多種用工制度下高校人事檔案管理研究

摘 要：為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的需求，2000年以后很多高校在用人制度方面進(jìn)行了改革，形成了以聘用制、人事代理、勞務(wù)派遣等多種用人制度并存的局面。隨著很多地方高校擴(kuò)招或升格，人才引進(jìn)和教師隊(duì)伍迅速擴(kuò)大，各高校人事檔案管理工作壓力隨之加大。因?yàn)槎喾N用工制度導(dǎo)致一些高校人事檔案管理混亂、“人檔分離”的現(xiàn)象日益嚴(yán)重。因此，本文以遼寧省J高校為列，梳理、分析用工形式多元化給人事檔案管理帶來(lái)的影響及存在的主要問(wèn)題，從提升高校檔案管理水平角度就存在的主要問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：用工制度;高校;人事檔案

一、人事制度改革后高校用工形式現(xiàn)狀

聘用制，是“聘用雙方按照國(guó)家的法律法規(guī)，在自愿、平等、協(xié)商的原則下簽訂聘用合同，明確了單位和受聘人之間的權(quán)利和義務(wù)”。聘用制是高校為應(yīng)對(duì)人事改革取消傳統(tǒng)固定制而出現(xiàn)的一種新型、靈活的用工形式。聘用制取代了長(zhǎng)期固定的終身編制，改以聘用合同為用人依據(jù)，首期合同一般是5或8年，之后可以簽訂長(zhǎng)期合同直至退休，具有一定的穩(wěn)定性，其工資支付來(lái)源主要是財(cái)政撥款。

人事代理，是指人事代理機(jī)構(gòu)受到高校委托，為高校提供人才管理方面的綜合性服務(wù)。人事代理人員的招聘、選拔、使用單位是高校，管理單位則是人事代理機(jī)構(gòu)。也就是說(shuō)，高校把管理人事的權(quán)利委托給人事代理機(jī)構(gòu)，在一定程度上減輕了高校的用人負(fù)擔(dān)。

勞務(wù)派遣或稱人才派遣，是指人才派遣機(jī)構(gòu)同高校簽訂人才派遣協(xié)議，由勞務(wù)派遣機(jī)構(gòu)作為主體雇傭勞動(dòng)人員然后派遣到高校工作，高校作為第三方用工單位向派遣機(jī)構(gòu)支付費(fèi)用和用工工資。

臨時(shí)工的使用一般是高校的后勤崗位，因?yàn)榕R時(shí)用工而委托第三方招聘的。與以上三種不同的是，臨時(shí)工只簽訂臨時(shí)用工合同，不繳納社會(huì)保險(xiǎn)，也不存在人事檔案的問(wèn)題。

二、多種用工制度對(duì)高校人事檔案管理帶來(lái)的影響

1.人才流動(dòng)頻繁導(dǎo)致檔案管理混亂

高校作為高學(xué)歷、高水平人才流動(dòng)較為頻繁的重要場(chǎng)所，這種流動(dòng)帶來(lái)的影響是雙向的。不可否認(rèn)，高頻率的人才流動(dòng)給高校的發(fā)展帶來(lái)了新機(jī)遇，尤其為人才引進(jìn)方面注入了新活力。但是，高頻率的人才流動(dòng)必然也會(huì)給人事檔案管理帶來(lái)多種問(wèn)題。

聘任制的實(shí)質(zhì)就是從“身份”向“崗位”過(guò)渡，以前“鐵飯碗”的身份是固定的，檔案也就是固定的，而聘任制的實(shí)施使人才真正流動(dòng)起來(lái)，崗位模式的切換也使人事檔案的管理呈現(xiàn)出動(dòng)態(tài)模式。遼寧省J大學(xué)從2005年開始推行聘用制改革以來(lái)，最突出的問(wèn)題就是人才流動(dòng)呈上升趨勢(shì)，這也給人事檔案的管理帶來(lái)相應(yīng)難度，最突出的表現(xiàn)就是新舊檔案之間無(wú)法正常銜接。在人才引進(jìn)工作中，經(jīng)常出現(xiàn)人已經(jīng)到了新單位，檔案卻仍然放在舊單位的現(xiàn)象，新單位利用一些可以復(fù)制和補(bǔ)充的材料為引進(jìn)人才創(chuàng)建新檔案。舊單位“以檔留人”、新單位“建檔引人”，同一個(gè)人就出現(xiàn)了兩個(gè)檔案，造成人事檔案管理的不規(guī)范，也損害了員工的個(gè)人權(quán)益。

