數(shù)據(jù)化時(shí)代高校干部人事檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)路徑研究

陸冬梅

摘? 要：高校干部人事檔案管理工作呈現(xiàn)出規(guī)范化、數(shù)據(jù)化、智能化等新特點(diǎn)，研究數(shù)據(jù)化背景下高校干部人事檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)問題，對(duì)于活化干部人事檔案資源、有效提升組織人事工作水平具有重要意義。論文在明確高校干部人事檔案價(jià)值表征的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前高校干部人事檔案管理的核心問題，構(gòu)建了高校干部人事檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的多維路徑。研究成果對(duì)高校干部人事檔案管理具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：干部人事檔案;檔案數(shù)據(jù)化;檔案價(jià)值

Abstract： University cadre personnel file management presents new features such as standardization， dataization， and intelligence. Research on the value realization of university cadre personnel files under the background of dataization is important for activating cadre personnel file resources and effectively improving the level of organization and personnel work. significance. On the basis of clarifying the value characterization of university cadre personnel files and combining the core issues of current university cadre personnel file management， the paper constructs a multi-dimensional path to realize the value of university cadre personnel files. The research results have certain reference value for the management of personnel files of cadres in colleges and universities.

Keywords： Cadre personnel file; File data; File value

高等學(xué)校越來越重視干部人事檔案在教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督和評(píng)鑒人才等方面的支撐性作用。[1]探究數(shù)據(jù)化時(shí)代高校干部人事檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)路徑具有重要的價(jià)值。

1 數(shù)據(jù)化時(shí)代高校干部人事檔案的價(jià)值表征

高校干部人事檔案是高校黨委和組織人事等有關(guān)部門在黨的組織建設(shè)、干部人事管理、人才服務(wù)等工作中形成的，反映干部個(gè)人政治品質(zhì)、道德品行、思想認(rèn)識(shí)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會(huì)關(guān)系等情況的原始記錄材料。[2]一般來說，高校干部人事檔案主要體現(xiàn)為記錄、依據(jù)和憑證價(jià)值。隨著干部人事檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)化工作的推進(jìn)，高校干部人事檔案的價(jià)值體現(xiàn)出新的特征。

1.1 全方位的人力資源管理價(jià)值。人事檔案作為第一手資料，對(duì)一個(gè)人的成長(zhǎng)進(jìn)行了詳細(xì)和真實(shí)記錄，包括人員的基本信息、學(xué)業(yè)、工作和獎(jiǎng)懲等信息，這些信息為高等學(xué)校提供了選人用人的實(shí)際依據(jù)，包括調(diào)整崗位、增減薪酬等，在進(jìn)行人才聘用和選拔時(shí)，利用人事檔案能夠推動(dòng)相關(guān)政策得到貫徹，同時(shí)也為用人單位提供參考，從而保證人才選拔工作更具備實(shí)效。

1.2 全覆蓋的知識(shí)挖掘價(jià)值。干部人事檔案的數(shù)字化工作，為高校組織與人事管理工作提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。數(shù)據(jù)化組織方法可以根據(jù)年齡、性別、民族、專業(yè)、學(xué)歷、職稱、工作年限等條件進(jìn)行知識(shí)加工，根據(jù)組織和人事工作的需要，精確匹配所需的干部人事信息，大大提高了組織和人事工作的智能化水平。同時(shí)，數(shù)據(jù)挖掘和可視化方法在干部人事檔案管理中有廣闊的應(yīng)用空間，如高校教職工的基本數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、人才流動(dòng)情況、晉升情況、干部選拔任用等情況，都可以通過可視化的知識(shí)產(chǎn)品呈現(xiàn)，為高等學(xué)校的人才規(guī)劃、崗位設(shè)置、人力資源戰(zhàn)略、學(xué)科布局等工作提供可靠的依據(jù)。[3]

從這個(gè)意義上說，數(shù)據(jù)化時(shí)代的干部人事檔案的價(jià)值突破了傳統(tǒng)的針對(duì)“人”的管理，其價(jià)值影響輻射到高校管理的各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)層面。從橫向上來說，干部人事檔案信息資源有效挖掘?qū)Σ煌臉I(yè)務(wù)部門都具有數(shù)據(jù)支撐和參考價(jià)值;從縱向上看，從高校的戰(zhàn)略規(guī)劃到業(yè)務(wù)實(shí)施也都需要干部人事檔案提供知識(shí)服務(wù)。

