高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的協(xié)調(diào)工作及作用

金微薇

摘? 要：在高校教育工作改進(jìn)實施過程中，教學(xué)秘書是新型政策的傳遞者、教務(wù)考務(wù)的管理者、教學(xué)檔案的建設(shè)者，在實際教育活動開展中占據(jù)著極其重要的位置，同時，教學(xué)秘書也是保證高?；鶎咏逃虒W(xué)工作實施過程能夠有序進(jìn)行的重要核心崗位。本文將對高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中可能出現(xiàn)的問題及具體協(xié)調(diào)路徑展開分析討論，以此幫助教學(xué)秘書在開展工作時能夠有所參考，更好地為師生服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校;教學(xué)秘書;教學(xué)管理;協(xié)調(diào)工作

中圖分類號：G473? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1673-7164（2022）07-0066-04

當(dāng)今社會，高等教育發(fā)展迫切需要一支高職業(yè)素養(yǎng)、高業(yè)務(wù)水平的教師隊伍和教學(xué)管理隊伍，后者的管理水平將直接關(guān)系高校教學(xué)改革和發(fā)展的成敗。高校教學(xué)秘書是聯(lián)系學(xué)校教學(xué)工作和各個院系教學(xué)工作的橋梁和紐帶，也是教學(xué)管理隊伍重要的基層核心組成部分。大部分教學(xué)工作由教務(wù)處通過教學(xué)秘書在基層落實，由教學(xué)秘書進(jìn)行指導(dǎo)、落實和反饋，同時，教學(xué)秘書還需完成院系高層所期望的教學(xué)管理和組織工作。教學(xué)秘書工作在業(yè)務(wù)實行及教育服務(wù)方面針對性較強(qiáng)，且需要完成的工作量大，因此，針對教學(xué)秘書及其事務(wù)工作的作用進(jìn)行探討研究，可以對高校教學(xué)管理工作的開展起到良好的促進(jìn)作用，并為教學(xué)秘書的成長提供幫助。

一、教學(xué)秘書的定位以及作用

（一）領(lǐng)導(dǎo)者的助理和顧問

教學(xué)秘書在一定程度上基本等同于領(lǐng)導(dǎo)的助手，是院系級別教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)小組的成員。在決策過程中，教學(xué)秘書可以作為助手向教學(xué)工作的決策者提供必要的關(guān)鍵性信息和可供采納的建議，通過其特殊的職能定位，協(xié)助教學(xué)政策實施與教學(xué)管理有關(guān)的具體事務(wù)，在解決突發(fā)問題中發(fā)揮參謀和助手作用。

（二）基層管理人員

在學(xué)校教學(xué)管理及其實施人員當(dāng)中，教學(xué)秘書是基層的工作者和管理者。一方面，教學(xué)秘書協(xié)助校高層領(lǐng)導(dǎo)管理，輔助處理常規(guī)教學(xué)事務(wù);另一方面，作為基層工作落實的監(jiān)督管理者，教學(xué)秘書還必須對教師的工作狀況、教學(xué)業(yè)績、科研成果以及學(xué)生的考試成績進(jìn)行收集、歸納、總結(jié)和分析，并及時向教務(wù)處反饋，輔助上級管理者根據(jù)上述各類數(shù)據(jù)進(jìn)行決策的調(diào)整。

（三）教學(xué)工作的提供者

教學(xué)秘書應(yīng)該為學(xué)校和各院系的教學(xué)、教師、學(xué)生和領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，工作的最終目的是為領(lǐng)導(dǎo)、教師和學(xué)生提供一切可能的幫助，如向院系師生提供教務(wù)處下達(dá)的各類通知、要求、政策以及文件;聽取并執(zhí)行教務(wù)處和院系領(lǐng)導(dǎo)的指示，并向院系領(lǐng)導(dǎo)提供教學(xué)數(shù)據(jù)，幫助其制定學(xué)年計劃;提出能夠提高教學(xué)管理水平的各種策略辦法及手段措施，并及時提供教學(xué)所需的相應(yīng)材料和設(shè)備儀器，為教師教學(xué)和學(xué)生學(xué)習(xí)提供必要的支持和幫助[1]。

二、教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用

（一）教學(xué)秘書可以有效協(xié)調(diào)組織和安排教學(xué)工作

在高校教學(xué)管理工作中，由于高校教師的高獨(dú)立性，教學(xué)環(huán)境相對寬松，高校在進(jìn)行教學(xué)管理時存在較大的難度，此時，教學(xué)秘書就起到了關(guān)鍵的信息傳遞作用。