人事代理和派遣人員流動(dòng)則是完全的市場(chǎng)化趨勢(shì)，靈活的進(jìn)出機(jī)制使人才的流動(dòng)更加便捷和頻繁。這兩種形式的用人制度，在檔案的移交方面不受限，但是在頻繁的檔案交接過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案資料遺失問(wèn)題，造成的檔案混亂現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

2.人事檔案管理主體不同導(dǎo)致的管理步調(diào)不一致

聘用制人才的檔案由高校管理，大都有檔案館保存，也有一些是由人事和組織部門管理，在檔案的使用方面比較及時(shí)方便，利用率高。人事代理人員的檔案由人才中心或者人事代理機(jī)構(gòu)代管，教職工在需要使用檔案時(shí)，必須出具借用手續(xù)，查閱相對(duì)麻煩一些，利用率也較低。勞務(wù)派遣的檔案一般由戶口所在地或者工作所在地人才中心代管。

各地人才中心管理檔案的部門有的是人事局下屬機(jī)構(gòu)，有的是半公半企的外包機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)代管社會(huì)檔案較多，在使用和借閱方面就更加復(fù)雜。人事檔案管理的主體不同，導(dǎo)致在使用檔案過(guò)程中，尤其是考學(xué)、職稱評(píng)定、干部身份認(rèn)定、晉升考核等工作中因?yàn)闄n案使用不及時(shí)而影響人才的考核和發(fā)展。

3.勞動(dòng)關(guān)系不同導(dǎo)致人檔分離的問(wèn)題

多種用工形式下，人員管理和勞動(dòng)關(guān)系管理的分離，在檔案管理方面就是人員管理和檔案管理的分離。人事代理和派遣形式實(shí)現(xiàn)了人才的社會(huì)化配置，實(shí)質(zhì)上是“對(duì)人才的‘所有權(quán)’與‘使用權(quán)’分離”，這種人檔分離的情況也給檔案管理帶來(lái)了一些問(wèn)題。

通過(guò)對(duì)遼寧省J大學(xué)文學(xué)院、法學(xué)院的人事代理人員的訪談發(fā)現(xiàn)，人事代理和派遣人員的檔案實(shí)際情況是靜態(tài)管理。從人事代理機(jī)構(gòu)來(lái)看，機(jī)構(gòu)與人員的關(guān)系在簽訂勞動(dòng)合同之后，實(shí)際工作中關(guān)聯(lián)并不多，而檔案管理則基本上是原始檔案狀態(tài)，對(duì)于后續(xù)的材料沒(méi)有主動(dòng)收集、歸檔;從高校層面來(lái)說(shuō)，人事代理人員的人事關(guān)系不在高校，檔案管理則和高校沒(méi)有關(guān)系，一些考核和評(píng)定的材料沒(méi)有專門向代理人員移交。在這種“人檔分離”“兩不管”的情況下，人事代理或者派遣人員的檔案呈現(xiàn)出分散管理狀態(tài)，代理機(jī)構(gòu)和高校各保存一部分，兩方又不主動(dòng)催要或移交，檔案始終都是不完整的，給人才的考察和培養(yǎng)帶來(lái)了許多不便。

三、存在的主要問(wèn)題

1.人事檔案管理制度不健全

目前，高校檔案管理制度不完善，或者現(xiàn)存的檔案管理往往流于形式，缺乏實(shí)際的指導(dǎo)意義，難以滿足人事檔案管理需求。

以遼寧省J高校為例，一些基本的人事檔案制度條款還停留在2005年以前，檔案制度和管理辦法落后，一些制度條款已經(jīng)不適合現(xiàn)在的檔案管理。在一些高校因?yàn)闄n案管理工作人員配備較少，有些檔案管理制度很難嚴(yán)格落實(shí)，檔案管理工作人員在檔案管理時(shí)比較隨意。檔案管理制度上的缺失和漏洞，讓人事檔案的管理職責(zé)不清、歸檔材料雜亂無(wú)章。在人事制度改革后，對(duì)于多種用工制度并存的情況，缺少專門針對(duì)檔案在代理機(jī)構(gòu)或人才中心人員的檔案管理附則，如轉(zhuǎn)移制度、代收集方案、監(jiān)督方式等都沒(méi)有涉及。

