科研檔案整理分類的思考與實(shí)踐

摘 要：科研檔案工作是科研管理的重要組成部分，也是科研活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)。做好科研檔案管理工作，對(duì)于提升科研院所整體科研水平以及促進(jìn)科研創(chuàng)新、科研事業(yè)發(fā)展具有重要意義。本文主要對(duì)中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院科技檔案整理和歸檔中的兩種分類方法進(jìn)行思考與探討，并針對(duì)分類提出相應(yīng)的利弊分析，以期為科研院所的科研檔案管理工作提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：科研單位;科研檔案;整理分類

科研檔案全稱是科學(xué)技術(shù)研究檔案，是指在科學(xué)研究活動(dòng)中形成的檔案。科研檔案是指科研項(xiàng)目在立項(xiàng)認(rèn)證、研究實(shí)施及過(guò)程管理、結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理等過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實(shí)物;科研檔案具有鮮明的專業(yè)性、復(fù)雜性、種類多樣性、成套性和實(shí)用性等特點(diǎn)。對(duì)于單位和社會(huì)來(lái)說(shuō)，科研檔案是科學(xué)技術(shù)成果儲(chǔ)備的一種形式，是科研活動(dòng)積累的寶貴財(cái)富。在科學(xué)技術(shù)研究過(guò)程中，科技檔案發(fā)揮了強(qiáng)有力的參考和指導(dǎo)作用，是促進(jìn)科研水平快速提升的有效途徑之一。

1 科研檔案形成和管理中存在的問(wèn)題

在過(guò)去的三年中，筆者對(duì)科研單位檔案管理中的檔案管理水平、檔案管理制度、設(shè)施設(shè)備、信息化程度、人員素質(zhì)、編研等情況，調(diào)研了筆者所在單位附屬的15個(gè)科研子單位以及省內(nèi)外的一些兄弟科研單位。通過(guò)調(diào)研發(fā)現(xiàn)，科研單位的科研檔案管理水平大都滯后于本單位的文書(shū)、人事及財(cái)會(huì)等檔案，而且大部分科研人員的檔案意識(shí)非常薄弱，科研檔案專/兼職檔案人員專業(yè)素養(yǎng)亟待加強(qiáng)。

科研單位的科研檔案管理滯后于本單位的文書(shū)、人事及財(cái)會(huì)等檔案的主要原因?yàn)?，在科研單位，科研人員上至科研領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)術(shù)專家，下至普通科研工作人員，大都重科研，輕歸檔，認(rèn)為不僅歸檔工作是負(fù)擔(dān)，帶不來(lái)效益，還浪費(fèi)科研人員的精力、物力、財(cái)力。更有很多科研工作者認(rèn)為自己做出來(lái)的科研成果屬于個(gè)人本身，不需要整理、立卷歸檔、移交科研檔案。

當(dāng)然，導(dǎo)致科研檔案管理水平明顯滯后于其他檔案管理水平的原因除了上述的科研工作者檔案意識(shí)薄弱等原因外，還有很多，如管理者對(duì)科研檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足、領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，等等。正因?yàn)榭蒲袡n案管理過(guò)程中存在這些問(wèn)題，導(dǎo)致科研檔案利用缺乏高效性、科學(xué)性和有效性，失去了科研檔案本身的價(jià)值，所以有效規(guī)范科研管理是科研院所一項(xiàng)非常重要的工作。

目前，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》[1 ]已經(jīng)國(guó)家檔案局、科學(xué)技術(shù)部會(huì)議修訂通過(guò)，雖然《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確了歸檔范圍，且范圍很詳細(xì)地列出了科學(xué)研究過(guò)程中的三個(gè)階段（立項(xiàng)論證階段，研究實(shí)施及過(guò)程管理階段，結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理階段）需要?dú)w檔的資料，但大多數(shù)科研單位學(xué)科領(lǐng)域多，且各單位申報(bào)的課題來(lái)源渠道多樣，如：國(guó)家級(jí)的自然科學(xué)基金、民生項(xiàng)目等;科技部的一些項(xiàng)目、財(cái)政項(xiàng)目;省里的各種項(xiàng)目;本單位的項(xiàng)目;及其他橫向課題及平臺(tái)，等等。如何把這些科研資料進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)、有序地整理、歸檔，就成了科研檔案管理最重要、最棘手的問(wèn)題。接下來(lái)，筆者以我院科研檔案的兩種整理歸檔方法為例，探討如何科學(xué)規(guī)范地整理科研檔案。

