基于醫(yī)院人事檔案精細化管理措施研究

張銘濤

摘 要：為確保醫(yī)院能更有效地推行檔案管理，提高檔案管理的質量和效率，必須不斷改善檔案管理方法。精細化管理是一種新的管理模式，把它運用到檔案管理中可以促使醫(yī)院檔案管理更標準化、規(guī)范化和信息化，進而提升醫(yī)院檔案管理的水平。目前，我國許多公立醫(yī)院都已經(jīng)開始實施精細化管理工作，但是由于很多原因仍然存在一些問題，阻礙了工作進程。因此，為使醫(yī)院檔案管理更好地發(fā)揮作用就需要采取有效策略加以解決。文章通過認識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，剖析醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足，探討精細化管理運用于醫(yī)院檔案管理工作的措施，促使醫(yī)院檔案管理工作質量得到提升。

關鍵詞：醫(yī)院人事檔案;精細化管理;措施

隨著醫(yī)院人事制度的改革，人事檔案受到了人們的普遍重視，成為醫(yī)院選拔和培養(yǎng)人才最重要的資料參考源之一。但是，當前我國大部分醫(yī)院對此并沒有給予足夠的重視，檔案管理工作較為滯后，造成檔案信息化建設程度不高。因此，醫(yī)院檔案管理水平要想進一步提升，就要做好各方面的工作，醫(yī)院人事檔案管理也迎來全新的契機與挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段，我國社會經(jīng)濟快速發(fā)展，人民群眾的生活質量得到顯著提高，醫(yī)療市場競爭激烈，為滿足人民群眾健康不斷增長的需求，必須加大衛(wèi)生事業(yè)的投入，促進衛(wèi)生事業(yè)進一步發(fā)展。因此，重要的是要完善醫(yī)院干部管理，提高干部管理水平，提高個人檔案使用效率。不過，在這種情況下，加強醫(yī)院人事管理尤為重要，只有更好地管理醫(yī)院干部檔案，才能提高醫(yī)院的工作效率，促進醫(yī)院的快速可持續(xù)發(fā)展。

一、醫(yī)院檔案精細化管理意義

醫(yī)院檔案管理電子化、數(shù)字化是當前醫(yī)療行業(yè)發(fā)展趨勢，檔案管理信息技術應用日益廣泛，傳統(tǒng)紙質檔案管理方法已無法適應現(xiàn)代社會信息資源建設的要求，因此醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化進程必須加快步伐。為了適應信息化時代的要求，我國各大醫(yī)院均開展了一系列改革，其中最為重要的就是推進醫(yī)院檔案管理信息化工作，以達到提高管理效率、降低人力成本、提升服務質量的目的。目前，多數(shù)醫(yī)院已采用信息技術來進行檔案管理，但是由于受到各種條件限制，部分醫(yī)院沒有建立起完善的管理制度，導致信息化程度較低，無法保障數(shù)據(jù)安全、系統(tǒng)穩(wěn)定運行。另外，隨著電子文件數(shù)量增加，電子文件管理工作變得更加復雜。在信息技術持續(xù)進步發(fā)展的大環(huán)境中，人們可以通過各種途徑來實現(xiàn)電子文件的歸檔以及保存工作，從而達到高效使用電子文件的目的，極大提高了工作效率和管理水平，促進了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進一步發(fā)展。但是，在進行檔案管理時，仍然存在著一些亟待解決的問題，其中主要表現(xiàn)為紙質文檔存儲效率較低，無法適應業(yè)務需求，從而影響到各項業(yè)務的正常進行。因此，醫(yī)院對檔案管理也逐漸重視起來，由于醫(yī)院檔案數(shù)量逐漸增多，這就要求醫(yī)院必須融入精細化管理理念，保證各類檔案信息可以更加流暢地匯總與統(tǒng)計，為醫(yī)務人員開展工作提供全面的數(shù)據(jù)信息與有效的參考依據(jù)，不斷提高工作效率，推動服務質量的提高，更好地為患者服務，緩解醫(yī)患問題，有助于建立文明和諧的社會關系。

