基于和諧社會(huì)環(huán)境下的人事檔案安全管理研究

張玲

摘 要：和諧社會(huì)背景下，需要注重個(gè)人的作用發(fā)揮，構(gòu)建人與人之間和諧相處的社會(huì)運(yùn)行機(jī)制。傳統(tǒng)人事檔案管理未完全摒棄紙質(zhì)材料這一載體，丟檔、棄檔問(wèn)題時(shí)有發(fā)生，檔案資料內(nèi)容更新不及時(shí)，存在內(nèi)容不夠真實(shí)、完整性不高等多方面問(wèn)題。在傳統(tǒng)檔案整理方式不再契合社會(huì)需求、信息技術(shù)發(fā)展的境況下，迫切需要加強(qiáng)人事檔案安全管理改革，通過(guò)真實(shí)、全面的人事檔案信息的提供，為和諧社會(huì)建設(shè)提供充足的優(yōu)秀人才。

關(guān)鍵詞：和諧社會(huì) 人事檔案 安全管理

中圖分類號(hào)：F240

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2022）04-254-02

我國(guó)的人事檔案具有鮮明的特征，是人事管理中不可或缺的重要信息資料。人事檔案涵蓋個(gè)人的學(xué)習(xí)、工作及教育經(jīng)歷，還可體現(xiàn)出其思想品質(zhì)、業(yè)績(jī)成果，且檔案中還涵蓋個(gè)人的黨團(tuán)歷史參加信息，這些信息可為其轉(zhuǎn)正晉升、職稱評(píng)級(jí)、社會(huì)保障辦理等提供重要依據(jù)。和諧社會(huì)的構(gòu)建是以人為主體的，人事檔案安全的保障關(guān)乎每一個(gè)社會(huì)個(gè)體，是和諧社會(huì)能否順利構(gòu)建的重要決定因素。

一、和諧社會(huì)環(huán)境下人事檔案安全管理的實(shí)施背景

1.人事檔案性質(zhì)特殊、安全管理需求迫切。人事檔案記載的是真實(shí)性的資料信息，具有信息集中性、專門性以及動(dòng)態(tài)變化性的特點(diǎn)，同時(shí)檔案資料屬于機(jī)密性資料，需要給予嚴(yán)格的安全保護(hù)。人事檔案可為人的考察、篩選提供依據(jù)，可作為人員調(diào)動(dòng)或晉升的參考資料，還可為人物傳記編寫、歷史研究等提供有價(jià)值的信息資源，在人力資源開發(fā)方面也具有重要應(yīng)用價(jià)值。與此同時(shí)，人事檔案還關(guān)乎個(gè)人的職稱申報(bào)，是職務(wù)定級(jí)必不可少的資料內(nèi)容，還與個(gè)人的政審以及戶口密切相關(guān)，人事檔案還涉及到社會(huì)保障政策的制定與實(shí)施。鑒于人事檔案十分重要，因而需要加強(qiáng)對(duì)其的安全管理與保護(hù)。

2.現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題存在逐步加劇安全管理的緊迫性。在國(guó)家政策制定與實(shí)施、單位管理、人員發(fā)展幾個(gè)方面，人事檔案均展現(xiàn)出了重要的應(yīng)用價(jià)值，然而人事檔案安全管理方面因存在檔案丟失、故意刪改、隨意丟棄問(wèn)題，或是存在一些死檔或無(wú)頭檔案，這些問(wèn)題若未及時(shí)解決，可能導(dǎo)致國(guó)家遭到一定損失，或影響到單位或個(gè)人的直接利益?；谶@些現(xiàn)實(shí)性問(wèn)題，必然要將人事檔案的安全管理列為和諧社會(huì)環(huán)境下必須妥善解決的問(wèn)題。

3.人事檔案管理方式不再契合社會(huì)發(fā)展需求。傳統(tǒng)人事檔案管理主要采用的是成套裝訂方法，打孔、裝訂等工作量大，人力及物力成本較高，與社會(huì)發(fā)展中的需求變化適應(yīng)性不高，需要通過(guò)人事檔案成套裝訂方式的取締，轉(zhuǎn)換為以歸檔材料件作為整理單元的方法，對(duì)其進(jìn)行分類、編目并裝盒存儲(chǔ)，可省去裁邊、打孔等需要損壞原檔案的整理行為，可在人事檔案管理成本降低的同時(shí)，保障檔案資料的完整性、查找的便利性、保管的安全性，因而結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求實(shí)施人事檔案的安全管理勢(shì)在必行。

