論如何運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作

劉興華

【摘要】近年來(lái)，隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種社會(huì)工作環(huán)節(jié)和管理方法也實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化變化趨勢(shì)。檔案管理作為目前各行業(yè)工作中都不可缺少的一個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理也越來(lái)越受到人們的重視和關(guān)注，如何在工作中更好的利用和應(yīng)用檔案，是其適應(yīng)時(shí)代發(fā)展新形勢(shì)要求已成為檔案管理工作者面臨的主要話(huà)題，也是最需要認(rèn)真對(duì)待的話(huà)題之一。本文就檔案管理現(xiàn)代化工作中存在的各種問(wèn)題進(jìn)行分析和總結(jié)，提出相關(guān)的管理工作要點(diǎn)，以供同行工作參考借鑒。

【關(guān)鍵詞】電子檔案 現(xiàn)代化 檔案價(jià)值 管理措施

一、檔案管理

近年來(lái)的社會(huì)發(fā)展中，隨著各種科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的出現(xiàn)，傳統(tǒng)的單純以手工檢索、人工調(diào)卷為主的檔案管理方式逐步無(wú)法滿(mǎn)足社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)要求，更是無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，形成了一套以檔案管理理念、信息觀念和現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展觀念為主的工作方式。這種檔案管理措施和方法是變傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案為動(dòng)態(tài)檔案、變紙質(zhì)檔案為電子檔案的一種管理模式，也是搞好和促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的一種新型、現(xiàn)代化管理模式。截至目前的社會(huì)發(fā)展中，檔案管理事業(yè)和管理工作人員為了能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，在社會(huì)發(fā)展中逐步形成了以多個(gè)方向去進(jìn)行教學(xué)和歸納，形成了一批有一拼的復(fù)合型人才，也是一個(gè)堅(jiān)持不斷創(chuàng)新、用于探索和實(shí)踐的現(xiàn)代化檔案管理措施。檔案在目前的社會(huì)發(fā)展中越來(lái)越發(fā)揮出其重要性作用，是社會(huì)各行業(yè)在發(fā)展中都不可缺少和忽略的工作環(huán)節(jié)，也是目前社會(huì)發(fā)展中最值得我們關(guān)注和重視的工作環(huán)節(jié)。截至目前，檔案管理工作中逐步形成了一套綜合化、系統(tǒng)化、全面化和合理化的發(fā)展流程和發(fā)展體系，更是實(shí)現(xiàn)了以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)要求為一體的綜合性發(fā)展模式。尤其是在近年來(lái)，隨著電子檔案的出現(xiàn)與完善，以電子計(jì)算機(jī)為主的檔案管理越來(lái)越受到人們的重視與關(guān)注，并形成了一套綜合性的發(fā)展模式和發(fā)展趨勢(shì)，成為目前社會(huì)發(fā)展中人們關(guān)注的重點(diǎn)話(huà)題。

二、電子檔案的管理原則

（1）規(guī)范性原則。規(guī)范性是開(kāi)展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。規(guī)范性原則的要求是：所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣做，不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

（2）效率原則。檔案信息的電子化工作面廣量大，耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。首先，應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案，包括最優(yōu)化的工作流程、最合理的技術(shù)模式（信息存儲(chǔ)格式、信息組織模式）和最適宜、先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，則是檔案信息電子化工程的助推器。盡管電子化加工系統(tǒng)的建設(shè)配置可能需要較大的投入，但它具有一次性投入而長(zhǎng)期受益的特點(diǎn)。構(gòu)建良好的檔案信息電子化加工系統(tǒng)，將極大地提高檔案信息電子化加工的速度，加快電子化的發(fā)展進(jìn)程。

三、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

檔案管理作為當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)，其不僅在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和工作中受到了人們的關(guān)注和重視，同時(shí)在國(guó)家政府工作中更是得到了人們的高度重視和關(guān)注，成為了整個(gè)社會(huì)發(fā)展中最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。就目前的檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和歸納，其中還存在著諸多的缺陷和問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行研究和探索發(fā)現(xiàn)，其主要問(wèn)題表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理缺乏系統(tǒng)的管理，并且在工作之中對(duì)管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作素質(zhì)不夠重視，造成管理工作的松懈和不夠完善。在檔案管理中由于缺乏系統(tǒng)化的管理方式，通過(guò)相關(guān)的科學(xué)技術(shù)成果促進(jìn)企業(yè)工作方式的轉(zhuǎn)變，檔案作為企業(yè)工作的重點(diǎn)方式，其在管理和工作中通過(guò)信息技術(shù)的完善來(lái)促使檔案工作合理進(jìn)行，并且形成系統(tǒng)化的工作模式和方法。二是管理人員的素質(zhì)較低，導(dǎo)致管理力量薄弱。這是目前檔案工作中存在的主要問(wèn)題，同時(shí)也是目前檔案管理工作中的重大缺陷。在檔案管理中雖然制定了適用于本單位的、較為健全的管理制度和各級(jí)各類(lèi)人員工作職責(zé)，但涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，沒(méi)有相關(guān)的管理制度和檢查、考核方案。三是檔案管理中配套設(shè)施不夠齊全。力求檔案本身不受損壞，盡量延長(zhǎng)檔案的壽命和保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。是檔案管理必備的條件，由于，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、等設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

三、應(yīng)對(duì)和研究措施

（1）檔案是社會(huì)信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開(kāi)發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對(duì)社會(huì)信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開(kāi)發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤(pán)、光盤(pán)為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。

（2）增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開(kāi)發(fā)利用。檔案來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐，又應(yīng)用于社會(huì)實(shí)踐，具有廣泛的社會(huì)價(jià)值，能夠?yàn)樯鐣?huì)各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開(kāi)發(fā)、利用檔案信息為突破口，開(kāi)展有償服務(wù)，既有利于社會(huì)進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開(kāi)發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

（3）加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動(dòng)下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對(duì)國(guó)家社會(huì)有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅(jiān)實(shí)的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專(zhuān)業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識(shí)，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實(shí)的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂(lè)于奉獻(xiàn)的精神。

綜上所述，檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用，是檔案管理現(xiàn)代化的核心，因此，面對(duì)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的迅猛發(fā)展，檔案管理必須因勢(shì)利導(dǎo)，運(yùn)用信息技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，大力培養(yǎng)檔案管理新型人才，更好地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]馬秀珍.電子檔案的特點(diǎn)及管理對(duì)策[J].山西檔案，2005，（4）.