2.缺乏對(duì)人事代理檔案的有效監(jiān)管

高校的檔案管理部門僅僅局限于聘用制人才的檔案管理，對(duì)于人事代理和派遣人員的檔案管理缺乏監(jiān)督意識(shí)和手段。通過(guò)對(duì)遼寧省J高校一些人事代理人員的訪談中了解到，人事檔案的管理主體不同，高校作為用人單位，對(duì)于人事檔案的重視程度也不盡相同，缺乏有效監(jiān)管，存放在代理機(jī)構(gòu)的檔案資料更新不及時(shí)，缺乏連續(xù)性，導(dǎo)致在檔案使用時(shí)問(wèn)題頻出。

3.人才流動(dòng)造成的檔案重建現(xiàn)象嚴(yán)重

人事改革制度下，人才的進(jìn)出相對(duì)便捷，人才的流動(dòng)也比較頻繁，隨之而來(lái)的最突出的問(wèn)題就是檔案重建問(wèn)題。比如，某教授從原單位離職到遼寧省J高校任職，原來(lái)的用人單位為了留住該教授，將其人事檔案扣留，而遼寧省J高校為引進(jìn)人才為其重新建檔。重新建檔也就意味著“一人多檔”，重新建檔的后果是無(wú)法追溯到個(gè)人之前的學(xué)習(xí)、工作軌跡，在職稱評(píng)定、社保繳納等方面都會(huì)帶來(lái)影響，而且最嚴(yán)重的后果是在辦理退休時(shí)無(wú)法核算工齡。近年來(lái)，隨著社會(huì)整體對(duì)于政策法規(guī)的意識(shí)提高，這種現(xiàn)象已經(jīng)有所緩解，但是依然存在。

4.人事檔案日常管理不規(guī)范

人事制度改革所帶來(lái)的人才流動(dòng)頻次增加，檔案的轉(zhuǎn)移交接次數(shù)也隨之增加，檔案管理不規(guī)范的問(wèn)題也就日益突出。在人事檔案管理方面，存在著管理流程不規(guī)范、權(quán)責(zé)不明確的問(wèn)題。不管是何種用工制度，人事檔案在收集、審核、歸檔、移交等流程中都問(wèn)題頻出。

比如，遼寧省J高校有位教師離職時(shí)，就出現(xiàn)了這樣的問(wèn)題：離職時(shí)自己拿到的檔案與當(dāng)初存檔時(shí)并無(wú)變化，很多資料的缺失都需要重新補(bǔ)充，至于誰(shuí)來(lái)補(bǔ)充，那只能是自己的檔案自己負(fù)責(zé)，難度很大，索性就不補(bǔ)了。而對(duì)其本人來(lái)說(shuō)，原單位不會(huì)給你補(bǔ)充材料，新單位又沒(méi)有材料可補(bǔ)，處于“兩不管”境地。

四、多種用工制度下高校人事檔案管理的改進(jìn)措施

隨著人事制度改革的大范圍推行，人事代理和勞務(wù)派遣人員將逐步成為高校發(fā)展不可或缺的人才力量。在人事制度改革的條件下，高校的人事檔案管理必須做出相應(yīng)的調(diào)整和改革?！案咝Ｈ粝肱c人事制度改革相適應(yīng)，就應(yīng)當(dāng)明確此項(xiàng)改革為人事檔案管理創(chuàng)新帶來(lái)更多契機(jī)，及時(shí)革新與時(shí)代發(fā)展不相符的管理模式，從而保證檔案管理工作成為高校人才選拔與培養(yǎng)過(guò)程中的可靠保障?！?/p>

