探析建設(shè)項(xiàng)目文檔全過(guò)程的控制與管理

劉茸茸

摘 要：本文立足于陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司煤炭分質(zhì)利用制化工新材料示范項(xiàng)目，以項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的項(xiàng)目文檔作為具體研究對(duì)象，根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)的不同階段劃分項(xiàng)目文檔不同階段的管理工作，對(duì)文檔全過(guò)程管理進(jìn)行探究，提出前期控制、過(guò)程控制、后期控制等方面的參考性措施，為本項(xiàng)目及今后其他建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理工作提供借鑒。

關(guān)鍵詞：建設(shè)項(xiàng)目;文檔;全過(guò)程控制

陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司煤炭分質(zhì)利用制化工新材料示范項(xiàng)目是陜煤集團(tuán)“十三五”期間重點(diǎn)規(guī)劃建設(shè)的大型煤轉(zhuǎn)化項(xiàng)目，總投資1022億元，項(xiàng)目檔案正在經(jīng)歷著和陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱“榆林化學(xué)”）一樣從無(wú)到有的歷程。從2017年12月公司成立起，項(xiàng)目文件逐漸產(chǎn)生，該項(xiàng)目投資金額大、建設(shè)周期長(zhǎng)，文件來(lái)源廣泛、數(shù)量巨大、專業(yè)和門類多、內(nèi)容、歸檔過(guò)程復(fù)雜以及管理難度大，因此必須要加強(qiáng)項(xiàng)目文檔全過(guò)程管理，為各專項(xiàng)驗(yàn)收及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收奠定基礎(chǔ)。

一、前端控制階段

1.建立項(xiàng)目文檔管理組織機(jī)構(gòu)

檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。由公司主管領(lǐng)導(dǎo)總指揮，榆林化學(xué)項(xiàng)目檔案歸口管理部門統(tǒng)一指導(dǎo)公司各單位（部門）、施工單位、監(jiān)理單位文檔部門，組建完整的文檔管理結(jié)構(gòu)，明確該項(xiàng)目文檔移交的各項(xiàng)具體要求和檔案移交考核機(jī)制。各參建單位在開(kāi)工前需確定各自的文檔管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的文檔管理人員，由建設(shè)單位檢查各參建單位的文檔組織架構(gòu)，對(duì)文檔人員進(jìn)行崗前面試，滿足要求后進(jìn)行文檔培訓(xùn)和指導(dǎo)。監(jiān)理單位根據(jù)自身職責(zé)對(duì)施工單位的文檔工作進(jìn)行督查，如果存在EPC模式，那么總承包單位文檔部門對(duì)相應(yīng)的分包單位的文檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和管理，確保設(shè)計(jì)、施工、供應(yīng)商等單位的文檔工作合理化、規(guī)范化。根據(jù)文檔組織結(jié)構(gòu)確定的職責(zé)，各參建單位的文檔管理人員應(yīng)多溝通協(xié)調(diào)，做好項(xiàng)目文件的接收、流轉(zhuǎn)、登記、保管等工作，在當(dāng)前信息化背景下，更要做好項(xiàng)目文檔的數(shù)字化工作，完成項(xiàng)目文檔紙質(zhì)和數(shù)字化雙軌運(yùn)行。

2.制訂合理的文檔管理制度體系

“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，合理的規(guī)范、程序?qū)ξ臋n管理有重要的指導(dǎo)作用，因此必須在榆林化學(xué)項(xiàng)目建設(shè)之初就建立一套系統(tǒng)、可操作性強(qiáng)的管理體系，對(duì)組織機(jī)構(gòu)、人員職責(zé)、激勵(lì)機(jī)制，項(xiàng)目檔案的收集、整理與歸檔、移交等做出明確規(guī)定。公司項(xiàng)目文檔歸口部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需要制訂一套針對(duì)項(xiàng)目文檔管理的程序文件，包括項(xiàng)目文檔編碼程序、施工監(jiān)理文件編碼程序、文檔控制程序、文檔控制工作流程、項(xiàng)目檔案管理規(guī)定、項(xiàng)目檔案竣工移交程序等，并將程序文件下發(fā)至各參建單位作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，以此來(lái)保證整個(gè)項(xiàng)目文檔管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

