試析新形勢下做好企業(yè)檔案管理工作的策略

李海霞

摘 要：隨著科學技術(shù)的不斷進步，信息化和大數(shù)據(jù)的時代已然來臨。信息技術(shù)越來越廣泛地應(yīng)用到社會生活和工作的各個領(lǐng)域，并引起了相關(guān)行業(yè)的巨大變革。當然，信息化的發(fā)展也為我國檔案管理工作帶來了巨大挑戰(zhàn)，企業(yè)需要跟隨時代的進步不斷調(diào)整檔案管理辦法。筆者主要針對信息化背景之下企業(yè)檔案管理科學化的研究進行分析，分別分析了當前企業(yè)檔案管理中存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決策略，以期夯實企業(yè)檔案管理，提升企業(yè)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：新形勢;企業(yè);檔案管理工作

檔案是企業(yè)發(fā)展的重要體現(xiàn)載體，是企業(yè)重要的信息資源。作為“沒有摻過水的史料”，檔案不但保留著企業(yè)發(fā)展各階段的原始資料，也對企業(yè)和個人發(fā)展中遇到的難題，具有廣泛的參考作用。做好檔案管理工作既是貫徹落實國家對企業(yè)檔案管理工作的目標要求，更是對黨和人民負責、對歷史負責的體現(xiàn)?？梢哉f，企業(yè)的長遠發(fā)展離不開檔案管理工作的支持，企業(yè)檔案管理工作的順利開展能夠促進整個企業(yè)的健康發(fā)展。因此，企業(yè)必須要高度重視檔案的管理工作，不斷調(diào)整相應(yīng)的管理模式，從而有效提升檔案管理工作的質(zhì)量。

新形勢下，數(shù)字化、信息化作為檔案管理工作的要求和方向，對當代企業(yè)檔案管理工作提出了新的要求。但是，當前企業(yè)檔案管理工作還存在一些問題，需要使用科學化的方法予以應(yīng)對。一方面，企業(yè)需要對已歸檔的文件材料進行更加規(guī)范、精細化的管理;另一方面，企業(yè)也需要努力協(xié)調(diào)，向上爭取資金支持，積極改善硬件基礎(chǔ)設(shè)施和信息化水平。筆者認為，企業(yè)采用信息化檔案管理方式，既能在查閱相關(guān)資料時一目了然，又能保證檔案室的安全，還能做好檔案保密工作。

一、檔案管理工作的重要性

在當前的信息化背景下，工作效率已經(jīng)成為人們最為重視的問題之一。企業(yè)改革創(chuàng)新的目的是提高工作效率，而為了達到這個目的，就一定要實現(xiàn)信息化發(fā)展。創(chuàng)新作為時代發(fā)展的動力，尤其是信息化時代，只有不斷創(chuàng)新，才能在市場競爭越來越激烈的環(huán)境下更好地發(fā)展。檔案管理作為企業(yè)的重要工作之一，其中涉及的內(nèi)容很多，其不僅關(guān)系到企業(yè)員工的利益，還關(guān)系到了企業(yè)地發(fā)展，如果檔案管理工作出現(xiàn)嚴重的問題，還會對社會的發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。但是，現(xiàn)階段許多企業(yè)檔案管理工作相對還比較傳統(tǒng)，檔案信息的錄入與存儲方式還比較老舊，容易導(dǎo)致檔案信息的失真與丟失等問題，進而對企業(yè)單位的發(fā)展造成很大的影響。

信息化在目前的檔案管理中主要是應(yīng)用在檔案管理的信息系統(tǒng)中，通過信息化的管理系統(tǒng)能夠使檔案管理工作變得更加便捷與高效。對于檔案管理工作來說，一定要結(jié)合時代背景和需求進行不斷創(chuàng)新，才能提升檔案管理工作的效率和水平，使檔案充分發(fā)揮作用。同時，隨著信息化時代的到來，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在了各行各業(yè)當中，所以，新形勢下的檔案管理工作也應(yīng)該進行信息化、網(wǎng)絡(luò)化的升級，使管理水平與效率得到提升，同時還可以有效減少管理成本，使企業(yè)對重要信息進行收集與掌握，進而為推動企業(yè)發(fā)展提供有力幫助。