4.安全管理的技術(shù)條件逐漸完備。信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)手段已與多個(gè)領(lǐng)域深度融合，而基于安全保密原則的人事檔案管理仍以紙質(zhì)作為載體，明顯不契合信息時(shí)代的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)。在信息技術(shù)逐步完善、保密技術(shù)逐漸優(yōu)化的過(guò)程中，利用計(jì)算機(jī)參與人事檔案管理輔助條件基本完備，能夠?qū)崿F(xiàn)更加高效與便利的檔案管理，因而，信息技術(shù)的現(xiàn)代化發(fā)展推動(dòng)了人事檔案管理改革，同時(shí)也為安全管理的實(shí)現(xiàn)提供了充足的技術(shù)保障。

二、基于和諧社會(huì)環(huán)境下的人事檔案安全管理策略分析

1.轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，提升人事檔案管理透明度。干部人事檔案制度自建立之初便帶有政治屬性，在人事檔案制度逐步發(fā)展后，其與戶籍制、身份制以及單位制等政策成為了配套體系，屬于人才流動(dòng)的一種陳舊的限制方法。需要通過(guò)傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變，對(duì)陳舊規(guī)章及觀念的限制進(jìn)行破除，逐步實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)人事檔案管理制度優(yōu)化，構(gòu)建公共人事檔案管理制度，建立起公共人事檔案管理的觀念。公共人事檔案是指將人事檔案視作公共資源實(shí)施管理，要增強(qiáng)人事檔案的開放性，提高其流動(dòng)的自由度，檔案資料主體可結(jié)合市場(chǎng)需求自行選擇人事檔案資料的保管單位，可挑選適合的保管方式，以便檔案資料可快捷高效地調(diào)取與利用。此種新型人事檔案觀念的引入，必將使人事檔案的政治功能逐步削弱，使之控制功能得以下降，可使人事檔案具備更強(qiáng)的公共屬性，擁有更高的公共服務(wù)價(jià)值，可實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案資料主體權(quán)利的有效保護(hù)，實(shí)現(xiàn)更加透明化的人事檔案資料安全管理。

2.優(yōu)化管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化管理。相較于其他檔案資料而言，人事檔案中涵蓋部門特殊時(shí)期的政治資料，或涉及個(gè)人隱私信息，然而其中也有大量人力資源信息資料，包含個(gè)人的學(xué)歷、職稱級(jí)別、工資等級(jí)等多個(gè)方面信息，因而檔案管理中不能局限于傳統(tǒng)的保密保管思路，而是應(yīng)將人事檔案資料的價(jià)值開發(fā)與有效利用作為重點(diǎn)，通過(guò)人員名冊(cè)或人事卡片等檢索工具的利用，構(gòu)建專業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)、高職稱人才數(shù)據(jù)庫(kù)等多個(gè)主題的人事檔案資料庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)各類檔案的具體內(nèi)容，依托現(xiàn)代化信息技術(shù)的引入，確保人事檔案現(xiàn)代化管理的實(shí)現(xiàn)，從而實(shí)現(xiàn)更加快捷化的人員篩選、任用以及晉升。

3.提高政府行政支持力度，基于法律實(shí)施嚴(yán)格的監(jiān)督與指導(dǎo)。各級(jí)政府部門要為人事檔案安全管理體系的建立提供支持與扶助，需要從政策角度確定人事檔案管理的公共服務(wù)屬性，將之作為公共服務(wù)工作而開展，除三公單位或人才交流中心可以承擔(dān)人事檔案管理與保存的職責(zé)以外，還可將私營(yíng)企業(yè)以及社會(huì)組織納入到檔案管理實(shí)施單位的范疇當(dāng)中。同時(shí)，要立足法律層面突出人事檔案管理地位，通過(guò)健全人事檔案管理制度，為人事檔案的安全管理提供實(shí)施依據(jù)，嚴(yán)厲懲處管理不盡職、工作疏忽的檔案管理部門或人員，在正向激勵(lì)及負(fù)面激勵(lì)兩種方式的聯(lián)合應(yīng)用下，推進(jìn)人事檔案安全管理體系的構(gòu)建與完善。

