“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)智能管理機制研究

莫莉敏

摘? 要：高校不僅是為社會培養(yǎng)人才和實施教育教學(xué)的機構(gòu)，也是傳承人類文化和服務(wù)社會的重要機構(gòu)。高校有義務(wù)促進校際的學(xué)術(shù)交流與研討，為更好地交流與研討創(chuàng)造良好的條件和空間，這是有效地加強校企合作、校地合作的措施和良好載體。隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的不斷發(fā)展，高校的會務(wù)工作也在進行不斷的改革與完善，在“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)智能管理為會務(wù)工作帶來了良好的機遇，將智能管理模式大力推進，能夠有效提高會務(wù)工作的效率，改進當(dāng)前高校會務(wù)管理工作的不足，從而達到完善創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐的目的。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+教育”? 高校? 會務(wù)? 智能管理? 研究

中圖分類號：G642 ? ?文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）07（b）-0211-02

隨著我國科技的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用技術(shù)和云技術(shù)已經(jīng)被越來越廣泛地應(yīng)用于高校的會務(wù)工作智能管理模式中，這為高校會務(wù)工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。面對新形勢下的會務(wù)工作，需要在工作方式和結(jié)構(gòu)模式構(gòu)建上做出創(chuàng)新，從而適應(yīng)信息技術(shù)模式下高校的發(fā)展。目前就我國現(xiàn)階段高校的管理機制來看，多數(shù)仍然采用科層制管理模式，管理行政化仍是我國高校管理中的主要特征，陳舊的管理機制是阻礙高校會務(wù)工作管理模式創(chuàng)新的瓶頸。因此該文首先針對傳統(tǒng)的高校會務(wù)工作管理機制中的問題進行簡要分析，然后對新時代“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)智能管理機制研究做具體闡述。

1? 當(dāng)前高校會務(wù)工作中存在的問題

1.1 缺乏專門的會務(wù)接待機構(gòu)

就目前高校會務(wù)工作的落實來看，部分活動經(jīng)費充足的高校能夠興建校內(nèi)會務(wù)中心、設(shè)置會務(wù)接待辦，能夠做到在會議舉辦的期間專項事宜有單獨的部門負責(zé)，有專門的責(zé)任人管理。但是由于多數(shù)高校注重會務(wù)工作精簡化和集約化的原則，缺乏專門的會務(wù)接待機構(gòu)設(shè)置。在會務(wù)小組的成立上都是臨時性的，采用抽調(diào)高校各部門后勤處和教育技術(shù)中心等職能部門工作人員臨時構(gòu)成接待小組的方式，因此會議結(jié)束之后，往往造成部分資產(chǎn)無人管理、賬務(wù)尾款久拖不結(jié)，這為會務(wù)工作的高效開展形成了嚴重阻礙。

1.2 工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低

由于會務(wù)工作小組的成立多數(shù)都是臨時性的，小組成員來自高校中不同的部門和崗位，工作人員的專業(yè)學(xué)科背景也不盡相同，素質(zhì)也參差不齊，并且小組接待人員也都沒有接受過系統(tǒng)的會務(wù)接待工作培訓(xùn)，因此工作人員在實際工作中呈現(xiàn)出的專業(yè)素質(zhì)較低。尤其是在會議接待禮儀方面，常常出現(xiàn)不嚴謹?shù)膽B(tài)度和不端正的行為，這都是阻礙高校會務(wù)工作效率的直接原因。

1.3 會務(wù)工作缺乏智能管理

傳統(tǒng)的高校會務(wù)工作仍以人力資源為主要方式，因此在工作效率和專業(yè)性上還有很大欠缺。采用以人力資源為基礎(chǔ)的會務(wù)工作，首先要求會務(wù)后勤組的專業(yè)人員申請會議場地，并將時間、地點和參會人數(shù)逐步確定下來，然后是會務(wù)秘書組準(zhǔn)備會議稿件材料、簽到簿等，同時還要將參會人數(shù)進一步進行落實，如果人數(shù)有變動，還要進行進一步調(diào)整。工作準(zhǔn)備就緒后，還要向上級部門取得場地的獲批權(quán)，如果場地審批沒有通過，之前的準(zhǔn)備工作還要進行重新調(diào)整。因此傳統(tǒng)的會務(wù)工作模式缺乏智能管理，會使整個會議準(zhǔn)備和進行的流程十分繁瑣復(fù)雜，并且工作效率也相對較低。

2? “互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下高校會務(wù)智能管理機制研究

2.1 會議宣傳管理設(shè)定

會議宣傳管理功能的設(shè)定需要秘書組在互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)上建立“建會導(dǎo)向”功能，在“建會導(dǎo)向”中選擇會議數(shù)據(jù)模塊，將會議的人數(shù)、時間和會議內(nèi)容填寫在其中。然后由宣傳組工作人員利用HTML5或微信編輯器等功能將會議宣傳通知的網(wǎng)頁板塊設(shè)計出來，這樣可以使參會人員在得到會議通知之后，直接打開相關(guān)網(wǎng)頁就可以對會議相關(guān)事宜和內(nèi)容進行了解，并在微信客戶端或網(wǎng)頁上自主輸入個人信息。

