淺析電子文件歸檔與存儲存在的問題與對策

趙一桐

摘要：電子文件生成、傳輸與載體特殊，其收集、鑒定、整理和利用是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。隨著信息化的推進，很多電子文件因分布分散、載體類型雜、缺乏系統(tǒng)性，造成內(nèi)容無法考證、資料隨意處置甚至是銷毀。本文主要分析電子文件歸檔與存儲存在的問題，分析對策和發(fā)展趨勢。

關鍵詞：電子文件;歸檔;存儲;問題;對策

電子文件歸檔與存儲是館（室）藏檔案的重要組成部分，但由于電子文件生成、傳輸、存儲載體的特殊性，其收集、鑒定、整理和利用，是檔案管理工作的一項新的挑戰(zhàn)。目前，一些電子文件資料并未向檔案館（室）移交，部分電子文件因其分布散、載體類型雜、缺乏系統(tǒng)性，造成內(nèi)容無法考證、資料隨意處置甚至是銷毀。加強對電子文件的歸檔和存儲，成為檔案部門一項緊迫的課題。

1新時代電子文件檔案收集工作存在的主要問題

1.1對電子文件檔案收集歸檔意識相對缺乏

對于公文，人們能夠意識到有價值的應該歸檔，而對于電子文件檔案，無論是檔案工作者還是文件形成部門及人員都缺乏足夠的認識，往往認為有些電子文件資料不是檔案，無需歸檔。此外，由于電子文件資料大多能反映活動的全過程甚至全貌，涉密程度較深，在歷次保密安全檢查清理中，還存在銷毀問題，導致電子文件檔案資料流失多，積累少。

1.2收集不及時是電子文件檔案收集難題

根據(jù)檔案移交管理有關要求，移交檔案資料范圍包括照片檔案、錄音檔案、文字檔案、電子檔案等，且檔案數(shù)據(jù)必須確保真實完整、安全可用。實際收集中，由于電子文件檔案產(chǎn)生時機與內(nèi)容的不確定性、歸檔方式與歸檔范圍無明確規(guī)范，往往不能及時歸檔，進而產(chǎn)生文件資料流失、丟失、隨意銷毀、相關信息不完整等問題。

1.3電子文件檔案收集利用方式較被動

由于檔案部門收集的電子文件檔案涉密類居多，所以很少開展服務利用，造成了檔案工作人員對電子檔案收錄歸檔分類不清楚，可操作性不強。另外，由于檔案工作人員接觸面窄，與形成電子文件檔案的單位或部門聯(lián)絡少，收集工作往往是被動的，感到無從下手，不能及時組織收集。

1.4權屬不明晰成為電子文件檔案收集的瓶頸

新修訂的《中華人民共和國檔案法》第十四條規(guī)定：“應當歸檔的材料，按照國家有關規(guī)定定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。”在實際收集工作中，特別是收集電子檔案時，由于電子文件信息量大，電子信息存在不同程度的涉密，數(shù)據(jù)存儲方式要求較高，還存在電子檔案來源不清晰，權屬不明確等問題，影響其收集。

2電子文件檔案歸檔工作的新要求

2.1提高整理鑒定效率需要利用智能化管理

傳統(tǒng)檔案經(jīng)過數(shù)字化加工處理后，不再動用實體檔

案，對原始檔案進行封存管理，大大減少人為損害或自然侵害的可能，提高了安全系數(shù)。傳統(tǒng)的紙質檔案資料在整理留檔之前一般要進行鑒定，這些鑒定大多是由檔案工作人員獨立完成，缺乏與文件產(chǎn)生人員的溝通。由于檔案管理者的業(yè)務水平參差不齊、對檔案本身的理解角度不同、對內(nèi)容的專業(yè)掌握不足，在檔案的使用過程中發(fā)揮檔案管理的作用也不盡如人意。由于電子文件檔案載體存儲體積小，以及對視頻、音頻、圖片人工智能分析技術成熟等特點，使鑒定工作逐漸弱化，未來將引入計算機自動化鑒定，以取代主觀性強、不科學的人工檔案管理模式。通過全文檢索、圖像文字識別、圖像內(nèi)容檢索、音頻視頻文字內(nèi)容識別、音頻視頻內(nèi)容檢索等技術的運用，提高對各類電子文件檔案的查詢和鑒定效率。對于電子文件檔案，可沿用傳統(tǒng)編目方法，有的可不再進行分類，而是著錄了檔號、題名、日期、時間、地點、人物、責任者、數(shù)量等信息，利用多角度查詢軟件可實現(xiàn)目錄級及全文檢索。積極開展檔案內(nèi)容關鍵詞檢索等研究工作，結合人工智能分析技術，實現(xiàn)更深層次的檢索與內(nèi)容分析。

