醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)支出信息化管理路徑優(yōu)化探討

陳仁國 臧 歡 劉啟睿 杜月娥 張沈陽

醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)支出信息化管理路徑優(yōu)化探討

陳仁國 臧 歡 劉啟睿 杜月娥 張沈陽

（徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院，江蘇 徐州 221000）

目的：通過優(yōu)化徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)支出管理路徑，建立全流程信息化管理。方法：分析醫(yī)院既往科研經(jīng)費(fèi)支出管理過程中存在的問題，優(yōu)化審批流程及實施線上審批。結(jié)果：與線下審批相比，線上審批提高了科研人員和管理人員辦事效率。結(jié)論：優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)支出管理路徑不僅減輕了科研人員負(fù)擔(dān)，而且提高了科研經(jīng)費(fèi)支出管理效率，同時減少了人員聚集帶來疾病傳播風(fēng)險，最終提升醫(yī)院科技水平。

科研經(jīng)費(fèi)支出；信息化管理；線上審批

引言

目前科技創(chuàng)新水平已經(jīng)作為新時代醫(yī)院核心競爭力評價的重要參考指標(biāo)[1-3]。近年來，醫(yī)院獲資助的課題數(shù)量以及科研經(jīng)費(fèi)資助額度也在不斷增長，但是與之相對應(yīng)的醫(yī)院科研管理水平卻不能同步提升[4,5]。那么如何改進(jìn)醫(yī)院科研管理方式、提高醫(yī)院科技創(chuàng)新水平已經(jīng)成為醫(yī)院科研管理部門急需解決的問題之一[6,7]。而科研經(jīng)費(fèi)管理是科研管理中的重要內(nèi)容之一[8-10]?？茖W(xué)、合理、規(guī)范地管理好科研經(jīng)費(fèi)，既可以提高科研管理人員辦公效率，又可以提高科研人員的積極性，從而提高醫(yī)院科技水平[11,12]。徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院是一所集醫(yī)療、教學(xué)、科研、急救、保健、康復(fù)等功能任務(wù)為一體的大型省屬三級甲等綜合性公立醫(yī)院，近幾年醫(yī)院科研項目和科研經(jīng)費(fèi)數(shù)額不斷增長，與之相對應(yīng)的是科研經(jīng)費(fèi)支出審批數(shù)量也在不斷增加，科研經(jīng)費(fèi)審批過程中存在的問題也日益突出。本文以徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院為例，分析醫(yī)院既往科研經(jīng)費(fèi)支出管理存在的問題，探討優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)支出管理的相關(guān)路徑，為減輕科研人員負(fù)擔(dān)和提升醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)支出管理效率提供參考。

1 存在問題

醫(yī)院科研經(jīng)費(fèi)支出最早是使用人工賬本進(jìn)行登記核算。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院于2011年自主研發(fā)并啟用了科研基金管理系統(tǒng)，與之前的人工賬本核算相比，具有系統(tǒng)登記和查詢等優(yōu)點(diǎn)，但是距離科技管理“放管服”改革要求[13-15]還存在一些不足。

1.1 科研經(jīng)費(fèi)支出審批流程繁瑣

科研經(jīng)費(fèi)支出審批模式為線下審批，主要管理模式為科技處為主、多部門協(xié)同，涉及的審批部門包括科技處、財務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)等多個部門，具體審批流程如圖1所示?？蒲腥藛T從到科技處填寫科研經(jīng)費(fèi)審批單到最后去財務(wù)處辦理報銷需要經(jīng)過科技處、財務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)等部門審批，各審批部門為批量審批且不能越級審批，審批時間長，一般需2周至4周才能完成整個流程審批。此外，有時候科研人員往往需要在同一部門跑2次～3次才能解決一項審批問題。因此，科研人員光在科研經(jīng)費(fèi)支出審批上就花費(fèi)了大量的時間和精力，同時管理部門審批效率低下也是值得關(guān)注的問題。