教學(xué)秘書可以根據(jù)學(xué)校實施相關(guān)的事項及產(chǎn)生的問題向院系領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生及時傳達(dá)，并迅速組織相關(guān)人員參與改進(jìn)計劃的實施，向上級部門領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)工作負(fù)責(zé)人匯報實際工作和教學(xué)方面的情況。教學(xué)秘書也需要對各系教師和學(xué)生之間的關(guān)系進(jìn)行合理的協(xié)調(diào)，考慮教學(xué)過程中隨時出現(xiàn)的情況并向負(fù)責(zé)的系部報告。

同時，高校教學(xué)秘書也需要在工作中不斷提升自身素質(zhì)，以更好地參與教學(xué)管理，提高處理各類矛盾的能力，確保高校教學(xué)管理工作的順利完成。

（二）教學(xué)秘書對教學(xué)檔案建設(shè)的作用

高等教育機(jī)構(gòu)的教學(xué)秘書每日需要處理的工作任務(wù)既瑣碎又復(fù)雜，其不僅需要收集和計劃大量的教材和不同教學(xué)課件，還要收集和裝訂學(xué)生的日?？荚嚦煽兒徒Y(jié)業(yè)論文。

當(dāng)前，很多教材和資料均為最新版本，教材不僅有收藏的價值，其相關(guān)工作的有效進(jìn)行也存在重要指導(dǎo)意義，可以為今后的教育工作提供參考。教學(xué)秘書要能夠及時、準(zhǔn)確和高效地建立教學(xué)檔案，處理大量的復(fù)雜信息和教學(xué)材料。

（三）秘書是各院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手

在某種程度上，高等教育中的教學(xué)秘書可以被看作院系領(lǐng)導(dǎo)或教學(xué)工作實施計劃者的助手，他們不僅能夠幫助院系領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行各種教學(xué)政策和相關(guān)措施的改動與制定，還能在教育工作實行過程中起到監(jiān)督和督促的作用。

對于需要在短時間內(nèi)便要解決處理并降低影響的事項，教學(xué)秘書要針對問題開展全面準(zhǔn)確的信息收集工作，向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報進(jìn)展情況，公開面向?qū)W生展示工作實時情況，以順利完成相關(guān)工作;實施工作時在一定程度上可以合理合法地提出自己的意見和建議，供領(lǐng)導(dǎo)和教師協(xié)商決策。

為協(xié)助相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)組織教學(xué)活動及前期工作時，教學(xué)秘書應(yīng)針對可能預(yù)見形勢的發(fā)展及容易發(fā)生困難的方面提前做好準(zhǔn)備，充分考慮各種因素，對有關(guān)教學(xué)活動要有應(yīng)急措施，防止發(fā)生意外;教學(xué)秘書還要積極配合部門領(lǐng)導(dǎo)解決教學(xué)活動的日常事務(wù)，使各項工作運(yùn)行正常[2]。

三、教學(xué)秘書工作中的素質(zhì)要求

（一）業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)能力

為了提高工作的有效性，教學(xué)秘書需要掌握多種業(yè)務(wù)技能。在日常工作中，他們必須通過各種學(xué)習(xí)渠道獲得工作所需的知識信息，如高校各專業(yè)的總體情況或教師隊伍情況、學(xué)生的總體情況及專業(yè)課程的內(nèi)容特點等。教學(xué)秘書還必須充分了解大學(xué)工作，以求能用適當(dāng)?shù)摹⒂杏媱澋姆绞浇M織與教學(xué)有關(guān)的會議，必要時也需合理規(guī)劃與其他單位、國家的學(xué)術(shù)交流和合作。此外，教育秘書需要了解高等教育，熟悉高等教育治理標(biāo)準(zhǔn)，精通高等教育與社會發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)、人類發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系，主動獲取、了解和運(yùn)用先進(jìn)的治理知識，做好本職工作。

