石油企業(yè)檔案信息化中存在的問題及對策分析

張苗苗

摘 要：伴隨時(shí)代發(fā)展的腳步，以往的檔案制度已不能滿足時(shí)代發(fā)展的要求。目前，石油企業(yè)積極推進(jìn)和發(fā)展電子檔案，然而在檔案管理信息化實(shí)施過程中難免會出現(xiàn)問題，文章就我國石油企業(yè)基建檔案的問題及解決辦法進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè);檔案管理;信息化建設(shè);存在問題;對策

在信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，為了增強(qiáng)競爭優(yōu)勢，石油企業(yè)紛紛按照各自的特征，加速了信息化系統(tǒng)建設(shè)。近幾年，相關(guān)部門積極推動檔案信息化工作，力求與時(shí)代發(fā)展保持一致。隨著工作經(jīng)驗(yàn)的不斷積累，電子檔案是當(dāng)前企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然方向，也是提高工作效能的一種重要途徑。檔案管理信息化是在工作過程中，通過軟件程序編輯與數(shù)據(jù)處理技術(shù)，重構(gòu)電腦作業(yè)程序，以支持與執(zhí)行檔案管理作業(yè)。目前，石油企業(yè)已經(jīng)投入運(yùn)行各類信息管理體系，承擔(dān)著企業(yè)的職能和工作任務(wù)，充分凸顯了檔案信息化的成效。

一、石油企業(yè)檔案信息化管理的重要性

1.節(jié)約大量勞動力和資源，提升生產(chǎn)力

檔案部門的人力資源成本較高，大量手工作業(yè)導(dǎo)致工作效率低下。信息化檔案管理手段實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動、實(shí)時(shí)和網(wǎng)絡(luò)三位一體化。資料一次輸入即可重復(fù)使用，在檔案部門中實(shí)現(xiàn)了資料的共用。錄入資料后，能夠很容易將有關(guān)文件，如出入憑證、各類表格、文件的目錄、封面等信息進(jìn)行輸出，利用電腦可以快速處理檔案中的報(bào)表。檔案管理員擺脫了煩瑣的人工操作，不再僅僅是文件的保管者，而是能夠更好地完成文件的搜集與歸類工作，從而大大提升了工作效能。

2.更易于查詢

在傳統(tǒng)檔案的歸檔管理工作中，備份資料往往專門歸檔保存，采用以往的查詢方法，由檔案管理員從目錄中找到需要的資料，再依據(jù)這些資料到檔案倉庫中進(jìn)行查詢，浪費(fèi)時(shí)間和精力。隨著檔案管理信息化發(fā)展和信息系統(tǒng)的建立，原有的檢索方式變成了實(shí)時(shí)查詢，這些資料大部分時(shí)間保存在計(jì)算機(jī)中，信息可以共享，檔案管理員可以在多種查詢模式，如模糊查詢、組合查詢、分類查詢等，進(jìn)行最優(yōu)選擇，快速在數(shù)據(jù)庫中查找所需的資料。另外，所需保存的空間也會大幅度縮減，各種檔案變動記錄也變得更加容易追溯，大大提高了工作效率。

3.為企業(yè)所有部門提供高效服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理需要工作人員一邊收集信息，一邊進(jìn)行分析、記錄、統(tǒng)計(jì)工作，整個(gè)工作過程復(fù)雜煩瑣，需要巨大的人力和很多時(shí)間。而且，如果不小心犯了錯誤，復(fù)雜的工作就得重新來過，耗費(fèi)的時(shí)間和精力就會加倍。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，為石油企業(yè)職工提供了一種方便、快捷、高效的檔案資料查詢方式。檔案管理信息化能夠極大縮減信息分析與處理的時(shí)間，非常便于以后查找，無需對復(fù)雜的紙質(zhì)資料進(jìn)行整理、管理和檢索。同時(shí)，電子化和信息化的檔案數(shù)據(jù)，有利于職工進(jìn)行檔案二次開發(fā)與使用，石油企業(yè)的工作效能和行業(yè)競爭能力得到全面提升，使檔案管理部門的職能從簡單的文件保存轉(zhuǎn)變?yōu)槭凸镜男畔臁?/p>

