信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的運(yùn)用探究

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在我國各行業(yè)領(lǐng)域都得到了廣泛運(yùn)用，為很多行業(yè)的發(fā)展提供了動力與便利性。醫(yī)院檔案管理工作是確保整個醫(yī)院有序運(yùn)轉(zhuǎn)的重要部門，而信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效運(yùn)用，給醫(yī)院檔案管理工作注入了活力與動力，從而推進(jìn)了醫(yī)院檔案管理工作效率的穩(wěn)健提升。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式下主要是以辦公紙質(zhì)化模式來開展，但是隨著綠色環(huán)保理念的不斷深入，當(dāng)下無紙化辦公才是檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);醫(yī)院檔案管理;運(yùn)用策略;探究

醫(yī)院作為人們身體健康的重要保障組織機(jī)構(gòu)，可以向人們提供種類復(fù)雜且多樣化的醫(yī)療救治服務(wù)，同時人們還可以在醫(yī)生的合理指導(dǎo)下保持良好的生活習(xí)慣。醫(yī)院檔案管理工作雖然不直接參與患者的醫(yī)療救治服務(wù)，但是其作為保存患者醫(yī)療救治記錄的部門，其作用與價值是不可估量也不可忽視的。當(dāng)無紙化辦公與醫(yī)院檔案管理工作相結(jié)合時，信息技術(shù)的合理運(yùn)用能夠為醫(yī)院檔案管理工作帶來很大的便利性。本文立足于信息技術(shù)的角度，通過研究其在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用，及其在融入醫(yī)院檔案管理工作中所遇到的問題，淺談信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效運(yùn)用策略。

一、信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮的重要作用

1.利于保護(hù)檔案且便于患者的調(diào)閱

醫(yī)院檔案作為有效連接醫(yī)院與患者之間的重要橋梁，要想了解檔案管理工作是否可以向患者提供更加人性化、合理化的檔案管理服務(wù)，在患者查閱病歷檔案的時候就可以很直觀地體現(xiàn)出來。在傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行時，患者想要查閱相關(guān)病例需要親自到醫(yī)院的檔案管理部門，現(xiàn)場調(diào)檔，以及復(fù)印相關(guān)的病例。這種病例的調(diào)閱模式非常煩瑣，給外地?zé)o法親自到現(xiàn)場的患者帶來很多的不便利。

除此之外，紙質(zhì)病例由于長期保存、反復(fù)借閱和復(fù)印，導(dǎo)致很容易出現(xiàn)破損的情況，極大影響了紙質(zhì)檔案的長期保存與管理。隨著信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用，促使電子病例檔案的大范圍應(yīng)用，可以很好解決紙質(zhì)病例檔案不利于長時間保存的問題，而患者想要借調(diào)病例檔案時，只需在互聯(lián)網(wǎng)上提交借閱申請就可以，等到申請通過醫(yī)院就可以與患者進(jìn)行電子病例檔案的信息交接了。這種無紙化的辦公方式極大方便了患者，同時也有效提升了檔案管理工作的效率，為更長久的保存檔案奠定了良好基礎(chǔ)。

2.提升歸檔效率，規(guī)范化檔案管理

醫(yī)院檔案管理工作涵蓋的內(nèi)容與種類多且雜，所以在檔案歸檔過程中，由于人為不當(dāng)操作或者是檔案管理人員的能力有限，很容易產(chǎn)生檔案歸檔錯亂的現(xiàn)象，就算后期發(fā)現(xiàn)錯誤的存在，但是想要將檔案歸檔到正確的類目卻是非常困難的事情，并且需要浪費(fèi)大量的時間去糾正之前所犯的錯誤，導(dǎo)致整個醫(yī)院檔案管理工作的效率大幅度降低。通過運(yùn)用信息技術(shù)建立醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，將所有醫(yī)院檔案形成電子化，可以有效實現(xiàn)排序以及查找功能，極大程度上解決了紙質(zhì)檔案管理混亂的問題。檔案管理人員想要查找病例檔案時，只需要將關(guān)鍵詞或關(guān)鍵字輸入搜索欄當(dāng)中，就可以馬上獲取自己需要的信息，而針對檔案歸檔的問題也可以通過信息技術(shù)實現(xiàn)快速歸屬，檔案管理人員可以通過搜索或者是查找檔案類目表，從而實現(xiàn)快速查找功能等。信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效應(yīng)用，極大減輕了檔案管理人員的工作量，提升了檔案管理工作效率，推動醫(yī)院檔案管理工作以更加規(guī)范化、合理化以及有效化的形式展現(xiàn)出來。

