醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作流程分析

文/江蘇省泰州市姜堰中醫(yī)院辦公室 李翔

醫(yī)院的行政工作必須有序，若是行政工作混亂，會(huì)導(dǎo)致醫(yī)務(wù)人員無(wú)法做好自己的本職工作。行政會(huì)務(wù)工作能有效解決行政管理中存在的問(wèn)題，提升工作效率。因此行政辦公人員必須熟練掌握醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作的流程，在召開(kāi)行政會(huì)務(wù)時(shí)靈活應(yīng)對(duì)，保證會(huì)務(wù)順利進(jìn)行，提升會(huì)務(wù)的質(zhì)量。

一、會(huì)務(wù)的簡(jiǎn)述

會(huì)務(wù)會(huì)議服務(wù)或者會(huì)議事務(wù)，如今學(xué)術(shù)界對(duì)會(huì)務(wù)的定義有較多種。本文的會(huì)務(wù)為會(huì)議服務(wù)或者會(huì)議事務(wù)的簡(jiǎn)稱，其宗旨為提升會(huì)議質(zhì)量，全面貫徹會(huì)議精神，保證可達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，包括前、中、后這三個(gè)階段事務(wù)內(nèi)容綜合性的組織活動(dòng)。

二、醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的主要工作內(nèi)容

從醫(yī)院角度來(lái)看，行政會(huì)務(wù)是醫(yī)院一項(xiàng)極為主要的工作。醫(yī)院在組織行政會(huì)務(wù)時(shí)，可有效找出并解決行政管理等其他方面的多種問(wèn)題，有助于促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。一般來(lái)講，醫(yī)院行政會(huì)務(wù)中的內(nèi)容基本和醫(yī)療事務(wù)相關(guān)，涉及醫(yī)院中一些重要的決策，需要醫(yī)院人員嚴(yán)格保密。如今醫(yī)院行政會(huì)議的主要內(nèi)容為：部署會(huì)、院務(wù)會(huì)、醫(yī)療例會(huì)等，如浙江舉行的中醫(yī)醫(yī)院會(huì)議。從會(huì)務(wù)內(nèi)容層面來(lái)講，舉辦會(huì)務(wù)時(shí)有些目的為傳達(dá)精神、線上會(huì)議、決策等；如在鄭州召開(kāi)的神經(jīng)眼科專委會(huì)學(xué)術(shù)會(huì)議。醫(yī)院在組織過(guò)行政會(huì)務(wù)后，可以使領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)科室之間的交流溝通更為順暢，有利于增加各個(gè)工作之間的協(xié)調(diào)性，促進(jìn)工作的進(jìn)度。所以，醫(yī)院必須高度重視行政會(huì)務(wù)，使用科學(xué)有效的措施和方式，不斷提升會(huì)務(wù)質(zhì)量。

三、醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作的基本原則

因?yàn)獒t(yī)院的工作人員普遍比較忙碌，所以在組織行政會(huì)務(wù)時(shí)應(yīng)遵循精簡(jiǎn)辦會(huì)的基本原則，除此之外，在實(shí)際的會(huì)務(wù)工作中還需遵循以下原則：

（一）細(xì)化原則。在組織會(huì)務(wù)工作時(shí)，有可能會(huì)使用全科室的力量，所以這時(shí)應(yīng)明確每個(gè)醫(yī)務(wù)人員的工作，劃分配合人員和核心人員。其中核心人員的主要任務(wù)是把每項(xiàng)工作進(jìn)行細(xì)化并羅列出表格，將每項(xiàng)工作責(zé)任分配給個(gè)人，保證其他醫(yī)務(wù)人員可以各司其職、分頭行頭，合力組織此次的會(huì)務(wù)工作。

（二）針對(duì)性原則。在準(zhǔn)備組織行政會(huì)務(wù)時(shí)，應(yīng)對(duì)會(huì)議內(nèi)容中可能出現(xiàn)的每個(gè)問(wèn)題和要素進(jìn)行細(xì)致的考慮，根據(jù)事件內(nèi)容制定針對(duì)性地解決策略，保證此次行政會(huì)務(wù)可以順利進(jìn)行。

