(jí)市收文系統(tǒng)不兼容，省內(nèi)地方高校文書普遍存在一人多臺(tái)電腦收文的情況。臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院三個(gè)收文系統(tǒng)分別安裝在三臺(tái)電腦上，利用U盤下載后再上傳到學(xué)校OA辦公平臺(tái)。平均每日新增系統(tǒng)收文15份，每份文件從簽收、打印、下載、上傳需要在不同電腦間切換，系統(tǒng)收文雖然省去了送文件的麻煩，但由于文件不能直接從收文系統(tǒng)導(dǎo)入各個(gè)學(xué)校辦公平臺(tái)，操作上極容易造成文件漏收。3.不需要?dú)w檔收文多。臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院每年用于收文打印所需的硒鼓和紙張用量很大，大量“看似有用，實(shí)則無用”的不需要?dú)w檔收文均打印出來，不僅造成了辦公資源大量浪費(fèi)，而且這些收文造成了檔案室文件積壓，占用有限檔案空間。4.文件收集不齊全。省內(nèi)地方性高校每年收到的紙質(zhì)文件約占20%，紙質(zhì)文件主要是從市委市政府下發(fā)的紅頭文件、郵寄到學(xué)校的省級(jí)、部分市級(jí)部門紅頭文件、學(xué)校參會(huì)人員帶回來的文件、傳真件以及各部門提供的“零散文件”。這些零散文件通常需要各部門主動(dòng)提供，而大部分教職工沒有收文意識(shí)，導(dǎo)致文件收集不齊全。

（二）中期流轉(zhuǎn)和歸檔質(zhì)量有待提高。一是文件線上流轉(zhuǎn)時(shí)間普遍比線下流轉(zhuǎn)長。以前線下流轉(zhuǎn)主要由秘書掌握文件的動(dòng)態(tài)流轉(zhuǎn)，有文件時(shí)，秘書送給領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)批完即刻退回秘書，秘書復(fù)印分發(fā)給有關(guān)部門簽字，文件就算流轉(zhuǎn)完畢，因此線下流轉(zhuǎn)時(shí)間秘書基本上能掌控。自從轉(zhuǎn)為線上流轉(zhuǎn)為主后，文件普遍存在超時(shí)間流轉(zhuǎn)的情況，主要是由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人忙于手頭工作，對(duì)線上文件查看不及時(shí)或查看后不處理不提交意見，還沒有養(yǎng)成每天定時(shí)查收線上文件的習(xí)慣。由于線上流轉(zhuǎn)目前還沒有提醒功能，目前對(duì)于涉密文件、重要文件、會(huì)議通知，秘書還是采取線下流轉(zhuǎn)，對(duì)于業(yè)務(wù)文件、具體事務(wù)性文件、閱知類文件和簡報(bào)類文件則基本全部采取線上流轉(zhuǎn)，但線上流轉(zhuǎn)時(shí)間普遍較長，對(duì)于業(yè)務(wù)文件和具體事務(wù)性文件，經(jīng)常性查閱不及時(shí)，需要文書口頭提醒分管校領(lǐng)導(dǎo)簽批或有關(guān)部門閱辦。二是收文歸檔資料不完整。收文普遍存在無辦理結(jié)果，收文完整率不到1%。收文涉及需要上報(bào)事項(xiàng)的，各辦理部門沒有把上報(bào)資料備份給秘書，特別是一些重要文件的材料上報(bào)無保存，收文“有頭無尾”，日后文件查找起來利用價(jià)值不高，難以參考往年情況。有請(qǐng)示無批復(fù)，部分批復(fù)各部門自行保存，未移交文書歸檔。