首先，將精細化管理理念運用到醫(yī)院檔案管理工作中，是醫(yī)療服務獲得高效、優(yōu)質、安全開展的重要途徑之一，可顯著提升醫(yī)院檔案管理工作效率。因此，對醫(yī)院檔案管理而言，為促進其工作效率和管理水平的提高，就必須做好科學的管理工作。其次，可實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源的分類管理，明確各個部門間的相互聯(lián)系，確保每個職能部門發(fā)揮其最大效用，使醫(yī)院整體檔案系統(tǒng)的運轉更加高效。最后，優(yōu)化管理流程，既能使管理效率提高，又能減少無謂的重復投入和人力成本。 采用科學方法對不同種類的文檔進行處理，避免出錯或者漏報等問題。通過醫(yī)院檔案管理的合理設計，促進檔案管理流程更簡潔，充分利用信息技術促進醫(yī)院檔案更完善的管理，形成檔案資料數(shù)據(jù)庫，為醫(yī)務人員日常工作提供數(shù)據(jù)支持，顯著提升了工作質量，有效節(jié)省了工作時間，促進醫(yī)務人員工作更有條理，精簡了工作內容，緩解了工作壓力。

二、醫(yī)院人事檔案精細化管理存在的問題

1.對檔案精細化管理的重視程度不夠

在現(xiàn)代醫(yī)學技術迅速發(fā)展的今天，電子病歷在我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。電子病歷是現(xiàn)代信息技術應用于臨床醫(yī)學領域的產物，是實現(xiàn)患者“無紙化”診療的必然要求，電子病歷能夠為醫(yī)療決策的制定提供科學依據(jù)，也是醫(yī)院信息化建設中一項基礎性工作。因此，加強電子病歷研發(fā)顯得尤為重要。國內的電子病歷還處于初級階段，基本還是依靠人工輸入的方式進行保存等傳統(tǒng)方式?，F(xiàn)階段，現(xiàn)代科學技術快速發(fā)展，信息技術已經(jīng)滲透到社會生活各個方面，特別是網(wǎng)絡技術和多媒體技術的廣泛應用，使人們的思維方式、行為模式發(fā)生了很大變化，電子病歷逐漸普及應用。醫(yī)學信息的傳遞方式也由紙質為主向數(shù)字化、網(wǎng)絡化水平發(fā)展，醫(yī)學知識也在不斷更新變化，要求檔案管理必須跟上時代的步伐。

但是，在很長一段時間內，我國檔案管理都是以經(jīng)驗管理為主，對其并沒有給予足夠的關注和重視。大多數(shù)醫(yī)院管理者認為，只要把醫(yī)療工作做好，自然會帶動醫(yī)院的良好發(fā)展，忽視了人事檔案管理建設對提高醫(yī)療水平的促進作用，更忽視了精細化管理對促進檔案工作與醫(yī)療服務之間的關系。因此，醫(yī)院管理層必須充分認識人事檔案精細化管理的重要性，給予人事檔案管理精細化工作足夠的關注與重視。

2.人事檔案管理人員結構不合理，缺乏專業(yè)的知識素養(yǎng)

醫(yī)院人事檔案具有數(shù)量多、專業(yè)性、機密性等特點，對于醫(yī)院來說是極其重要的信息資料。隨著醫(yī)療改革的不斷深入和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)市場化程度不斷提高，醫(yī)院日常運營所面臨的挑戰(zhàn)也越來越大，所以有必要對醫(yī)院科學管理進行關注。檔案管理精細化是現(xiàn)代醫(yī)院管理重要組成部分，其精細化管理水平高低直接關系到醫(yī)院整體水平的提升和長遠發(fā)展。

然而，現(xiàn)階段許多公立醫(yī)院都存在檔案管理方面的問題，導致醫(yī)院各項管理工作無法順利進行，怎樣更好地做好醫(yī)院檔案管理，已經(jīng)成了醫(yī)院管理者急需解決的問題之一。醫(yī)院應根據(jù)《干部人事檔案工作條例》要求，建立一套科學、健全的檔案管理制度，以達到“人無我有”，強化人力資源管理。當前國內許多醫(yī)院都已開始推行全員崗位責任制，但是尚未形成一套完整、高效的管理模式，檔案收集范圍應當包括人事任免材料、獎懲情況、職工培訓資料等，其中人事管理信息主要包括學歷、職稱、職務等級、工資待遇等。人事檔案是一個單位發(fā)展歷史的縮影，其重要性不言而喻。應當每千份文件就要有1名檔案管理人員，以確保整卷檔案資料的內容完整，檔案保管期限通常在13年，這需要醫(yī)院實現(xiàn)專人管理，管理人員要具備相關管理能力與專業(yè)知識素養(yǎng)。但傳統(tǒng)的管理制度存在著很多不足，導致很多醫(yī)院的檔案在具體的運用過程中有相當大的比例不能滿足人們日常的使用需要，造成資源嚴重浪費，導致一些工作人員離職，所以如何對現(xiàn)有的檔案資源進行合理利用是非常重要的。

