強化醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率的探討

張志龍

[摘? 要]檔案管理是醫(yī)院經(jīng)營管理中比較重要的一個部分，可以將醫(yī)院的整體情況反映出來，幫助醫(yī)院對往后的工作進行合理安排，不斷提高醫(yī)院工作人員的能力素質(zhì)，促進醫(yī)院的健康穩(wěn)定發(fā)展。目前醫(yī)院檔案管理還存在一些不足，需要加強對這一方面的研究，以合理的措施提高檔案資源利用率，使醫(yī)院檔案管理更加有效。鑒于此，文章主要針對醫(yī)院檔案管理中存在的現(xiàn)狀問題進行分析，進一步分析探究強化醫(yī)院檔案管理的策略，期望能為檔案管理人員提供一些可靠的參考依據(jù)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院檔案;檔案管理;檔案資源;利用率

中圖分類號：R197.32? ? ? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2022）01-0075-03

近些年來，隨著我國醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作面臨著更高要求，需要充分把握好醫(yī)院檔案管理的特征，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作情況進行不斷改進，將檔案管理促進醫(yī)院發(fā)展的積極作用充分發(fā)揮出來。目前醫(yī)院檔案管理中存在諸多問題，比如檔案管理缺乏重視性、檔案資源開發(fā)意識較弱、檔案管理制度不完善、缺乏專業(yè)的檔案管理人員等等，這些都影響到醫(yī)院檔案管理的整體效果。因此，有必要深入分析醫(yī)院檔案管理中存在的問題，對強化醫(yī)院檔案管理的策略進行探究，以便提出一些可靠的參考建議，促進醫(yī)院檔案管理朝著更好的方向不斷發(fā)展。因此，文章圍繞強化醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率進行分析探討價值意義顯著。

一、醫(yī)院檔案管理的主要特征分析

（一）檔案管理內(nèi)容趨向于多元化

通過深入了解醫(yī)院檔案管理的發(fā)展情況可知，其管理內(nèi)容逐漸多元化，可以將檔案劃分為人事檔案、醫(yī)患關(guān)系檔案及業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案。從人事檔案這一方面來講，其主要內(nèi)容包括了醫(yī)師的聘用信息、獎懲信息、晉升考核信息等。從醫(yī)患關(guān)系檔案這一方面來講，其主要內(nèi)容包括了醫(yī)院與患者的關(guān)系、醫(yī)師與患者的關(guān)系，可以將醫(yī)院的服務(wù)水平及醫(yī)療水平反映出來，也是呈現(xiàn)醫(yī)風(fēng)的一種形式。從業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案這一方面來講，其主要內(nèi)容包括了消化科、婦科、外科、內(nèi)科、兒科等不同科室的資料?？傊卺t(yī)院持續(xù)發(fā)展的情況下，其管理內(nèi)容將更加多元化，對檔案管理提出了更高要求[1]。

（二）檔案管理向規(guī)范化及信息化發(fā)展

在信息化時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式無法適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展，使得醫(yī)院檔案管理工作的效果不夠理想。在醫(yī)院人力資源監(jiān)督、疾病預(yù)防、健康管理等工作中，普遍都是以計算機對各項工作進行記錄，將這些保存下來的信息輸入檔案管理系統(tǒng)，方便對其進行使用。同時，醫(yī)院加大了技術(shù)方面的投入，有效改善了檔案管理技術(shù)，制定了相應(yīng)的制度及工作準(zhǔn)則，在檔案管理中形成了完善的規(guī)章制度，可以促進醫(yī)院檔案管理的規(guī)范進行。

（三）檔案管理與醫(yī)療文化建設(shè)關(guān)系密切

通過醫(yī)院檔案管理能夠?qū)︶t(yī)療文化內(nèi)容進行優(yōu)化，促進醫(yī)療文化建設(shè)水平的提升。通過檔案管理工作對醫(yī)院文化進行宣傳，可以對醫(yī)院工作人員產(chǎn)生潛移默化的影響，使醫(yī)院工作人員形成良好的職業(yè)觀念及責(zé)任意識[2]。其次，通過醫(yī)院檔案管理工作能夠?qū)︶t(yī)療文化進行創(chuàng)新，推動醫(yī)院往后的文化建設(shè)。在實際工作中，將醫(yī)院的良好作風(fēng)及文化理念滲透到日常工作中，可以加快醫(yī)院文化的發(fā)展。最后，嚴格做好醫(yī)院檔案管理工作，可以對醫(yī)院工作人員的文化素養(yǎng)進行提升，將醫(yī)療文化的發(fā)展歷史記錄下來，起到傳承醫(yī)院文化的重要作用。

