醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)研究

文/于佳玉（承德市中心醫(yī)院）

國(guó)家對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重視，為各大醫(yī)院提供了更好的發(fā)展條件，醫(yī)院的規(guī)模和數(shù)量也有所擴(kuò)大。醫(yī)院在為患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的同時(shí)，也要注意進(jìn)行自身內(nèi)部的人事制度調(diào)整，這樣才能符合現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)醫(yī)院的發(fā)展要求。醫(yī)院人事檔案管理工作，可以針對(duì)檔案的多樣性和綜合性進(jìn)行規(guī)范管理，對(duì)于不同崗位和不同專業(yè)水平的人員，要進(jìn)行選拔，充分發(fā)揮專業(yè)人士從事專業(yè)崗位的作用。醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院眾多管理工作中的一小部分，但也常常是被輕視的部分，這部分的管理工作如果沒有落實(shí)到位，就會(huì)造成對(duì)醫(yī)院健康發(fā)展的影響。因此，在醫(yī)院管理工作中，不斷推進(jìn)醫(yī)院管理工作的合理化和規(guī)范化，幫助醫(yī)院更有效地利用好人力資源，提高醫(yī)院人才資源的合理利用。

一、醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的重要性分析

（一）為醫(yī)院提供人事管理參考依據(jù)

醫(yī)院人事檔案管理工作能幫助醫(yī)院實(shí)現(xiàn)人才資源配置，最大程度上發(fā)揮人才的作用，做到“人盡其用”，這樣才有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。在進(jìn)行醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作時(shí)，要注意抓住人事檔案全面性和準(zhǔn)確性的特征要求，著重增強(qiáng)人事檔案的管理力度，才能更好地掌握醫(yī)院全體員工的工作和生活狀態(tài)。醫(yī)院在日后的轉(zhuǎn)型和發(fā)展過程中，也能根據(jù)這些員工情況和數(shù)據(jù)，制定更具科學(xué)性的制度改革，保障醫(yī)院各項(xiàng)發(fā)展計(jì)劃實(shí)施的可行性。

（二）提升醫(yī)院的人力資源管理水平

醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)，是醫(yī)院在進(jìn)行人才選拔和人才管理時(shí)的重要依據(jù)，人事檔案管理和人力資源管理之間存在著千絲萬縷的聯(lián)系。醫(yī)院通過人事檔案的規(guī)范化管理，能提升人力資源管理的水平，保障醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)都能使人才對(duì)號(hào)入座，發(fā)揮用人的最大效率。醫(yī)院積極管理人事檔案，還能促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化，提升醫(yī)院的整體管理能力。

（三）促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)性健康發(fā)展

人事檔案管理的過程中，不僅是對(duì)人的管理，更是以往醫(yī)院發(fā)展歷程的直接體現(xiàn)。人事檔案能記錄醫(yī)院的人員流動(dòng)情況，并且在反映醫(yī)院不同時(shí)期的用人情況的同時(shí)，還能反映出醫(yī)院的發(fā)展歷程以及未來的發(fā)展方向。這些人事檔案的數(shù)據(jù)記錄，為醫(yī)院開展各項(xiàng)活動(dòng)和工作提供了經(jīng)驗(yàn)，為醫(yī)院的未來發(fā)展方向提供了數(shù)據(jù)和資源的支持。在新醫(yī)療改革等制度的深入下，人事管理工作也在推動(dòng)著醫(yī)院的健康發(fā)展，不斷增強(qiáng)醫(yī)院的戰(zhàn)斗力，以及醫(yī)院全體工作人員的凝聚力。醫(yī)院要高度重視人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)，才能使人力資源管理更好地配合醫(yī)院的實(shí)際情況，提升醫(yī)院的軟實(shí)力。