二、石油企業(yè)目前檔案管理工作中常見的問題

1.石油企業(yè)的檔案管理信息化意識薄弱

石油企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)龐大繁雜而又耗費(fèi)資金的綜合性工程，其管理需要數(shù)量眾多、掌握相關(guān)技術(shù)知識的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)支撐。一些石油企業(yè)會誤以為，檔案并不能為公司帶來直接的經(jīng)濟(jì)利益，所以只在改裝設(shè)備設(shè)施、項(xiàng)目施工和產(chǎn)品營銷等方面加大投資。但是，檔案信息化管理作為石油企業(yè)發(fā)展服務(wù)的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)沒有對其進(jìn)行全面的管理與建設(shè)，其所需要的儀器裝備不齊全，導(dǎo)致資料整理與存檔工作也比較散亂。與此同時(shí)，許多石油企業(yè)都缺乏現(xiàn)代化的經(jīng)營管理觀念，公司對檔案管理工作人員的專業(yè)訓(xùn)練不夠重視。檔案管理工作人員由于缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和良好的工作習(xí)慣，使得他們的工作能力和服務(wù)水準(zhǔn)都很難滿足新時(shí)代檔案信息化發(fā)展的需求，這也是限制國有企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要原因。

2.檔案管理信息化建設(shè)長期計(jì)劃不足

目前，我國大部分的石油企業(yè)都處于工業(yè)化階段，還沒有形成一套完整的、現(xiàn)代化的管理體系。在推動石油企業(yè)檔案管理信息化工作中困難重重，一定程度上阻礙了我國石油企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。

3.石油企業(yè)檔案管理工作存在的安全問題

檔案管理信息化建設(shè)中，硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè)是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提。但很多石油企業(yè)中并沒有設(shè)置專門的資金支持檔案部門的信息化建設(shè)，導(dǎo)致檔案部門缺乏信息化管理的硬件設(shè)施。目前，電子資料和文檔數(shù)據(jù)的安全、網(wǎng)上使用電子資料的安全、電子文件媒介的安全是關(guān)于檔案信息系統(tǒng)安全的主要問題。在企業(yè)發(fā)展過程中，由于人工或儲存媒介的存在，會造成諸多問題，這對石油企業(yè)發(fā)展信息化和檔案管理信息化造成了很大的沖擊。為了使其正常運(yùn)轉(zhuǎn)，石油企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)由其主管部門管理人員直接或間接控制，但是在企業(yè)的運(yùn)行中，相關(guān)管理人員難免會犯錯，所以出現(xiàn)系統(tǒng)安全性問題是不可避免的。

4.存在盲目進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)情況

一些石油公司缺少專門從事信息化研究的專家團(tuán)隊(duì)，特別是在一些中小型的公司，問題尤為嚴(yán)重。石油公司在推動企業(yè)的檔案管理信息化工作中，由于缺乏對石油公司特征、工藝流程、管理特點(diǎn)和個(gè)性化需求等方面的專業(yè)知識，完全生搬硬套。目前，部分石油公司在實(shí)施方案論證時(shí)，缺少對項(xiàng)目的系統(tǒng)性需求進(jìn)行分析，而在執(zhí)行中又缺少專門的研發(fā)和生產(chǎn)環(huán)節(jié)，導(dǎo)致現(xiàn)在的檔案管理信息系統(tǒng)無法適應(yīng)公司發(fā)展的實(shí)際情況，缺少針對性和可操作性，無法實(shí)現(xiàn)其應(yīng)有的作用。

三、石油企業(yè)信息管理工作中的思考

1.提高石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的思想認(rèn)識，推進(jìn)檔案管理工作信息化建設(shè)

在信息化社會中，石油企業(yè)的檔案信息化管理工作是實(shí)現(xiàn)信息資源共享、科技創(chuàng)新的重要渠道。加速推進(jìn)改革的步伐，全面利用檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，是目前實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合的重要途徑。

首先，石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案信息化建設(shè)過程中，其自身信息化意識的高低，將直接影響到企業(yè)能否實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的深入與推廣。為了推動我國石油企業(yè)的檔案管理信息化工作，石油公司領(lǐng)導(dǎo)必須將其理念轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作，認(rèn)識到未來石油公司檔案管理信息化工作的重要性，認(rèn)識到其復(fù)雜和困難的境況，關(guān)注和支援信息化建設(shè)，要大力倡導(dǎo)、鼓勵、支持創(chuàng)新的思想和行為，適時(shí)在資金、設(shè)備、人才等方面加大投入，將檔案信息化工作列入公司的工作規(guī)劃和考評系統(tǒng)中。

其次，各部門領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案工作的認(rèn)識，特別是檔案工作的負(fù)責(zé)人，應(yīng)充分掌握當(dāng)前的檔案工作，認(rèn)真籌劃，制訂計(jì)劃，并為檔案管理工作的開展提供人才、技術(shù)和經(jīng)費(fèi)支持，引導(dǎo)和規(guī)范檔案工作，協(xié)助處理工作中遇到的困境和難題，真正做到“一把手”工作。

2.保證檔案信息的安全與完整

在石油公司發(fā)展中，信息安全管理是檔案管理信息化的重要組成部分。檔案資料的安全性主要是指文件系統(tǒng)的軟件和硬件本身的安全性，如光盤、軟件系統(tǒng)的安全性，包含了檔案資料流轉(zhuǎn)的安全，也就是非授權(quán)人員，是無法了解和獲取文件信息的。