2.2 會議嘉賓信息管理設(shè)定

會議嘉賓信息管理的設(shè)定由會務(wù)工作組的秘書人員來完成，秘書組人員要將參會嘉賓的信息在網(wǎng)頁客戶端或微信客戶端中進行輸入，并將信息導(dǎo)入云平臺所屬的會議數(shù)據(jù)庫中的相應(yīng)嘉賓信息板塊。會議嘉賓信息錄入包括基本信息、住宿信息、費用信息以及會議資料領(lǐng)取信息等。在網(wǎng)頁客戶端或微信客戶端會自動彈射出引導(dǎo)嘉賓填寫的信息板塊，并由秘書組登錄管理人員通道方可進行成員信息的查詢。

2.3 會議場地管理設(shè)定

會議場地管理的設(shè)定由會務(wù)組后勤管理人員通過對各會議場地的考察了解，然后將場地的實際情況在網(wǎng)頁上進行填寫，填寫的內(nèi)容要盡量詳細，包括會議活動的所在城市、日期、參會人數(shù)以及會議預(yù)算和人員的聯(lián)系方式等，將這些詳細的資料反應(yīng)給會議場地服務(wù)商，以便使其針對會議的實際需求提供科學(xué)的方案以及場地提供方的聯(lián)系方式和報價，通過這樣的方式，既能提高會務(wù)工作的效率，還能省去經(jīng)銷環(huán)節(jié)和中介費，從而節(jié)省不必要的開支。

2.4 會議簽到管理設(shè)定

會務(wù)工作的接待組在會議簽到管理設(shè)定的板塊上，可以在簽到處設(shè)置手機微信二維碼登錄，通過二維碼可以將參會人員的身份證信息有效識別出來，從而為簽到環(huán)節(jié)帶來方便，這樣能夠省去傳統(tǒng)的人工簽到環(huán)節(jié)，不僅方便快捷，準(zhǔn)確度也較高，還能有效減少人力投入，提高工作效率。接待組通過二維碼認證完成簽到任務(wù)之后，到會的嘉賓人數(shù)和缺席人數(shù)便一目了然，并對臨時報道人員和缺席人員的原因及時掌握，從而做好下一步的準(zhǔn)備工作。

2.5 會議信息管理設(shè)定

會議信息管理包括會議的時間、內(nèi)容、具體安排、會務(wù)工作的和服務(wù)信息，以及會議通知單的查詢、參會人員基本信息等，涵蓋的范圍非常廣泛。在會議信息管理板塊的設(shè)置上，要在網(wǎng)頁版和微信版中通過輸入網(wǎng)址都能將會議的信息快速查詢出來，從而為秘書組對照會議簽到名單提供方便。同時還要在會務(wù)工作云平臺上建立會議信息數(shù)據(jù)庫，并將信息轉(zhuǎn)至?xí)h發(fā)言代表的郵箱或微信。

2.6 設(shè)備流程管理設(shè)定

設(shè)備流程管理的設(shè)定基于Microsoft Windows系統(tǒng)上，將流程設(shè)置與設(shè)備管理有效融為一體，將設(shè)備操作進行靈活的轉(zhuǎn)換，從而推動會議各個活動的進展，從而實現(xiàn)高校會務(wù)工作的智能化管理模式。會議的主持者和會務(wù)后勤工作人員可以通過會議秩序控制模塊完成會議會序，同時通過系統(tǒng)能夠?qū)⒋舜蔚臅h議程顯示出來。

2.7 查詢統(tǒng)計管理設(shè)定

查詢統(tǒng)計管理模塊的設(shè)定為參會人員提供查詢記錄的方便，參會人員可以通過網(wǎng)頁版或微信版對會議的基本信息進行查詢。通過網(wǎng)址輸入，進入到“查詢統(tǒng)計模塊”可以將此次會議基本信息和會議內(nèi)容以及每次會議紀要顯示出來，從而為參會人員的會議傳達和會后的交流探討提供平臺。另外對于會務(wù)工作管理方而言，能夠為匯總參會人員地域系統(tǒng)、單位性質(zhì)統(tǒng)計、職稱職務(wù)統(tǒng)計、參會天數(shù)統(tǒng)計以及費用統(tǒng)計提供更系統(tǒng)、更方便的服務(wù)。

3? 結(jié)語

總之，通過對高校會務(wù)工作的智能化改革，有效地將“互聯(lián)網(wǎng)+教育”模式相結(jié)合，既推動了高校會務(wù)工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，還能夠通過內(nèi)向挖掘，實現(xiàn)校內(nèi)創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)資源的相互整合，為高校人才的培養(yǎng)提供良好的機遇。提高高校會務(wù)工作的效率對高校的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)發(fā)展有重要的推進作用，不僅實現(xiàn)了高校的人才資源可持續(xù)發(fā)展，還能夠推進創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)與高校各職能部門之間的深度融合。

參考文獻

[1] 譚竹君.高校利用“互聯(lián)網(wǎng)+”推動會務(wù)工作創(chuàng)新的措施分析[J].企業(yè)改革與管理，2017（3）：208-209.

[2] 牛立蕊，李漢超，王英，等.“互聯(lián)網(wǎng)+教育”背景下的高校實踐育人組織管理體系創(chuàng)新研究[J].高教學(xué)刊，2017（16）：1-3.