二、當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)存在的問題探究

（一）醫(yī)院人事檔案管理工作不受重視

通常情況下，多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理工作都是簡(jiǎn)單地抄寫一些人員信息，然后進(jìn)行檔案保存即可，工作人員只要不把材料弄丟，不把人事檔案信息泄露給他人，就算是完成這項(xiàng)工作了，造成了醫(yī)院對(duì)人事檔案管理不需要花費(fèi)太多的人力或物力資源去進(jìn)行的觀念。但是事實(shí)上，這樣的想法在本質(zhì)上就是錯(cuò)誤的。首先，醫(yī)院在這里忽略了人事檔案管理的重要性，這就直接導(dǎo)致了管理人員在日常工作中的狀態(tài)散漫，更不會(huì)對(duì)人事檔案資料進(jìn)行分析和利用；其次，人事檔案管理部門也忽略了人事檔案管理的重要性，作為主要部門，自身都輕視自己的工作，那么整體的管理工作效率也肯定是無法得到保障的。當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理工作由于重視程度不夠，管理工作人員的水平良莠不齊，導(dǎo)致了醫(yī)院人事檔案管理工作的責(zé)任不夠明確、人事審核制度不全面、人事檔案管理材料存在漏洞、甚至是人事檔案丟失等問題，這些都給工作人員和醫(yī)院工作帶來了一定的阻礙

（二）醫(yī)院人事檔案管理的制度較為傳統(tǒng)

醫(yī)院人事檔案管理的制度是保障人事檔案有效管理的重要基礎(chǔ)，這關(guān)系到醫(yī)院人事檔案管理方式的創(chuàng)新。當(dāng)前醫(yī)院存在著一些管理制度方面的問題。第一，醫(yī)院雖然有相關(guān)的管理制度，但是由于長(zhǎng)時(shí)間沒有進(jìn)行調(diào)整，已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的醫(yī)院發(fā)展情況和管理特點(diǎn)，這就造成了工作人員在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，沒有科學(xué)的管理依據(jù)，最后達(dá)不到醫(yī)院想要的管理目標(biāo)。第二，醫(yī)院沒有明確責(zé)任機(jī)制，責(zé)任制度不夠精細(xì)、準(zhǔn)確，管理的權(quán)責(zé)沒有制度支撐，就不利于人事檔案管理工作的順利開展，在管理過程中，會(huì)出現(xiàn)要么沒有人管，要么好多人一起管一件事的情況。第三，醫(yī)院缺乏人事檔案的外部監(jiān)督管理，人事檔案管理部門雖然有著自身的監(jiān)督機(jī)制，但是僅僅是自身的內(nèi)部監(jiān)督存在著一定的局限性，檔案管理人員如果沒有在檔案歸檔時(shí)，進(jìn)行客觀審核，就無法保障人事信息的完整性和真實(shí)性。敷衍了事的后果就是無法發(fā)揮人事檔案進(jìn)行人力資源配置的作用，從而導(dǎo)致其他醫(yī)院工作人員和檔案管理人員對(duì)工作熱情的整體下降。

（三）醫(yī)院人事檔案管理工作沒有信息化技術(shù)支撐

移動(dòng)通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等現(xiàn)代化技術(shù)，都能促進(jìn)醫(yī)院人事檔案信息化管理，這是醫(yī)院人事檔案管理的大勢(shì)所趨。工作效率、工作精準(zhǔn)化程度等都是醫(yī)院提升核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分，但是醫(yī)院往往認(rèn)為使用計(jì)算機(jī)就是將檔案管理信息化了，而不去引進(jìn)其他信息技術(shù)，認(rèn)為這樣是完全沒必要的，并且出于成本因素的考慮，會(huì)耗費(fèi)財(cái)力和人力資源，致使醫(yī)院檔案管理規(guī)范化建設(shè)始終停滯不前。除此之外，信息化技術(shù)和信息化人才的引進(jìn)不足，還會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院信息沒有共享數(shù)據(jù)的資源，從而影響醫(yī)院其他日常工作的實(shí)施。

三、針對(duì)醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案管理指導(dǎo)工作，提高醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

人事檔案管理人員要轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，醫(yī)院加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理規(guī)范化的指導(dǎo)，提升醫(yī)院全體工作人員的人事檔案意識(shí)。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層面重視人事檔案管理工作，人事檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀才會(huì)從根本上得到轉(zhuǎn)變。