3.人事檔案管理方法落后，管理效率低

作為一所知識密集、人員眾多的醫(yī)院，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重點和難點。醫(yī)院人員流動十分頻繁，需要管理人員不斷提升工作與管理效率，運用先進管理方法，強化人事檔案管理工作。為了實現(xiàn)這一目標，需要建立一套行之有效的管理機制，確保其能夠正常運轉，因此在檔案管理的實際工作過程中，應該重視制度建設和創(chuàng)新。

當前，我國醫(yī)院人事檔案管理觀念落后，管理機制不完善，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的思想觀念發(fā)生了很大變化，這對醫(yī)院檔案工作提出了更高的要求。然而，當前大多數(shù)醫(yī)院仍沿用傳統(tǒng)管理方法，這一管理模式有許多弊端。

例如，檔案管理方式落后、缺乏現(xiàn)代化管理手段、工作人員專業(yè)素質不高，無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展需求;管理人員流動性較大，不利于整體管理水平的提升;缺少科學的激勵機制。另外，還會發(fā)生離職人員信息未被徹底刪除、工作態(tài)度無法改善等問題。再加上有些醫(yī)院因為不注重檔案管理或者忽略人才的引進與培訓等，導致一些員工流失的情況屢見不鮮。

同時，新入職人員信息錄入不夠及時等，也很容易造成人員檔案混亂，影響了醫(yī)院人事管理工作效率，因此醫(yī)院人事檔案信息化建設工作開展得好，對于醫(yī)務人員更加高效和方便的工作有著非常重要的作用。

三、醫(yī)院檔案管理中精細化管理的措施

1.提高對人事檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度

醫(yī)院對人事檔案管理重視程度不足，主要表現(xiàn)在兩方面：

一是傳統(tǒng)管理模式與醫(yī)院檔案工作在新時代遇到的挑戰(zhàn)不相適應;

二是社會經(jīng)濟在不斷發(fā)展，對醫(yī)療事業(yè)發(fā)展更加重視，但在實踐中還存在諸多問題。比如，對人事檔案缺乏科學認識以及檔案管理人員綜合素質不高等，這些問題都直接影響著人事檔案管理工作的順利開展。

此外，還存在許多亟待解決的問題，如缺少有效的監(jiān)督機制等。這些問題都嚴重阻礙了我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)向更深層次發(fā)展。因此，加強對檔案管理方面的研究是十分重要且必要的。相關部門應對醫(yī)院人事檔案管理情況進行全面而具體的了解和分析，聘請專業(yè)的人事檔案管理人才針對醫(yī)院人事檔案管理存在的問題提出切實可行的建議，以保證檔案信息資源的合理利用與安全。同時，要加大對人事檔案管理人員培訓力度，完善醫(yī)院人事檔案管理制度建設，提升醫(yī)院管理水平，使醫(yī)院能夠更好地適應新形勢的要求。

2.優(yōu)化人事檔案管理人員結構，實現(xiàn)檔案管理專業(yè)、有序發(fā)展

首先，醫(yī)院應加大資金投入，聘用人事檔案管理專業(yè)人才，配備必要的檔案管理員。另外，檔案管理信息化建設工作還需不斷強化，一方面要通過完善檔案管理制度規(guī)范檔案管理工作，另一方面要及時將檔案信息提供給有關部門使用，才能更好地支撐醫(yī)療服務工作。同時，也可以采取多種措施來保障人事檔案的安全保存，如定期或不定期為職工體檢、做好健康教育等，從而保障職工能夠做到科學管理人力資源檔案。

其次，管理人員還應加強自身素質修養(yǎng)，提升管理水平，促進醫(yī)院整體服務質量的進一步改善，以適應新時期社會經(jīng)濟發(fā)展對人才需求的變化。在實際工作中，需重視員工隊伍培養(yǎng)工作，不斷優(yōu)化人才資源配置，為醫(yī)院發(fā)展奠定堅實基礎。在進行人力資源管理時，除關注員工專業(yè)知識培訓外，更要關注員工職業(yè)生涯規(guī)劃引導和執(zhí)行，讓每一個人擁有合適的方向，并最終達到個人價值和組織目標相統(tǒng)一。選擇責任心強、管理知識和經(jīng)驗豐富、管理技術水平高的員工對醫(yī)院人事檔案進行有效管理，并對此類人才進行相應培養(yǎng)，不僅可以促進檔案管理工作質量的持續(xù)提升，還有利于提升醫(yī)院的綜合競爭力。在人力資源管理中需要注意的問題有：