（三）后期收文查詢利用質(zhì)量有待提高。收文查詢利用頻繁。各部門寫材料需要用到某份文件，不會(huì)自行想辦法查找，而是想當(dāng)然以為所有文件文書都應(yīng)該有，沒有收到文件就是秘書工作失職，存在漏收嫌疑，但確實(shí)很多文件上級(jí)部門沒有下發(fā)給學(xué)校。有些收到過的文件，已經(jīng)流轉(zhuǎn)完畢，部門沒有妥善保管，要用文件時(shí)就找秘書，習(xí)慣向秘書要文件，給秘書增加了大量的文件查找工作。平日里秘書除收發(fā)文件之外，還要管理全校用印、涉密文件等。經(jīng)常性手頭工作急，待查找文件又催著要，而部門又往往不能提供要查收文件的關(guān)鍵信息如標(biāo)題、關(guān)鍵字、文號(hào)，只描述文件大概內(nèi)容或大概文號(hào)，使得文件查找非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力，嚴(yán)重影響秘書工作。

三、提高收文質(zhì)量對(duì)策

把好收文第一道關(guān)口，如何從眾多地級(jí)市文件中做有效篩選，有用文件既不漏收，無關(guān)文件又能有效剔除，既保證政策貫徹暢通，又確保文件精簡高效，從而避免“有文必收”，提高收文質(zhì)量。

（一）梳理制度，提高文件處理質(zhì)量。1.普及收文意識(shí)，拓寬文件收集渠道。辦公室向?qū)W校各部門明確文件收集范圍，普及全校教職工收文意識(shí)，凡是與學(xué)校有關(guān)的文件廣泛收集，及時(shí)轉(zhuǎn)交鑒定，納入收文辦理程序。2.制定收文閱辦制度。各地方性高校都制定過公文處理辦法，但針對(duì)收文辦理沒有對(duì)應(yīng)的閱辦制度，實(shí)際工作中遇到問題無法找到處理依據(jù)。單獨(dú)針對(duì)收文制定收文閱辦制度，對(duì)文件收集范圍、閱知閱辦要求、催辦督辦歸檔等收文各個(gè)環(huán)節(jié)作一一規(guī)范，對(duì)重復(fù)性來文處理，細(xì)化具體閱辦要求，立規(guī)立矩，嚴(yán)格執(zhí)行收文閱辦制度，提高文件處理質(zhì)量。3.制定《每周市級(jí)閱知性來文匯編》。對(duì)于地市級(jí)普發(fā)的閱知性文件（非涉及本校），秘書首先進(jìn)行甄別，要了解學(xué)校發(fā)展動(dòng)態(tài)、工作目標(biāo)、年度工作重點(diǎn)、各部門業(yè)務(wù)范疇以及本地區(qū)重點(diǎn)工作，能對(duì)普發(fā)的地級(jí)市文件有所側(cè)重。通過臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院近3年的收文數(shù)據(jù)，我們可以看出一些收文規(guī)律：（1）每月大事記、每月工作安排、市委人大政府政協(xié)辦公室簡報(bào)、部門簡報(bào)可視情況篩選；（2）人事任免類（非本校人員）、通報(bào)類、抄告類、征求意見類（普發(fā)）、領(lǐng)導(dǎo)講話類按類別分別歸類。創(chuàng)新“一周一號(hào)”登記模式，代替以往“一文一號(hào)”登記模式，對(duì)于閱知性文件（非涉及本校），分類匯編，按照人事任免類、通報(bào)類、抄告類、領(lǐng)導(dǎo)講話類，按周登記匯編一次，系統(tǒng)上分類分項(xiàng)導(dǎo)入，減少領(lǐng)導(dǎo)批閱次數(shù)，減輕領(lǐng)導(dǎo)閱文壓力。