首先，在醫(yī)院工作人員的日常工作中，醫(yī)院要不斷做好人事檔案管理規(guī)范化的宣傳和教育工作。比如，醫(yī)院可以開展定期的人事檔案管理季度培訓(xùn)，或人事檔案管理知識(shí)講座，提升醫(yī)院工作人員對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)知，進(jìn)而促進(jìn)人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。醫(yī)院人事檔案管理人員將會(huì)主動(dòng)參與管理技術(shù)學(xué)習(xí)，掌握計(jì)算機(jī)信息處理新技術(shù)，了解檔案專業(yè)軟件操作要點(diǎn)，完成高質(zhì)量的人事檔案歸檔與全面整體等多項(xiàng)工作，從而將整體工作質(zhì)量做到極大程度提升。

其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮好帶頭作用，加強(qiáng)相關(guān)人事檔案管理技能的考核工作，領(lǐng)導(dǎo)必須要具備一定的人事檔案管理知識(shí)素養(yǎng)，在進(jìn)行考察工作時(shí)，要積極與工作人員溝通管理工作中的問題，履行自己的職責(zé)，從醫(yī)院和人事檔案管理人員的角度出發(fā)，根據(jù)實(shí)際情況，制定相應(yīng)的規(guī)范化、科學(xué)化的人事檔案管理政策。

最后，醫(yī)院本身也要解放思想觀念，著重把握人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)對(duì)醫(yī)院生存發(fā)展的重大意義，為人事檔案管理工作創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍。工作人員也要認(rèn)真履行職責(zé)，樹立責(zé)任意識(shí)，努力提升自身檔案管理工作的業(yè)務(wù)能力，嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院制定的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)人事檔案管理工作給予充分的重視。例如，醫(yī)院可以根據(jù)人事檔案管理工作開展需要與規(guī)劃建設(shè)目標(biāo)，采用競(jìng)爭(zhēng)上崗方式，對(duì)檔案管理團(tuán)隊(duì)結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷優(yōu)化，使得檔案管理人員能夠主動(dòng)提升自身業(yè)務(wù)能力。除此之外，醫(yī)院管理層對(duì)薪酬水平做到科學(xué)調(diào)整，保證福利待遇發(fā)放的公平性與科學(xué)性，有效激發(fā)醫(yī)院人事檔案管理人員的工作熱情，工作人員潛能得到不斷釋放，提高人事檔案規(guī)范化管理水平。醫(yī)院人事檔案管理人員在規(guī)范化建設(shè)下對(duì)工作有進(jìn)一步認(rèn)識(shí)，也在正確引導(dǎo)下提升道德素養(yǎng)，使得工作行為具有極強(qiáng)規(guī)范性與高效性。

（二）健全醫(yī)院檔案管理制度，制定醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)

人事檔案管理制度的完善是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、復(fù)雜的工作，醫(yī)院要有長(zhǎng)期建設(shè)管理制度的思想準(zhǔn)備，毫不懈怠地走好人事檔案管理工作的每一步。因此，醫(yī)院管理人員必須從多角度考慮，優(yōu)化人事檔案管理制度，使得管理制度具有極強(qiáng)規(guī)范性與合理性，落實(shí)各項(xiàng)管理?xiàng)l例。

具體而言，一是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理按章辦事，保證做到各項(xiàng)工作有章可循，規(guī)范醫(yī)院人事檔案材料各類信息的獲取及分類等工作，重視后續(xù)歸檔與鑒別工作的開展，讓人事檔案管理具有極強(qiáng)科學(xué)性。比如，在人事檔案管理權(quán)責(zé)問題上，醫(yī)院的人事檔案管理部門和相關(guān)的工作人員首先就要做到權(quán)責(zé)分明，要有明確的等級(jí)和責(zé)任劃分，工作內(nèi)容也要具體到個(gè)人，管理工作質(zhì)量也要進(jìn)行精細(xì)化的評(píng)估。再比如，醫(yī)院需要構(gòu)建三位一體的工作機(jī)制。其中，這“三位”指的是醫(yī)院、人事檔案管理部門、人事檔案管理工作人員。實(shí)行三位一體工作的過程中，要不斷增強(qiáng)彼此的交流與合作，對(duì)于人事檔案管理工作中出現(xiàn)的問題要共同分析探討，任何一方都不可或缺。

