國(guó)有企業(yè)人事檔案優(yōu)化策略路徑思考

方芳

摘 要：高效的人事檔案工作是提升國(guó)有企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要保障。在新時(shí)期，傳統(tǒng)人事檔案管理模式存在一定的滯后性，無(wú)法滿足當(dāng)代國(guó)有企業(yè)高速發(fā)展的需求，加強(qiáng)對(duì)國(guó)企人事檔案管理工作的創(chuàng)新是非常必要的?；诖?，文章針對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案優(yōu)化策略進(jìn)行了分析和探討。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);人事檔案;優(yōu)化策略

國(guó)有企業(yè)人事檔案是國(guó)有企業(yè)員工的政治面貌、工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、崗位調(diào)動(dòng)等多方面信息的綜合記錄與反映，作為國(guó)企人才考察的重要依據(jù)，國(guó)有企業(yè)人事檔案是其人力資源管理的重要組成部分。隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷進(jìn)步與發(fā)展，國(guó)有企業(yè)管理模式也在不斷演變以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化。因此，人事檔案有必要順應(yīng)國(guó)企改革潮流做出改變。在國(guó)有企業(yè)人事檔案改革中，需要了解其改革目標(biāo)，從而提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，實(shí)現(xiàn)其人事檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、國(guó)有企業(yè)人事檔案概述

1.人事檔案的內(nèi)涵

人事檔案是指人事管理活動(dòng)中經(jīng)過(guò)組織審核及認(rèn)可并記錄員工經(jīng)歷與能力等信息，以個(gè)人為單位建檔保存的文字、圖片等形式的檔案。簡(jiǎn)而言之，國(guó)有企業(yè)人事檔案是指反映個(gè)人經(jīng)歷與能力并且經(jīng)過(guò)組織認(rèn)可的個(gè)人信息，作為國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要組成部分，人事檔案不可或缺。國(guó)有企業(yè)的人事檔案具有客觀性與真實(shí)性的特點(diǎn)，反映了員工的人生經(jīng)歷與工作狀況，但不是所有的員工信息都需要記錄到人事檔案中，一般是經(jīng)過(guò)企業(yè)職能部門審核并認(rèn)定的信息才能夠作為人事檔案內(nèi)容進(jìn)行保存。因此，人事檔案具有一定的權(quán)威性，一旦被記錄到人事檔案中，就意味著獲得了組織的審核，無(wú)論是褒獎(jiǎng)還是懲罰，都具有真實(shí)性，能夠?qū)T工進(jìn)行評(píng)判，是其他檔案所不具備的特征。

2.人事檔案的作用

國(guó)有企業(yè)人事檔案的主要作用表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：（1）增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)于各行各業(yè)的工作形式都產(chǎn)生了影響，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的人事檔案也造成了一定影響。國(guó)有企業(yè)作為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分，其對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)有著較大影響，這也意味著國(guó)有企業(yè)的人事檔案在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮了一定作用。在現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)際上是科技與人才的競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)的興衰與科技和人才緊密相連，因此人才是決定企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵性因素。人才越多，企業(yè)科技技術(shù)進(jìn)步速度越快。而人事檔案作為人才在工作中形成的檔案，如果人事檔案信息不完整，就無(wú)法反映人才的真實(shí)情況，會(huì)影響人才作用的發(fā)揮，從而制約企業(yè)的發(fā)展。如果人事檔案管理效率低下，很容易導(dǎo)致人才無(wú)法進(jìn)入合適的崗位，阻礙企業(yè)的發(fā)展，從而造成國(guó)有企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力低下，不能在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得良好的市場(chǎng)先機(jī)。（2）選拔優(yōu)秀人才。為了了解人才的個(gè)人能力以及發(fā)展?jié)摿Γ肆Y源管理部門需要了解人才過(guò)往的教育、培訓(xùn)、技能以及績(jī)效等方面的相關(guān)信息，從而幫助人力資源管理部門將人才安排到合適崗位，從而達(dá)到人盡其才的效果。人事檔案中記錄的都是員工的真實(shí)信息，有助于管理者根據(jù)員工的真實(shí)情況做出科學(xué)判斷，合理利用人才，也能夠更好培養(yǎng)人才，從而適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)人才的需求，及時(shí)為各個(gè)崗位提供合適的人才，提高人才的積極性與創(chuàng)造性。國(guó)有企業(yè)人力資源管理部門也要高度重視人事檔案管理，全面了解企業(yè)人才的特長(zhǎng)、精神面貌以及工作經(jīng)歷，從而選拔優(yōu)秀人才。