（三）保密原則。由于醫(yī)院工作的獨(dú)特性，在舉辦行政會(huì)務(wù)時(shí)，應(yīng)提出保密要求，讓每位參會(huì)醫(yī)務(wù)人員明白保密工作的重要性，能夠自覺(jué)進(jìn)行保密，保證不在任何場(chǎng)所公開(kāi)討論與會(huì)務(wù)內(nèi)容有關(guān)的事務(wù)。

（四）將臺(tái)賬落實(shí)到紙上原則。舉辦大型行政會(huì)務(wù)，需要提前30天進(jìn)行準(zhǔn)備，建立倒計(jì)時(shí)時(shí)間表和工作臺(tái)賬，以此保證條理清晰，不會(huì)出現(xiàn)遺漏，避免在實(shí)際召開(kāi)大型行政會(huì)務(wù)時(shí)，因?yàn)闇?zhǔn)備工作未做到位而影響舉辦效果和質(zhì)量。

四、醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作流程

（一）醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作的基本流程。1.提出會(huì)議申請(qǐng)與審批。會(huì)議組織部門需要在召開(kāi)行政會(huì)議之前明確此次會(huì)議的討論主題，并提前寫在辦公室或者醫(yī)院的公告欄中。隨后由醫(yī)院的部門負(fù)責(zé)人員或者主管領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)此次會(huì)議申請(qǐng)情況選擇是否審批。需要注意，若召開(kāi)的會(huì)務(wù)為全院的職工大會(huì)、院務(wù)會(huì)和院長(zhǎng)辦公會(huì)等其他大會(huì)，需要由醫(yī)院的高層領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行審批。2.安排流程和協(xié)助。有關(guān)工作人員應(yīng)根據(jù)本月大小會(huì)議的申請(qǐng)情況，合理安排會(huì)場(chǎng)的使用時(shí)間。若是設(shè)置會(huì)場(chǎng)的地點(diǎn)為醫(yī)院外，需要會(huì)議組織部門在此次會(huì)議室使用申請(qǐng)表中額外注明，隨后將申請(qǐng)表提交到院長(zhǎng)辦公室處，由院長(zhǎng)辦公室聯(lián)系所需要的會(huì)場(chǎng)。3.會(huì)場(chǎng)的布置和準(zhǔn)備。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，如今醫(yī)院在召開(kāi)行政會(huì)議時(shí)，經(jīng)常利用多媒體設(shè)備進(jìn)行講授，若是會(huì)議場(chǎng)地較大，還需要麥克風(fēng)等其他設(shè)備，所以這時(shí)需要醫(yī)院的后勤科和醫(yī)務(wù)科負(fù)責(zé)所有設(shè)備的前期準(zhǔn)備工作。若召開(kāi)的會(huì)議為全院職工大會(huì)、院務(wù)會(huì)等較大的會(huì)議，則需要由院長(zhǎng)辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的統(tǒng)一布置。會(huì)議準(zhǔn)備主要包括確定參與會(huì)議的人數(shù)、發(fā)送會(huì)議通知、人員的餐飲和住宿安排、準(zhǔn)備所需的資料等，該工作基本由辦公室和會(huì)議組織科室一起進(jìn)行。若是視頻會(huì)議，則需要保證系統(tǒng)可正常運(yùn)行，對(duì)其多種設(shè)備進(jìn)行調(diào)試；若為網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議，需要同時(shí)考慮時(shí)延抖動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)寬帶、丟包率以及網(wǎng)絡(luò)延時(shí)等可能出現(xiàn)的問(wèn)題。