（二）優(yōu)化服務(wù)，提高收文流轉(zhuǎn)和歸檔質(zhì)量。1.督辦提醒，強(qiáng)化歸檔意識(shí)。辦公室加強(qiáng)對(duì)閱辦類文件的落實(shí)督查，控制閱知類文件的流轉(zhuǎn)時(shí)長，規(guī)定報(bào)送類材料用印前需提供文件并經(jīng)批示領(lǐng)導(dǎo)審批后方可報(bào)送。部門負(fù)責(zé)人在簽收文件時(shí)不能只簽名，需同時(shí)簽收辦理意見。增強(qiáng)各部門歸檔意識(shí)，有主要領(lǐng)導(dǎo)批示的文件，報(bào)送材料統(tǒng)一移交文書歸檔備查，把收文歸檔工作與部門年度考核掛鉤，真正落實(shí)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示件“有批示必有落實(shí)，有落實(shí)必有回復(fù)，有回復(fù)必有歸檔?！北ＷC“事事有結(jié)果，件件有回音?！睂?duì)落實(shí)不到位的責(zé)任人和責(zé)任部門嚴(yán)肅追責(zé)，年度考核不得評(píng)優(yōu)。2.做好備注記錄，加強(qiáng)收文復(fù)查。針對(duì)重要文件、業(yè)務(wù)文件、具體事務(wù)性文件，認(rèn)真規(guī)范簽收、登記、分類，做到“三劃”：劃重點(diǎn)、劃時(shí)間節(jié)點(diǎn)、劃容易忽視內(nèi)容。用好擬辦單備注功能，需要說明的情況盡可能在備注中記錄體現(xiàn)。文件流轉(zhuǎn)中勤動(dòng)筆勤備注，記錄文件處理情況，保證每份文件流轉(zhuǎn)軌跡清晰。嚴(yán)格執(zhí)行收文“先登記后流轉(zhuǎn)”制度，防止文件遺失。不定期對(duì)收文進(jìn)行核查，檢查有無漏收、漏簽、漏批、漏分發(fā)、漏辦、漏歸檔等情況發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)即刻補(bǔ)救，同時(shí)在備注中記錄情況，日后備查。3.辦公系統(tǒng)升級(jí)，實(shí)現(xiàn)閱辦提醒和在線鑒定。與學(xué)校信息中心對(duì)接，升級(jí)實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)文件閱辦提醒功能，提高文件流轉(zhuǎn)效率。收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后由檔案室在OA平臺(tái)上在線鑒定是否歸檔，鑒定需要?dú)w檔的，文書打印收文單和完整文件，在文件上加蓋歸檔章；鑒定不需要?dú)w檔的，文書僅打印收文單和文件首頁，減少用紙，制作收文目錄，電子文件刻盤，次年移交檔案室備用。

（三）創(chuàng)新方式，提高收文查詢利用質(zhì)量。對(duì)文件查找較頻繁的幾個(gè)部門兼職檔案員，配置數(shù)字檔案館權(quán)限（只限查詢），如組織處、人事處、教務(wù)處、宣傳部，方便自行查找歷年文件。線上流轉(zhuǎn)時(shí)，涉及表單類文件盡量上傳WORD格式作附件，方便部門填寫報(bào)送。利用好收文單的備注功能，有需要交代的盡量在收文單上體現(xiàn)，如無WORD格式注明，避免重復(fù)查找。高校要增強(qiáng)各部門人員的文件保管意識(shí)，充分發(fā)揮檔案室專職檔案員的業(yè)務(wù)能力，對(duì)各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高兼職檔案員的管理技能，特別是對(duì)全校收文提出專業(yè)指導(dǎo)和建議。

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的更新發(fā)展，我省地方性高校收文發(fā)展趨勢(shì)必將逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)收文代替紙質(zhì)收文（除涉密文件外），實(shí)現(xiàn)無紙化、綠色辦公。高校辦公室要爭(zhēng)做“領(lǐng)頭雁”，牢牢把控好收文關(guān)，積極創(chuàng)新收文閱辦方式，優(yōu)化服務(wù)，提高收文質(zhì)量。以高質(zhì)量、規(guī)范化的收文制度，提升學(xué)校辦公效率，多方位為領(lǐng)導(dǎo)分憂解難，促使建成以信息化辦公為主的節(jié)能節(jié)材型高校。