1.3 全時(shí)空的歷史傳承研究?jī)r(jià)值。在各高校的校史研究中，都非常注重通過人物的線索組織校史資源，講好校史故事，從這個(gè)意義上來說，干部人事檔案資源是校史研究的重要基礎(chǔ)。例如，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院對(duì)于吳寶康先生的研究，相當(dāng)比例的數(shù)據(jù)素材都來自于其人事檔案，利用數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)圖譜等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)吳寶康先生從時(shí)間、空間、人物、事件等多維度的挖掘和呈現(xiàn)。

2 數(shù)據(jù)化時(shí)代高校干部人事檔案管理的瓶頸

為了更加深入地了解數(shù)據(jù)化時(shí)代高校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，筆者隨機(jī)選取20所高校進(jìn)行了調(diào)研，調(diào)研方式包括網(wǎng)絡(luò)調(diào)查和訪談兩種方式。調(diào)查的高校包括10所雙一流建設(shè)高校、10所省屬高校。盡管不同高校的管理水平存在不平衡性，但也存在一些共性的瓶頸問題。

2.1 數(shù)據(jù)化理念有待革新，管理機(jī)制有進(jìn)一步提升空間。從調(diào)查情況看，各高校管理人員都認(rèn)識(shí)到數(shù)字化對(duì)干部人事檔案的影響，但是對(duì)如何依托數(shù)字化開展更加卓有成效的管理工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)。首先，大部分受訪人認(rèn)為，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)干部人事檔案的數(shù)字化就是人事檔案數(shù)字化建設(shè)的全部?jī)?nèi)容，對(duì)從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的認(rèn)識(shí)跨越存在鴻溝。[4]其次，對(duì)數(shù)據(jù)化的管理機(jī)制缺乏認(rèn)識(shí)，多數(shù)認(rèn)為數(shù)字化管理系統(tǒng)仍是一個(gè)較為單一、封閉的管理模式，對(duì)干部人事檔案的數(shù)據(jù)化開發(fā)對(duì)其他業(yè)務(wù)部門的支撐性作用，缺乏戰(zhàn)略性思維，這種認(rèn)識(shí)趨向和管理機(jī)制，不僅不能充分發(fā)揮數(shù)據(jù)化的紅利，從另一個(gè)層面也導(dǎo)致干部人事檔案管理人員的職業(yè)滿足感較低。

2.2 數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用層次較淺，應(yīng)用場(chǎng)景有待進(jìn)一步豐富?！陡刹咳耸聶n案工作條例》明確指出，組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格規(guī)范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等基本環(huán)節(jié)，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質(zhì)檔案一致。從調(diào)查結(jié)果分析，高校往往重視檔案掃描環(huán)節(jié)，對(duì)其他環(huán)節(jié)存在不同程度的重視不夠的問題。往往局限于常規(guī)化管理人事檔案，但未深入挖掘人事檔案的信息和數(shù)據(jù)，使得檔案的價(jià)值未被有效利用。硬件設(shè)施跟不上，高校對(duì)檔案管理的設(shè)備投入力度不足，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備無法及時(shí)更新?lián)Q代，安全性、便捷化的程度不高。信息技術(shù)手段應(yīng)用率較低，部分高校檔案管理仍處于人工操作模式，浪費(fèi)一定的時(shí)間，同時(shí)效果并不明顯，包括在資料收集整理、儲(chǔ)存保管等各個(gè)階段。

2.3 專業(yè)人才急需補(bǔ)充，人員結(jié)構(gòu)有待進(jìn)一步完善。高校的組織機(jī)構(gòu)越來越完善和教職工數(shù)量的增多給人事檔案管理提出了巨大的挑戰(zhàn)。一方面專業(yè)人才缺乏，部分高校沒有配置專業(yè)的人事檔案管理人才，管理人員的專業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。另一方面，技術(shù)焦慮在受訪者中普遍存在，面對(duì)數(shù)據(jù)化技術(shù)和方法時(shí)，顯得束手無策，信息化素養(yǎng)有待進(jìn)一步提升，復(fù)合型人才嚴(yán)重缺乏，尤其是能夠同時(shí)精通信息技術(shù)和檔案管理的人才。從這個(gè)意義上說，當(dāng)前高校的干部人事檔案管理崗位的人員與數(shù)據(jù)化的要求還存在一定差距。

