地質(zhì)檔案管理利用及信息化探討

文/師俊偉（河北省地質(zhì)博物館）

地質(zhì)檔案與其他的檔案資料不同，它會隨著時間的變化而逐漸增多，因此，把信息化應(yīng)用到它的管理中不僅能夠充分保障其內(nèi)容的安全性，還可以減少資源浪費，推動地質(zhì)研究工作的發(fā)展。想要加強地質(zhì)檔案的信息化管理就必須要解決其中遇到的問題，建設(shè)更為科學(xué)的程序和標準，讓地質(zhì)單位的管理人員能夠根據(jù)這個標準順利地進行信息化檔案管理，實現(xiàn)地質(zhì)信息的資源共享，為使用者提供更為精確的資料。接下來，我就將對提高地質(zhì)檔案信息化管理的有效方式進行詳細的闡述。

一、地質(zhì)檔案信息化建設(shè)的重要性

地質(zhì)檔案在我國是比較重要的專業(yè)性內(nèi)容，它包含了多方面的信息，為我國更好地進行礦產(chǎn)工作提供了充分的專業(yè)支持，因此，保護并整理好地質(zhì)檔案資料是很有必要的。而信息化可以很好地利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)點，在提高檔案安全性的同時減輕了檔案管理人員的壓力，因此，把信息化應(yīng)用到地質(zhì)檔案管理中，不僅可以推動地質(zhì)檔案管理工作的開展，還能進一步提高地質(zhì)檔案管理工作的效率，為使用者提供便利，讓地質(zhì)檔案資料得到更好的保存，防止出現(xiàn)資料丟失等問題。除此之外，地質(zhì)檔案管理的信息化還解決了相關(guān)的地質(zhì)勘察問題，使地質(zhì)勘察工作在準確數(shù)據(jù)的分析下能夠進行的更加順利，展現(xiàn)出了地質(zhì)檔案管理的高效性，社會經(jīng)濟的發(fā)展也會在信息化檔案管理中得到保障。

二、目前地質(zhì)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理缺乏規(guī)范性

首先，檔案管理的不規(guī)范性是阻礙地質(zhì)檔案管理平穩(wěn)發(fā)展的一個重大因素，很多地質(zhì)勘探單位之間交流并不多，文件沒有辦法共享，這使得檔案的流通性變差了，使用者很難在需要相關(guān)檔案內(nèi)容時快速的將其找出；其次，由于地質(zhì)檔案管理工作沒有固定的標準與要求，檔案管理人員在工作中只是簡單的將其整理，沒有過多的利用，因此經(jīng)常出現(xiàn)拖延和延誤等現(xiàn)象，阻礙了檔案的整合。由此可見，地質(zhì)勘探單位要想進一步提高地質(zhì)檔案管理的效率，就必須解決其規(guī)范性較差的問題。

（二）檔案管理缺少專業(yè)人員

在地質(zhì)檔案管理工作中，很多管理人員對地質(zhì)相關(guān)內(nèi)容都是一知半解，并不具備專業(yè)能力，因此，時常出現(xiàn)檔案內(nèi)容錯亂或丟失文件等現(xiàn)象，給地質(zhì)檔案管理工作造成了較大的影響；除此之外，由于缺少專業(yè)人員，地質(zhì)檔案管理工作也沒辦法順利地將信息化融入其中，保障檔案的安全性。因此，為了進一步加強地質(zhì)檔案的管理工作，相關(guān)單位必須采取措施來培養(yǎng)專業(yè)能力強的人擔(dān)任檔案的管理人員，在保證檔案內(nèi)容不受影響的同時促進檔案管理工作效率的提升。

三、提高地質(zhì)檔案信息化管理的有效方式

（一）進一步規(guī)范檔案管理工作

對于地質(zhì)檔案管理的信息化來說，首先要做的就是讓檔案管理工作變得更具規(guī)范化，這樣才能有效防止一系列問題的發(fā)生，為信息化順利的融入地質(zhì)檔案管理中提供充足的保障。國家需要根據(jù)信息化檔案管理制定相關(guān)的方案，其中應(yīng)該包含管理的步驟和細節(jié)，有了這個方案，地質(zhì)勘探的相關(guān)單位就可以有依據(jù)的進行檔案管理的信息化工作，并加深與其他單位之間的交流，實現(xiàn)資源共享，推動地質(zhì)檔案信息化管理的發(fā)展。需要注意的是，國家設(shè)定的方案內(nèi)容不能過于復(fù)雜，防止相關(guān)單位因不理解內(nèi)容而放棄地質(zhì)檔案的信息化管理，讓地質(zhì)檔案信息化管理的效率降低。其次，由于地質(zhì)檔案的管理是交由專門人員來負責(zé)的，因此，各單位要加強對負責(zé)人員的管理，讓他們根據(jù)要求仔細的進行檔案的整理與分類，規(guī)范他們的行為，讓檔案的安全性得到提高，避免資料丟失等問題。一般來講，使用地質(zhì)檔案信息的都是各單位的技術(shù)部門，他們需要根據(jù)準確的資料來指導(dǎo)之后的工作，因此，規(guī)范檔案管理工作就變得異常重要了，只有地質(zhì)檔案信息化管理的過程變得更加規(guī)范，技術(shù)部門的工作效果才能達到最好。由此可見，進一步規(guī)范檔案管理工作是提高地質(zhì)檔案信息化管理的一個有效的方法，它不僅保證了檔案信息的準確性和安全性，還為地質(zhì)勘探工作提供了幫助，實現(xiàn)了自身的價值。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)能力