（二）溝通協(xié)調(diào)能力

教學(xué)秘書要做到與各個辦公室和所有系主任，特別是其所在系的教師和學(xué)生經(jīng)常保持聯(lián)系。溝通是管理的重要因素，因為在工作過程中，只有通過與各個群體的良好溝通，教學(xué)秘書才能取得相應(yīng)的理解和支持，以便獲得所需的信息。一方面，教學(xué)秘書要執(zhí)行教務(wù)處和院領(lǐng)導(dǎo)分配的任務(wù)，另一方面，教學(xué)秘書要協(xié)調(diào)教職工作者和學(xué)生的教學(xué)問題，使雙方可以融洽相處，因此，教學(xué)秘書必須具備良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。在具體的工作過程中，教學(xué)秘書可以定期走訪或電話聯(lián)系學(xué)生，面對學(xué)生時要平易近人，避免給學(xué)生造成較大的心理壓力，在溝通前要做好對相關(guān)資料的了解，如針對某問題學(xué)生的出勤率、考試情況、寢室人際關(guān)系等進(jìn)行了解，更有針對性地幫學(xué)生解決問題，成為學(xué)生與教師溝通的橋梁。

（三）教學(xué)管理能力

高等教育應(yīng)鞏固本科教育的基本地位，高校的工作應(yīng)以教學(xué)為中心，教師在整個教學(xué)過程中起著至關(guān)重要的作用。較低一級的教學(xué)單位中的教學(xué)管理和開展工作主要由秘書負(fù)責(zé)，因此教學(xué)秘書的工作能力直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)秘書應(yīng)按課程表組織開展日常管理，穩(wěn)定和維護(hù)正常的上課秩序。其次，教學(xué)秘書要在規(guī)范教學(xué)活動的基礎(chǔ)上，提高教學(xué)質(zhì)量，突出各個專業(yè)教學(xué)特色。所有工作都需要教學(xué)秘書進(jìn)行協(xié)調(diào)，所以他們開展工作需要有規(guī)劃地進(jìn)行管理，從而提高工作效率。為了更好地提升師生滿意度，教學(xué)秘書也可以通過發(fā)放問卷或走訪調(diào)查的形式聽取師生對其工作的評價，如許多學(xué)生認(rèn)為教學(xué)安排不合理，教學(xué)秘書則要聽取原因，查看這是否是普遍情況，及時予以解決。

四、現(xiàn)階段高校教學(xué)秘書工作面臨的困境

（一）工作壓力大，易產(chǎn)生心理負(fù)擔(dān)

隨著大學(xué)的不斷發(fā)展和學(xué)生人數(shù)的增加，教學(xué)秘書的工作變得更加緊張，導(dǎo)致其心理壓力增加。教學(xué)秘書的工作范圍基本涵蓋了整個學(xué)校的所有問題，且每天都需要處理各種問題，不僅要處理日常的教學(xué)管理，以保證教學(xué)的順利進(jìn)行，還要處理各種突發(fā)事件。教學(xué)秘書工作時應(yīng)該考慮教師和學(xué)生的特殊情況，思考某些情況是否觸及學(xué)校的根本利益。調(diào)查顯示，大多數(shù)大學(xué)中只配有幾名教學(xué)秘書，且他們需要經(jīng)常面對幾十名講師和成千上萬名學(xué)生，所有與教學(xué)管理有關(guān)的問題都由教學(xué)秘書獨(dú)立協(xié)調(diào)解決。因此，秘書須經(jīng)常轉(zhuǎn)換角色，在面臨緊急情況時需經(jīng)常加班，稍有不慎就會發(fā)生教學(xué)事故。此外，常年從事工作的教學(xué)秘書因缺乏關(guān)注而易產(chǎn)生自卑心理，也會因同事和學(xué)生的不理解而抑郁，還會因為害怕犯錯而時常焦慮等。這些負(fù)面情緒若得不到及時緩解和釋放，或在沒有相應(yīng)的激勵和促進(jìn)措施的情況下就會不斷積累，產(chǎn)生對職業(yè)的不滿和職業(yè)倦怠心理，易導(dǎo)致教學(xué)秘書出現(xiàn)心理疾病[3]。

