由干部人事檔案專項(xiàng)審核談高校學(xué)籍檔案管理

于鳳仙

摘 要：學(xué)籍檔案作為干部人事檔案的重要組成部分，是干部人事檔案審核工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。通過(guò)干部人事檔案專項(xiàng)審核發(fā)現(xiàn)了干部學(xué)籍檔案存在的問(wèn)題并作出原因分析，從完善學(xué)籍檔案管理制度、提升檔案管理者素質(zhì)、加快學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)、健全監(jiān)督和審查機(jī)制、提高檔案服務(wù)利用等方面提出了改進(jìn)干部人事檔案學(xué)籍管理的建議。

關(guān)鍵詞：人事檔案;專項(xiàng)審核;高校學(xué)籍檔案

干部人事檔案是記載干部政治思想、品德作風(fēng)、個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)、主要家庭關(guān)系等的原始憑證，可以全面反映出干部的德、能、勤、績(jī)、廉等方面內(nèi)容，是全面、客觀地了解、評(píng)價(jià)、考察和選拔任用干部的重要依據(jù)。

干部人事檔案專項(xiàng)審核的重點(diǎn)內(nèi)容是“三齡兩歷一身份”，三齡即年齡（出生時(shí)間）、工齡（參加工作時(shí)間）、黨齡（入黨時(shí)間）;兩歷指學(xué)歷學(xué)位和工作經(jīng)歷;一身份是指干部身份。而學(xué)籍檔案則是認(rèn)定學(xué)歷學(xué)位信息的重要支撐材料，作為干部人事檔案的重要組成部分，是檔案專項(xiàng)審核中的重點(diǎn)審核內(nèi)容之一。學(xué)籍檔案的審核除了要審核學(xué)歷學(xué)位材料是否完整、前后記載是否一致，還必須審核是否真實(shí)，是否涉嫌造假或冒名頂替等現(xiàn)象。

干部人事檔案中學(xué)歷學(xué)位造假事件頻繁發(fā)生，影響非常惡劣。根據(jù)中央有關(guān)部門關(guān)于加強(qiáng)和規(guī)范干部學(xué)歷、學(xué)位管理工作的統(tǒng)一部署和要求，以630專項(xiàng)行動(dòng)為契機(jī)，完善高校的學(xué)籍檔案管理，健全檔案管理制度，提高檔案管理的制度化、科學(xué)化水平，是推動(dòng)學(xué)校發(fā)展邁上新臺(tái)階的必行之路。

一、干部人事檔案專項(xiàng)審核中學(xué)籍檔案存在的問(wèn)題

高校學(xué)籍檔案記錄學(xué)生在校期間各方面的表現(xiàn)，是客觀真實(shí)地反映學(xué)生從報(bào)考到畢業(yè)整個(gè)過(guò)程中思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、綜合素質(zhì)、黨團(tuán)關(guān)系、家庭關(guān)系、獎(jiǎng)懲材料、學(xué)歷學(xué)位是否獲取、畢業(yè)就業(yè)信息等情況的原始記錄。學(xué)籍檔案主要包括：高中畢業(yè)生登記表，高考報(bào)名登記表，新生入學(xué)登記表，學(xué)年鑒定表，成績(jī)單，學(xué)籍卡，高校畢業(yè)生登記表，學(xué)位授予審批表，報(bào)考碩士或博士學(xué)位研究生登記表，專家推薦書，休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等學(xué)籍變更材料，政審、鑒定材料，入團(tuán)入黨志愿書和申請(qǐng)書、入黨轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書，三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀畢業(yè)生等獎(jiǎng)勵(lì)材料，體檢表，就業(yè)通知書等。