3.納入項(xiàng)目合同管理

首先，將項(xiàng)目文檔管理及要求納入合同，在簽訂合同時(shí)嚴(yán)格把關(guān)、控制，從源頭進(jìn)行強(qiáng)化，確保項(xiàng)目文檔工作順利開(kāi)展。榆林化學(xué)建設(shè)項(xiàng)目參建單位眾多，不同參建單位的管理要求、水平、標(biāo)準(zhǔn)不一，直接影響建設(shè)項(xiàng)目文檔的質(zhì)量，因此檔案管理人員應(yīng)提前介入項(xiàng)目招投標(biāo)文件的編制及合同談判過(guò)程中，要求在招投標(biāo)文件及合同中明確參建單位項(xiàng)目檔案管理職責(zé)，提出文檔歸檔范圍、質(zhì)量要求、歸檔套數(shù)、歸檔時(shí)間及違約責(zé)任等要求。其次，提前明確榆林化學(xué)建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理的相關(guān)規(guī)范，以及專業(yè)技術(shù)人員共同確定建設(shè)項(xiàng)目用表參照標(biāo)準(zhǔn)，寫入合同，確保項(xiàng)目文檔管理過(guò)程“有據(jù)可循”避免標(biāo)準(zhǔn)不一影響文檔移交進(jìn)度。最后，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，制訂合理、有效、具體的文檔工作考核細(xì)則，把項(xiàng)目檔案的質(zhì)量與移交進(jìn)度納入合同管理，與項(xiàng)目工程款項(xiàng)直接掛鉤，便于建設(shè)單位對(duì)合同方進(jìn)行監(jiān)督和有效約束。

4.提高檔案意識(shí)

首先，作為文檔管理者要從自我做起，樹(shù)立檔案意識(shí)，明確檔案在公司項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品開(kāi)發(fā)等方面的作用。雖然文檔工作人員的日常工作瑣碎平凡，但瑣碎中有著崇高的使命，這份神圣的職業(yè)會(huì)使文檔工作者充滿自信。其次，文檔歸口管理部門通過(guò)開(kāi)展檔案展覽，以圖片、視頻等多種形式向大家進(jìn)行宣傳、展覽，用真實(shí)的案例使大家明白項(xiàng)目文檔就是工程建設(shè)的反映，是經(jīng)濟(jì)糾紛的憑證，是公司生產(chǎn)發(fā)展、良好運(yùn)營(yíng)的動(dòng)力、資源與財(cái)富。最后，通過(guò)文檔工作者自身的努力，獲取領(lǐng)導(dǎo)的重視，只有獲得領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注，才能確保在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段為文檔管理配備必要的人力、物力和財(cái)力。

5.建立標(biāo)準(zhǔn)化檔案室（館）

檔案作為公司重要的隱形資產(chǎn)，有著較高的保管要求，只有改善項(xiàng)目檔案管理?xiàng)l件，保證項(xiàng)目檔案的安全、完整，才能為項(xiàng)目工作的順利開(kāi)展、公司生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)提供信息保障。首先，要保證有獨(dú)立、安全的檔案室（館），室（館）址周邊1500m內(nèi)沒(méi)有嚴(yán)重空氣污染企業(yè)，50m內(nèi)沒(méi)有可燃、助燃石油氣等儲(chǔ)蓄罐區(qū);室（館）內(nèi)各功能分區(qū)布局合理，做到檔案室（館）庫(kù)房與辦公室、閱覽室分離，鍋爐、變配電室、食堂操作間等與庫(kù)房分離，確保庫(kù)區(qū)內(nèi)無(wú)其他用房。其次，檔案室（館）內(nèi)要做到防火、防潮、防塵、防鼠、防盜、防光、防蟲(chóng)、防水、防高溫的檔案庫(kù)房“九防”管理，在此基礎(chǔ)上，編制并落實(shí)檔案安全責(zé)任制度，配備符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案密集架、溫/濕度監(jiān)測(cè)儀器、空調(diào)、加/除濕機(jī)、滅火器等設(shè)備，滿足檔案保管需求，消除實(shí)體檔案安全隱患。另外，根據(jù)榆林化學(xué)建造“智能工廠”的目標(biāo)，將“數(shù)字化檔案館”納入工作計(jì)劃中，由于榆林化學(xué)才成立不久，檔案館尚未建立，因此在項(xiàng)目初期就將該計(jì)劃考慮在內(nèi)，編制數(shù)字化檔案室（館）設(shè)計(jì)方案與需求，與智能化工廠完美融合。最后，要充分做好文檔保密工作，在檔案室（館）建成之前，保證紙質(zhì)文件的安全，使用專業(yè)的數(shù)字化軟件、檔案管理系統(tǒng)，保證電子文件的可靠性和安全性。