促進檔案管理人員專業(yè)能力的提升，是進行地質(zhì)檔案信息化管理的一個非常有效的方式。首先，地質(zhì)勘探單位需要定期對檔案管理人員進行培訓(xùn)，增強他們使用計算機的能力，讓他們可以根據(jù)要求對檔案進行信息化管理，防止出現(xiàn)因操作不熟練和不會使用網(wǎng)絡(luò)而降低管理效率的問題。在培訓(xùn)的過程中，各單位要制定嚴格的標準，致力于讓每一名管理人員都能獲得自身能力的提高，幫助他們更好地勝任自己的工作，讓地質(zhì)檔案的信息化管理得到有效的施行。其次，對于那些全身心投入到檔案管理中，并取得不錯成效的管理人員，要給予他們相應(yīng)的獎勵，激發(fā)他們的工作熱情，讓他們可以更加主動地參與到地質(zhì)檔案的信息化管理中，保護好檔案資料的安全性，為使用者提供便利；對于那些工作態(tài)度較差且不積極的管理人員，單位也可以通過懲罰來轉(zhuǎn)變他們的看法，使這部分管理人員可以努力學(xué)習(xí)專業(yè)知識，正確地看待地質(zhì)檔案的信息化管理工作。除此之外，地質(zhì)勘探單位還可以聘請一些專家來指導(dǎo)管理人員的工作，向他們講解有關(guān)地質(zhì)檔案信息化管理的含義，并教給他們操作的方法，促使他們的專業(yè)能力得到提升，讓檔案管理的信息化擁有更好的發(fā)展機會。以上的闡述表明，提高檔案管理人員的專業(yè)能力不僅可以推動地質(zhì)檔案信息化管理工作的順利開展，還可以為之后的地質(zhì)勘探工作做好鋪墊。

（三）重視地質(zhì)檔案的管理和利用

地質(zhì)檔案是指地質(zhì)工作活動的記錄和成果，它是在地質(zhì)調(diào)查研究、礦產(chǎn)勘探等活動中形成的一種科技檔案，包含的種類豐富多樣，為了更好地推進地質(zhì)檔案的信息化管理，各單位需要進一步加大對其管理和利用的重視程度，當(dāng)?shù)刭|(zhì)檔案得到充分的收集以后，其整理過程中的信息化才能得以實現(xiàn)。首先，地質(zhì)勘探單位需要做好地質(zhì)資料的檢查，確認其中沒有什么差錯，檢查完以后再進行具體的驗收和登記工作，保證資料內(nèi)容的安全性與準確性，合格的地質(zhì)檔案要及時地按照門類區(qū)分好，便于進行信息化管理。其次，各單位還應(yīng)該設(shè)立相關(guān)的管理制度，并配備一定的專業(yè)設(shè)施，以此來保護地質(zhì)資料的完整性，避免地質(zhì)檔案的內(nèi)容受到損壞，影響到之后的地質(zhì)勘探工作。除了以上的兩點以外，國家還需要發(fā)揮出自身的作用，給予地質(zhì)檔案信息化管理一些資金方面的支持，讓單位內(nèi)的信息管理工作能夠開展得更加順利，減輕工作人員的負擔(dān)，同時促進單位之間的交流，讓地質(zhì)檔案的信息化管理可以有效促進我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。由此可見，重視地質(zhì)檔案的管理和利用也是提高地質(zhì)檔案信息化管理的一個方式，它可以在滿足地質(zhì)勘探單位需求的基礎(chǔ)上規(guī)范其管理行為，讓檔案資料得到充分的利用，把信息化融入檔案管理中，改變了檔案管理方式，讓地質(zhì)檔案的內(nèi)容得到更好保護。