1.學(xué)籍檔案材料不完整

筆者在干部人事檔案審核中發(fā)現(xiàn)，很多人的學(xué)籍檔案都有或多或少的缺失，造成學(xué)籍檔案材料的不完整，這是學(xué)籍檔案存在的最大問(wèn)題。學(xué)籍材料分為全日制教育和非全日制教育。全日制教育的學(xué)籍檔案中，有的缺少了高中畢業(yè)生登記表、入團(tuán)志愿書等早期學(xué)籍材料，這些材料是干部檔案專項(xiàng)審核認(rèn)定出生時(shí)間的有效依據(jù);有的缺失高考報(bào)名登記表、攻讀碩士博士報(bào)考登記表等入學(xué)的關(guān)鍵且唯一的材料;有的缺失高校畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書復(fù)印件，導(dǎo)致無(wú)法認(rèn)定學(xué)歷真實(shí)性，無(wú)法判斷是否修完規(guī)定的學(xué)分獲得畢業(yè)證書或結(jié)業(yè)證書;還有的缺失授予學(xué)士、碩士、博士等學(xué)位材料及證書復(fù)印件，無(wú)法判斷是否滿足學(xué)位授予的條件而被授予學(xué)位證書;有的缺少學(xué)籍變更材料，無(wú)法真實(shí)地反映學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀態(tài)、身體以及心理健康情況。比如退學(xué)是家庭經(jīng)濟(jì)情況原因造成的還是能力或興趣原因造成的無(wú)法完成學(xué)業(yè)，休學(xué)是身體健康狀態(tài)還是心理健康狀態(tài)等;有的缺少獎(jiǎng)勵(lì)材料，無(wú)法反映出學(xué)生是學(xué)習(xí)能力突出還是組織協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)。非全日制教育（成人高考、自學(xué)考試、同等學(xué)力申請(qǐng)碩士學(xué)位等各種形式的在職教育）的學(xué)籍檔案材料，缺失的情況比較嚴(yán)重，有的甚至是整體缺失，從而給干部檔案專項(xiàng)審核帶來(lái)困難，無(wú)法認(rèn)定檔案主體的最高學(xué)歷學(xué)位。

2.學(xué)籍檔案手續(xù)不完善

各類登記表（高校畢業(yè)生登記表、報(bào)考碩士或博士學(xué)位研究生登記表、三好學(xué)生或優(yōu)秀學(xué)生干部等獎(jiǎng)勵(lì)材料等）中有的缺少所在院系、相關(guān)職能部門、學(xué)校的印章，有的缺少個(gè)人簽字，還有的缺少材料的形成時(shí)間，或者是僅僅蓋有單位印章而缺少單位審核意見。

3.學(xué)籍檔案信息不一致

在干部人事檔案審核中，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案材料中學(xué)生的信息存在前后不一致現(xiàn)象，比如出生日期在報(bào)考、就讀期間至畢業(yè)存在兩個(gè)甚至多個(gè)不同版本;姓名不一致，有曾用名的沒(méi)有填寫造成前后不一致，還有的用簡(jiǎn)化字或是同音字代替，這樣直接導(dǎo)致檔案材料失真，無(wú)法體現(xiàn)學(xué)籍檔案應(yīng)有的價(jià)值，也給檔案的審核增加了難度。

二、干部人事檔案專項(xiàng)審核中學(xué)籍檔案問(wèn)題分析

1.學(xué)籍檔案制度不完善，管理不規(guī)范

學(xué)校沒(méi)有健全的檔案管理制度，無(wú)法做到依法管檔，檔案管理者在學(xué)籍檔案材料形成過(guò)程中對(duì)學(xué)生沒(méi)有給予正確指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生沒(méi)有按規(guī)范的要求填寫學(xué)籍檔案，甚至出現(xiàn)涂改現(xiàn)象，從而導(dǎo)致學(xué)籍檔案不能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。同時(shí)由于學(xué)籍檔案是學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)不斷累積、逐步更新且呈動(dòng)態(tài)增加，具有一定的周期性，它不僅數(shù)量多、種類多，而且檔案材料分散于不同部門，各個(gè)部門之間又缺乏溝通協(xié)調(diào)，因此造成了學(xué)籍檔案收集不完整，管理不規(guī)范，不能真實(shí)地反映學(xué)生在校的成長(zhǎng)過(guò)程。

2.學(xué)籍檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

高校的新生來(lái)自五湖四海，新生報(bào)到時(shí)交的檔案內(nèi)容不一，各個(gè)高校在本科、碩士、博士階段歸入學(xué)生檔案的材料標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同，有的學(xué)校沒(méi)有入學(xué)登記表，有的學(xué)校沒(méi)有學(xué)年鑒定表，有的學(xué)校沒(méi)有學(xué)籍卡片，有的僅將授予碩士或博士學(xué)位的決定歸入學(xué)生檔案，而沒(méi)有將申請(qǐng)學(xué)位的審批材料一并歸入。這些都造成了檔案的不完整性，加大檔案材料的鑒別難度，也給后期檔案審核認(rèn)定增加了難度。

3.學(xué)籍檔案管理者綜合素質(zhì)不高

國(guó)內(nèi)很多高校學(xué)籍檔案的管理權(quán)限是在學(xué)生所在的院系，管理檔案的人員可能是兼職檔案管理員，也可能是團(tuán)總支書記或輔導(dǎo)員，他們對(duì)學(xué)籍檔案的價(jià)值了解不多，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，專業(yè)的檔案管理知識(shí)缺乏，創(chuàng)新意識(shí)和主觀能動(dòng)性不強(qiáng)，導(dǎo)致學(xué)籍檔案未能真正發(fā)揮出自身價(jià)值。