二、過(guò)程控制階段

項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生大量文件，全廠性工程、各生產(chǎn)裝置、公用工程等各專業(yè)工作全面展開(kāi)，資料龐雜，在攻堅(jiān)克難階段，文檔人員必須要主動(dòng)做好對(duì)項(xiàng)目文件控制工作、文件質(zhì)量監(jiān)督檢查工作。

1.建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制

一是加強(qiáng)信息溝通。建設(shè)單位文檔管理部門與參建單位，項(xiàng)目管理部門、計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門、設(shè)備管理部門等加強(qiáng)溝通交流，通過(guò)工程月度會(huì)、監(jiān)理例會(huì)、進(jìn)度會(huì)、發(fā)函、口頭溝通、面對(duì)面約談、專題報(bào)告等形式了解項(xiàng)目建設(shè)情況，便于處理項(xiàng)目文檔問(wèn)題;二是要相互理解，相互支持。在項(xiàng)目建設(shè)期間，建設(shè)單位內(nèi)部各部門、各單位同心協(xié)力、積極配合，形成全員參與文檔管理的共識(shí)，根據(jù)文檔管理部門的要求做好文件形成、收集等前期工作，把文檔“等、靠、要”的思想扼殺在搖籃里，主動(dòng)配合、主動(dòng)工作。溝通交流使檔案人員融入各業(yè)務(wù)工作交流之中，有效推動(dòng)項(xiàng)目竣工文件管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，從而保證項(xiàng)目文件能夠完整無(wú)損地歸檔。

2.實(shí)施文檔考核制度

首先，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案實(shí)行“四納入”管理 ，即納入計(jì)劃管理、合同管理、考核管理以及工作流程，建立項(xiàng)目檔案崗位責(zé)任制，在項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段，將項(xiàng)目文檔計(jì)劃納入項(xiàng)目整體及階段計(jì)劃中，將項(xiàng)目文檔的要求納入合同管理中。在公司的招投標(biāo)管理辦法、合同管理辦法中明確項(xiàng)目文檔的歸檔要求及范圍，在實(shí)際工作中嚴(yán)格以合同為依據(jù)，約束各參建單位，如有問(wèn)題及時(shí)要求整改，避免后期文件短缺嚴(yán)重、整理無(wú)章;其次，形成周期性的工作考核，建設(shè)單位對(duì)公司各單位、項(xiàng)目部、各參建單位的項(xiàng)目文檔工作進(jìn)行監(jiān)督考核，檢查項(xiàng)目文檔等與計(jì)劃的偏差，啟動(dòng)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，并在公司項(xiàng)目建設(shè)期盡快形成項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目同步、參建單位款項(xiàng)支付與文檔質(zhì)量掛鉤，以及項(xiàng)目文檔的歸檔驗(yàn)收情況與相關(guān)人員績(jī)效考核掛鉤的良性工作制度。

3.“四參加”“四同步”

建設(shè)單位項(xiàng)目檔案人員必須要多途徑了解項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度，掌握工程重大節(jié)點(diǎn)，提前介入工程建設(shè)中，如參加有關(guān)項(xiàng)目建設(shè)的重要會(huì)議、參加設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收、參加項(xiàng)目（設(shè)備）評(píng)審、參加項(xiàng)目竣工驗(yàn)收等，確保將“四同步”落實(shí)到實(shí)際，即項(xiàng)目建設(shè)開(kāi)始的同時(shí)應(yīng)提出項(xiàng)目文件形成、積累、整理和歸檔要求;檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度的同時(shí)要檢查文件形成和積累情況;工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的同時(shí)要對(duì)文件材料進(jìn)行歸檔審查;上報(bào)登記和評(píng)審時(shí)，檔案部門要出具專題說(shuō)明。檔案人員應(yīng)時(shí)刻了解項(xiàng)目建設(shè)情況，定期檢查項(xiàng)目文件，確保項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目資料同步，了解工程知識(shí)，掌握資料檢查的切入點(diǎn)，滿足項(xiàng)目建設(shè)要求。