3.檔案管理更精細(xì)且避免重復(fù)存檔

醫(yī)院想要穩(wěn)定正常的運(yùn)轉(zhuǎn)需要各個部門之間的相互協(xié)作，在醫(yī)院的日常運(yùn)轉(zhuǎn)過程中每個科室都發(fā)揮了特有的作用，并且都具備獨(dú)有的特色以及相同的流程，這些都會在醫(yī)院檔案信息中有著非常清晰地展現(xiàn)。針對這些重復(fù)性的檔案資源怎樣開展匯總與歸檔工作，其實對于檔案管理人員的專業(yè)能力有很高的要求。此前的紙質(zhì)檔案由于是人工操作，所很容易產(chǎn)生重復(fù)性的工作，檔案管理人員在數(shù)量龐大的檔案信息中無法有效挑選出重復(fù)的檔案。信息技術(shù)是以大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)為依托的先進(jìn)技術(shù)，將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員只需將檔案的關(guān)鍵詞輸入搜索欄中就可以進(jìn)行快速查找，系統(tǒng)則會根據(jù)關(guān)鍵詞識別保存過的檔案，在檔案的詳細(xì)信息中則會顯示其上次的修改時間、檔案名稱等一系列信息，極大降低了檔案信息的重復(fù)率。

4.簡化工作量，利于檔案長期保存

醫(yī)院的檔案管理時長必須嚴(yán)格遵照國家的相關(guān)檔案管理條件來執(zhí)行，而醫(yī)院檔案管理又屬于特殊職業(yè)的檔案管理，其管理期限往往會從患者的首次就診至患者的最末次就診之間相隔數(shù)年，這種情況的出現(xiàn)極大提升了檔案管理工作的任務(wù)量。醫(yī)院每天都有大量的患者進(jìn)行就診，如果檔案管理人員依然沿用傳統(tǒng)的方法手工錄入病歷，是無法根據(jù)患者的每次就診時間來為患者病例的存檔工作，因為這樣的工作量是非常大的。但是，將信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，可以實現(xiàn)實時的檔案管理目標(biāo)，很好解決以上的困難與弊端。值得關(guān)注的是，只要患者所持的證件信息不變，那么檔案管理人員就可以根據(jù)患者的證件信息進(jìn)行入檔，這樣在患者下次就診時可以通過搜索患者的證件查閱到檔案信息。這樣有利于醫(yī)生了解患者上次的就診時間以及病例了解患者的既往病史，為患者的有效就診提供便利條件，同時也為醫(yī)生提供了重要的病例數(shù)據(jù)信息，極大推進(jìn)了醫(yī)院就診工作效率，為我國的醫(yī)療事業(yè)有序發(fā)展奠定有利基礎(chǔ)。

二、信息技術(shù)在融入醫(yī)院檔案管理工作中遇到的問題

1.信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理模式不匹配

信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的有效應(yīng)用，可以起到優(yōu)化和簡便檔案管理流程的作用，極大增強(qiáng)了檔案管理人員的工作效率。但是，由于我國幅員遼闊，地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展不均衡、不充分，發(fā)展滯后地區(qū)的醫(yī)院檔案管理工作手段還停留在傳統(tǒng)階段，也就表現(xiàn)出了信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理模式不相匹配的現(xiàn)象，最終極大影響了信息技術(shù)發(fā)揮出真正的實力與作用。

此外，一些私立性質(zhì)的醫(yī)院把更多的關(guān)注點(diǎn)放在了盈利上，忽視了提升醫(yī)院信息化管理技術(shù)，阻礙了醫(yī)院的良好發(fā)展，對醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展造成了諸多不良影響。紙質(zhì)檔案管理過程中檔案管理人員只需要針對紙質(zhì)資料進(jìn)行保存、審核、歸檔等一系列操作即可，但是電子檔案的有效管理是建立在檔案管理人員的辦公自動化專業(yè)能力上，因此對檔案管理人員有一定的專業(yè)能力要求。要知道，電子檔案管理系統(tǒng)不是短時間內(nèi)就能全面掌握的，醫(yī)院既要高度重視檔案管理的技術(shù)更新，同時更要重視檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，針對軟件人才方面的建設(shè)工作需要引起高度重視。信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作方面展現(xiàn)出了突出的優(yōu)勢與作用，想要做好醫(yī)院檔案管理工作不僅需要依靠信息技術(shù)，還需要行之有效的管理模式與專業(yè)化的人才團(tuán)隊加持，信息技術(shù)才能發(fā)揮其真正的作用與效果。