4.監(jiān)督和審查機(jī)制不健全

矩不正，不可為方;規(guī)不正，不可為圓。高校學(xué)籍檔案的監(jiān)督和審查機(jī)制不健全，檔案管理部門沒(méi)有定期的檢查督促，相關(guān)制度與措施無(wú)法落到實(shí)處，因此很難保證學(xué)籍檔案材料在收集、整理、鑒別、利用等方面工作不出問(wèn)題，進(jìn)而也很難保證學(xué)籍檔案的真實(shí)可信性。

三、改進(jìn)干部人事檔案學(xué)籍管理的建議

1.完善學(xué)籍檔案管理制度

根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的新《檔案法》《普通高校學(xué)生管理規(guī)定》《高等學(xué)校檔案管理辦法》《全日制普通高校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》《干部人事檔案工作條例》等相關(guān)法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定出符合學(xué)校實(shí)際發(fā)展的學(xué)籍檔案管理制度，制定出操作性較強(qiáng)的學(xué)籍管理實(shí)施細(xì)則，統(tǒng)一好學(xué)籍檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，確保學(xué)籍檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做到有章可循，為高校的學(xué)籍檔案工作提供法律依據(jù)。首先把好學(xué)籍檔案源頭關(guān)。在新生入校報(bào)到之初，做好學(xué)籍注冊(cè)工作，并對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行復(fù)查，確保高中階段檔案材料是否完整，對(duì)缺少材料及時(shí)補(bǔ)充，同時(shí)鑒別是否存在冒名頂替現(xiàn)象，確保教育公平;其次，學(xué)生在校期間，加強(qiáng)招生、教務(wù)、學(xué)生處、研究生培養(yǎng)、就業(yè)指導(dǎo)等相關(guān)部門的協(xié)調(diào)，明確各個(gè)部門的歸檔責(zé)任和工作流程，對(duì)沒(méi)有及時(shí)歸檔的及時(shí)歸檔，對(duì)不符合歸檔規(guī)范的材料及時(shí)改正，對(duì)手續(xù)不完整的學(xué)籍檔案及時(shí)完善信息，確保學(xué)籍檔案材料的真實(shí)性和完整性;再次，學(xué)生畢業(yè)之際，做好學(xué)籍檔案的收集、整理、轉(zhuǎn)遞，為干部人事檔案的管理打下良好基礎(chǔ)。尤其是學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，要特別注意。檔案的轉(zhuǎn)遞過(guò)程中間環(huán)節(jié)較多，從學(xué)校學(xué)籍檔案管理部門—學(xué)籍檔案郵寄部門（機(jī)要、郵政EMS）—學(xué)生就業(yè)單位或各地市的人才交流中心，無(wú)論哪個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都會(huì)影響學(xué)籍檔案的轉(zhuǎn)遞造成丟檔、死檔等情況，從而影響學(xué)生的正常學(xué)習(xí)或就業(yè)。筆者在工作過(guò)程中，常常遇到畢業(yè)生在離校若干年后，由于某些需求突然需要用到自己的學(xué)籍檔案，才發(fā)現(xiàn)不知道檔案在何處，輾轉(zhuǎn)打聽，可能也會(huì)不得到結(jié)果。

2.提升檔案管理者素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)煩瑣且細(xì)致的工作，它既要求檔案管理者擁有較強(qiáng)的職業(yè)道德和責(zé)任心，又要求檔案管理者具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)。因此提升檔案管理者的綜合素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵條件。首先，檔案管理者必須熱愛檔案事業(yè)，有強(qiáng)烈的責(zé)任心和事業(yè)心，有堅(jiān)定的政治信念，有依法管理檔案的意識(shí)，能夠做到愛崗敬業(yè)、甘于奉獻(xiàn)，多年如一日地保持對(duì)待檔案工作一顆赤誠(chéng)之心。其次，檔案管理者要自主學(xué)習(xí)學(xué)籍檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，用制度來(lái)指導(dǎo)日常管理;定期參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)崗位培訓(xùn)，提高管理者專業(yè)技能;有計(jì)劃地參加國(guó)家檔案局或省檔案局舉辦的高層次會(huì)議，了解檔案領(lǐng)域新動(dòng)向、新觀點(diǎn)，提高檔案管理者的知識(shí)儲(chǔ)備，拓展檔案管理新思路。其次，優(yōu)化檔案管理者知識(shí)結(jié)構(gòu)，拓寬管理者知識(shí)面，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、信息安全技術(shù)等相關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理工作中的實(shí)際運(yùn)用能力。例如近兩年新冠病毒疫情暴發(fā)下檔案管理面臨新局面，檔案管理者要不斷發(fā)動(dòng)主觀能動(dòng)性，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)提供便捷的檔案服務(wù)。這些在工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，都需要檔案管理者不斷提升自身的綜合素質(zhì)，敢于創(chuàng)新工作思路，敢于嘗試新的工作方法，進(jìn)而高效合理地管理檔案，適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求。最后，對(duì)學(xué)校兼職管理學(xué)籍檔案的工作者，要定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其明確檔案管理制度，了解工作職責(zé)，按照規(guī)章制度和工作流程來(lái)規(guī)范地管理學(xué)籍檔案，確保學(xué)籍檔案收集的及時(shí)性和完整性，整理的規(guī)范性、保管的保密性等等，從而使學(xué)籍檔案的管理更加規(guī)范化。