4.發(fā)揮各級(jí)檔案人員的作用

將檔案管理融入項(xiàng)目管理之中，兩者相輔相成，真正實(shí)現(xiàn)過(guò)程化管理、同步化管理。一是建設(shè)單位檔案管理部門要提前介入，跟蹤項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)竣工文件的收集、整理等工作。不同專業(yè)、不同單位工程的施工資料如果管理無(wú)序，堆積在一起，到工程竣工驗(yàn)收時(shí)才突擊整理，不僅工作量大，而且清理起來(lái)麻煩，影響竣工驗(yàn)收進(jìn)度;二是項(xiàng)目管理部門的檔案人員不僅要注意收集施工過(guò)程中業(yè)主方對(duì)工程的管理文件，還承擔(dān)著指導(dǎo)、檢查施工單位、監(jiān)理單位資料員工作的責(zé)任;三是施工單位檔案人員要根據(jù)業(yè)主文檔要求，履行合同約定，收集、整理施工過(guò)程中形成的文檔資料;監(jiān)理單位不僅要形成、收集歸檔監(jiān)理文件，還要指導(dǎo)、檢查施工單位的竣工文件是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求，出具資料審核報(bào)告供施工單位整改、業(yè)主檢查。

5.注重各種載體文件的收集

收集是檔案形成的第一環(huán)節(jié)，直接影響檔案的系統(tǒng)性、完整性、準(zhǔn)確性、有效性。項(xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種載體形式的文件，如紙質(zhì)文件、電子光盤、U盤、磁盤、實(shí)物檔案等，內(nèi)容會(huì)涉及建設(shè)前廠址原貌、開(kāi)工交工、事故等重大事件以及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等，如實(shí)記錄、反映項(xiàng)目建設(shè)全過(guò)程，不只是文檔人員，公司全體人員都應(yīng)參與到文件的收集工作中，形成全員參與的文檔管理理念。項(xiàng)目建設(shè)期間會(huì)產(chǎn)生各種類型的文檔，分別由各業(yè)務(wù)主管部門根據(jù)檔案歸口管理部門的要求進(jìn)行收集、整理、移交、歸檔，除了紙質(zhì)和電子文件的收集，更要注重實(shí)物檔案的收集保管，如牌匾、證書(shū)、獎(jiǎng)?wù)碌?。收集的同時(shí)，更要加強(qiáng)對(duì)文檔人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，使其了解不同載體文件的收集及保管要求，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，做好各種載體文件的收集與“雙軌”保存，提高管理水平和工作效率。

6.加強(qiáng)項(xiàng)目過(guò)程文件的信息化管理

項(xiàng)目文件在工程進(jìn)行過(guò)程中大量產(chǎn)生，做好過(guò)程文件信息化管理對(duì)項(xiàng)目建設(shè)有著重要作用。建立項(xiàng)目文檔管理一體化平臺(tái)，打造全部項(xiàng)目用表模板線上運(yùn)作模式，實(shí)現(xiàn)溝通聯(lián)絡(luò)類文件、設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件等無(wú)紙化流轉(zhuǎn)、分類、組卷、檢查、進(jìn)度、質(zhì)量、安全、費(fèi)用等專業(yè)線上運(yùn)行、歸檔，打破時(shí)間、空間限制，方便參建單位流程提交，節(jié)約簽字審批時(shí)間，利于建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位對(duì)工作的檢查與核對(duì)。

過(guò)程文件信息化同時(shí)進(jìn)行檔案化管理，將檔案的要求提前納入項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，納入系統(tǒng)建設(shè)，融于工作實(shí)踐，使具體工作有規(guī)可依，有據(jù)可查，為項(xiàng)目文件歸檔奠定基礎(chǔ)。