3 高校干部人事檔案管理的多維路徑

3.1 提高數(shù)據(jù)化素養(yǎng)。面對(duì)數(shù)據(jù)化的挑戰(zhàn)，高校組織與人事部門首先要樹立數(shù)據(jù)化思維，明確高校干部人事工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的必要性，明確干部人事檔案在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的戰(zhàn)略支撐性地位。[5]其次，要充分認(rèn)識(shí)干部人事檔案的數(shù)據(jù)化的工作內(nèi)容，打破對(duì)該項(xiàng)工作的局限性認(rèn)識(shí)，確保明確數(shù)據(jù)化工作的影響場(chǎng)景和實(shí)現(xiàn)內(nèi)容。此外，干部人事檔案管理人員要克服對(duì)信息技術(shù)的焦慮，能根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際提出具體的技術(shù)和功能需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理與技術(shù)外包的良性互動(dòng)。同時(shí)，干部人事檔案管理人員要進(jìn)一步完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)素養(yǎng)，力爭(zhēng)達(dá)到既精通管理又熟悉技術(shù)，不斷提升自身的管理水平。

3.2 提高數(shù)據(jù)化技術(shù)的應(yīng)用性。要嚴(yán)格按照數(shù)據(jù)化規(guī)劃進(jìn)行檔案掃描、圖像梳理、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、資源描述、數(shù)據(jù)安全等工作。對(duì)于外包的工作，要加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)化工作的驗(yàn)收，防止粗制濫造和重復(fù)建設(shè)。在系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，除了滿足日常管理工作之外，還要充分重視干部人事檔案的數(shù)據(jù)化開發(fā)功能的實(shí)現(xiàn)，特別是對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)挖掘、可視化等功能模塊要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，在實(shí)際應(yīng)用過程中，盡可能有更多的擴(kuò)展空間和技術(shù)接口，為干部人事檔案的深度應(yīng)用預(yù)留空間。此外，在技術(shù)實(shí)施過程中，要樹立開發(fā)理念，要完善與其他部門溝通的機(jī)制，確保人事檔案數(shù)據(jù)能夠及時(shí)地更新和利用。利用信息化手段，能夠及時(shí)發(fā)布信息，并構(gòu)建更為完善的信息發(fā)布平臺(tái)，推動(dòng)人事檔案管理工作更具備條理性和有效性，確保能夠?yàn)楦咝！⑷耸虏块T及教職工提供更優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)、更便捷化的手段以及更真實(shí)的信息資料等。與此同時(shí)，還要做好檔案信息公開的工作，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，為管理人員和使用人員配置相應(yīng)權(quán)限，及時(shí)查詢到人事檔案基本信息，并根據(jù)變化及時(shí)記錄和更新，從而保證人事檔案管理工作的安全性和有效性，確保檔案資料在可控的范圍之內(nèi)。

3.3 完善激勵(lì)機(jī)制，提高人員效能。為了能進(jìn)一步提高檔案管理的效率，需要強(qiáng)化激勵(lì)導(dǎo)向，將其納為個(gè)人績(jī)效考核以及崗位晉升的重要依據(jù)，從待遇、榮譽(yù)等方面著手，提高檔案管理人員工作的積極性，推動(dòng)高校干部人事檔案管理工作能夠在轉(zhuǎn)型期間順利完成相關(guān)轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)人員分工職責(zé)明確、工作效率提高以及工作效果明顯等，提高整體工作的效率和效果。

4 結(jié)語

高校干部人事檔案數(shù)據(jù)化既是一項(xiàng)管理活動(dòng)，又是一個(gè)戰(zhàn)略行動(dòng)，不僅是高校信息化的重要組成部分，同時(shí)也是重要的戰(zhàn)略性、基礎(chǔ)性、支撐性工作。數(shù)據(jù)化技術(shù)的發(fā)展，為高校干部人事檔案管理提供了更為廣闊的實(shí)現(xiàn)價(jià)值的情境，有效拓展了干部人事檔案管理的輻射空間。與此同時(shí)，數(shù)據(jù)化時(shí)代高校干部人事檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)為高校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供了全覆蓋的支撐和保障，為提高組織和人力資源管理水平體現(xiàn)了新的價(jià)值。因此，高等學(xué)校積極推進(jìn)干部人事檔案的數(shù)據(jù)化管理，不僅是順應(yīng)政策環(huán)境、技術(shù)革新以及學(xué)校發(fā)展的重要舉措，同時(shí)從更宏觀的角度也是提升檔案工作服務(wù)中心工作能力，提升檔案工作影響力的重要路徑之一。

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（作者單位：常州機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 來稿日期：2021-10-15）