一是要注重培養(yǎng)員工的綜合素質與專業(yè)技術，不斷提升其專業(yè)技能水平。

二是要重視對人才的合理開發(fā)與利用，使其最大限度地發(fā)揮作用。最后，對醫(yī)院人事檔案管理工作來說，應該從總體上把握好部門間和單位間的相互關系，構成有機結合管理體系。要想提高員工的積極性，醫(yī)院還要積極鼓勵他們參與到各種社會實踐活動中去，給職工一個鍛煉自我能力和增長才能的機會。醫(yī)院需要不斷提高其綜合服務能力，增強競爭意識和創(chuàng)新能力，為社會培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才。

此外，還要積極引進先進技術和設備，提升管理水平，使醫(yī)院得到可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要對管理人員進行相關職業(yè)規(guī)劃，并建立競爭機制以及相關激勵機制，以激發(fā)其工作積極性與主動性。

3.提高檔案管理人員素質

一是加強對醫(yī)院檔案管理人員綜合素質的培養(yǎng)，在精細化管理中注重檔案信息化建設和應用，從而使檔案管理工作更加高效有序。同時，還需要加強科學管理力度，保證管理工作質量，促進管理效率持續(xù)進步，為醫(yī)療行業(yè)發(fā)展提供良好保障。

二是要將精細化管理理念貫穿到檔案管理中，確保管理人員更新管理理念，轉變思維方式，優(yōu)化管理模式，以適應新時期醫(yī)院發(fā)展要求。通過強化規(guī)范化管理、標準化管理等措施來提高工作效率，實現(xiàn)科學有效管理。

三是加強對精細化管理內容的培訓，使之真正落實到日常工作中，明確具體目標和任務，增強科室之間溝通協(xié)作意識，形成合力共同開展各項活動，建立完善管理制度體系，規(guī)范管理制度建設。

四是不斷提升管理人員檔案管理知識水平，為做好管理工作奠定堅實基礎，促使其管理技能不斷上升，確保管理人員能夠符合崗位需求。同時，還需要加強職業(yè)道德素養(yǎng)培訓，培養(yǎng)良好的團隊合作精神以及團隊精神，提高管理人員法律意識與道德修養(yǎng)。

五是重視檔案管理工作隊伍建設，努力營造有利于創(chuàng)新氛圍，鼓勵創(chuàng)新人才脫穎而出，加大對檔案管理專業(yè)人才引進力度，著力解決專業(yè)結構不均衡問題。

四、結語

總之，醫(yī)院檔案管理在時代發(fā)展變遷的背景下要與時俱進，不斷創(chuàng)新，更好地滿足人民群眾不斷增長的醫(yī)療需要，推動社會健康事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。為了實現(xiàn)目標，需要從現(xiàn)實角度出發(fā)，建立科學、合理的規(guī)章制度，促進管理水平的提高，保證醫(yī)院活動有序開展。同時，增強與其他科室的聯(lián)系與交流，達到信息共享的目的，對醫(yī)院整體工作水平的提升起到了保證作用。通過上述分析，文章重點探討了新時期醫(yī)院檔案管理工作中出現(xiàn)的問題和解決措施，希望可以給相關工作人員提供一些幫助。

參考文獻：

[1]石 宇，石 慧，武政旭.基于精細化管理的公立醫(yī)院干部人事檔案優(yōu)化路徑探究[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2022

[2]李燕麗.醫(yī)院人事檔案精細化管理措施探析[J].辦公室業(yè)務，2022

[3]李 吉，白 晶，許倩瓊，周春梅.精細化管理背景下醫(yī)院人事檔案管理的改革方法及質量探究[J].中國產經(jīng)，2022

[4]牛靜麗.信息化手段在醫(yī)院人事檔案精細化管理中的運用[J].中國市場，2022

[5]謝奕青.醫(yī)院人事檔案精細化管理措施探究[J].辦公室業(yè)務，2020

（作者單位：山東省日照市婦幼保健院）