（二）教學(xué)秘書培訓(xùn)、學(xué)習(xí)的機(jī)會較少

眾所周知，高等院校中的核心職位便是任課教師，學(xué)校在出臺新型政策或資金投入等方面都會向任課老師傾斜。各類重大交流活動也一般以教師為主，因教輔人員的工作性質(zhì)和定位是為教師和學(xué)生服務(wù)，所以高校對其重視程度低，相應(yīng)的機(jī)會便會很少，教學(xué)秘書也不例外。大學(xué)沒有過多資金和設(shè)施幫助教學(xué)秘書對其教學(xué)管理進(jìn)行研究改進(jìn)，也沒有提供相關(guān)政策支持，這意味著大學(xué)的教學(xué)秘書只能憑借自身經(jīng)驗完成工作。缺少培訓(xùn)學(xué)習(xí)的機(jī)會也就意味著教學(xué)秘書的知識結(jié)構(gòu)更新緩慢、工作能力難以得到顯著提升。在許多高校，教學(xué)秘書招聘通常不對學(xué)歷作過多要求，甚至有部分工作者先前并沒有學(xué)習(xí)過教育管理相關(guān)專業(yè)，知識結(jié)構(gòu)與所做的工作并不十分契合，專業(yè)能力與崗位需求明顯不適配，許多工作者欠缺工作經(jīng)驗，崗位聘用缺少競爭機(jī)制，職位上升空間小，上述問題使得現(xiàn)代高校教學(xué)秘書團(tuán)隊整體業(yè)務(wù)水平相對滯后，而當(dāng)教學(xué)秘書感到在崗位上難以實現(xiàn)自我價值時，就會產(chǎn)生轉(zhuǎn)崗傾向，造成人才流失。

（三）薪資待遇和職稱評定方面和教師差異性大

教學(xué)秘書的職位較為特殊，并不是一個教學(xué)職位，相較于教師卻需完成更復(fù)雜的教學(xué)任務(wù)，在薪酬和福利方面也與高校教師有很大差異。由于工作性質(zhì)和工作時間的不同，教師和教學(xué)秘書間的差異會變得更加明顯，在工資和福利方面，教師比其他輔教員工更具優(yōu)勢。教師享受的學(xué)校福利和名額也要高于教學(xué)秘書。對一般教師的評價標(biāo)準(zhǔn)是：開展一定的教學(xué)工作，發(fā)表具有一定水平的文章，申請教學(xué)改革項目和教學(xué)研究基金等。但對秘書的評價標(biāo)準(zhǔn)，各高校則不盡相同，據(jù)調(diào)查，一些高校將教學(xué)秘書這一職位定義為其他專業(yè)技術(shù)服務(wù)，并將其視作后勤人員。在評估學(xué)位時，教學(xué)秘書須發(fā)表過萬字的文章，并申請教育研究基金項目，且部分學(xué)校不承認(rèn)教學(xué)改革基金項目。大多數(shù)高校不能有效出臺政策以滿足教學(xué)秘書獲取相應(yīng)獎勵的需求，對這一崗位沒有合理且明確的晉升和評價機(jī)制，一般對教學(xué)秘書都是高要求、高標(biāo)準(zhǔn)，這在一定程度上降低了教學(xué)秘書工作的積極性，不能有效調(diào)動其活力。

五、發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中作用的具體路徑

（一）科學(xué)對待教學(xué)秘書工作，合理定位

長期以來，人們對教學(xué)秘書的工作都存在一定的誤解，認(rèn)為他們僅僅負(fù)責(zé)的就是一些無技術(shù)含量的工作，例如訂購教材、錄入學(xué)生成績等。事實上，教學(xué)秘書所負(fù)責(zé)的內(nèi)容涉及學(xué)校教學(xué)工作的方方面面，除了處理常規(guī)性事務(wù)外，他們還起到協(xié)調(diào)與教務(wù)處、學(xué)生處、各院系等各部門關(guān)系，為院、系領(lǐng)導(dǎo)組織決策提供真實有效信息，為學(xué)生提供指導(dǎo)與服務(wù)，促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升等作用。為了促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量及人才能力的全面提高，高校應(yīng)該對教學(xué)秘書在教育工作及處理事務(wù)時的表現(xiàn)進(jìn)行科學(xué)合理的評價。教學(xué)管理工作是一門藝術(shù)，教學(xué)秘書除了要應(yīng)對各種狀況做出正確的選擇與判斷，注意處理問題時所使用的方式方法，也要針對自身的工作態(tài)度和心理素質(zhì)等問題及時進(jìn)行改善，以求在處理工作問題時不驕不躁，面對棘手工作時做到冷靜分析并分清主次，有序處理;遇到同事和學(xué)生對其工作產(chǎn)生誤解的情況，要及時平復(fù)心情，調(diào)整心態(tài)，不斷增強(qiáng)內(nèi)心承受力和抗壓能力;在面對不可預(yù)測的事件時也應(yīng)沉著冷靜地應(yīng)對，多與其他院系或富有經(jīng)驗的教學(xué)秘書進(jìn)行交流，學(xué)習(xí)和借鑒其在相應(yīng)事務(wù)上的處理方式。教學(xué)秘書應(yīng)明確自身，工作能力、溝通水平及定位，時刻注意自己的言談舉止及處理工作時的交流態(tài)度，樹立“為師生服務(wù)”的目標(biāo)，做好相應(yīng)工作，發(fā)揮自身作用，以提高教學(xué)質(zhì)量，改善學(xué)生的學(xué)習(xí)環(huán)境[4]。

