企業(yè)檔案管理和知識管理的關(guān)系探討

摘要：目前企業(yè)的檔案管理的全新方向應(yīng)該是知識管理，在進(jìn)行企業(yè)的檔案管理的時候要對企業(yè)的文件和資料進(jìn)行妥善保存，并且還要將知識管理的模式和方法應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理中去，從而讓企業(yè)的檔案知識得到充分地開發(fā)和利用，最終讓企業(yè)創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)效益。接下來筆者將對企業(yè)的檔案知識管理進(jìn)行全方面的分析，從現(xiàn)狀、對檔案管理的作用以及問題的解決策略等方面進(jìn)行企業(yè)檔案知識管理對企業(yè)發(fā)展的好處和意義的闡釋。同時對企業(yè)知識管理在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用時所存在的問題進(jìn)行策略的提出。

關(guān)鍵詞：知識管理;檔案管理;發(fā)展策略

什么是知識管理？其本質(zhì)上就是在進(jìn)行企業(yè)的知識系統(tǒng)的構(gòu)建后，然后對企業(yè)中所存在的知識進(jìn)行不斷的再獲取和積累，并且對企業(yè)所擁有的知識進(jìn)行保護(hù)、利用和創(chuàng)作的過程。在這個過程中，全新的企業(yè)管理知識不斷地對企業(yè)知識系統(tǒng)進(jìn)行不斷地回饋，同時在對企業(yè)知識的管理和利用，讓企業(yè)的工作效率和競爭力得到有效提升。在企業(yè)的知識中，圖書和檔案等是屬于企業(yè)的顯性知識，這部分知識是企業(yè)管理中最重要的組成部分。在當(dāng)下，將知識管理應(yīng)用于企業(yè)的檔案管理是企業(yè)的重要發(fā)展方向。

一、企業(yè)的檔案管理和知識管理的基本含義

（一）企業(yè)的檔案管理的基本含義

企業(yè)的檔案管理的基本工作是對企業(yè)的各類檔案進(jìn)行科學(xué)合理的管理，從而讓企業(yè)的各個部門能夠更好地履行管理的職責(zé)和活動。而企業(yè)檔案指的是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中所創(chuàng)造價值的重要憑證，是組成企業(yè)信息資源的重要部分。企業(yè)的檔案所囊括的部分相當(dāng)廣泛且復(fù)雜，因此企業(yè)的檔案管理相當(dāng)重要。

（二）企業(yè)發(fā)知識管理的基本含義

企業(yè)的知識管理的基本工作是對企業(yè)的資產(chǎn)進(jìn)行科學(xué)合理的管理，從而讓企業(yè)的知識資源可以得到更合理地開放和利用。其中，企業(yè)的知識管理的技術(shù)手段大部分是知識組織，同時讓利用者的知識需求成為企業(yè)智慧型服務(wù)工作的導(dǎo)向，讓企業(yè)的知識資源價值能夠獲得更大地發(fā)揮，從而增強(qiáng)企業(yè)的實力和競爭力。

二、企業(yè)的檔案管理和知識管理之間的聯(lián)系

從企業(yè)的檔案管理和知識管理的含義中，我們可以發(fā)現(xiàn)，兩者的關(guān)系是相輔相成的，只是兩者的側(cè)重點和管理對象不同。從企業(yè)的檔案管理方面分析，企業(yè)的檔案是企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中最原始的歷史憑證，企業(yè)的管理者要對這些初級的、原始的檔案資源進(jìn)行篩選、總結(jié)和分析利用，以達(dá)到升華企業(yè)知識資產(chǎn)的作用，因此企業(yè)的檔案管理的目標(biāo)是保存和管理和企業(yè)的各種歷史憑證，從而讓企業(yè)的管理者更方便地進(jìn)行各種檔案的查找;從企業(yè)知識管理方面分析，企業(yè)的知識管理是在對企業(yè)的檔案資源進(jìn)行合理分析，并且根據(jù)企業(yè)檔案利用者的需求為目標(biāo)，進(jìn)行更加合理的知識資源的分配，從而達(dá)到在檔案利用者在企業(yè)決策、管理和生產(chǎn)經(jīng)營等活動中的輔助作用。由此可見，企業(yè)的知識管理是企業(yè)的檔案管理工作的重要發(fā)展方向，可以有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，而企業(yè)的檔案管理是企業(yè)知識服務(wù)的基礎(chǔ)。