二、醫(yī)院檔案管理中存在的現(xiàn)狀問題分析

從現(xiàn)狀來看，我國大部分醫(yī)院在檔案管理工作開展期間仍存在一些有待解決的問題，主要問題如下。

（一）對檔案管理缺乏重視性

根據(jù)以往醫(yī)院工作情況來看，大部分醫(yī)院都是將主要的精力放在醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療水平上，對檔案管理的投入較少，使得醫(yī)院檔案管理工作的開展受到一定影響。部分人員認為檔案管理不能直接對醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生作用，將過多的資源投入在檔案管理方面是一種浪費，使得醫(yī)院檔案管理工作中的檔案收集及檔案整理存在不足，無法保證檔案工作的整體效果。同時，由于檔案管理不受重視，未能發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢，且檔案管理人員缺乏主動學(xué)習(xí)的動力，不利于醫(yī)院檔案管理的持續(xù)發(fā)展[3]。由此可見，提高檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度非常關(guān)鍵。

（二）檔案資源開發(fā)意識較弱

由于檔案管理不能直接給醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，使得醫(yī)院在進行檔案管理工作的時候，比較強調(diào)檔案資料的收集及整理，對檔案資源的開發(fā)存在重視性不足的情況，難以充分發(fā)揮檔案資源的利用價值。目前信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，但是有些醫(yī)院所采用的檔案管理手段比較傳統(tǒng)，在檔案整理、檔案分類、檔案歸檔等工作中存在大量的重復(fù)性工作，給醫(yī)院帶來較大的人力浪費。其次，信息化管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，但是在信息化檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)中，未能充分考慮到各方面因素的影響，比如開發(fā)出的系統(tǒng)存在使用復(fù)雜等情況，使得患者面臨更多困難，進一步加大了醫(yī)患之間的矛盾[4]。

（三）檔案管理制度不完善

對于醫(yī)院檔案管理來說，其管理制度是否完善直接影響著檔案管理各項工作的效率及質(zhì)量，若是管理制度存在不足，勢必會造成檔案管理混亂等情況。就實際情況來看，醫(yī)院在檔案管理制度建設(shè)方面投入的精力較少，所建立的管理制度不夠完善，未能明確每一個崗位的工作職責(zé)，使得工作人員存在交叉工作及重復(fù)工作，嚴重影響了醫(yī)院檔案管理的工作效率。由于檔案管理制度不完善，檔案管理人員僅僅是簡單地整理檔案，對檔案進行保存，使得醫(yī)院檔案管理發(fā)展處于停滯的狀況[5]。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在醫(yī)院檔案管理工作中，檔案管理人員的能力及素質(zhì)是保證各項工作順利進行的重要基礎(chǔ)，但是有些檔案管理人員存在身兼多職的情況，且部分人員存在能力不足的情況，無法保證醫(yī)院檔案管理的工作質(zhì)量。雖然醫(yī)院安排了專門的人員負責(zé)檔案管理，但是在檔案人才培養(yǎng)方面缺乏科學(xué)的計劃，難以提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，不能適應(yīng)檔案管理的信息化發(fā)展，也就不能發(fā)揮信息化在醫(yī)院檔案管理中的作用。其次，醫(yī)院檔案管理涉及的人員、流程及種類較多，若檔案管理人員的能力不足，或是缺乏工作經(jīng)驗，勢必會影響到醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。所以，需重視專業(yè)檔案管理人員的培養(yǎng)教育。

（五）檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

目前數(shù)字化在醫(yī)院檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，利用信息化技術(shù)對醫(yī)院檔案管理進行創(chuàng)新，使得檔案管理更加靈活，但是也帶來了一些新的問題，尤其是檔案信息安全風(fēng)險，因此需要強化檔案信息安全管理。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的運行中，很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵等安全問題，使得檔案信息被盜取、檔案信息被損毀等等，給醫(yī)院帶來較大損失，不利于醫(yī)院的長久發(fā)展。對此，需樹立與時俱進的理念，重視檔案管理系統(tǒng)安全等級水平的提高。

三、強化醫(yī)院檔案管理的具體策略分析

為了解決醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問題，需落實有效的解決策略。結(jié)合實踐工作經(jīng)驗，醫(yī)院檔案管理具體策略如下。

（一）強化檔案管理意識

為促進醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，首先要強化檔案管理人員的管理意識，充分認識到檔案管理對醫(yī)院發(fā)展的重要作用，為醫(yī)院重要決策提供可靠的信息支持。作為醫(yī)院檔案管理的主體，檔案管理人員可以將典型事例的相關(guān)宣傳手段作為參考，做好檔案管理宣傳工作，結(jié)合工作需要進行自我提升，并充分發(fā)揮檔案監(jiān)管的作用，促進醫(yī)院檔案管理的有效進行。其次，醫(yī)院檔案管理是一個長期且復(fù)雜的過程，必須獲得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理的規(guī)劃，完善相關(guān)的軟硬件設(shè)施，滿足醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)需要。最后，需要轉(zhuǎn)變檔案管理的服務(wù)觀念，保證每一個工作人員都可以認識到檔案管理具有的重要意義，對檔案資源進行全面收集和歸類[6]。