（四）增強檔案管理軟件的實用性

很多單位為了在地質(zhì)檔案管理中融入信息化，會自主設(shè)計一些相關(guān)的軟件，需要注意的是，只有增強檔案管理軟件的實用性，才能真正促進檔案管理工作效率的提升，讓檔案的信息化管理得到施行。首先，地質(zhì)勘探單位要考慮到計算機之間的差別，設(shè)計的軟件要能夠滿足不同計算機的需求，做到相互貫通，以此來為地質(zhì)檔案管理的錄入工作提供更多的便利。其次，軟件的操作過程不能過于復(fù)雜，以免給檔案管理工作帶來不必要的麻煩，增加工作人員的負擔(dān)。除此之外，單位設(shè)計的軟件功能要足夠齊全，不能單單只包含一個項目，這樣設(shè)計軟件就沒有任何意義了，齊全的軟件功能可以加快地質(zhì)檔案信息化管理的效率，讓管理人員可以根據(jù)這個軟件來進行資料的整理與分類，其整體的工作效率就會有很大的提升。檔案管理軟件中還要比較清楚的展示出操作的步驟，讓使用者可以根據(jù)指示來進行下一步工作，幫助使用者加強對于檔案資料的控制，讓檔案內(nèi)容的準確性得到保障?？偟膩碚f，地質(zhì)勘探單位在設(shè)計軟件時注意好它的實用性，對于提高地質(zhì)檔案的信息化管理有著很大的幫助，可以讓管理人員在工作中有了更好的選擇，使檔案資料的整理變得更為方便，不僅讓地質(zhì)勘探單位取得了比較好的效益，還讓信息化在檔案管理中的融入更為順利，各單位通過實用性軟件還加深了與彼此的聯(lián)系，有利于日后再次開展合作。

（五）加大對網(wǎng)絡(luò)信息管理安全工作的關(guān)注

要想更好地推行地質(zhì)檔案的信息化管理，就必須加大對網(wǎng)絡(luò)信息管理安全性的關(guān)注，充分保護好檔案資源，防止因檔案的缺失而影響到后續(xù)的地質(zhì)勘探工作。首先，相關(guān)單位要在計算機中設(shè)立安全防范系統(tǒng)，避免因黑客問題造成計算機死機，無法查閱所需的檔案資料，同時，還要設(shè)立預(yù)警系統(tǒng)，一旦計算機發(fā)生異常，管理人員就要及時的進行處理，防止檔案內(nèi)容泄露，使地質(zhì)檔案的信息化管理受到影響。其次，計算機中還應(yīng)該下載殺毒安全軟件，因為計算機在長時間的運行過程中容易出現(xiàn)病毒，導(dǎo)致計算機無法正常使用，給檔案的信息化管理帶來困擾。除了以上提到的內(nèi)容以外，各單位還要對管理人員進行教育，幫助他們掌握正確使用計算機進行檔案管理的方法，并讓他們明白按步驟操作的重要性，當(dāng)管理人員擁有了一定的安全知識以后，再進行工作就會變得更有條理，可以避免網(wǎng)絡(luò)安全事故的出現(xiàn)，讓整個檔案管理過程更為順利。由此可見，加大對網(wǎng)絡(luò)信息管理安全性的關(guān)注是尤為重要的，因為檔案的信息化管理就是依據(jù)計算機來開展的，一旦計算機本身出現(xiàn)問題，檔案資料就會受到比較大的影響，不僅會使之后的地質(zhì)勘探工作變得困難，還會讓檔案內(nèi)容丟失，因此，只有充分保障了網(wǎng)絡(luò)的安全，地質(zhì)檔案的信息化管理才能取得更好的發(fā)展。

（六）加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識，落實基礎(chǔ)工作

要想更好的實行地質(zhì)檔案的信息化管理，就必須加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識，落實基礎(chǔ)工作。首先，相關(guān)單位要把一部分資金應(yīng)用到檔案管理中，保證信息化管理的方式能夠在工作中得到推行，同時，還要對管理人員進行教育，讓管理人員能夠接受通過計算機來進行檔案管理的新方式，幫助管理人員掌握信息化檔案管理的一系列操作過程，使他們深入的認識到新型管理方式所帶來的優(yōu)點，從而愿意更加主動地參與到檔案的信息化管理中。其次，地質(zhì)勘探單位還要設(shè)立明確的檔案管理制度，使每一名工作人員都能嚴格按照制度來進行工作，各個部門之間也要相互溝通和配合，共同促進地質(zhì)檔案的信息化管理，為日后的勘探工作提供便利。除此之外，單位還可以建立考核機制，并讓這個機制與工作人員的薪酬掛鉤，對于在檔案管理工作中做得好的人，單位可以在考核中優(yōu)先考慮，而對于那些工作不認真而影響到工作效率的人，單位也可以取消其考核資格，這樣一來，地質(zhì)檔案信息化管理的相關(guān)人員就能以更好的狀態(tài)來對待工作?？偟膩碇v，提高地質(zhì)檔案的信息化管理就必須加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識，把基礎(chǔ)工作落實好，這樣才能給信息化管理一個更好的發(fā)展空間，檔案資料的安全性與準確性才會得到保障，各個單位的工作效果才能更加明顯。

四、結(jié)束語

根據(jù)以上研究，我們可以較為清楚地認識到幾個有效提高地質(zhì)檔案信息化管理的方式，通過進一步規(guī)范檔案管理工作，提高檔案管理人員的專業(yè)能力，增強檔案管理軟件的實用性，加大對網(wǎng)絡(luò)信息管理安全性的關(guān)注和加強對檔案管理信息化建設(shè)的認識，以及落實基礎(chǔ)工作這幾種方法，使地質(zhì)檔案管理的信息化得到了融合，不僅安全性得到了保障，還擁有了更為便利的檔案管理方式，管理人員的能力也得到了提高，充分實現(xiàn)了地質(zhì)檔案管理的整體進步。