正常來(lái)講視頻會(huì)議對(duì)于寬帶的最大需求是網(wǎng)絡(luò)視頻寬帶的1.2倍，所以想要保證會(huì)議畫面的流暢性應(yīng)把網(wǎng)絡(luò)視頻寬帶設(shè)置成其1.4倍以上，同時(shí)保證網(wǎng)絡(luò)延時(shí)低于150ms，只有這樣才能保證網(wǎng)絡(luò)具有極高的穩(wěn)定性。此外，還需要保證網(wǎng)絡(luò)信息丟包率比1%低，若是超過(guò)1%，需要保證系統(tǒng)具有丟包恢復(fù)機(jī)制，只有這樣才能保證視頻會(huì)議正常進(jìn)行。因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議自身視頻傳輸和會(huì)議音頻為實(shí)時(shí)交互，所以當(dāng)在實(shí)際開(kāi)展會(huì)議時(shí)出現(xiàn)圖像時(shí)延抖動(dòng)，則會(huì)對(duì)視頻效果產(chǎn)生影響，因此需保證其延時(shí)比為50ms。4.會(huì)議召開(kāi)。不同類型和內(nèi)容的會(huì)議，需要由相關(guān)人員承擔(dān)此次會(huì)議的主持工作。若召開(kāi)的會(huì)議為院務(wù)會(huì)、院長(zhǎng)辦公會(huì)等大型正式會(huì)議，需由本院的領(lǐng)導(dǎo)者承擔(dān)主持工作。若是會(huì)議為工作協(xié)調(diào)會(huì)或者其他專題會(huì)議時(shí)，基本由部門負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)主持工作，這時(shí)辦公室的主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)與輔助并保證每個(gè)參加會(huì)議的醫(yī)務(wù)人員的簽到工作。5.會(huì)場(chǎng)記錄和服務(wù)?？梢宰屧洪L(zhǎng)辦公室和會(huì)議組織科室一起負(fù)責(zé)會(huì)議資料的擺放或者發(fā)放，領(lǐng)導(dǎo)席位的茶水補(bǔ)充和供應(yīng)、會(huì)議過(guò)程的拍照等其他工作。與此同時(shí)，還需要正確、詳細(xì)地填寫會(huì)議記錄。若是院長(zhǎng)辦公室需要展開(kāi)會(huì)議紀(jì)要，一般負(fù)責(zé)起草的人員為辦公室主任，隨后提交給院長(zhǎng)進(jìn)行簽發(fā)。6.會(huì)議室的整理。在醫(yī)院的行政會(huì)議完全結(jié)束之后，會(huì)議組織科室和辦公室內(nèi)的有關(guān)人員需要對(duì)使用過(guò)的辦公室進(jìn)行整理，將所有的桌椅全部擺回原位，并把所有的資源進(jìn)行回收處理，避免會(huì)議資料流露出去，將辦公室的電子設(shè)備全部關(guān)閉，保證其整潔。7.會(huì)議的宣傳報(bào)道。若是召開(kāi)的行政會(huì)議屬于大型會(huì)議或者重要會(huì)議，需要按照工作的具體需求，及時(shí)利用多種宣傳方式在相關(guān)范圍內(nèi)進(jìn)行和會(huì)議有關(guān)的宣傳工作，如使用微信公眾號(hào)、微博官方賬號(hào)、本地電視賬號(hào)、報(bào)紙等，以此增加社會(huì)各界和職工群眾對(duì)本院的了解，有效提升本院的社會(huì)信服力。8.會(huì)議決策的跟蹤。醫(yī)院行政會(huì)務(wù)主要目的是解決本院在行政管理中所出現(xiàn)的問(wèn)題，和進(jìn)行一些重要的決策，所以需要讓會(huì)議組織科室進(jìn)行跟蹤。若是有必要?jiǎng)t可使用立項(xiàng)監(jiān)督這一方式促進(jìn)決策的落實(shí)，對(duì)于一些之前沒(méi)有及時(shí)找出的問(wèn)題，應(yīng)使用針對(duì)性措施進(jìn)行解決，并協(xié)調(diào)處理有關(guān)事宜，以此保證會(huì)議中的各項(xiàng)決策、決定可以全面、有效、快速落實(shí)。