二、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理問(wèn)題探究

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理在長(zhǎng)期實(shí)踐中形成了一套比較成熟的管理模式，但是由于受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的影響，仍舊存在著較多問(wèn)題，主要表現(xiàn)為以下幾方面：

1.對(duì)人事檔案管理重視程度欠缺

在國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中，一些國(guó)有企業(yè)的決策者往往在認(rèn)識(shí)上有欠缺，容易忽視人事檔案對(duì)國(guó)有企業(yè)的重要作用，主要表現(xiàn)在：一是未將干部人事檔案工作列入單位重要議事日程，開(kāi)展監(jiān)督和考核評(píng)價(jià)機(jī)制;二是專業(yè)人員配備較少;三是研究和解決檔案工作問(wèn)題較少，推動(dòng)工作不夠;四是認(rèn)為檔案只有需要查閱、利用時(shí)才有用，做好防火、防盜就行。由于重視程度不夠，單位對(duì)人事檔案工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入普遍較少，從而導(dǎo)致檔案工作存在硬件、軟件滯后問(wèn)題。部分國(guó)企沒(méi)有專門的檔案室和檔案柜，人事檔案隨處存放或混用辦公室資料柜存放，存在安全隱患。還有很多國(guó)企仍然停留在手工查閱、檢索，未進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。

2.人事檔案管理模式單一

目前，國(guó)有企業(yè)人事檔案通常是采取封閉式管理模式，主要是由上級(jí)主管部門或檔案管理部門負(fù)責(zé)，這使得人事檔案來(lái)源單一，雖然便于查找、利用和方便保密管理，但是隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，國(guó)有企業(yè)組織結(jié)構(gòu)也發(fā)生了一定改變，如上級(jí)黨委組織直接任命領(lǐng)導(dǎo)，因此國(guó)有企業(yè)員工的多樣化決定了人事檔案管理需要做出相應(yīng)的改變。但是，目前大部分國(guó)有企業(yè)人事檔案通常是采取集中管理模式，人事檔案主要是由人事部門負(fù)責(zé)管理，無(wú)法與國(guó)有企業(yè)職工多樣性特征相匹配。有的企業(yè)未嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》《保密法》《干部人事檔案工作條例》等制度。查（借）閱、收集、鑒別、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、安全等制度不健全，隨意性較大，在人事檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、收集、移交過(guò)程中，出現(xiàn)不能按照人事檔案的管理規(guī)章制度做好查閱登記，不能嚴(yán)格履行相關(guān)程序，未按有關(guān)規(guī)定要求對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，材料收集也存在很大滯后性，以及工作人員變動(dòng)無(wú)交接手續(xù)等現(xiàn)象，容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)擅自涂改、圈劃、抽取、遺失等問(wèn)題發(fā)生。有些國(guó)企干部人事檔案未集中統(tǒng)一保管，總公司和分公司各自管理，存在分散管理現(xiàn)象。同時(shí)，目前國(guó)有企業(yè)員工的崗位變動(dòng)相對(duì)以前更加頻繁，因此單一的人事檔案模式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代國(guó)有企業(yè)的管理，限制了國(guó)有企業(yè)的發(fā)展。