2.醫(yī)院檔案管理人員對信息技術(shù)認(rèn)識不足

要知道，不論是新政策還是新技術(shù)的運(yùn)用與落實，往往都會遇到諸多的阻礙與困難。最主要的原因就是人們的惰性心理，由于熟悉了此前的工作流程與方法，如果實施全新的政策或者技術(shù)，工作人員需要重新學(xué)習(xí)或者適應(yīng)，從而加大了工作量，導(dǎo)致工作人員很難接受全新的流程與方法。

想要充分發(fā)揮信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的真正作用與價值，檔案管理人員應(yīng)對信息技術(shù)有深入地認(rèn)識，要有效打破這些思想壁壘和觀念禁錮，就需要從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)至基礎(chǔ)醫(yī)護(hù)人員都深入地認(rèn)識信息技術(shù)，在思想觀念上有所轉(zhuǎn)變。此外，醫(yī)院檔案屬于特殊的機(jī)密性資料，有些人并沒有對它的保密性給予相應(yīng)關(guān)注，但是要知道患者的病例其實是具有保密性的。而在電子檔案系統(tǒng)中每個檔案管理人員都有一個獨(dú)立的賬號，每個人都用自己獨(dú)有的賬號進(jìn)去查閱患者的病例檔案，并且只有檔案管理人員才有權(quán)限查閱和抽調(diào)患者的病例信息。而為了進(jìn)一步保障患者檔案的機(jī)密性，同時，也為了網(wǎng)絡(luò)安全，檔案管理人員可以對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，也可以通過安全設(shè)定來保證檔案的機(jī)密性。但是，很多醫(yī)院管理層對檔案管理工作并沒有很強(qiáng)的保密意識，所以在系統(tǒng)平臺的安全設(shè)置方面存在很大的漏洞，這樣很容易由于網(wǎng)絡(luò)安全問題導(dǎo)致患者病例、敏感信息等重要資料被盜取。

3.信息技術(shù)檔案管理不具備完善管理制度

想要推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有效開展，那么必須基于以健全的管理制度為指導(dǎo)，當(dāng)信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中有效運(yùn)用，醫(yī)院檔案管理制度也應(yīng)該做出相應(yīng)的調(diào)整與完善，這一問題在數(shù)據(jù)資料提取環(huán)節(jié)表現(xiàn)得更為明顯。如何可以在確保檔案信息安全的基礎(chǔ)之上，讓整個檔案管理工作的流程銜接得更通暢，則是當(dāng)下電子檔案管理工作中最優(yōu)先考慮的問題。不過，雖然很多醫(yī)院為了順應(yīng)時代發(fā)展、為了積極響應(yīng)醫(yī)療事業(yè)改革，選擇應(yīng)用信息技術(shù)于醫(yī)院檔案管理工作中，但是醫(yī)院卻并沒有針對全新技術(shù)而在管理制度方面進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，所以導(dǎo)致先進(jìn)的檔案管理技術(shù)與管理體制不相符，從而致使在實際的檔案管理工作中容易產(chǎn)生信息誤差的情況。

4.信息技術(shù)檔案管理服務(wù)單一

當(dāng)前醫(yī)院檔案存在的價值更體現(xiàn)在內(nèi)部資料調(diào)取上，這也就意味著大量的檔案處于被保管狀態(tài)，并沒有充分發(fā)揮其應(yīng)用價值。隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理也逐步運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理，但其管理服務(wù)項目單一，在設(shè)置檔案模塊時存在片面性和局限性特點(diǎn)，沒有充分發(fā)揮檔案資源的作用。

三、信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中有效運(yùn)用的策略

1.信息技術(shù)與病例服務(wù)建立緊密聯(lián)系

醫(yī)院與患者之間唯一的聯(lián)系就是就診病例，而就診病例也是患者在醫(yī)院就診留下的最重要的資料信息，醫(yī)生可以通過病例切實了解患者的病史，所以由此可以看出病例檔案管理工作不論是對于醫(yī)院還是對于醫(yī)生和患者來講，都有著非常重要的作用與意義。以前的醫(yī)院檔案管理工作都以紙質(zhì)形式進(jìn)行，所以患者的病例也都是紙質(zhì)的，但是這種檔案形式在記錄的時候會浪費(fèi)大量的時間，從而極大地降低了相關(guān)工作人員的工作效率。此外，紙質(zhì)的病例還非常容易破損或者是丟失，在保存方面也需要提供很大的空間，給檔案管理工作帶來了諸多不便。隨著信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中的應(yīng)用，有效地減少了醫(yī)生由于填寫病例而浪費(fèi)的時間，并且以互聯(lián)網(wǎng)為依托，病例來回傳閱也變得非常便捷，這樣給外地患者查閱病例提供了極大的方便。采用電子檔案模式，即使患者更換了醫(yī)院或是醫(yī)生，都可以讓新接手的醫(yī)生全面了解患者的病情，這樣有利于醫(yī)生之間信息無障礙溝通。