1.健全高校人事檔案管理體系

在制度保障的前提下，檔案管理還要制訂詳細(xì)工作程序和細(xì)則，明確歸檔內(nèi)容和程序等。比如，明確不同種類人才的檔案收集目錄，按照指定目錄對(duì)檔案進(jìn)行收集和歸檔，確保檔案資料完整;對(duì)于增加的檔案材料，也要制訂歸檔程序，保證檔案資料可以及時(shí)更新。按照制度和流程，對(duì)人事檔案實(shí)行精細(xì)化管理。

所謂的精細(xì)化管理就是人事檔案的管理需要標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。在人事檔案管理中有章可循、有序可依，嚴(yán)格按照制度和程序工作，保證檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性。

制訂檔案管理紀(jì)律、管理辦法和獎(jiǎng)懲條例，明確檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，當(dāng)人事檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以追溯到責(zé)任人。最好還要形成一定的監(jiān)督機(jī)制，設(shè)定專門的檔案問(wèn)題投訴部門，允許教職工通過(guò)合理渠道申述檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，修訂和補(bǔ)充自己的檔案。同時(shí)，高校的檔案部門也要做好代理機(jī)構(gòu)的檔案監(jiān)督工作。

2.全面更新和適應(yīng)人才流動(dòng)觀念

隨著人才流動(dòng)更加自由化，高校間的人才競(jìng)爭(zhēng)也日益嚴(yán)重，為了防止人才外流，高校之間逐漸產(chǎn)生了“人才壁壘”現(xiàn)象，阻礙了人力資源的發(fā)展。許多高校為了引進(jìn)高層次人才，利用一些能夠收集和補(bǔ)充的材料為人才重新建檔，這只能說(shuō)是一種權(quán)宜之計(jì)，治標(biāo)不治本。高校想要留住優(yōu)質(zhì)師資，不能以檔案相“要挾”， 手握檔案不放。如果所有高校都按照這個(gè)辦法操作，人才的流動(dòng)機(jī)制將運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，人才流動(dòng)和人才的合理資源配置也無(wú)法實(shí)現(xiàn)。人才的流動(dòng)應(yīng)該是積極的流動(dòng)，高校與人才之間應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，本著平等協(xié)商、雙向選擇的原則，正確認(rèn)識(shí)人才的流動(dòng)，積極引進(jìn)人才、培養(yǎng)人才。

在多種用工制度并存的局面下，想要實(shí)現(xiàn)“人檔合一”，無(wú)論從理論還是現(xiàn)實(shí)層面來(lái)看顯然都是不可能的。但是，在檔案管理的實(shí)際工作中，可以試著向“人檔同步”努力。人事檔案管理兼顧檔案所有人和高校之間的利益，“人檔同步”不僅是人檔流動(dòng)的同步，也是個(gè)人發(fā)展和成長(zhǎng)痕跡的同步。在人才的引進(jìn)和流出過(guò)程中，做好檔案的收集整理與轉(zhuǎn)接工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效流動(dòng);在檔案的收集和歸檔過(guò)程中，高校和代理機(jī)構(gòu)的檔案管理部門應(yīng)及時(shí)更新人事檔案資料，實(shí)現(xiàn)“人隨檔走”“檔隨人增”，發(fā)揮好檔案管理主體作用，保證檔案所有者檔案資料的真實(shí)性和實(shí)效性。

3.提高高校檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平

首先，要保證人事檔案管理人員數(shù)量在一定范圍內(nèi)，做好定崗定員，保證專職檔案管理人員的數(shù)量。多為人事檔案管理人員提供外出學(xué)習(xí)和交流的機(jī)會(huì)，重視業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，以便提高檔案管理的專業(yè)水準(zhǔn)。

其次，還應(yīng)該強(qiáng)化人事檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，在人事檔案管理工作中注重延伸和擴(kuò)展服務(wù)功能，構(gòu)建一個(gè)高效、便捷的服務(wù)型檔案管理平臺(tái)。

最后，人事代理機(jī)構(gòu)想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化還存在一定難度，需要高校做好檔案管理的專業(yè)指導(dǎo)和督促工作。高校和人才代理機(jī)構(gòu)要密切配合，充分利用檔案管理的專業(yè)知識(shí)為人才服務(wù)，共同構(gòu)筑起一座為人才檔案優(yōu)化服務(wù)的堅(jiān)實(shí)橋梁。