圖1 科研經(jīng)費(fèi)支出線下審批流程

1.2 科研經(jīng)費(fèi)支出類別及執(zhí)行情況與合同預(yù)算不一致

由于科研基金管理系統(tǒng)未設(shè)置按預(yù)算支出模塊，同時科研人員預(yù)算編制有時也缺乏一定的合理性，因此科技處經(jīng)辦人每次審核科研經(jīng)費(fèi)支出報銷時需對照合同書及手動統(tǒng)計既往支出情況后綜合判斷能否進(jìn)行審批簽字。這種人工核對較為繁瑣，容易造成實際支出類別與合同預(yù)算類別不一致的情況，且實際支出執(zhí)行情況與合同預(yù)算執(zhí)行情況存在較大出入。目前普遍存在部分經(jīng)費(fèi)實際支出金額超過合同經(jīng)費(fèi)預(yù)算金額及實際支出類別與合同預(yù)算類別不一致的問題，對后續(xù)科研項目結(jié)題時經(jīng)費(fèi)決算及審計會產(chǎn)生一定的影響。

1.3 審批進(jìn)度及報銷憑證查閱不便

項目負(fù)責(zé)人在科技處填完科研經(jīng)費(fèi)審批單后往往會等待科技處電話或者短信告知審批情況，無法及時查閱目前的審批進(jìn)度，會給項目負(fù)責(zé)人的科技工作帶來一些不便。此外，科研經(jīng)費(fèi)支出流程審批結(jié)束后，所有的紙質(zhì)材料會送至財務(wù)處歸檔。在科研經(jīng)費(fèi)報銷未采用線上審批之前，如遇項目結(jié)題、經(jīng)費(fèi)審計抽查報銷憑證或者項目負(fù)責(zé)人想調(diào)閱之前報銷的發(fā)票等情況，科研人員需要先到科技處查閱具體的支出明細(xì)，然后到財務(wù)處已歸檔的記賬本中人工尋找、人工復(fù)印，查詢和翻閱均較為不便。

1.4 經(jīng)費(fèi)決算統(tǒng)計不便

課題負(fù)責(zé)人在科研項目結(jié)題時需要填寫課題經(jīng)費(fèi)決算表，課題經(jīng)費(fèi)決算表涉及項目整個實施期間科研經(jīng)費(fèi)支出具體的明細(xì)情況，科研經(jīng)費(fèi)支出統(tǒng)計的正確與否將影響到課題能否順利結(jié)題及科研誠信問題。由于科研經(jīng)費(fèi)支出審批是線下審批，因此，課題負(fù)責(zé)人需要到科技處查閱每筆科研經(jīng)費(fèi)支出情況并進(jìn)行人工核算，這種方式較為費(fèi)時、費(fèi)力，給課題負(fù)責(zé)人結(jié)題時增加了一些不便。

2 解決措施

2.1 以移動辦公為抓手，優(yōu)化審批流程

2016年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，2018年中共江蘇省委、江蘇省人民政府聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于深化科技體制機(jī)制改革推動高質(zhì)量發(fā)展若干政策》，相關(guān)文件中均指出要完善科技管理政策，優(yōu)化科技管理流程，改進(jìn)科技管理方式。2018年恰逢醫(yī)院高質(zhì)量轉(zhuǎn)型發(fā)展，醫(yī)院信息建設(shè)的步伐也在不斷推進(jìn)。2019年醫(yī)院正式啟用了移動辦公系統(tǒng)。以此為契機(jī)，科技處與醫(yī)院信息中心聯(lián)合啟動科研經(jīng)費(fèi)支出流程再造，通過不斷溝通交流、優(yōu)化、試運(yùn)行等，確定了科研經(jīng)費(fèi)支出線上審批流程，具體流程見圖2所示。課題負(fù)責(zé)人可以隨時隨地登錄移動辦公系統(tǒng)，通過點(diǎn)擊科研經(jīng)費(fèi)審批單模塊，上傳需要報銷的票據(jù)，選擇報銷課題編號，填寫金額等內(nèi)容，點(diǎn)擊提交后會依次提交到科技處、財務(wù)處、院領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門進(jìn)行線上審核，待辦人會收到系統(tǒng)推送的待處理消息，如有問題會線上退回，項目負(fù)責(zé)人只需要登錄移動辦公系統(tǒng)科研管理“待發(fā)事項”模塊就可以查閱具體退回原因，待線上處理后提交即可，無需往返于各個審批部門。待院領(lǐng)導(dǎo)線上審批結(jié)束后，系統(tǒng)會發(fā)消息及時通知課題負(fù)責(zé)人攜帶相關(guān)票據(jù)到財務(wù)處辦理報銷即可。