第一，從機(jī)房管理、軟件管理、運(yùn)行管理、監(jiān)控管理等幾個(gè)角度進(jìn)行安全管理，確保電腦的實(shí)際安全性。利用技術(shù)方法來解決硬件方面的問題，在選擇和設(shè)計(jì)檔案管理體系時(shí)，應(yīng)從安全角度出發(fā)，將其視為一個(gè)主要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

第二，對大型石油公司的檔案信息進(jìn)行管理，采用封閉的、只限內(nèi)部員工工作的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為了確保網(wǎng)絡(luò)的基本安全性，必須在建立的時(shí)候?qū)ζ溥M(jìn)行實(shí)體封閉。另外，電腦數(shù)據(jù)信息的安全性保證還可以采用數(shù)據(jù)庫密碼、用戶分類、數(shù)據(jù)備份等方式方法。

第三，結(jié)合我國石油公司的實(shí)際情況，建設(shè)一種基于操作層次的安全防范措施。在石油公司生產(chǎn)經(jīng)營中，由于其物流和信息流具有重要性、完整性、保密性，失去這些特性會產(chǎn)生潛在的損害。在此基礎(chǔ)上，依據(jù)安全要求和層次等級來確定信息系統(tǒng)的運(yùn)作狀況，看其是否在可控的安全范圍內(nèi)，防止沒有權(quán)限人員實(shí)施違反規(guī)則的行為。

3.檔案管理信息化的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

石油企業(yè)的傳統(tǒng)檔案管理體系要在實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化、信息化的基礎(chǔ)上，構(gòu)建一個(gè)信息資源共享與使用的網(wǎng)上平臺，也要構(gòu)建一個(gè)與之相匹配使用模型，實(shí)現(xiàn)其從傳統(tǒng)體系向現(xiàn)代信息化轉(zhuǎn)型，提高其檔案的使用價(jià)值。同時(shí)，石油企業(yè)也可以利用網(wǎng)絡(luò)資源，構(gòu)建一個(gè)企業(yè)的電子檔案資源庫。目前，我國石油企業(yè)的檔案管理體系還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的信息化、網(wǎng)絡(luò)化和平臺共享化的模型。它的共享與服務(wù)功能不強(qiáng)，不能滿足石油企業(yè)對檔案的現(xiàn)代化要求。在石油企業(yè)中，要構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)上共用的電子文檔平臺，并為其提供一個(gè)統(tǒng)一的管理與分享模型，進(jìn)一步降低石油企業(yè)電子文檔的重復(fù)建設(shè)，構(gòu)建一套有效的檔案管理體系。

4.加強(qiáng)檔案工人員職業(yè)素養(yǎng)，提高工作質(zhì)量

精通管理專業(yè)知識、較高的職業(yè)素養(yǎng)、正確的政治素質(zhì)和精益求精的敬業(yè)精神是石油公司負(fù)責(zé)檔案管理工作人員的必備條件。在現(xiàn)代信息技術(shù)日新月異的今天，檔案負(fù)責(zé)人員的工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的勞動型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變，這就需要其具備較高的職業(yè)素養(yǎng)，能夠準(zhǔn)確掌握檔案專業(yè)知識，并且能夠滿足石油公司的需要，為其提供海量的資料信息。各石油公司要加強(qiáng)對檔案管理人才的培養(yǎng)，采用各種方式和手段，目標(biāo)是要加強(qiáng)對檔案人員在信息系統(tǒng)中的認(rèn)知與技能培訓(xùn)，使檔案人員全面、系統(tǒng)地掌握現(xiàn)代科學(xué)的檔案管理技能，從而培養(yǎng)出高質(zhì)量的檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。

5.提高信息系統(tǒng)的基本建設(shè)

現(xiàn)代科技是當(dāng)前技術(shù)革新的重要組成部分。電腦具有快速、準(zhǔn)確、存儲和分析的功能，在文件管理方面，可以利用電腦完成文件的起草、發(fā)送、接收、查找、借閱和歸還，以及識別過期文檔，并對應(yīng)當(dāng)予以銷毀的文件進(jìn)行匯總、歸類、利用和管理。在檔案管理方面，可以在電腦上進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、檔案介紹等操作。此外，電腦還可以應(yīng)用在倉庫的日常工作中，如大型索引的編制、編制和研究檔案、檔案的統(tǒng)計(jì)等方面。為此，必須配置完善的計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)，以增強(qiáng)各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用，逐步推進(jìn)企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，要建立健全局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)所有工作的聯(lián)網(wǎng)，并強(qiáng)化對檔案的使用。