三、企業(yè)的知識管理對企業(yè)的檔案管理的影響和作用

當(dāng)下社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，促使著企業(yè)去更加合理地運(yùn)用企業(yè)的知識資產(chǎn)，而企業(yè)的知識資產(chǎn)的發(fā)展需要知識信息資源的有力支撐，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行知識的在創(chuàng)造，因此，知識管理對企業(yè)的檔案管理具有深遠(yuǎn)的影響和作用。具體的作用主要體現(xiàn)在以下兩個方面：

（一）知識管理可以讓企業(yè)的檔案的開放和利用水平得到有效提升

在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理中，大多都只是強(qiáng)調(diào)文件材料的保存，而對保存下來的文件沒有進(jìn)行再利用和開發(fā)，甚至很多的文件在沒有進(jìn)行有效利用的狀況下就被銷毀掉了。而知識管理的存在讓這種尷尬的局面得到了有效地解決，知識管理讓企業(yè)的檔案信息在知識管理的模式下轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)發(fā)展可利用的資源，從而促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。在這方面，知識管理有兩個好處，一是創(chuàng)新了檔案管理的模式，讓檔案資料的利用價值得到充分的實現(xiàn);二是為企業(yè)的檔案管理開辟了新的發(fā)展途徑，讓企業(yè)的工作效率得到了有效提升。

（二）知識管理可以促進(jìn)企業(yè)檔案管理的載體電子化

當(dāng)下計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的知識管理越來越智能化，很多的企業(yè)為了更高效的信息處理方式，都開始加快組建企業(yè)知識資料的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)的檔案通過電子化的方式進(jìn)行保存和管理，不僅提高了企業(yè)檔案管理的水平，還在一定程度上為企業(yè)的發(fā)展提供了服務(wù)。

四、在知識管理的視角下進(jìn)行企業(yè)檔案管理的策略

（一）企業(yè)管理者要樹立檔案管理的理念

想要在知識管理的視角下進(jìn)行企業(yè)的檔案管理，企業(yè)的管理者首先要重視企業(yè)檔案管理工作，讓企業(yè)的日常運(yùn)營中充分利用企業(yè)檔案資源，企業(yè)的管理層轉(zhuǎn)變對企業(yè)檔案的觀念和認(rèn)識，讓企業(yè)的檔案管理工作能夠在現(xiàn)代信息技術(shù)的加持下進(jìn)行知識資源的合理運(yùn)用和創(chuàng)新，最終實現(xiàn)企業(yè)的檔案知識資源的共享。

（二）對檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行融合創(chuàng)新

企業(yè)的檔案管理還要依靠企業(yè)的管理指導(dǎo)，因此，企業(yè)要對企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)新，可以將知識管理的理念和企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)相融合，讓現(xiàn)代的企業(yè)管理理念能夠成為企業(yè)檔案管理的指導(dǎo)，并對企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，讓企業(yè)的信息資源能夠在電子化的載體上進(jìn)行產(chǎn)生、流通、保存和運(yùn)用等全過程，為企業(yè)充分利用企業(yè)知識資源提供基礎(chǔ)。

（三）加強(qiáng)檔案知識資源方面的共享

企業(yè)的檔案是企業(yè)彌足珍貴的信息資源，在這個市場競爭尤為激烈的今天，企業(yè)的檔案管理者要將企業(yè)的檔案知識資源進(jìn)行有效的共享，利用新時期的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對相關(guān)的資料進(jìn)行高效地檢索和推送，從而為企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展提供智能化的高效服務(wù)。

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作者簡介：王軍英，女，漢，1972年11月，河南省安陽縣，單位：中國電子科技集團(tuán)公司第二十二研究所，研究方向：檔案管理，學(xué)歷：本科，職稱：館員。