2.2 按合同簽訂預(yù)算編制支出報銷類別和金額

在課題負(fù)責(zé)人簽訂合同之前，科技處會依據(jù)國家、省、市、院等相關(guān)部門印發(fā)的經(jīng)費(fèi)管理辦法和文件對課題負(fù)責(zé)人提交的合同予以審核，確保合同經(jīng)費(fèi)類別和預(yù)算金額符合相關(guān)文件和上級主管部門要求。課題負(fù)責(zé)人簽訂合同后，科技處會根據(jù)合同預(yù)算在科研經(jīng)費(fèi)支出管理系統(tǒng)中維護(hù)可報銷經(jīng)費(fèi)類別和金額，整個科研經(jīng)費(fèi)都會按照合同編制的預(yù)算進(jìn)行報銷，如果報銷費(fèi)用超過可用費(fèi)用，系統(tǒng)會提示“預(yù)算超支”無法提交。同時，課題負(fù)責(zé)人也可以通過登錄移動辦公系統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)模塊，及時查看科研經(jīng)費(fèi)支出及剩余情況，避免出現(xiàn)“預(yù)算超支”現(xiàn)象。

2.3 添加已發(fā)、待發(fā)、已辦、待辦事項查詢

為方便課題負(fù)責(zé)人及審批部門及時查閱科研經(jīng)費(fèi)審批情況，移動辦公系統(tǒng)的科研經(jīng)費(fèi)管理模塊添加了“已發(fā)事項”“待發(fā)事項”“已辦事項”“待辦事項”四個查詢功能。課題負(fù)責(zé)人提交科研經(jīng)費(fèi)審批單后，可以在“已發(fā)事項”中查看已經(jīng)提交的科研經(jīng)費(fèi)單及審批處理情況。同時，課題負(fù)責(zé)人可以在“待發(fā)事項”中查閱是否有被退回的科研經(jīng)費(fèi)審批單以及有沒有及時處理。此外，審批部門可以在“已辦事項”中查閱經(jīng)手的科研經(jīng)費(fèi)審批單情況，在“待辦事項”中會查看有無待處理的科研經(jīng)費(fèi)審批單。

3 結(jié)果

3.1 線上審批提高審批效率

經(jīng)過不斷優(yōu)化，醫(yī)院于2020年正式啟用了科研經(jīng)費(fèi)支出線上審批流程，項目負(fù)責(zé)人只需要用手機(jī)或者電腦就可以登錄移動辦公系統(tǒng)，完善并發(fā)送科研經(jīng)費(fèi)審批單，就可以及時查看處理狀態(tài)，待審批流程結(jié)束后，項目負(fù)責(zé)人可以將科研經(jīng)費(fèi)審批單打印出來并攜帶好相關(guān)票據(jù)后直接到財務(wù)辦理報銷，整個報銷過程項目負(fù)責(zé)人只需要去一次財務(wù)處即可。此外，由于各審批部門隨時隨地都可以登錄移動辦公系統(tǒng)查看并處理相關(guān)文件，不需要在固定地點(diǎn)審批，也不需要登錄其他報銷系統(tǒng)審批。因此，整個審批時間也會大大縮減。根據(jù)目前審批結(jié)果顯示，從項目負(fù)責(zé)人提交科研經(jīng)費(fèi)審批單到審批流程結(jié)束，平均審批時間為2天～4天?？蒲薪?jīng)費(fèi)支出實施線上審批后不僅避免了科研人員多次往返各個部門，實現(xiàn)了“最多跑一次”，線上審批還大大縮短了審批時間，為科研人員節(jié)省了時間，而且提高了管理部門的審批效率。