（二）醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作的注意要點(diǎn)。在開(kāi)展醫(yī)院行政會(huì)務(wù)時(shí)，可能出現(xiàn)突發(fā)事件，對(duì)會(huì)務(wù)的正常開(kāi)展造成一定的影響，應(yīng)選擇正確的方式進(jìn)行處理，具體如下：1.做好準(zhǔn)備工作。首先，相關(guān)人員應(yīng)明確開(kāi)展行政會(huì)務(wù)的作用，對(duì)該工作具有較高的熱情和積極性，提供周到、細(xì)致、熱情的會(huì)務(wù)服務(wù)，保證行政會(huì)務(wù)順利開(kāi)展。其次，在召開(kāi)行政會(huì)務(wù)時(shí)需要的內(nèi)容非常多，如會(huì)議中使用的簽到表、課件、多媒體設(shè)備、激光筆、桌簽等其他常態(tài)化用品。為了保證不遺漏，應(yīng)形成固化的機(jī)制，設(shè)置《行政會(huì)務(wù)常用物件一覽表》，在每次召開(kāi)行政會(huì)務(wù)的前三天根據(jù)該表格的內(nèi)容再次進(jìn)行梳理。最后，辦公室和會(huì)議組織部門應(yīng)全面考慮在此次行政中容易出現(xiàn)的突發(fā)問(wèn)題，并針對(duì)性地做出預(yù)案。2.靈活應(yīng)對(duì)問(wèn)題。為了保證醫(yī)院行政會(huì)務(wù)工作正常開(kāi)展，應(yīng)保證現(xiàn)場(chǎng)的靈活性。若是遇到演講嘉賓未能提前到場(chǎng)，無(wú)法根據(jù)會(huì)議流程正常進(jìn)行，則需要主辦方或者主持人進(jìn)行相應(yīng)的解釋或者進(jìn)行熱場(chǎng)，以此化解會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的尷尬與冷場(chǎng)。在遇到問(wèn)題時(shí)，應(yīng)靈活應(yīng)對(duì)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行解決。3.不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)。醫(yī)院的行政會(huì)務(wù)為一項(xiàng)具有較高實(shí)操性的事務(wù)性工作，需要大量的工作經(jīng)驗(yàn)，所以相關(guān)人員必須在每次開(kāi)展會(huì)務(wù)時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)，積累相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，每次召開(kāi)過(guò)行政會(huì)務(wù)之后記錄此次的心得體會(huì)，并在科室中自主召開(kāi)研究會(huì)議，分析并討論工作中存在的缺點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，尋找改進(jìn)措施。除此之外，各個(gè)單位可按照自身不同的情況，把每種不同的會(huì)務(wù)流程制作成標(biāo)準(zhǔn)的操作程序，供各科室查閱。4.進(jìn)行會(huì)議總結(jié)。會(huì)議結(jié)束后，除了要總結(jié)辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)外，還要總結(jié)會(huì)議中所提出的決策、決定等其他需要落實(shí)的內(nèi)容，以此便于進(jìn)行后續(xù)的監(jiān)督整改工作。同時(shí)還要根據(jù)會(huì)議資料的內(nèi)容進(jìn)行分類管理，保證管理質(zhì)量，方便后續(xù)的查閱。醫(yī)院部門應(yīng)把握每一次的實(shí)踐機(jī)會(huì)，在會(huì)務(wù)結(jié)束之后把整個(gè)工作流程和內(nèi)容進(jìn)行完善、全面梳理和總結(jié)，并跟蹤評(píng)估所有的實(shí)施環(huán)節(jié)，把材料及時(shí)進(jìn)行歸檔。只有這樣才能提升以后的工作的效率，有利于健全長(zhǎng)效的機(jī)制，促進(jìn)行政會(huì)務(wù)工作的科學(xué)化管理。5.做好應(yīng)急工作。為了保證醫(yī)院的行政會(huì)務(wù)能夠正常開(kāi)展，需要做好相關(guān)的應(yīng)急工作，提前制定突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案。其中，對(duì)于突發(fā)停電的應(yīng)急預(yù)案來(lái)講，醫(yī)院內(nèi)的任何行政會(huì)務(wù)管理人員以及其他醫(yī)護(hù)工作者，需立刻通知值班的維修電工以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這時(shí)還需要主持人做好會(huì)場(chǎng)的安撫工作。在維修電工找出停電的具體原因之后，需要按照不同的情況，第一時(shí)間向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及行政會(huì)務(wù)管理者匯報(bào)具體的停電原因，隨后在3分鐘之內(nèi)前往故障現(xiàn)場(chǎng)對(duì)相關(guān)設(shè)備以及電力展開(kāi)搶修。若存在特殊原因無(wú)法及時(shí)供電，則需要再次通知行政會(huì)務(wù)管理人員以及主持人，做好現(xiàn)場(chǎng)的維護(hù)工作，并要求電工盡快解決停電問(wèn)題；對(duì)于突發(fā)刑事案件應(yīng)急預(yù)案來(lái)說(shuō)，做好該工作十分必要。一般來(lái)講醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的參與人員比較多，在醫(yī)院中具有一定的影響力，做好突發(fā)刑事案件應(yīng)急預(yù)案可以有效保障參加會(huì)議人員的人身安全。首先，要成立突發(fā)事故應(yīng)急事故處置領(lǐng)導(dǎo)小組，在出現(xiàn)暴力、斗毆等事件時(shí)，需要立即通知保安以及事件處理小組第一時(shí)間前往現(xiàn)場(chǎng)，快速疏散人員，維護(hù)現(xiàn)場(chǎng)秩序，控制中心人員，阻止事態(tài)擴(kuò)大。在這期間不得影響醫(yī)院行政會(huì)務(wù)的正常開(kāi)展，實(shí)時(shí)監(jiān)視可疑人員，對(duì)會(huì)務(wù)地點(diǎn)嚴(yán)防死守。