3.加快學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，學(xué)籍檔案數(shù)字化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于干部檔案專項(xiàng)審核工作對(duì)學(xué)歷、學(xué)位認(rèn)證的要求，學(xué)籍檔案的利用需求日益增加，學(xué)籍檔案數(shù)字化的推進(jìn)不僅可以減少檔案管理者的工作量，大大提高檔案查詢利用的效率，而且可以降低接觸紙質(zhì)檔案的概率，防止在查詢利用過(guò)程中產(chǎn)生的破損或人為的抽取、涂改等造成檔案內(nèi)容的失真，從而保證學(xué)籍檔案的安全性。把學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)列入高校智慧校園建設(shè)的整體規(guī)劃中，利用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，與教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、就業(yè)系統(tǒng)等協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)資源共享，共同打造一個(gè)學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，建立學(xué)籍檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案紙質(zhì)與電子的雙套管理;開通學(xué)籍檔案的在線查詢渠道，在校學(xué)生以及畢業(yè)校友可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接查詢學(xué)籍信息，從而推進(jìn)高校學(xué)籍檔案走上科學(xué)化管理的道路。

4.健全監(jiān)督和審查機(jī)制

學(xué)籍檔案材料分散于多部門形成，建立健全有效的監(jiān)督和審查機(jī)制，是保證學(xué)籍檔案真實(shí)、規(guī)范必不可少的條件。成立學(xué)籍檔案監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)小組，定期到檔案形成院系及部門宣傳學(xué)籍檔案相關(guān)知識(shí)，對(duì)檔案歸檔范圍和流程給予指導(dǎo)，對(duì)檔案歸檔工作進(jìn)行檢查，確保學(xué)籍檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)糾正不當(dāng)?shù)臍w檔行為，解決出現(xiàn)的各種問(wèn)題，全面提高學(xué)籍檔案管理。

5.提高服務(wù)利用水平，倒逼學(xué)籍檔案管理

檔案管理質(zhì)量的高低，決定了檔案服務(wù)利用水平，要樹立“服務(wù)至上”觀念，提高服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)增開網(wǎng)上查詢渠道，開放部分學(xué)籍管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的自動(dòng)化檢索，進(jìn)而增強(qiáng)服務(wù)水平。要提高檔案服務(wù)利用水平，必然會(huì)倒逼學(xué)籍檔案管理的規(guī)范化，兩者相輔相成。一是把學(xué)籍檔案管理納入學(xué)校發(fā)展的整體規(guī)劃中，從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面重視檔案管理，提升全校師生有檔案意識(shí);二是把學(xué)籍檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化，列入檔案材料，形成相關(guān)部門的崗位職，并將學(xué)籍檔案歸檔情況作為部門年度考核內(nèi)容之一，從而保證檔案材料及時(shí)、完整的歸檔，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理規(guī)范化。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，干部人事檔案專項(xiàng)審核工作發(fā)現(xiàn)了高校學(xué)籍檔案管理工作中存在的若干問(wèn)題，進(jìn)而也明確了今后的工作思路。因此，檔案工作者要充分重視學(xué)籍檔案管理，抓住存在問(wèn)題的關(guān)鍵，并積極加以解決，在不斷的工作實(shí)踐中總結(jié)出最合理的管理方法，確保學(xué)籍檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確真實(shí)、檔案材料的齊全完整、檔案管理的科學(xué)規(guī)范，從而促使高校學(xué)籍檔案管理朝著規(guī)范有序的方向發(fā)展，充分發(fā)揮出學(xué)籍檔案在干部組織人事工作中應(yīng)有的價(jià)值。

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（作者單位：河南財(cái)經(jīng)政法大學(xué)）