二、當前企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施不完善，缺乏技術(shù)支持

在信息化背景下，想要做好企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，那么相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)備是必不可少的，同時要確保設(shè)備的完備與高效，只有這樣才能夠為檔案信息化管理工作打下良好的基礎(chǔ)。但是，現(xiàn)階段大部分企業(yè)對于檔案管理工作并沒有予以相應(yīng)的重視，依舊使用傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)，這就使檔案管理工作沒有辦法跟上時代的腳步，尤其是企業(yè)中的設(shè)備比較落后，缺乏統(tǒng)籌、不夠規(guī)范、缺少監(jiān)督，極大影響了企業(yè)檔案管理工作的效率，進而嚴重阻礙檔案管理事業(yè)的發(fā)展腳步。

據(jù)調(diào)查，企業(yè)檔案需求量在逐漸增大，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)逐漸乏力，對于企業(yè)中的重要信息進行全方位的管理已經(jīng)十分困難，特別是傳統(tǒng)的紙質(zhì)版資料面臨著時間損耗、易燃、占用空間大等諸多現(xiàn)實問題?？梢哉f，完善企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施迫在眉睫，而企業(yè)想要做到檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，第一步就是對企業(yè)當前的基礎(chǔ)設(shè)施進行更新與升級，同時引進網(wǎng)絡(luò)、計算機軟硬件等諸多技術(shù)，充分發(fā)揮專業(yè)技術(shù)公司與企業(yè)檔案館的合力，進而才能為檔案管理工作的開展創(chuàng)造良好的環(huán)境。

2.檔案管理工作人員的專業(yè)能力不高

因為企業(yè)中檔案管理是一項非常復(fù)雜的工作，對于業(yè)務(wù)的要求比較高，這就要求檔案管理人員必須要對自己所管理的檔案有充分的了解和掌握，并且能夠根據(jù)具體的需要來進行檔案信息的調(diào)整。與此同時，從業(yè)人員還要嚴格按照檔案管理的制度和規(guī)定來進行工作，但是如今的大多數(shù)企業(yè)忽視檔案管理工作，對檔案工作人員沒有進行有效配置，人員檔案意識薄弱，對檔案管理重視程度不高。此外，很多檔案管理人員都沒有接受過相應(yīng)的專業(yè)知識培訓，造成了他們對于檔案整理等一些情況不熟悉，專業(yè)性差，嚴重影響了企業(yè)檔案工作的質(zhì)量和水平。

3.缺乏完善的檔案管理制度

目前，我國大部分的企業(yè)檔案管理制度還不夠完善，相應(yīng)的管理體制落后，嚴重阻礙了企業(yè)的正常發(fā)展。通過調(diào)查，我們能夠發(fā)現(xiàn)造成這一問題的主要原因是相關(guān)的檔案部門對檔案管理沒有進行專門的規(guī)定，對企業(yè)檔案的管理沒有統(tǒng)一的標準。另外，在企業(yè)發(fā)展中難免會出現(xiàn)檔案丟失的問題，大部分的企業(yè)卻對于檔案管理人員沒有相應(yīng)的懲罰，使得管理人員對檔案管理的規(guī)定置之不理，企業(yè)檔案管理政策并沒有嚴格執(zhí)行，沒有制約檔案管理人員的工作行為，從而對企業(yè)檔案管理規(guī)定的落實工作產(chǎn)生了不利的影響。

三、新形勢下做好檔案管理工作的措施

1.提高檔案管理的重視程度，增加資金投入

在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，企業(yè)順利開展檔案管理信息化建設(shè)的第一步就是要引進先進的基礎(chǔ)設(shè)施，對于現(xiàn)有設(shè)備進行更新，進而為檔案管理工作打下良好基礎(chǔ)。比如，企業(yè)可以對各種門類和載體檔案進行集中統(tǒng)一管理，配備電腦、打印機、掃描儀、檔案密集架、空調(diào)、窗簾、溫濕度計、防蟲藥劑等必要的設(shè)備設(shè)施，以便有效保管和利用檔案信息資源。同時，企業(yè)還需購置檔案柜、檔案盒、歸檔章等檔案整理工具，以便有效整理和保管好企業(yè)紙質(zhì)檔案。