4.調(diào)整實(shí)體檔案動(dòng)態(tài)運(yùn)行管理模式，保障人事檔案便捷整理與安全利用。檔案管理部門應(yīng)全面梳理與分析人事檔案的安全管理流程，確保在認(rèn)真學(xué)習(xí)、深入理解的基礎(chǔ)上做到全面的貫徹與落實(shí)。人事檔案的動(dòng)態(tài)化運(yùn)行管理過(guò)程中，要完善檔案資料存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)、硬件設(shè)施及設(shè)備，同時(shí)還要制定全面、完善、可行的檔案材料實(shí)體安全保障措施，確保個(gè)人檔案資料能夠完整、及時(shí)收集與整理，淘汰傳統(tǒng)繁瑣的檔案整理方式，以件為單位進(jìn)行檔案整理，在提升人事檔案資料查詢與調(diào)取便利性的同時(shí)，盡可能提高檔案資料管理的安全性。傳輸利用檔案資料之時(shí)，要確保各項(xiàng)手續(xù)的完全履行，嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)地管理檔案流通，消除檔案資料泄露或丟失隱患。

5.強(qiáng)化檔案管理者素質(zhì)能力、提升人事檔案管理成效。人事檔案安全管理需要由具備良好政治素養(yǎng)、遵紀(jì)守法、了解人事管理規(guī)定的專業(yè)性人才負(fù)責(zé)，既要遵循人事檔案安全管理的保密性、真實(shí)性、完整性原則，還要具備高度的責(zé)任意識(shí)與嚴(yán)謹(jǐn)工作意識(shí)。人事檔案管理人員要具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，了解檔案分類方法，可在深厚的業(yè)務(wù)能力、豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上快速完成內(nèi)容混亂或可分辨率不強(qiáng)的檔案資料。同時(shí)，負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員還要具備高超的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以便能夠利用信息化手段實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理?？稍谕晟频男畔⒒O(shè)備設(shè)施、高水平的信息化人才基礎(chǔ)上逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化，利用縮微掃描技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的網(wǎng)絡(luò)化，從而增強(qiáng)對(duì)實(shí)體檔案資料的保護(hù)性、提升資料利用的便利性。因此，應(yīng)加強(qiáng)人事檔案管理者的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)技能、信息化技術(shù)、責(zé)任意識(shí)等多個(gè)方面的培訓(xùn)，在服務(wù)優(yōu)化的同時(shí)實(shí)現(xiàn)其素質(zhì)能力的逐步提升。

6.基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，強(qiáng)化人事檔案安全保護(hù)效果。人事檔案管理應(yīng)契合信息時(shí)代發(fā)展特征，逐步實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)。應(yīng)從人事檔案信息化基礎(chǔ)完善入手，引入現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，購(gòu)買最新的檔案管理軟件，學(xué)習(xí)新型檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化、構(gòu)建人事檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，并加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與研究，加快信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進(jìn)程。同時(shí)，還應(yīng)將人事檔案信息化安全保障作為重點(diǎn)，在有效利用具有開放性特征的互聯(lián)網(wǎng)的同時(shí)，也要做好安全防護(hù)，獨(dú)立性開發(fā)人事檔案信息安全保障技術(shù)、研發(fā)新型安全保障設(shè)備，并自主研發(fā)密碼設(shè)置、訪問(wèn)控制、審核監(jiān)控以及系統(tǒng)安全保障等相關(guān)技術(shù)，構(gòu)建覆蓋面廣、防護(hù)安全的人事檔案安全管理防護(hù)體系，從而保障人事檔案的管理利用安全。

三、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理現(xiàn)已逐步引入計(jì)算機(jī)管理模式，相關(guān)部門相繼頒布了多項(xiàng)關(guān)于檔案收集、歸檔、整理等方面的規(guī)章制度，為人事檔案管理提供了制度依據(jù)，管理過(guò)程規(guī)范化程度也逐步提升。人事檔案管理關(guān)乎每一個(gè)公民的利益，若是人事檔案安全出現(xiàn)問(wèn)題，可能會(huì)為檔案資料主體帶來(lái)嚴(yán)重的損失。為此，和諧社會(huì)背景下，必然要注重于人事檔案的安全問(wèn)題，應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理觀念、優(yōu)化管理方式、提高政府行政支持力度、基于法律實(shí)施嚴(yán)格的監(jiān)督與指導(dǎo)、調(diào)整實(shí)體檔案動(dòng)態(tài)運(yùn)行管理模式、保障人事檔案便捷整理與安全利用、強(qiáng)化人事檔案管理者素質(zhì)能力、基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息共享，從而保障人事檔案資料的安全管理。

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（作者單位：太原市糧食交易管理中心 山西太原 030032）

（責(zé)編：若佳）