2 科研檔案的整理分類

我院科研檔案存在兩種分類方法，一類為以具體的作物分類，一類以項(xiàng)目來(lái)源分類。以作物分類的方法，因我院研究領(lǐng)域不斷擴(kuò)充，查詢利用檔案變得越來(lái)越復(fù)雜，故而我院在2020年后就采用了項(xiàng)目來(lái)源分類方法來(lái)進(jìn)行科研檔案的歸檔工作。

2.1 作物分類法。我院科研檔案在2020年前一直采用以下作物分類法。

2020年以前，我院將科研檔案整理分類為七大類，分別為計(jì)劃規(guī)劃類、科學(xué)研究專題類、專業(yè)會(huì)議類、科學(xué)技術(shù)協(xié)作類、氣象類、科技情報(bào)類、綜合。

檔案移交至檔案館，工作人員首先根據(jù)內(nèi)容，判斷分為七大類中的哪一類，然后再分為其他小類。因第二大類（科學(xué)研究專題類）檔案最多，接下來(lái)用兩個(gè)例子來(lái)解釋我院對(duì)此類檔案的整理分類以及檔號(hào)編寫(xiě)等。

2.1.1 科學(xué)研究專題類的整理、立卷及編檔號(hào)。

先說(shuō)科學(xué)研究專題類的整理、立卷，以某腰果新品種與繁育技術(shù)引進(jìn)專題為例，該專題申請(qǐng)了2008年農(nóng)業(yè)農(nóng)村部的某項(xiàng)目。移交過(guò)來(lái)的材料有研究過(guò)程中的三個(gè)階段（立項(xiàng)論證階段，研究實(shí)施及過(guò)程管理階段，結(jié)題驗(yàn)收及績(jī)效評(píng)價(jià)、成果管理階段）的所有材料。工作人員根據(jù)這三個(gè)階段先分為三卷材料，第一卷材料為項(xiàng)目指南、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)及相關(guān)證明、立項(xiàng)批復(fù)等;第二卷材料為研究計(jì)劃、組織實(shí)施工作方案，研究、實(shí)驗(yàn)任務(wù)、實(shí)驗(yàn)、野外調(diào)查等的原始記錄和整理記錄等，各階段的執(zhí)行進(jìn)展情況報(bào)告、總結(jié)報(bào)告、研究成果，等等;第三卷材料為驗(yàn)收申請(qǐng)書(shū)、總結(jié)材料、項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)決算等財(cái)務(wù)情況文件材料，驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，研究報(bào)告、論文、專著、數(shù)據(jù)庫(kù)等研究成果文件材料，等等。（實(shí)際上根據(jù)實(shí)際材料的多少分為N卷）

根據(jù)圖1的科研檔案分類表，此項(xiàng)目的檔號(hào)為：二、2（3）.4?！岸?、”為科學(xué)研究專題類，“2”為熱帶油料，“（3）.”為腰果，“4”為遺傳選種。

接下來(lái)進(jìn)行細(xì)分，若為實(shí)施過(guò)程中期材料，那檔號(hào)理論上來(lái)說(shuō)應(yīng)為：二、2（3）.4-2（第2卷材料）。第2卷材料中的第一份文件的檔號(hào)則為：二、2（3）.4-2.0001。

若腰果新品種與繁育技術(shù)方面在2008年以后還申請(qǐng)了其他國(guó)家、部級(jí)、省級(jí)、其他類別的項(xiàng)目，之后的材料檔號(hào)依舊為：二、2（3）.4。根據(jù)上述方法，按照項(xiàng)目結(jié)題時(shí)間，依次排序?yàn)椋憾?（3）.4-4（第4卷），二、2（3）.4-5（第5卷），二、2（3）.4-N（第N卷），……。

2.1.2 作物分類法的利弊。

其優(yōu)點(diǎn)在于：項(xiàng)目按圖1的研究專題表分類，同一種作物在本單位從最初到現(xiàn)在做了什么研究，一目了然。對(duì)于從事專項(xiàng)領(lǐng)域的科研人員來(lái)說(shuō)，非常有幫助，能省時(shí)省力地查到相關(guān)領(lǐng)域所有的科研資料。

其缺點(diǎn)在于：一是檔號(hào)基數(shù)大，從檔號(hào)不能了解該盒檔案內(nèi)容。如圖1的二、1代表產(chǎn)膠作物，二、2代表油料，……，有新的研究領(lǐng)域增加，就一直往下加，可能加到2、100;而且二、1產(chǎn)膠作物也會(huì)繼續(xù)增加，如二、1（1）為橡膠，二、1（2）為銀膠菊，增加的產(chǎn)膠作物一直往下排，可能排到二、1（100），……，這樣一直往下加，哪怕是檔案館里的資深檔案工作人員，光看檔號(hào)也不知道這盒資料里大概是些什么內(nèi)容。