2.進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員綜合素養(yǎng)

信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中全面實施，想要保證信息技術(shù)發(fā)揮其真實的作用與意義，同時為了保障信息化醫(yī)院檔案管理工作的高效與高質(zhì)量，就應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。醫(yī)院通過組織開展相應(yīng)的信息化檔案管理工作培訓(xùn)與教育，讓檔案管理人員切實了解相關(guān)的信息與技能，才有利于信息化檔案管理工作的順利實施。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員不僅僅只是管理患者病例這么簡單，更是全面掌握醫(yī)院內(nèi)部信息的重要部門，所以，檔案管理人員不應(yīng)該只掌握患者病例的管理技能，更應(yīng)該對于醫(yī)院各部門的工作職能與業(yè)務(wù)有深入的了解，然后再依據(jù)自己工作的具體情況最終將這些內(nèi)部信息以檔案的形式進(jìn)行記錄，從而有效地展現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理的真正價值與作用。

3.建立健全信息技術(shù)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)

隨著我國醫(yī)療事業(yè)的全面改革與深化，各醫(yī)院想要保持穩(wěn)定的發(fā)展趨勢，就必須以發(fā)展的眼光進(jìn)行戰(zhàn)略部署，而建立健全信息技術(shù)檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)，這是推進(jìn)醫(yī)院向著更好的方向發(fā)展的前提和基礎(chǔ)。從當(dāng)下我國醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，立足于醫(yī)院檔案管理實際，從而配置相匹配的信息設(shè)備、組織建設(shè)專業(yè)的管理團(tuán)隊，給醫(yī)院檔案管理工作營造良好的環(huán)境與條件，才是當(dāng)下急需解決的問題。除此之外，醫(yī)院的各個科室在記錄檔案信息的時候都應(yīng)該以信息化技術(shù)的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，而醫(yī)院檔案管理人員必須切實將建檔標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范落到實處，有效地將這些信息給予立卷歸檔處理。最終為全面實現(xiàn)信息化醫(yī)院檔案管理模式奠定基礎(chǔ)。

4.信息技術(shù)使檔案服務(wù)更系統(tǒng)化

醫(yī)院檔案資源并不是片面的醫(yī)院資源，應(yīng)在社會發(fā)展中充分發(fā)揮其應(yīng)有價值和作用。檔案管理工作不僅是保管患者病例，更是進(jìn)行醫(yī)學(xué)研究的有利資源。利用信息技術(shù)將患者病例進(jìn)行歸檔整理，建立多個管理模塊，形成系統(tǒng)化管理模式，設(shè)計不同管理權(quán)限，以便于不同職能部門的工作人員都能根據(jù)自身擁有的權(quán)限進(jìn)行檔案的調(diào)取與查看，從而使檔案資源充分發(fā)揮其作用價值。檔案信息管理系統(tǒng)的建立，不僅要從模塊設(shè)置上進(jìn)行綜合考慮，對訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，還需要重視進(jìn)行定期的維護(hù)與管理，盡可能地滿足不同工作人員的工作需求。

四、總結(jié)

我國的信息技術(shù)正在突飛猛進(jìn)地發(fā)展，隨著信息技術(shù)與越來越多產(chǎn)業(yè)的結(jié)合和無紙化辦公理念的愈加深入，在醫(yī)院檔案管理工作中有效運(yùn)用信息技術(shù)，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢。信息技術(shù)的無紙化辦公替代了紙質(zhì)檔案辦公模式，從而極大地提升了檔案查閱的效率，進(jìn)一步地提升了醫(yī)院檔案的使用率，有效減少了檔案的重復(fù)率，推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作向著科學(xué)化、合理性以及規(guī)范化發(fā)展。雖然，當(dāng)下信息技術(shù)在醫(yī)院檔案管理工作中遇到了一些問題，但是通過采取行之有效的方法與策略，最終會推進(jìn)信息技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作的有效結(jié)合。

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（作者單位：德州市中醫(yī)院）

作者簡介：左天普（1984—），男，漢族，山東德州人，研究生，中級，研究方向：檔案管理，黨建，宣傳方面的研究。