做好學術交流活動會務工作的認識與思考

魏華+陸玲+袁生

摘 要： 做好會務工作是提升學術交流活動質量效益的重要前提。作者結合多年承辦學術交流活動的工作實踐，從精細準備、精心組織、精確保障三個方面闡述了做好學術交流活動會務工作應注意把握的問題和關鍵環(huán)節(jié)。

關鍵詞： 學術交流活動 會務 組織

組織開展學術交流活動，是溝通學術信息、交流學術觀點、發(fā)展學術思想、激發(fā)創(chuàng)新動力的重要途徑，一直以來在推進學術創(chuàng)新發(fā)展中都發(fā)揮著極其重要的作用。隨著時代發(fā)展，當前國內外各類學術交流活動日益活躍，如何進一步加強科學設計，搞好精心管理，提升學術交流活動會務工作的質量效益，是各科研院所、學術組織亟待研究解決的現(xiàn)實問題。

1.提高站位抓籌劃，精細準備

不打無把握之仗，“凡事預則立，不預則廢”，周密細致地做好學術交流活動的前期策劃和籌備，是開展好學術交流活動的關鍵所在。因此，組織學術活動活動，應該高度重視前期的科學籌劃和頂層設計，努力想得細致一些、周全一些，力爭把會前的準備工作做細、做實、做到位。

1.1精心選擇活動主題

開展學術交流活動的目的是突出一個主題，從不同角度、不同側面推進學科進步、促進成果轉化[1]。組織學術交流活動，首先要深入領會學術活動活動的主旨思想，切實把準學術交流活動的主要目的，搞清弄透學術交流活動要解決的主要問題，緊緊圍繞這些問題，主動征詢相關領導、上級業(yè)務部門和同級同行的意見，努力站在學術發(fā)展的最前沿選好主題，搞好總體籌劃，確保學術交流活動主題聚焦、方向居中。

1.2周密做好資料準備

學術交流活動組織得成不成功、圓不圓滿，會議材料是關鍵。無論大小學術交流活動，都要緊緊圍繞活動主題，高標準做好參會主要領導或專家學者講話稿、總結材料、會議報告等主旨文件材料的起草工作。同時，要預留好提前量，及時通知與會人員做好會議交流材料撰寫和匯報準備，必要時周密做好復制及分裝工作，堅決避免倉促上陣、漏洞百出等情況的發(fā)生。

1.3力爭做到超前落實

學術交流活動涉及人員多、單位多，很多具體工作具有應急性和應變性，“計劃趕不上變化”的情況時有發(fā)生。為此，組織學術交流活動應盡量做到“超前落實”，認真考慮可能會出現(xiàn)的各種緊急情況，如提前準備好空白席位牌、以備參會領導和專家臨時參會；隨時掌握天氣情況，對露天活動提前備好預案；對安排有大會發(fā)言和表彰領獎的會議，讓發(fā)言和領獎人提前到達會場，以保障會議按時、順序召開；會務組安排應急機動人員，以及時應付可能出現(xiàn)的臨時情況或領導臨時交代的任務，等等。有些突擊性任務和臨時性工作，需要臨時調整力量的，要科學安排，防止推諉扯皮或顧此失彼。

1.4提前制定應急預案

學術交流活動涉及人員多、單位多，很多具體工作具有應急性和應變性，“計劃趕不上變化”的情況時有發(fā)生[2]。為此，組織學術交流活動，應認真考慮可能會出現(xiàn)的各種緊急情況，周密準備工作預案，有些工作力求做到“超前落實”。如在打印好各類席位卡、姓名牌的基礎上，提前準備好空白席位卡和姓名牌，以備參會領導和專家臨時參會；準備好無線話筒，以備交流互動環(huán)節(jié)會議代表臨時提問問題和討論發(fā)言；準備好錄音筆，以便及時記錄與會領導和專家的隨機講話、談話；隨時掌握天氣情況，對露天活動提前備好預案；對安排有大會發(fā)言和表彰領獎的會議，讓發(fā)言和領獎人提前到達會場，適時組織彩排，以保障會議按時、順序召開；會務組安排應急機動人員，以便及時應付可能出現(xiàn)的臨時情況或領導臨時交待的任務，等等。同時，要科學安排機動人員，確保一旦有突擊性任務和臨時性工作，能夠臨時調整力量，防止推諉扯皮或顧此失彼。

2.立足本位抓實施，精心組織

組織一場學術交流活動，會務工作牽扯到方方面面的人和事，程序很復雜，工作很細致，稍有疏忽，就可能失去控制，影響效果。

2.1責任要明

會議組織安排工作十分復雜，千頭萬緒，任何一個方面出問題都會造成混亂或出現(xiàn)組織安排的斷檔[3]。因此，承辦學術交流活動一定要搞好統(tǒng)籌，加強和各個部門之間的溝通，明確任務，明晰責任，分兵把口，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就找哪個人的事，實現(xiàn)人人有事干，事事有人管。特別對那些“分界線”、“結合部”的工作，容易掛空擋，一定要堅持統(tǒng)一指揮，切忌多頭指揮，避免出現(xiàn)混亂，會議工作機構的各工作組和工作人員必須分工細致，責任明確，以減少推諉和誤事，尤其是幾個部門的聯(lián)合辦會，更要把握這一原則。