3.人事檔案管理體制僵化

目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理主要是采取集中管理模式，而過(guò)去國(guó)有企業(yè)采取的是編制管理制度，很多人思維固化，對(duì)國(guó)有企業(yè)的認(rèn)知往往與“鐵飯碗”掛鉤，認(rèn)為一旦進(jìn)入國(guó)企就等同于擁有了終生“鐵飯碗”。而隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制建設(shè)的進(jìn)一步深化，國(guó)有企業(yè)在用人用工上也在順應(yīng)時(shí)代進(jìn)行著變革，不少國(guó)有企業(yè)在用人制度改革上打破了以往的“鐵飯碗”模式，在選拔員工時(shí)更加關(guān)注人才的能力，越來(lái)越多的國(guó)有企業(yè)在用人上逐步傾向于通過(guò)聘用制合同以及協(xié)議來(lái)約束員工的行為。由于用工制度的改變，“鐵飯碗”逐步被打破，使得國(guó)有企業(yè)的人才競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈，優(yōu)秀員工為了個(gè)人發(fā)展可能會(huì)計(jì)劃“跳槽”尋找新發(fā)展，而某些國(guó)企單位因?yàn)樽陨碛萌擞霉だ娴氖軗p可能存在不愿放出員工人事檔案的情況存在，因此就容易出現(xiàn)“人檔分離”“虛假檔案”的情況，導(dǎo)致企業(yè)人事檔案材料管理不規(guī)范的現(xiàn)象比較突出。具體表現(xiàn)為：一是國(guó)有企業(yè)職工個(gè)人信息記錄材料缺乏一致性。由于部分國(guó)有企業(yè)人事檔案材料收集過(guò)程中缺乏必要的審查和嚴(yán)格的監(jiān)管，導(dǎo)致個(gè)別員工人事檔案內(nèi)容失實(shí)，與現(xiàn)實(shí)情況有人為導(dǎo)致的不準(zhǔn)確，如職工的出生日期、參加工作時(shí)間、加入黨團(tuán)時(shí)間、工作履歷、獲獎(jiǎng)與表彰情況等記載不嚴(yán)謹(jǐn)或弄虛作假，甚至有極端個(gè)別造假檔案現(xiàn)象出現(xiàn)，使原始檔案資料缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性;二是材料收集不齊全。有的企業(yè)沒(méi)有按照檔案材料收集范圍的要求及時(shí)做到應(yīng)收盡收，從而未能保證人事檔案材料的完整性與真實(shí)性。有的因?yàn)闄n案管理制度的不完善或檔案工作人員的工作疏漏，導(dǎo)致對(duì)收集上來(lái)的零散人事材料沒(méi)有及時(shí)登記、歸檔、整理裝訂成冊(cè)，導(dǎo)致檔案材料不齊全、完整;三是材料制作不規(guī)范。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有的表單材料存在無(wú)相應(yīng)審批機(jī)關(guān)加蓋印章，有的無(wú)成文簽署日期，有的無(wú)負(fù)責(zé)人簽名等;四是材料分類不清。有的檔案材料未按分類標(biāo)準(zhǔn)和形成時(shí)間排序整理，混亂放置在檔案袋內(nèi)。加上現(xiàn)代人才流動(dòng)性強(qiáng)，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用，不符合現(xiàn)代靈活用人制度的需求。