2.2開發(fā)建設好數(shù)字電子文件管理系統(tǒng)

在辦公網(wǎng)絡化和自動化的背景下，如不推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，就無法順應檔案資源信息化管理和共享的大趨勢。開發(fā)建設檔案數(shù)字化系統(tǒng)是緊跟時代發(fā)展的需要，也是開創(chuàng)檔案管理與服務新模式的必然選擇。采用網(wǎng)絡信息技術手段，可實現(xiàn)高效服務，使數(shù)字化檔案得到充分利用。數(shù)字檔案可以依托強大的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，借助先進的信息技術手段，實現(xiàn)檔案檢索的自動化，檔案獲取的智能化，打破傳統(tǒng)檔案利用過程中在時間和空間上的局限性。以數(shù)字檔案為主要信息資源的檔案館（室）能夠打破傳統(tǒng)檔案管理模式，解放人力，提升工作和管理效率，從檔案的歸檔、接收、編目、保管到利用都可在數(shù)字化基礎上實現(xiàn)現(xiàn)代化和智能化管理，更好地發(fā)揮檔案和檔案部門的作用。

3加強電子文件檔案收集歸檔工作的對策

3.1提高對電子文件管理重要性的認識

切實提高本單位有關領導、部門和人員對電子文件檔案收集歸檔工作重要性的認識，通過宣傳電子文件檔案的重要性，使得有關領導、部門、人員及檔案管理人員能夠認識到什么樣的電子文件資料是檔案;加強對檔案工作的領導，安排一名副職領導分管檔案工作，及時研究檔案工作面臨的重大問題，保證電子文件檔案歸檔工作所需的人力、物力、財力投入，同時加強相關檔案規(guī)章制度及業(yè)務細則的建設，用規(guī)章制度實現(xiàn)包括電子文件資料在內(nèi)的各類文件歸檔，維護電子文件檔案管理的正常秩序。

3.2明確電子文件收集范圍

電子文件檔案的收集，應以反映本單位基本情況、主要職能、重大活動和歷史面貌為側重點，確保對本單位工作、歷史研究具有保存和利用價值的電子文件檔案納入歸檔范圍。檔案部門應掌握本單位重大活動的安排策劃，在活動開始前提出聲像資料、電子文件、紙質文件的歸檔范圍，在活動進行中實施提取，在活動完畢后著手收集整理鑒定歸檔。在收集過程中，應著重對重大工作節(jié)點中所產(chǎn)生的電子文件資料進行收集。在會議安排、業(yè)務工作、考核評比、巡察整改、外部協(xié)作等工作中產(chǎn)生的具有保存價值的電子文件檔案資料均應歸檔。本單位在各項工作活動中形成的和承辦上級、同級、下級的具有查考價值的電子文件資料也應歸檔;領導干部及有重大貢獻的個人在履行職務活動中形成的對本單位具有查考和保存利用價值的電子文件材料均應歸檔。

3.3創(chuàng)新電子文件的收集方法

傳統(tǒng)的檔案收集受到檔案實體占用空間較大的制約，一般強調(diào)進行鑒定，而電子文件資料占用存儲載體的存儲空間。收集時，應確保與電子文件資料相關的電子文件、紙質文件等材料一并收集，應確保收集電子文件的可用性。

為避免電子文件被隨意處置，特別是刪除，檔案室工作人員應該根據(jù)保密要求，對這些文件經(jīng)常性收集，同時在收集時可督促文件產(chǎn)生者將數(shù)字文件的內(nèi)容、時間、涉及人物等信息一并提交。經(jīng)常性收集工作可結合單位的辦公自動化系統(tǒng)、集中文印系統(tǒng)、集中管控系統(tǒng)，從系統(tǒng)中在線自動收集。

會議安排、業(yè)務考核、巡察整改等具有明確階段特點的活動，應該在活動開始前由檔案工作人員制定收集的具體內(nèi)容、著錄的具體信息、移交的具體時間，及時收集，一般由活動組織者在活動結束后整理歸檔，移交給本單位檔案室。

3.4完善相關電子檔案存儲制度

應明確檔案工作人員利用工作時間、使用單位設備、完成單位賦予工作任務時形成的照片、錄音、錄像等各類資料的版權歸屬問題，明確規(guī)定包括電子文件資料在內(nèi)的各類電子文件歸檔范圍與時間，由電子文件產(chǎn)生、辦理的單位和個人移交至檔案部門或者檔案工作人員，完成歸檔。

參考文獻：

[1]全國人大常委會.中華人民共和國檔案法[EB/OL].https：//www.saac.gov.cn/20220217.

（作者單位：吉林省航測遙感院）