4.實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化、信息化管理

信息技術(shù)的高速發(fā)展逐漸改變了人類生活，辦公自動(dòng)化的普及提高了工作效率。近些年來(lái)，檔案管理信息化呼聲很高，實(shí)際執(zhí)行卻不盡人意。高校應(yīng)該加大對(duì)檔案管理方面的資金投入，以自行開發(fā)或者向第三方委托定制開發(fā)的方式，盡快尋找適用于本校的檔案信息化管理類軟件，對(duì)紙質(zhì)檔案掃描入庫(kù)，設(shè)置分類、檢索，并實(shí)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充和數(shù)據(jù)維護(hù)。檔案信息化的實(shí)現(xiàn)可以減少檔案在交接過(guò)程中遺失的問(wèn)題，“實(shí)行信息管理后，可以在數(shù)據(jù)庫(kù)中直接獲取流動(dòng)人才數(shù)據(jù)信息，減少檔案原件的損耗，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存”。通過(guò)檔案的數(shù)據(jù)化管理，提高人事檔案管理的工作效率，能夠更好分析人才流動(dòng)的趨勢(shì)和原因，及時(shí)了解學(xué)校對(duì)于人才引進(jìn)的需求，進(jìn)行人才引進(jìn)方面的預(yù)測(cè)。

人事檔案的數(shù)字化、信息化發(fā)展要與社會(huì)人才流動(dòng)緊密相連。從高校人事檔案平臺(tái)的建立，到全社會(huì)人事檔案信息化共享平臺(tái)的推進(jìn)，通過(guò)數(shù)字化信息利用效率的提升，既可以保護(hù)當(dāng)事人的檔案，又可以拓展業(yè)務(wù)的公共性服務(wù)。如果實(shí)現(xiàn)了全社會(huì)的檔案信息化共享平臺(tái)的創(chuàng)建，在保障信息安全的前提下，可以實(shí)現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)檔，那么人事檔案管理中的許多問(wèn)題都可以迎刃而解，尤其是可以行之有效地解決“人檔分離”的問(wèn)題。對(duì)于人事代理和派遣等外包檔案管理，高校與代理機(jī)構(gòu)之間要加強(qiáng)溝通與協(xié)作，利用好檔案信息管理的查詢和利用功能，對(duì)代理人員的檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)化管理。在用人選人方面，充分發(fā)揮人才檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的功能，也有利于高校對(duì)代理人員檔案的管理。比如，在歸檔方面，利用檔案信息化共享平臺(tái)全程跟蹤，確保職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲、績(jī)效考核等材料定期歸檔，保證人事檔案資料的及時(shí)性、真實(shí)性和連續(xù)性。

五、結(jié)語(yǔ)

在多種用工制度并存的局面下，高校的人事檔案管理應(yīng)盡快形成與之相適應(yīng)的管理模式，健全與之相匹配的管理制度。同時(shí)，要認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，形成權(quán)責(zé)分明、制度清晰、管理規(guī)范、信息化完備的檔案管理模式。在完善檔案基礎(chǔ)建設(shè)的同時(shí)，也要與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，圍繞社會(huì)需求，提升檔案的利用率，使人事檔案在高校和整個(gè)社會(huì)的人才使用和培養(yǎng)過(guò)程中發(fā)揮更大作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]羅艷麗.聘用制下高校人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J]，決策探索（下），2019

[2]王曉燕.人事代理制度下高校人事檔案管理關(guān)鍵問(wèn)題分析[J]，技術(shù)與創(chuàng)新管理，2012

[3]耿偉娜.人事制度改革背景下高校人事檔案管理[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2021

[4]吳彧一.人才流動(dòng)背景下的高校人事檔案信息化建設(shè)分析[J]，蘭臺(tái)世界，2020

[5]吳麗坤.高校人事檔案數(shù)字化建設(shè)研究[J]，蘭臺(tái)內(nèi)外，2021

（作者單位：遼寧鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

作者簡(jiǎn)介： 裴營(yíng)（1983—），女，漢族，遼寧錦州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。