二是針對(duì)醫(yī)院人力資源管理特點(diǎn)，重視勞務(wù)派遣制度不斷完善，優(yōu)化管理人員崗位責(zé)任制度并關(guān)注落實(shí)進(jìn)度，保證醫(yī)院人事檔案信息收集具有全面性與高效性。醫(yī)院管理人員需要健全科室協(xié)調(diào)配合制度，減少醫(yī)院人事檔案信息過于分散的問題。為了保證人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)步伐的加快，醫(yī)院可以設(shè)立專門的人事檔案管理監(jiān)督小組，主要監(jiān)督人事檔案管理工作的落實(shí)情況，定期對(duì)人事檔案管理工作和工作人員進(jìn)行檢查，促進(jìn)人事檔案管理工作人員工作效率的提高。醫(yī)院管理人員還應(yīng)定期對(duì)管理進(jìn)度與效果進(jìn)行評(píng)價(jià)，借助動(dòng)態(tài)化評(píng)估了解工作人員各階段工作能力與思想變化趨勢(shì)，樹立獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)于人事檔案管理工作完成好的優(yōu)秀員工，及時(shí)嘉獎(jiǎng)，對(duì)于工作態(tài)度散漫的，可以進(jìn)行調(diào)崗，情況嚴(yán)重的可以進(jìn)行解雇。

三是做好醫(yī)院人事檔案管理制度所需基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，結(jié)合目前數(shù)字化管理發(fā)展特點(diǎn)，醫(yī)院管理人員緊抓時(shí)代特色，根據(jù)相關(guān)管理制度對(duì)軟硬件設(shè)施及時(shí)更新，積極引入先進(jìn)技術(shù)與理念，重視計(jì)算機(jī)、掃描儀、信息管理系統(tǒng)軟件等基礎(chǔ)設(shè)施的更新，保證醫(yī)院人事檔案管理工作走入數(shù)字化與規(guī)范化，積極完善實(shí)際操作及管理制度，增強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作實(shí)效性。

（三）確定檔案管理工作目標(biāo)，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理技術(shù)

醫(yī)院對(duì)于人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)不能一毛不拔，要加大資金和人力的投入，使用符合醫(yī)院情況的先進(jìn)檔案管理技術(shù)，設(shè)計(jì)有該醫(yī)院自身特色的檔案信息化管理系統(tǒng)。為保證醫(yī)院人事檔案管理走入規(guī)范化與高效化，醫(yī)院管理人員必須對(duì)檔案管理工作目標(biāo)進(jìn)行科學(xué)明確，讓管理水平呈現(xiàn)出科學(xué)化。

首先，在人事信息歸檔工作結(jié)束后，醫(yī)院可以通過信息化數(shù)據(jù)對(duì)員工進(jìn)行工作考核和分配。這種做法能有效將醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院工作風(fēng)格、工作人員的表現(xiàn)聯(lián)系在一起，為醫(yī)院和工作人員制定有計(jì)劃的發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的人性化、規(guī)范化、全面化和精確化。其次，醫(yī)院還要在引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)時(shí)，確定人事檔案管理工作的具體目標(biāo)，利用多元手段，加強(qiáng)人事檔案管理中個(gè)人隱私的保密工作，保障個(gè)人隱私的安全性，倡導(dǎo)人事檔案管理工作人員樹立學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自己的專業(yè)能力。醫(yī)院人事檔案管理人員還應(yīng)結(jié)合保密需要，謹(jǐn)遵網(wǎng)絡(luò)信息安全保密制度及相關(guān)規(guī)定，不會(huì)隨意將工作中使用的計(jì)算機(jī)與外部不安全網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，從而保證人事檔案在傳輸與使用過程的安全性與高效性。

最后，相關(guān)工作人員必須樹立起終身學(xué)習(xí)意識(shí)，主動(dòng)參與信息化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，了解信息化技術(shù)并掌握技術(shù)應(yīng)用注意事項(xiàng)，從而將人事檔案管理人員專業(yè)能力有效提高，為日常管理工作有序開展夯實(shí)基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作是否落實(shí)、落實(shí)情況的好壞，都事關(guān)醫(yī)院的未來發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院來說，人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)是不可代替、意義非凡的。由此可見，醫(yī)院要利用好人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，不斷構(gòu)建完善的醫(yī)院管理制度，推進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)更高效的人員管理，提升醫(yī)院工作人員的綜合素質(zhì)，為醫(yī)院在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中奠定良好的人力資源基礎(chǔ)。