除此之外，對于檔案管理信息化建設(shè)，還需要將信息系統(tǒng)與實際需求進行結(jié)合，采購必要的硬件設(shè)備，還應(yīng)該和檔案信息化服務(wù)公司進行有效合作，使紙質(zhì)檔案信息化。

同時，檔案管理部門也需要制訂完善的管理計劃，確保進入檔案的數(shù)據(jù)量符合要求，對檔案的信息輸入工作予以重視，只有這樣才能夠在真正意義上發(fā)揮檔案信息化軟硬件配套設(shè)施的實際功能，努力提高信息服務(wù)水平，促進檔案信息化的全面實現(xiàn)。

2.培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，提高管理工作質(zhì)量和水平

為了培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才，提高管理工作質(zhì)量和水平，保證檔案管理工作的健康發(fā)展，企業(yè)必須積極提升檔案管理人員的素養(yǎng)。比如，企業(yè)可以安排檔案管理人員進行專業(yè)知識培訓，幫助他們了解和掌握檔案新政策和先進的管理技術(shù)，不斷強化自身的專業(yè)理論知識和管理技能，以此提升檔案管理人員的素養(yǎng)。筆者認為，檔案管理人員也要改變自己的觀念，加強對檔案管理工作重要性的認識，用專業(yè)的檔案管理知識和理論來開展工作，從而不斷適應(yīng)當代企業(yè)檔案管理的新要求。

同時，企業(yè)要設(shè)置專職檔案管理人員，提高檔案管理工作的專業(yè)性。企業(yè)還要對檔案管理人員進行充分的思想素質(zhì)教育，一個優(yōu)秀的檔案管理人員應(yīng)以身作則，對工作嚴謹認真，有工作責任感，能夠為管理工作盡自己最大的貢獻和努力。除此之外，企業(yè)也要關(guān)心檔案管理人員的身心健康，使他們在管理工作中體會到溫暖，不斷提高他們的工作積極性，推動整個企業(yè)檔案管理工作的開展。

3.建立健全檔案管理機制，確保檔案管理制度的完善性

在促進企業(yè)信息化的檔案管理過程中，為保障檔案管理質(zhì)量，要積極加強相關(guān)管理制度的完善，使工作人員在實際的工作過程中能夠有管理制度進行約束，提高檔案管理工作人員的工作效率，全面提高企業(yè)檔案管理規(guī)范化。比如，企業(yè)可以按照檔案管理要求，制定本單位《檔案管理辦法》，明確檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和保管期限，并對歷年歸檔文件材料編制檢索目錄，保證檔案查閱工作的方便快捷。這樣既能改變傳統(tǒng)檔案管理中的不足，又能促進現(xiàn)代化發(fā)展過程中的整體管理質(zhì)量。

《檔案管理辦法》是促進企業(yè)檔案管理工作順利開展的基石。企業(yè)應(yīng)加強各類檔案日常規(guī)范查閱、復(fù)印以及借閱程序，確?，F(xiàn)存檔案不丟失、無紕漏，相關(guān)工作人員要根據(jù)管理制度進行檔案管理，保障檔案管理的質(zhì)量。相關(guān)管理制度也能夠約束工作人員對檔案信息的管理，促進現(xiàn)代化發(fā)展過程中的檔案管理質(zhì)量。企業(yè)在發(fā)展中應(yīng)不斷加強對檔案信息管理制度的完善，促使檔案管理過程中的相關(guān)工作能夠為自身的發(fā)展提供良好的工作質(zhì)量。在相關(guān)管理制度完善的過程中，企業(yè)更要重點針對檔案管理標準、借閱制度，以及工作人員的行為規(guī)范，以此確保檔案管理制度的完善性，加強對工作人員的約束。