二是未能體現(xiàn)項(xiàng)目來(lái)源?？蒲袉挝坏纳暾?qǐng)項(xiàng)目，來(lái)源渠道多，橫向課題也越來(lái)越多。但是按圖1中的分類方法來(lái)分類的話，體現(xiàn)不出來(lái)哪些是國(guó)家級(jí)的，哪級(jí)是部省級(jí)的;如果領(lǐng)導(dǎo)需要了解某年申請(qǐng)了哪些國(guó)家級(jí)項(xiàng)目，并需要把這些檔案全部找出來(lái)。按作物分類法的檔案排序，找這些檔案就比較費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

三是檔號(hào)上沒(méi)有體現(xiàn)年度。從檔號(hào)上看不出這個(gè)項(xiàng)目是什么時(shí)候申請(qǐng)的。

四是造成檔案重復(fù)歸檔。如橡膠的遺傳選種的某個(gè)課題申請(qǐng)了2008年部級(jí)的某個(gè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，取得了重大突破，發(fā)表了非常有影響力的文章，然后進(jìn)行成果申報(bào)，獲得了海南省一等獎(jiǎng)。那這個(gè)項(xiàng)目三個(gè)階段的資料已經(jīng)整理歸檔在二、1（1）.4-N盒中了，但是因?yàn)樯婕把芯砍晒?，所以這個(gè)課題的成果類材料可能又被保存在七、2中，諸如此類不便的問(wèn)題還有一些。

總之，我院按圖1的分類方法進(jìn)行科研檔案整理分類時(shí)，發(fā)現(xiàn)分類太過(guò)繁瑣，檔號(hào)越來(lái)越細(xì)。基于以上這些弊端，我院的科研檔案部門(mén)經(jīng)過(guò)很長(zhǎng)一段時(shí)間的思考與實(shí)踐，以2019年搬館為契機(jī)，進(jìn)行了新的科研檔案分類法。

2.2 項(xiàng)目來(lái)源分類法

從2020年開(kāi)始，我院科研檔案采用的是上述圖2的分類方法。

2.2.1 項(xiàng)目來(lái)源分類法的整理、立卷及編檔號(hào)。從這個(gè)表格可以看出，科研檔案以年度-項(xiàng)目/成果/平臺(tái)/其他進(jìn)行整理分類。一份科研檔案移交檔案館，工作人員首先查看檔案的結(jié)題年度，其次根據(jù)檔案內(nèi)容判斷屬于四大類（項(xiàng)目/成果/平臺(tái)/其他）中的哪一類，最后再根據(jù)來(lái)源或細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行下一步區(qū)分。下面用兩例檔案的檔號(hào)命名來(lái)舉例：

例1：橡膠樹(shù)樹(shù)根離體技術(shù)研究獲得了2019年省級(jí)獎(jiǎng)。此份檔案的檔號(hào)為：KY-2019-2·1·3-6?！癒Y”為科研檔案，“2019”為項(xiàng)目結(jié)題年度，“2·1·3”為成果中科技獎(jiǎng)勵(lì)的省級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)，“6”為2019年的省級(jí)獎(jiǎng)項(xiàng)的第6卷。

例2：橡膠樹(shù)樹(shù)根離體技術(shù)申報(bào)了2019年省基金，獲批了30萬(wàn)元經(jīng)費(fèi)。此份檔案的檔號(hào)為：KY-2019-1·3-5?！癒Y”為科研檔案，“2019”為項(xiàng)目結(jié)題年度，“1·3”為項(xiàng)目中的省級(jí)項(xiàng)目，“5”為2019年省級(jí)項(xiàng)目的第5卷。

2.2.2 項(xiàng)目來(lái)源分類法的利弊。

項(xiàng)目來(lái)源分類法的優(yōu)點(diǎn)：一是檔號(hào)簡(jiǎn)單。從檔號(hào)能一目了然地看出此盒檔案是什么（檔號(hào)里明確了年度、類別）。

二是分類簡(jiǎn)單。根據(jù)檔案內(nèi)容判斷屬于四大類（項(xiàng)目/成果/平臺(tái)/其他）中的哪一類，然后根據(jù)來(lái)源或細(xì)節(jié)內(nèi)容進(jìn)行下一步區(qū)分即可。

三是便于分析。因檔案按年度劃分，獲批的項(xiàng)目、成果獲獎(jiǎng)等按項(xiàng)目來(lái)源進(jìn)行分類，有利于科研管理者分析本單位近幾年哪些課題為我院的優(yōu)勢(shì)，哪些課題還存在短板和不足。