三、國(guó)有企業(yè)人事檔案優(yōu)化策略路徑

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事檔案管理觀念

若要在國(guó)有企業(yè)人力資源管理上增效率、促提高，就必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，改革因循守舊的傳統(tǒng)人事檔案管理思路。當(dāng)前是一個(gè)信息化、數(shù)據(jù)化大發(fā)展的時(shí)代，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代特點(diǎn)，借助數(shù)字化技術(shù)手段和國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的人力資源管理理念，對(duì)國(guó)企人事檔案管理進(jìn)行有效整合，充分挖掘企業(yè)的用人潛力和用人效率。人力資源管理的深化改革是現(xiàn)代企業(yè)管理與發(fā)展所提倡的基本動(dòng)力之一，如全球前500強(qiáng)的企業(yè)就對(duì)人力資源的管理投入了顯著的人力、物力、財(cái)力。人力資源管理的核心內(nèi)容是將人才安排在合適的崗位上，從而充分發(fā)揮人才的作用，提高生產(chǎn)效率，本質(zhì)上就是人盡其用，盡最大可能發(fā)揮人力資源在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值，以調(diào)動(dòng)人才的主觀能動(dòng)性來(lái)提升企業(yè)的發(fā)展增速。因此，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)應(yīng)徹底改革人才思路，從傳統(tǒng)的人事管理模式向新形勢(shì)下的符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的人力資源管理轉(zhuǎn)變，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

在國(guó)有企業(yè)人力資源管理改革中，建立“以人為本”的理念尤為重要，將人作為管理的關(guān)鍵，依據(jù)員工的能力、特長(zhǎng)、興趣以及思想狀況等方面，合理安排員工的崗位，并在實(shí)際發(fā)展中考慮員工的成長(zhǎng)空間，以有效的企業(yè)培訓(xùn)和管理方法充分調(diào)動(dòng)企業(yè)員工的積極性與創(chuàng)造性，從而進(jìn)一步提高國(guó)有企業(yè)的工作效率，提高自身業(yè)績(jī)，為企業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。例如，阿里巴巴、騰訊等企業(yè)每年都會(huì)拿出一部分利潤(rùn)來(lái)獎(jiǎng)勵(lì)員工，從而激發(fā)員工的工作積極性。知名企業(yè)家馬云指出，人才是人力資源管理的核心，只有員工積極工作，重視集體利益，才能夠推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

2.堅(jiān)持服務(wù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展觀念

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的背景下，各行各業(yè)對(duì)于人才的需求不斷提高，我國(guó)雖然人口眾多，但由于受多方面因素的影響，仍舊存在人才資源匱乏的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。因此，如何合理利用有效的人才資源，推動(dòng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，成為橫亙?cè)诋?dāng)前國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作者們面前的一個(gè)亟待解決的重要問(wèn)題。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需要充分了解人才的真實(shí)情況，除了考核其日常工作狀況之外，還需要從人事檔案中了解其人生經(jīng)歷以及過(guò)往工作表現(xiàn)等方面的情況。作為國(guó)有企業(yè)人才選拔的重要環(huán)節(jié)之一，人力資源管理部門也要積極做好人事檔案的開(kāi)發(fā)，注重員工人事檔案資料及時(shí)歸檔，從而充分發(fā)揮人才的作用，而不僅僅是在評(píng)選評(píng)優(yōu)中使用。要積極開(kāi)展企業(yè)干部人事檔案數(shù)字化工作，利用現(xiàn)代化管理方法和智能化技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案管理，開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。采取電子文檔和紙質(zhì)文檔一一對(duì)應(yīng)的“兩套制”管理模式，減少手工操作，提高服務(wù)質(zhì)量，有力推進(jìn)國(guó)有企業(yè)人事檔案的現(xiàn)代化、信息化管理，為國(guó)有企業(yè)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.完善人事檔案管理制度

改革開(kāi)放之后，國(guó)有企業(yè)發(fā)展迅猛，國(guó)家勞動(dòng)部門以及國(guó)家檔案管理局頒布了《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等系列政策法規(guī)，明確了各類型企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。在邁入21世紀(jì)后，我國(guó)市場(chǎng)國(guó)際化水平不斷提升，如何通過(guò)員工管理來(lái)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，成為國(guó)有企業(yè)管理者需要解決的重要問(wèn)題。目前，我國(guó)國(guó)有企業(yè)中的薪酬分配、社會(huì)保險(xiǎn)制度等方面正在不斷完善之中，在復(fù)雜的內(nèi)外環(huán)境變化下，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理更應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展潮流。人才數(shù)量決定了企業(yè)科技發(fā)展速度，尤其是現(xiàn)在很多國(guó)外企業(yè)涌入國(guó)內(nèi)市場(chǎng)，并對(duì)國(guó)內(nèi)人才進(jìn)行爭(zhēng)奪，人才引進(jìn)和開(kāi)發(fā)顯得更為重要。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)遺留的人事檔案管理制度已經(jīng)不適用現(xiàn)代社會(huì)，需要對(duì)其進(jìn)行改革。