4.更新檔案管理觀念

企業(yè)管理者往往忽略了檔案的應(yīng)用價值而過于注重檔案管理方面，從而錯失了檔案在應(yīng)用中的經(jīng)濟價值，讓檔案管理變得沒有意義。因此，為了有效解決這個問題，必須要更新管理者的管理觀念，增強他們的檔案管理意識，要讓其充分認識到檔案管理工作的重要性，可以通過開展定期的講座，聘請專家來對檔案管理工作進行分析和相關(guān)研究，讓企業(yè)員工對檔案管理工作的重要性有充分認識，從而使他們對自己企業(yè)中的檔案管理狀況進行反思，不斷更新他們的管理觀念，推動企業(yè)檔案管理工作的順利進行。

5.創(chuàng)新檔案管理思路

在信息化檔案管理過程中，為保障信息化檔案管理的質(zhì)量，方便企業(yè)職工對檔案資料進行查詢，要積極建立檔案信息管理系統(tǒng)，保障檔案信息在現(xiàn)代化發(fā)展過程中的綜合管理質(zhì)量。

比如，企業(yè)職工可以通過檔案信息系統(tǒng)對相關(guān)資料進行查詢，簡化煩瑣的借閱手續(xù)，以此提高現(xiàn)代化發(fā)展過程中檔案信息的使用效率。據(jù)調(diào)查，檔案信息系統(tǒng)能夠有效將檔案信息進行分類，便于檔案信息的查詢，促進現(xiàn)代化發(fā)展過程中的檔案管理便捷性。完善企業(yè)檔案管理，創(chuàng)新檔案管理思路，企業(yè)各部門應(yīng)積極配合檔案室共同開展檔案評查工作，推動企業(yè)檔案電子化、標準化管理，在檔案事項較為集中、信息化建設(shè)水平較高的部門開展企業(yè)檔案單套制管理試點，為下屬企業(yè)和同級單位做榜樣。同時，在信息化背景下的檔案管理過程中，企業(yè)還要促進檔案管理質(zhì)量，使相關(guān)檔案能夠充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢。

6.強化檔案信息的安全性

檔案信息的安全問題應(yīng)該引起相關(guān)管理人員的重視，企業(yè)很多檔案資料都帶有機密性，一旦失誤泄露，后果不堪設(shè)想。因此，檔案管理部門需要通過有效措施來保障檔案信息的安全，如定期更新病毒庫和主機，徹底查殺木馬等計算機病毒。

同時，還可結(jié)合實際現(xiàn)狀，設(shè)立資料借閱規(guī)章制度，借閱程序需要符合規(guī)定，實現(xiàn)檔案的有序管理。檔案資料在網(wǎng)絡(luò)間進行傳遞也需進行嚴格細化管理，可根據(jù)資料的核心程度以及重要程度，差異化設(shè)置等級，通過這種方式保證檔案的安全性。另外，國家也需盡快完善網(wǎng)絡(luò)安全法規(guī)，加大網(wǎng)絡(luò)犯罪的打擊和懲罰力度，為我國網(wǎng)絡(luò)環(huán)境凈化提供保障，給用戶創(chuàng)造一個安全、優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)共享環(huán)境。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)的檔案信息化管理要緊跟時代發(fā)展的腳步，要給予檔案信息化管理足夠的重視，要組建高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理團隊。首先，對于檔案管理工作，企業(yè)要以科學規(guī)范的標準來完善制度，以規(guī)范配置信息化基礎(chǔ)設(shè)施為保障，加強檔案安全保密體系建設(shè)，從而為企業(yè)的長遠發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。其次，企業(yè)要加強對檔案管理工作的重視，根據(jù)時代的發(fā)展和變化，不斷對檔案管理方式進行調(diào)整，以檔案管理工作人員為紐帶，將新思想和新技術(shù)積極應(yīng)用到檔案管理工作中。最后，企業(yè)還要對檔案管理工作進行創(chuàng)新，使檔案管理工作的質(zhì)量得到提升，進而促進企業(yè)檔案信息管理工作效率的提高。

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（作者單位：陜西核昌機電裝備有限公司）