一流院校辦公室業(yè)務(wù)管理的提質(zhì)增效升級

朱惠玲

【摘 要】一流高職院校建設(shè)對辦公室工作提出了新要求。辦公室工作要提質(zhì)增效。盡管某些院校辦公室工作存在制度創(chuàng)新慢、流程不順暢、分工不明確、督查督辦欠缺等問題，通過運用分類指導(dǎo)、注重規(guī)范、縱深推進辦公自動化、會務(wù)創(chuàng)新，妥善管理、細分程序，限時辦結(jié)、責任分工，層層壓實、監(jiān)督檢查，有獎有罰等手段完全可以達到提質(zhì)增效的目標。

【Abstract】The construction of first class higher vocational colleges puts forward new requirements for office work. The quality and efficiency of office work must to be improved. Although there are slow system innovation， not smooth process， not clear labor division， lack of supervision and supervision and other issues in the office work of some colleges and universities， it can achieve the objectives of improving efficiency through the use of classification guidance， pay attention to standard， push office automation， business innovation， management， the breakdown of the program， within a limited period of time， the division of responsibilities， layers of compaction， supervision， rewards and punishment and other means.

【關(guān)鍵詞】提質(zhì)增效；會務(wù)；文件；辦公室

【Keywords】 improve the quality and efficiency； business； documents； office

【中圖分類號】D15 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）11-0100-02

1 引言

一流院校辦公室工作紛繁雜，頭緒多。院校辦公室，作為綜合和協(xié)調(diào)部門，承上啟下，聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，是為單位發(fā)展和全體師生提供服務(wù)的能手[1]。

2 院校辦公室業(yè)務(wù)概述

辦公室業(yè)務(wù)管理是現(xiàn)代管理的重要課題。辦公室業(yè)務(wù)工作大致分為辦事指引系統(tǒng)、辦文系統(tǒng)、辦會系統(tǒng)。通過對辦公室這些重要工作的分類管理，提出對于這些工作的新思路、新見解，并加以應(yīng)用到日常的工作當中。創(chuàng)新，其實就是創(chuàng)造一種資源?，F(xiàn)在高校多數(shù)辦公室工作基本上屬于常規(guī)工作，談創(chuàng)新似乎是天方夜譚，盡管如此，辦公室工作推進還得有新招。面對新形勢，特別是2016年，一流高職院校創(chuàng)建工作全面開展。對辦公室工作提出了新要求，如果不能擺脫以往的思維與工作方式，不改革、不創(chuàng)新，所有工作恐怕只有原地踏步，低位徘徊，難以抬頭。因此，辦公室工作，辦文、辦會、辦事等既要總結(jié)過去那些行之有效的東西并加以繼承，又要直面新形勢，發(fā)現(xiàn)新問題，找到新出路，形成新辦法，不斷改革，不斷創(chuàng)新，不斷突破。

3 院校辦公室業(yè)務(wù)存在的問題

辦公室是院校管理的關(guān)鍵部門。但是，在實際工作中不難發(fā)現(xiàn)辦公室業(yè)務(wù)存在著不足。

3.1 制度創(chuàng)新慢

院校辦公室業(yè)務(wù)千頭萬緒。各有各的制度，如會議審批制度、公文處理制度、印章管理制度、信訪制度、保密制度、檔案管理制度等。但是，現(xiàn)行制度并沒有完全隨著當前工作的運行變化而變化，更有甚者，有的沒有根據(jù)新型業(yè)務(wù)制定出相應(yīng)的規(guī)章制度，因此，制度舊，缺漏多，效率低，甚至造成工作失誤。

3.2 流程不順暢

不少院校辦公室在辦文、辦事、辦會等業(yè)務(wù)中流程不順暢，隨意性強，效率低下，服務(wù)不周，甚至出現(xiàn)錯辦和漏辦等現(xiàn)象。

3.3 分工不明確

人的能力不一樣，辦公室工作人員也是如此。不少辦公室沒有根據(jù)人員特長和崗位職能分好工，落實到人，往往習(xí)慣性地把辦公室大小業(yè)務(wù)交給一人或者幾人來處理，這樣一來，經(jīng)常見到有的同事忙不停，有的同事沒事做。

3.4 督查督辦欠缺

院校政策需要通過辦公室督查督辦來保障貫徹落實。不難發(fā)現(xiàn)，有的辦公室基本沒有督查督辦職能，有的辦公室雖然有這一職能，但是督察、督辦力度弱，院校決策后的執(zhí)行力差，根本沒有落實。

4 院校辦公室工作提質(zhì)增效的對策

保證辦公室高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵是制度化、規(guī)范化、程序化和科學(xué)化。具體實施辦法主要分為以下幾點：