6.增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

首先，建立電子文檔。檔案資料數(shù)字化，是指以紙質(zhì)文件的或機(jī)讀型的檔案為主體，利用電腦收集、篩選不同層級的資料，將其轉(zhuǎn)換為二次存檔資料，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用的方式，方便用戶使用。目前，檔案系統(tǒng)缺少信息管理的能力，缺少普遍性，有些系統(tǒng)只能管理檔案資料，有些管理軟件只能用來進(jìn)行文件資料的處理，而無法真正做到文件集成。因?yàn)闆]有互聯(lián)，無法通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的處理，無法快速發(fā)布信息編輯的結(jié)果，限制了電子文檔系統(tǒng)的建設(shè)。因此，要把辦公自動化和檔案管理結(jié)合起來，要強(qiáng)化電子文檔的存檔工作，利用計(jì)算機(jī)和掃描儀對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，并構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)庫，方便員工查閱和使用。

其次，建立檔案目錄資料庫。當(dāng)前，國內(nèi)的文件管理信息化和網(wǎng)上的構(gòu)建方式各自獨(dú)立，水平參差不齊，標(biāo)準(zhǔn)性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性都不高，與檔案資源信息的共享需求相矛盾。為了滿足其共享需求，建立健全檔案目錄資料庫，建立規(guī)范化的資料管理體系，做好資料錄入與儲存工作。

四、石油公司檔案信息化的發(fā)展前景

1.設(shè)立顧問制度

在今后的石油公司檔案管理中，由于信息化的發(fā)展，將會使檔案工作變得更為繁雜和多樣化，檔案管理系統(tǒng)也將會增加更多的功能。因此，石油公司設(shè)立專家顧問制度，提出和解決這些問題是今后檔案管理的一種潮流。專家顧問通過對遇到的問題進(jìn)行分析，尋找適合的管理系統(tǒng)，創(chuàng)新經(jīng)營方式，以提升經(jīng)營效能，減少經(jīng)營費(fèi)用。

2.實(shí)施檔案資源共享

在石油公司的檔案工作中，方便地獲取其檔案信息進(jìn)行資源共享是當(dāng)前國際上普遍存在的趨勢。在確保所需資源安全準(zhǔn)確的前提下，防范信息外泄，是當(dāng)前石油企業(yè)檔案資源共享的一大難題，相信在系統(tǒng)的改進(jìn)下，檔案管理信息化工作一定能夠在安全程度上達(dá)到資源共享的目標(biāo)。

3.改革服務(wù)模式

石油企業(yè)的服務(wù)內(nèi)容之一是檔案信息管理工作，在今后的檔案管理工作中，深度挖掘?qū)⑹菣n案工作改革的一個(gè)重要發(fā)展趨勢。在此基礎(chǔ)上，石油企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)方向?qū)⑥D(zhuǎn)變成怎樣對企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營數(shù)據(jù)進(jìn)行全面總結(jié)，怎樣使企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展與企業(yè)目標(biāo)相結(jié)合，怎樣實(shí)現(xiàn)企業(yè)的良性發(fā)展等。在石油企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中，檔案工作是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，只有持續(xù)進(jìn)行信息化建設(shè)，才能為行業(yè)和整個(gè)社會帶來更多、更具意義的檔案信息。

五、總結(jié)

總之，石油企業(yè)檔案管理的信息化工作絕非一朝一夕的，必須加強(qiáng)各個(gè)部門的協(xié)作，這就要求公司管理層從思想、戰(zhàn)略、管理、技術(shù)等多方面進(jìn)行全面計(jì)劃和管理。石油企業(yè)要充分利用自己的資金和技術(shù)優(yōu)勢，加速檔案管理信息化進(jìn)程，提升效率，為企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支持。

參考文獻(xiàn)：

[1]鄒詩華.新檔案法背景下高職院校檔案信息化建設(shè)路徑分析[J].文化產(chǎn)業(yè)，2022

[2]籍 莉.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息化建設(shè)原則與實(shí)施策略[J].城建檔案，2021

[3]張小靜.讓檔案創(chuàng)造更多價(jià)值——檔案信息化管理分析[J].城建檔案，2019

[4]支 超.基于目標(biāo)管理和PDCA循環(huán)視角下國有企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021

[5]劉 路.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].傳媒論壇，2020

[6]楊 莉.企業(yè)檔案保密與檔案信息化發(fā)展的融合實(shí)踐[J].現(xiàn)代企業(yè)，2020

[7]方海瑞.國家信息化戰(zhàn)略背景下檔案信息化發(fā)展趨勢探析[J].檔案，2019

[8]劉 露.《檔案法》背景下的高校檔案信息化建設(shè)研究[J].蘭臺世界，2021

（作者單位：延長油田股份有限公司靖邊采油廠）