（二）充分利用電子信息技術(shù)提高工作效率

進(jìn)入電子信息技術(shù)時代，教學(xué)秘書也需要從紙質(zhì)辦公轉(zhuǎn)型為電腦在線辦公模式，應(yīng)充分利用現(xiàn)代電子信息資源來建設(shè)和管理教育文件，改善以往工作過程中的混亂、緩慢狀況，特別是在學(xué)生成績管理方面，大多數(shù)高校已實行教務(wù)管理系統(tǒng)，因此，教學(xué)秘書應(yīng)及時提醒授課教師和學(xué)生到教務(wù)系統(tǒng)查詢成績，以便盡快安排復(fù)試和備考。教學(xué)秘書也應(yīng)在教務(wù)系統(tǒng)中錄入員工培訓(xùn)計劃，并聯(lián)系教師查看其工作和提出意見。教學(xué)秘書在教學(xué)管理過程中也應(yīng)善于利用多媒體制作各種電子圖表，通過電子郵件等形式將教學(xué)資料進(jìn)行發(fā)送和指定分發(fā)，從而提高教學(xué)管理效率。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，建立獎懲制度，提高教學(xué)秘書工作的積極性

面對各院系的教學(xué)秘書，高校應(yīng)針對其工作能力及工作方式方法等方面進(jìn)行評估和考核，并制定相應(yīng)的獎懲措施。高校應(yīng)對表現(xiàn)較好、責(zé)任心強(qiáng)或是考核成績較高的教學(xué)秘書給予充分的獎勵，或是一定的優(yōu)質(zhì)政策和待遇;對表現(xiàn)不好的秘書要酌情給予處罰，鼓勵并監(jiān)督其及時改正。特別要注意的是，高校教學(xué)秘書工作繁多，難以量化，所以考核難度比較大，因此校方要綜合過往經(jīng)驗與教學(xué)秘書群體的意見，制定一套相對客觀的考核標(biāo)準(zhǔn)，盡量降低主觀隨意性，考核人員也要事先與教學(xué)秘書進(jìn)行溝通，解釋考核條目，而不是將每月的績效考核結(jié)果下發(fā)被考察對象，使教學(xué)秘書群體不知道自己為何被打了低分或高分，從而陷入被動，這樣反而會讓績效考核工作打擊他們的工作積極性。教學(xué)秘書既是教學(xué)管理的具體執(zhí)行者和表現(xiàn)者，又是各種教學(xué)活動的組織者和促進(jìn)者，還是教師和學(xué)生間開展教學(xué)活動和日常相處交流的關(guān)鍵，發(fā)揮著協(xié)調(diào)作用，不斷完善各種關(guān)系。因此，高校應(yīng)針對教學(xué)秘書的能力和工作素質(zhì)，增強(qiáng)其主觀能動性，提高教學(xué)管理的整體水平[5]。

六、結(jié)語

綜上所述，高等教育改革將不可避免地使高校課程、教學(xué)方法和教學(xué)管理方式發(fā)生改變。為適應(yīng)這一改革趨勢，高校需要加強(qiáng)對教學(xué)秘書的培訓(xùn)教育，使其能夠與不同高校進(jìn)行討論、交流，學(xué)習(xí)其他高等院校教學(xué)管理的經(jīng)驗和方法，彌補(bǔ)自身的不足，不斷提高自身工作能力和水平，更好地為學(xué)校服務(wù)。此外，高校還要針對不同院系的教學(xué)秘書進(jìn)行不同的考核和評估，建立適當(dāng)?shù)莫剳蜋C(jī)制，對工作能力強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)的教學(xué)秘書給予一定的政策和行為獎勵?？傊?，教學(xué)秘書既是教學(xué)管理的具體實施者和執(zhí)行者，又是各種教學(xué)活動的組織者和促進(jìn)者，還是在教學(xué)活動的實施過程中教學(xué)部門的各院系、講師、教師、學(xué)生之間的橋梁和紐帶，高校應(yīng)對其給予充分重視。

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（薦稿人：馬大勇，大連財經(jīng)學(xué)院教授）

（責(zé)任編輯：羅欣）