四是便于利用。因移交過(guò)來(lái)的科研檔案已按項(xiàng)目、成果具體區(qū)分開(kāi)，所以能非常清楚地知道本單位某年度取得了哪些成果。

項(xiàng)目來(lái)源分類法的缺點(diǎn)：當(dāng)然，此種分類方法也有不便。即同一種作物在本單位從最初到現(xiàn)在做了哪些研究，需要找很久才能找到，因?yàn)樵擃愖魑锏乃袡n案根據(jù)不同年度、經(jīng)費(fèi)來(lái)源放在了不同的密集架上。

3 項(xiàng)目來(lái)源分類法的意義

根據(jù)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí)，各單位應(yīng)當(dāng)按照分類分級(jí)管理的原則，按照有關(guān)規(guī)定對(duì)科研檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查或驗(yàn)收[1 ]。我院在此基礎(chǔ)上將項(xiàng)目來(lái)源進(jìn)一步分為四大類（項(xiàng)目/成果/平臺(tái)/其他），而且在四大類中，項(xiàng)目及成果分級(jí)基本按國(guó)家、部級(jí)、省級(jí)、院級(jí)進(jìn)行分級(jí)，故我院的項(xiàng)目來(lái)源分類法符合規(guī)定的原則。

但科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范（DA/T 2-1992）中指出，科研課題檔案的整理、編目按學(xué)科、專業(yè)進(jìn)行分類，排列[2 ]。筆者在作物分類法中描述了若按學(xué)科、專業(yè)進(jìn)行分類排列，所帶來(lái)的不便。對(duì)于一個(gè)大的科研單位來(lái)說(shuō)，學(xué)科領(lǐng)域廣，二級(jí)學(xué)科有近百個(gè)，且逐年增加。這就意味著代表這些學(xué)科的大檔號(hào)就有近百個(gè)，然后每個(gè)學(xué)科中的不同階段的檔案也很多，最后導(dǎo)致該單位早期開(kāi)始研究的最新產(chǎn)生的某項(xiàng)作物檔案的檔號(hào)變得很長(zhǎng)，而且復(fù)雜。檔案工作人員稍不注意就會(huì)寫(xiě)錯(cuò)/輸入錯(cuò)檔號(hào)，查詢利用檔案時(shí)也需費(fèi)更多的精力和時(shí)間。

故而筆者參照2016年6月1日起施行的歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22—2015），采用年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）[3 ]的方法進(jìn)行分類。該文件主要規(guī)定了應(yīng)作為文書(shū)檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法，同時(shí)也提出其他門(mén)類檔案可以參照?qǐng)?zhí)行。本單位現(xiàn)在采用圖2項(xiàng)目來(lái)源分類法，其一是因?yàn)檩^之圖1的作物分類法要簡(jiǎn)易可行，尤其在檔號(hào)上體現(xiàn)得更加明顯。而且檔案工作人員在整理歸檔時(shí)能更簡(jiǎn)易，查詢利用檔案時(shí)也能更快捷地找到對(duì)應(yīng)的檔案。其二是因?yàn)轫?xiàng)目來(lái)源分類法的可操作性，我院在整理前期遺留科技檔案時(shí)，用該分類法能夠推行下去，在整理歸檔及查找利用時(shí)并沒(méi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

科研檔案記錄的是每名科研工作者成長(zhǎng)進(jìn)步的過(guò)程，是每一個(gè)項(xiàng)目或課題的技術(shù)結(jié)晶，也是科研單位發(fā)展的歷史，更是科學(xué)技術(shù)不斷創(chuàng)新的歷程。科研檔案的管理工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新才能更好地做好科研檔案管理工作。

4 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于一個(gè)科研單位來(lái)說(shuō)，做好科研檔案管理工作需要各方面的配合，相關(guān)人員的檔案意識(shí)對(duì)于科研檔案工作來(lái)說(shuō)非常關(guān)鍵，建立好科研檔案制度、規(guī)范科研檔案管理體系更是重中之重。提高科研檔案的管理工作水平，是科研發(fā)展的需要和必然趨勢(shì)，同時(shí)對(duì)提升科研工作效率、促進(jìn)科研工作發(fā)展、推進(jìn)科研成果產(chǎn)出、提高科研發(fā)展水平具有重要意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]國(guó)家檔案局、中華人民共和國(guó)科學(xué)技術(shù)部令第15號(hào)《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》.

[2]科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范（DA/T 2-1992）.

[3]歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22—2015）.

作者簡(jiǎn)介：曾力旺，34歲，研究生學(xué)歷，中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院檔案館常務(wù)副館長(zhǎng)。

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