首先，需要采取多種形式進(jìn)行宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)的人事檔案管理意識(shí)，并明確人事檔案歸檔材料范圍，納入企業(yè)考核之中，避免人事檔案資料丟失。同時(shí)，要提高員工的檔案意識(shí)，從而主動(dòng)配合人事檔案管理，減少檔案資料丟失、不完整的情況發(fā)生，并且要主動(dòng)跟進(jìn)歸檔進(jìn)度。管理者還要重視人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，充分利用信息技術(shù)，為人事檔案管理提供便利，更好地查詢員工的人事信息，并且還可以通過(guò)權(quán)限劃分來(lái)給予其人事檔案的知情權(quán)，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)人事檔案中的錯(cuò)誤，向上級(jí)部門反饋并提交相關(guān)材料，且考核合格后由有權(quán)限的管理人員進(jìn)行修改，進(jìn)一步提高人事檔案資料的真實(shí)性。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用也能夠減少人事檔案管理的工作量，進(jìn)一步提高管理效率。

同時(shí)，為了提高人事檔案管理效率，需要確?！皺n隨人轉(zhuǎn)”，避免“人檔分離”的情況發(fā)生。國(guó)有企業(yè)需要加強(qiáng)執(zhí)行力度，在員工入職時(shí)檢查人事檔案的存放情況以及檔案內(nèi)容的完整性，及時(shí)開(kāi)具調(diào)檔函，按照國(guó)有企業(yè)人事檔案管理辦法辦理入職手續(xù)。在員工離職時(shí)也要依照國(guó)有企業(yè)人事檔案管理相關(guān)規(guī)定及時(shí)轉(zhuǎn)出人事檔案，若單位或員工不配合轉(zhuǎn)檔，需要進(jìn)行相應(yīng)的處罰。此外，針對(duì)人事檔案中存在的歷史遺留問(wèn)題，需要多方動(dòng)員完成檔案缺失內(nèi)容的調(diào)查，尤其是即將退休的員工，需要確定缺失內(nèi)容并與員工做好面談工作，講清核查的目的并爭(zhēng)取員工的支持。對(duì)于存放在其他單位的人事檔案，則需要及時(shí)積極與相關(guān)單位聯(lián)系，查補(bǔ)缺失的檔案資料，從而維護(hù)國(guó)有企業(yè)的平穩(wěn)發(fā)展，提高企業(yè)員工的滿意度。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)國(guó)有企業(yè)正在順應(yīng)時(shí)代潮流，經(jīng)歷著較大的變革，因此國(guó)有企業(yè)人事檔案管理也要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，面對(duì)新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)，探索人事檔案優(yōu)化策略，先要推動(dòng)人事檔案管理向人力資源管理轉(zhuǎn)變，收集反映員工現(xiàn)狀的檔案材料，如業(yè)務(wù)能力、工作績(jī)效等方面的信息，同時(shí)要實(shí)事求是地進(jìn)行材料審核并做好材料歸檔工作，加強(qiáng)信息化建設(shè)，推動(dòng)人事檔案的現(xiàn)代化發(fā)展。綜上所述，努力完善并做好國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作，在其管理優(yōu)化策略上下功夫，是努力健全國(guó)有企業(yè)人力資源管理制度、促進(jìn)國(guó)有企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的動(dòng)力與源泉，對(duì)國(guó)有企業(yè)的健康和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

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