除此之外，還需要完善醫(yī)院的行政會(huì)務(wù)管理制度。首先，在開(kāi)展具有社會(huì)影響力的行政會(huì)務(wù)時(shí)，應(yīng)由院長(zhǎng)辦公室全權(quán)負(fù)責(zé)，擬定所有的接待事宜。隨后把會(huì)議接待工作進(jìn)行分解，保證落實(shí)到每個(gè)行政部門中，增加部門之間的配合程度。其次，醫(yī)院的各個(gè)部門在承辦行政會(huì)務(wù)時(shí)，應(yīng)提前在院長(zhǎng)辦公室登記，會(huì)務(wù)的安排情況要及時(shí)下發(fā)給本院的所有科室，讓各個(gè)科室根據(jù)會(huì)議安排時(shí)間按時(shí)參加。再次，行政會(huì)議承辦部門需擬定會(huì)議的議程，在召開(kāi)會(huì)務(wù)的前兩天發(fā)送到會(huì)議主持人手中，同時(shí)通知各個(gè)部門人員和領(lǐng)導(dǎo)按時(shí)參加會(huì)議，讓其提前抵達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，清點(diǎn)參加會(huì)議的人數(shù)，若有人未到場(chǎng)則需使用多種手段進(jìn)行催請(qǐng)。最后，在管理醫(yī)院的會(huì)議室時(shí)，應(yīng)由院長(zhǎng)辦公室統(tǒng)一管理，在沒(méi)有經(jīng)過(guò)登記時(shí)，任何人和部門都不能隨意使用會(huì)議室。

五、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院行政會(huì)務(wù)是一項(xiàng)復(fù)雜且重要的工作，因?yàn)樯婕暗臅?huì)議內(nèi)容比較多，不同會(huì)議需要進(jìn)行不同的準(zhǔn)備，所以若在某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)影響會(huì)務(wù)的正常開(kāi)展。需要明確該工作的具體流程，并制定健全的行政會(huì)務(wù)管理制度，以此保證會(huì)務(wù)工作的順利進(jìn)行，有關(guān)決策和制度能切實(shí)落實(shí)，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展。