3.2 避免超預(yù)算報銷

由于科技處嚴(yán)格按照簽訂的合同經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制報銷費(fèi)用類別和金額，因此，項目負(fù)責(zé)人只能按照科合同簽訂的費(fèi)用類別和金額進(jìn)行報銷。項目負(fù)責(zé)人如需變更經(jīng)費(fèi)預(yù)算，可以提交變更經(jīng)費(fèi)預(yù)算費(fèi)用表格，科技處審批簽字后即可在系統(tǒng)維護(hù)，方便項目負(fù)責(zé)人及時報銷。此外，項目負(fù)責(zé)人在提交科研經(jīng)費(fèi)審批單后系統(tǒng)會自動進(jìn)行累計扣款，項目報銷費(fèi)用超過可用金額時系統(tǒng)會顯示無法提交。這樣科技處經(jīng)辦人就不用人工核對，并且不會存在超預(yù)算報銷的情況，不僅提高了科技處審批效率，還為項目結(jié)題經(jīng)費(fèi)決算及審計提供了保證。

3.3 報銷憑證查詢及經(jīng)費(fèi)決算統(tǒng)計更加便捷

科研經(jīng)費(fèi)支出采用線上審批后，項目負(fù)責(zé)人可以直接登錄移動辦公系統(tǒng)，通過點(diǎn)擊“已發(fā)事項”就可以查詢每筆科研經(jīng)費(fèi)支出具體明細(xì)情況，項目負(fù)責(zé)人無需到科技處和財務(wù)處進(jìn)行人工查詢。此外，由于線上審批系統(tǒng)會自動計算，無需人工進(jìn)行核算費(fèi)用。因此，線上審批為項目負(fù)責(zé)人結(jié)題節(jié)省了時間和精力。

4 討論

4.1 優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)支出審批是醫(yī)院科技創(chuàng)新管理的重要組成部分

為充分激發(fā)科研人員的創(chuàng)造性和積極性，黨的十八大、十九大以來，黨中央、國務(wù)院、各省市均出臺了一系列優(yōu)化科技管理的政策文件和改革措施，其中科研經(jīng)費(fèi)管理多次被提及?？蒲薪?jīng)費(fèi)支出是科技管理的重要組成部分，針對科研經(jīng)費(fèi)支出審批繁瑣、時間長等問題，醫(yī)院以推進(jìn)移動辦公系統(tǒng)為契機(jī)，建立并優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)支出線上審批流程，有效解決了審批流程過于繁瑣、審批時間長、超預(yù)算支出等問題，不僅給科研人員節(jié)省了大量時間和精力，同時也提高了科研管理部門的審批效率，實現(xiàn)了醫(yī)院新形勢下的科技管理創(chuàng)新。下一步醫(yī)院將聚焦科研經(jīng)費(fèi)報銷數(shù)字化、無紙化，以此來進(jìn)一步為科研人員“松綁”。

4.2 “包干制”科研經(jīng)費(fèi)支出管理

2019年《政府工作報告》中提出“開展項目經(jīng)費(fèi)使用‘包干制’改革試點(diǎn)，不設(shè)科目比例限制，由科研團(tuán)隊自主決定使用”。此后，國家自然科學(xué)基金委、部分省市陸續(xù)開展了此項改革試點(diǎn)工作。納入“包干制”試點(diǎn)項目經(jīng)費(fèi)支出主要特點(diǎn)是項目負(fù)責(zé)人不再編制項目預(yù)算，而是根據(jù)實際需要自主決定、統(tǒng)籌使用與科研項目相關(guān)支出。

筆者認(rèn)為項目負(fù)責(zé)人是科研經(jīng)費(fèi)使用的直接責(zé)任人，對經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性、合理性、真實性和相關(guān)性承擔(dān)法律責(zé)任。在“包干制”經(jīng)費(fèi)使用前，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)需簽署承諾書，項目負(fù)責(zé)人承諾科研經(jīng)費(fèi)全部用于本項目科學(xué)研究工作，對經(jīng)費(fèi)使用的合規(guī)性、合理性、真實性負(fù)責(zé)。此外，改革試點(diǎn)單位根據(jù)自身特點(diǎn)可以建立“負(fù)面清單”，明確哪些經(jīng)費(fèi)不予以報銷。在經(jīng)費(fèi)使用過程中，項目負(fù)責(zé)人須按照合同書和相關(guān)管理制度使用經(jīng)費(fèi)，據(jù)實記錄科研項目及經(jīng)費(fèi)使用相關(guān)內(nèi)容，項目結(jié)束后統(tǒng)一歸檔至科技處。