（二）完善檔案管理制度

制度建設(shè)直接影響著醫(yī)院檔案管理的進行，需要對現(xiàn)有的檔案管理制度進行完善，發(fā)揮管理制度具有的指導(dǎo)及約束作用，促進檔案管理的順利進行。首先，需要明確檔案管理人員的工作職責(zé)，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，對檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度進行完善，使檔案管理工作能夠更好地服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展。在檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)完成后，需要將其嚴格執(zhí)行，結(jié)合檔案工作情況對其進行調(diào)整，以此促進醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的不斷提升。其次，在做好檔案管理工作的同時，應(yīng)做好相應(yīng)的評估及考核工作，對檔案管理的工作效率、工作需要及其管理制度等進行綜合考慮，制定出科學(xué)合理的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)。最后，在醫(yī)院檔案管理工作時，要求檔案管理人員保持良好的工作態(tài)度，深入了解檔案管理的具體內(nèi)容，對現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段進行學(xué)習(xí)和運用，利用自身所學(xué)的新知識、新技術(shù)等對檔案管理進行改進，方便醫(yī)院對檔案資源進行有效利用[7]。

（三）加強檔案管理信息化建設(shè)

為適應(yīng)信息化時代的發(fā)展，要求檔案管理人員做到與時俱進，充分發(fā)揮信息化在醫(yī)院檔案管理中的作用，使醫(yī)院檔案管理的效率及質(zhì)量得以提升。具體來講，可以將數(shù)字信息設(shè)備、信息管理系統(tǒng)等引入醫(yī)院檔案管理中，利用計算機技術(shù)對醫(yī)院檔案資料進行收集，以最快的速度整合檔案資源。同時，在應(yīng)用信息技術(shù)手段的情況下，既能夠提高檔案收集、檔案整理等工作的效率，也可以對檔案資料的檢索方式進行改進，只需要將關(guān)鍵詞輸入系統(tǒng)，就能夠獲得用戶需要的檔案文件，從而有效提高檔案資源的使用效率，降低醫(yī)院檔案管理工作的成本投入。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)

在醫(yī)院檔案管理工作時，很容易出現(xiàn)檔案丟失、檔案泄漏等情況，且檔案收集、檔案整理、檔案分類等工作的規(guī)范性不足，嚴重影響到醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量。造成這一問題的主要原因是檔案工作的程序及標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，未能嚴格做好年度考核，使得檔案管理受到影響。為解決這一問題，應(yīng)制定具有科學(xué)性的年度學(xué)習(xí)計劃，并將其納入年度考核，為檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)的機會，使檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)及管理能力得以有效提升。由于醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容是不斷變化的，為保證檔案管理工作的效率及質(zhì)量，必須加強檔案管理隊伍建設(shè)，不斷完善人才培育體系，借助優(yōu)秀的管理團隊來促進醫(yī)院檔案管理的不斷發(fā)展[8]。

（五）加強檔案信息安全管理

在醫(yī)院檔案管理工作中，要求檔案管理人員做好檔案信息安全管理，避免出現(xiàn)檔案泄漏及其他問題。為促進檔案信息安全管理工作的進行，需要將有關(guān)檔案信息安全管理的知識技能傳授給檔案管理工作人員，以便在發(fā)生檔案信息安全問題的時候，能及時采取有效措施進。同時，需要優(yōu)化檔案管理運行機制，以此減少檔案信息安全風(fēng)險。在檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，應(yīng)深入挖掘檔案信息具有的價值，做好檔案備份工作，進一步提高檔案信息資源的安全性。此外，應(yīng)充分利用防火墻技術(shù)、查殺毒軟件等，及時修補計算機系統(tǒng)中存在的漏洞，避免計算機系統(tǒng)受到外部攻擊，使檔案信息安全管理計算機系統(tǒng)的安全性得到全面提高。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案管理對醫(yī)院發(fā)展起到了極為重要的影響作用，但是目前醫(yī)院檔案管理工作仍存在一些有待解決的問題。因此，需要提高對醫(yī)院檔案管理的重視性，不斷強化醫(yī)院檔案管理，提高檔案利用率，從而發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中的作用。與此同時，在醫(yī)院檔案管理開展過程中，應(yīng)強化檔案管理人員的檔案管理意識、完善檔案管理制度、加強檔案管理信息化建設(shè)、提高檔案管理人員素質(zhì)、加強檔案信息安全管理等，進一步提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量水平。

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