4.1 分類指導(dǎo)，注重規(guī)范

根據(jù)一流院校建設(shè)需要創(chuàng)新工作思路，結(jié)合辦公室工作實際，制定“三大類”業(yè)務(wù)指導(dǎo)書，即會議紀要指導(dǎo)書、公文審核指導(dǎo)書、接待指導(dǎo)書?！稌h紀要指導(dǎo)書》明確各種會議要求。在這一文種的辦文實踐中，由于缺乏規(guī)范，導(dǎo)致劃分不清。《公文審核指導(dǎo)書》從原則、要求、注意事項、常見病例等方面，對審核公文進行規(guī)范，減少公文審核的差錯，提高辦公工作和效率。杜絕張口就說、提筆就寫，還要杜絕粗枝大葉、丟三落四。杜絕僥幸心理和老好人思想，更要杜絕程序不到位。接待工作是辦公室的日常工作。《接待指導(dǎo)書》要從標準、職責、預(yù)控等方面規(guī)范接待工作相關(guān)流程。三大類《業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》涉及辦文、辦事、辦會，院校辦公室業(yè)務(wù)工作就變得有書可依，公文水平、會務(wù)能力等都將得到提升。endprint

4.2 縱深推進辦公自動化

一方面，要加強辦公手段的建設(shè)。計算機科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，辦公自動化技術(shù)不斷升級，應(yīng)及時購置和更新辦公硬件設(shè)備，同時，結(jié)合辦文、辦會、檔案管理的需要，開發(fā)和提升有關(guān)軟件系統(tǒng)。另一方面，要充分發(fā)揮管理創(chuàng)新能力在實際工作中加以應(yīng)用的作用。在常規(guī)工作中多思考、多總結(jié)，探索工作的新思路、新方法，不足的地方，積極加以改進。遇到新問題，不回避，要找到解決的方法后再改造業(yè)務(wù)流程。

4.3 會務(wù)創(chuàng)新，妥善管理

會務(wù)水平是辦公室業(yè)務(wù)水平的重要方面。現(xiàn)在院系都有微信群、QQ群，這些群的定位要準確，充分發(fā)揮兩群的正面作用，或者說不允許兩群出現(xiàn)負面效應(yīng)，更加不允許給院校帶來不利的情況，對于微信會、QQ會要制定相應(yīng)的管理辦法。面對復(fù)雜的形勢，如何圍繞大局，內(nèi)強素質(zhì)、外樹形象，該接待的一定要接待好，搞好接待本身就是一種外宣，是件很大的事；另一方面需要增強意識，內(nèi)外兼修，提高辦公室內(nèi)部業(yè)務(wù)工作的開拓性。

4.4 細分程序，限時辦結(jié)

工作得有程序。這是提質(zhì)增效的基本前提。院校辦公室業(yè)務(wù)工作程序細分是指辦公室日常業(yè)務(wù)工作要按照辦事的先后次序，劃分步驟，然后按照規(guī)定的秩序去做。建立好辦公室公文處理程序，工作事項的查辦程序，建立會議程序、用印程序、信訪程序等等。這些工作程序必須得制定好，工作人員都要按照程序認真去做，這樣就可以有條不紊、忙而不亂。在平時工作中不難發(fā)現(xiàn)很多工作因為不急，沒有及時處理，導(dǎo)致文件堆積如山，工作一拖再拖，有時因為積壓過久，出現(xiàn)遺漏處理的情況，這些給辦公室?guī)碡撁嬗绊?。因此，限時辦結(jié)可以規(guī)范各項工作。

4.5 責任分工，層層壓實

人員定崗，崗位定責，在明確各個辦公室職責權(quán)限的基礎(chǔ)上，崗位權(quán)責進行分工，使各項具體的工作項目都落實到專人身上。這樣一來，因職責不清而出現(xiàn)的相互推諉、撞車扯皮等現(xiàn)象就不會發(fā)生。術(shù)業(yè)有專攻，這樣進行分工后辦公室人員完成各自承擔的任務(wù)的質(zhì)量和效率就會大幅度提高。一是明確責任、鎖定目標納入績效考核。年初就細化責任內(nèi)容，量化項目指標，實行有崗有責，落實雙重責任，落實雙重考核，提升雙重素質(zhì)，壓力層層到位，所有層面覆蓋，責任體系健全。二是落實責任，壓力驅(qū)動。依照制度辦事，依照制度管人，依照制度理事，依照制度律人。同時，日常業(yè)務(wù)運行要從嚴管理，定期考核考查履行責任制情況，考核考查責任主體是否明確、責任內(nèi)容是否具體、執(zhí)行制度是否嚴格、履行職責是否到位，考核考查結(jié)果作為評定業(yè)績、評先評優(yōu)的主要依據(jù)。三是追究責任，強化管教。嚴格標定責任不到位、工作不落實的責任人，對于那些失教、失管、失責導(dǎo)致發(fā)生問題的，一定要嚴格教育，反復(fù)教育，盡量杜絕嚴重問題發(fā)生。

5 結(jié)語

總之，結(jié)合辦公室實際創(chuàng)新業(yè)務(wù)工作是一種辦公室業(yè)務(wù)提質(zhì)增效的重要思路。評估總結(jié)等重要文件及時生成、海量文件得到及時處理，辦文質(zhì)量得到提高。辦會的投入大大減少，辦會耗時大大減少，辦會次數(shù)大大減少，辦會效果大大提高。院校領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情由于辦公室分解快速，人員理解到位，猶如庖丁解牛，很多問題迎刃而解。

【參考文獻】

【1】高建偉，陳勇，李國敏.關(guān)于發(fā)揮高校辦公室三個重要作用的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（04）：11-12.endprint