4.3 完善科研經(jīng)費(fèi)績效考核機(jī)制

醫(yī)院在優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)支出管理路徑為科研人員減負(fù)及賦予科研人員經(jīng)費(fèi)使用更多的自主權(quán)的同時，應(yīng)該加強(qiáng)對科研經(jīng)費(fèi)進(jìn)行績效評價。建議醫(yī)院科技管理部門應(yīng)該要進(jìn)一步加強(qiáng)和完善科研經(jīng)費(fèi)績效考核體系建設(shè)，要從重實施過程向重項目研究結(jié)果不斷轉(zhuǎn)變，從重項目短期效益向重中長期創(chuàng)新績效轉(zhuǎn)變。不斷探索建立與基礎(chǔ)研究、臨床科技成果轉(zhuǎn)化、技術(shù)應(yīng)用推廣等不同類型分類評價制度。醫(yī)院要強(qiáng)化績效評價結(jié)果運(yùn)用，將項目績效評價結(jié)果作為項目調(diào)整、后續(xù)支持、經(jīng)費(fèi)分配的重要依據(jù)。對于績效考核優(yōu)秀的項目要給予適當(dāng)獎勵，對于績效考核不達(dá)標(biāo)的項目要給予一定的懲罰措施。

科研誠信是科技創(chuàng)新的重要基礎(chǔ)，是廣大科研工作者應(yīng)該遵循的基本的行為準(zhǔn)則，是人類社會誠信準(zhǔn)則在科研活動中的具體體現(xiàn)[17]。因此，醫(yī)院要加強(qiáng)科研人員科研誠信管理，同時將科研誠信作為科研經(jīng)費(fèi)績效考核的重要內(nèi)容之一，醫(yī)院要引導(dǎo)科研人員遵守科研倫理道德和作風(fēng)學(xué)風(fēng)誠信要求，對于科研經(jīng)費(fèi)使用過程中嚴(yán)重失信行為實行追責(zé)和懲戒，確?？蒲薪?jīng)費(fèi)支出合法、合規(guī)、合理。

5 結(jié)束語

近年來，國家對于科技經(jīng)費(fèi)投入不斷增加，科技體制改革也在不斷深入，其中科研經(jīng)費(fèi)管理是科技體制改革重點(diǎn)工作，只有管理好和用好科研經(jīng)費(fèi)，才能更好地激發(fā)科研人員的積極性和創(chuàng)造力。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和新媒體快速發(fā)展的當(dāng)下，醫(yī)院以信息化建設(shè)為抓手，實施科研經(jīng)費(fèi)線上審批，有效解決了醫(yī)院既往科研經(jīng)費(fèi)管理中存在的報銷流程繁瑣、時間長、超預(yù)算等問題。不僅減輕了科研人員負(fù)擔(dān)，使科研人員將更多的時間和精力花在科學(xué)研究上，而且提高了科研經(jīng)費(fèi)支出審批管理效率。此外，實施線上審批還可以減少新冠疫情下人員聚集帶來疾病傳播風(fēng)險，從而進(jìn)一步提升醫(yī)院科技管理水平，最終提升醫(yī)院科技水平。

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Discussion on Optimization of Information Management Path of Hospital Scientific Research Expenditure

Objective: To optimize the scientific research expenditure management path of the Affiliated Hospital of Xuzhou Medical University and establish the whole process information management. Methods: To analyze the problems existing in the management of scientific research expenditure in the past, optimize the approval process and implement online approval. Results: Compared with offline approval, Online approval improved the efficiency of scientific research personnel and management personnel. Conclusions: Optimizing the management path of scientific research expenditure not only reduces the burden of scientific research personnel, but also improves the efficiency of scientific research expenditure management, reduces the risk of disease transmission caused by personnel gathering, and ultimately improves the scientific and technological level of the hospital.

scientific research expenditure; information management; Online approval

R197; TP391

A

1008-1151(2022)10-0182-04

2022-07-24

陳仁國（1989－），男，江蘇泰州人，徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院主管藥師，碩士，從事科研項目管理和科研經(jīng)費(fèi)支出管理工作。

張沈陽（1986－），女，江蘇徐州人，徐州醫(yī)科大學(xué)附屬醫(yī)院科技處處長，在職博士，從事科技管理、成果轉(zhuǎn)化和科研誠信工作。