三、后端控制階段

1.加強(qiáng)項(xiàng)目資料的審查

建設(shè)單位需要在規(guī)章制度和程序文件的指導(dǎo)下，檢查參建單位的資料收集、整理、歸檔情況，形成層層把關(guān)、時(shí)時(shí)跟進(jìn)，環(huán)環(huán)閉合的模式。首先，參建單位對(duì)各自形成的文件資料進(jìn)行自查，由相關(guān)技術(shù)人員從工程的實(shí)際情況及工作程序?qū)Y料進(jìn)行把關(guān)，使工程資料滿足進(jìn)度、質(zhì)量、安全、費(fèi)用等要求;其次，監(jiān)理單位承擔(dān)雙重職責(zé)，既檢查、審核建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的監(jiān)理資料，還需履行審查施工文件的職責(zé)，對(duì)文件的真實(shí)、規(guī)范、完整進(jìn)行把控，形成文檔監(jiān)督檢查制度。建設(shè)單位文檔人員應(yīng)定期組織各專業(yè)工程師對(duì)參建單位資料進(jìn)行審查。各方審查制既能夠?qū)ξ募恼鎸?shí)性、完整性等進(jìn)行監(jiān)督，保證項(xiàng)目文檔整體質(zhì)量，又能提高項(xiàng)目文檔工作效率，確保項(xiàng)目文檔形成和現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度同步。

2.積極配合檔案驗(yàn)收

建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位等對(duì)各自職能范圍內(nèi)的文件組織文檔及技術(shù)審查，符合要求后向建設(shè)單位檔案部門移交。建設(shè)單位在正式組織項(xiàng)目檔案竣工驗(yàn)收之前，對(duì)接收的全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行梳理、分類、整理、匯總，組織公司各單位、部門對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行自查，形成自查報(bào)告并及時(shí)整改，同時(shí)準(zhǔn)備檔案驗(yàn)收的相關(guān)資料，如項(xiàng)目檔案形成說(shuō)明書(shū)、項(xiàng)目檔案案卷目錄、全引目錄、合同清單、設(shè)備清單、招投標(biāo)清單、參建單位清單、檔案制度清單等。在驗(yàn)收過(guò)程中，建設(shè)單位進(jìn)行項(xiàng)目檔案情況匯報(bào)，并以影像形式直觀地向驗(yàn)收組展現(xiàn)項(xiàng)目建設(shè)的原貌、過(guò)程、結(jié)果，便于驗(yàn)收組了解項(xiàng)目情況，為驗(yàn)收加分。在驗(yàn)收組檢查過(guò)程中，公司各部門、各參建單位應(yīng)積極配合專家組驗(yàn)收工作，并做好問(wèn)題記錄，檔案驗(yàn)收后，建設(shè)單位積極組織檔案整改工作，取得項(xiàng)目檔案驗(yàn)收批復(fù)文件，為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收夯實(shí)基礎(chǔ)。

3.總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，舉一反三

一方面，驗(yàn)收結(jié)束后，建設(shè)單位應(yīng)對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)與總結(jié)，整理驗(yàn)收組的驗(yàn)收檢查意見(jiàn)與建議，分析項(xiàng)目整體管理中存在的問(wèn)題，反思項(xiàng)目檔案工作中的不足，以書(shū)面報(bào)告形式總結(jié)工作中優(yōu)缺點(diǎn)，為今后項(xiàng)目檔案管理提供經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。另一方面，通過(guò)與各參建單位合作，建設(shè)單位能夠根據(jù)竣工檔案對(duì)各參建單位進(jìn)行信用評(píng)價(jià)，并在公司供應(yīng)商庫(kù)中形成記錄，作為日后考察參建單位是否有參建資質(zhì)的重要參考之一，既可提高日后建設(shè)單位新項(xiàng)目竣工檔案的質(zhì)量，又可以保障建設(shè)單位工程質(zhì)量，維護(hù)自身利益。

總之，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中采用全程控制、內(nèi)外監(jiān)管、雙管齊下的管理機(jī)制，使建設(shè)單位與參建單位都明晰有關(guān)要求，監(jiān)管工作目標(biāo)明確、責(zé)任具體、流程清晰，真正達(dá)到竣工文件全程受控的預(yù)期目標(biāo)，為項(xiàng)目檔案管理打下良好基礎(chǔ)，為以后的建設(shè)項(xiàng)目提供借鑒。

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（作者單位：陜煤集團(tuán)榆林化學(xué)有限責(zé)任公司）

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