2.2標準要高

精品來自精神。9個95%的乘積等于59%的數(shù)學現(xiàn)象啟示我們，干任何事情都必須有很高的工作標準。作為學術交流活動的具體籌辦人員，應該把打造精品、追求完美作為職守操守，把瞄準一流、爭創(chuàng)一流作為行為習慣，把精雕細刻、精益求精作為工作常態(tài)，努力做到組織一次活動出一個精品，開一次會議立一個標桿。學術交流活動前，要高標準做好12項工作：制定會議方案、制作會務工作實施計劃、組織召開協(xié)調會議、印發(fā)會議通知、印制會議票證、準備會議用品、印制與會人員和工作人員名冊、印制《會議須知》、安排生活保障、籌辦參觀活動、設置會場做好接站準備、進行會務檢查。會議期間，要高標準做好10項工作：組織會議報到、召開預備會議、協(xié)調會場服務、組織大會發(fā)言工作、做好會議記錄、搞好分組討論、編印會議簡報、安排文化生活、回收會議材料、做好會議代表返程服務。學術交流活動結束后，還要繼續(xù)高標準做好5項善后工作：搞好財務結算、搞好會務工作總結、裝訂留存會議材料、歸還和整理會務用品、催辦會議精神落實等。

2.3協(xié)調要暢

搞好協(xié)調是辦好會的前提所在，不管是從組織會務工作的角度來看，還是從參加學術交流活動的人員來講，都需要搞好協(xié)調。每個人都是協(xié)調者和被協(xié)調者，會務人員要力戒小團體意識和作風，以積極、開放、包容的心態(tài)對待和完成好會議安排的每一項工作，在別人需要的時候要主動協(xié)助，熱情幫助，大力支持，不推諉、不設卡、不袖手旁觀，以自己的實際行動贏得別人的配合支持。對于自己職責范圍內的任務要不折不扣地認真完成，對于其他同志的失誤和遺漏要及時提醒，特別遇到突發(fā)事件和不可控因素時，要及時報告，相互補臺，從容應對，敢于負責，及時、靈活地加以處理。endprint

3.常思換位抓服務，精確保障

一次大型會議（活動）有的一兩天就能結束，而有的要持續(xù)十幾天才能告終。會議進行中，繁重而艱辛的會務工作要求所有會務人員牢固樹立真誠服務的理念，以高度的責任感，著力營造一種團結和諧、溫馨融洽的工作氛圍。

3.1強化大局意識

任何時候都要講大局，做任何事情都要了解大局、把握大局、服從和服務大局[3]。否則，胸中無大局，就會各懷心腹事，各打各的算盤，各唱各的調，提高學術交流活動的質量效益只能是一句空話。要著眼于大局，立足于小事，養(yǎng)成“埋頭抓具體，辦就辦到底”的良好習慣。要“眼觀六路、耳只八方”，統(tǒng)攬全局，對會議里里外外、上上下下的事情，都要力爭多了解、多掌握，事事關心，處處留心，全局在胸。特別是負責具體工作的同志，不論分在哪個組，不管負責哪一攤，對會議的總體安排、每一階段的重點、變動了的內容及籌備工作的基本情況等，都要心中有數(shù)，經(jīng)得起領導和與會代表的詢問。

3.2提升效率觀念

學術交流活動展開過程，通常工作節(jié)奏快、時限要求高，一定要有很強的時效觀念，做到“凡事往前趕，工作往前做，急事不過夜，小事爭分秒”，力求快節(jié)奏、高效率，而不能老牛拉破車，不緊不慢，晃晃悠悠地應付工作任務，最終導致事到臨頭忙亂應付。要樹立時不我待、只爭朝夕的理念，要有強烈的時效觀念和求真務實、雷厲風行的工作作風，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍，不留工作過夜。要切實推行首問責任制和限時結辦制，立說立行，急事急辦，特事特辦，要事快辦，按時按量、保質保效完成各項任務。要注重探索和把握工作特點和規(guī)律，形成辦事高效、運轉協(xié)調、行為規(guī)范的工作機制。

3.3發(fā)揚奉獻精神

組織好學術交流活動，不僅工作瑣碎忙亂，而且有時處于上下左右的夾縫之中，既有來自上面的指導性意見，又有同級同行各種各樣的需求，甚至還有來自下面的埋怨，眾口難調。為此，會議籌備人員必須從思想上增強甘當后勤部長的服務意識，不計名利、任勞任怨的無私奉獻意識和腳踏實地、勤勤懇懇的務實作風。要把握工作的前瞻性，明確該干什么，不該干什么；先干什么，后干什么；要有所為，有所不為；要把握分寸，適時適度。要學會藝術性地傳話，注意針對不同對象和不同情形采取不同的表達方式，態(tài)度親切、語氣和藹、語意明確，從而達到協(xié)調關系、促進團結，增進合作、化解矛盾、改進工作的目的。

3.4樹牢安全理念

組織學術交流活動，如果安全方面出了問題，其他方面做得再好也于事無補。在學術交流活動組織過程中，要切實樹牢安全理念，確?；顒悠陂g安全順利，萬無一失。要強化組織活動期間各項工作的安全有序和有效銜接，做到信息溝通順暢、資源合理調配、流程有效銜接、突發(fā)事件及時處置，實現(xiàn)對組織學術交流活動各層級、各環(huán)節(jié)、各要素進行即時指揮和有效調動。要認真做好食品衛(wèi)生安全工作，防止因飲食不當而發(fā)生參會人員水土不服甚至食物中毒現(xiàn)象。要盡力做好駐地及房間設施安全工作，杜絕失竊失盜、人身傷害等案件事故發(fā)生。要全力做好道路交通和會場安全等工作，維持良好秩序，堅決避免和防止出現(xiàn)意外。

參考文獻：

[1]任振文.大型會議（活動）的策劃與實施[J].管理學家，2012（19）：99.

[2]付令.會議組織中的事故致因及防范初探[J].西部教育研究，2015（2）：41-45.

[3]孟凡力.高校大型學術會議組織經(jīng)驗探討[J].教育教學論壇，2016（34）：202-203.endprint