大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理研究

中新天津生態(tài)城圖書檔案館 王彤

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)統(tǒng)計主要依賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷增加，檔案的記錄和保存面臨挑戰(zhàn)，甚至出現(xiàn)“脹庫”現(xiàn)象。檔案存儲的增多，要求檔案提升數(shù)據(jù)服務(wù)質(zhì)量，以滿足訪問速度的需要和信息輸出的需要。

一、大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理概述

大數(shù)據(jù)時代，各項科學(xué)技術(shù)可以根據(jù)數(shù)據(jù)信息的變化規(guī)律，總結(jié)事項的經(jīng)營結(jié)果，預(yù)測事件的發(fā)展趨勢。企業(yè)檔案管理作為企業(yè)重要經(jīng)營信息和原始資料的整理，充分利用大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)整合能力，可使企業(yè)的檔案管理取得顯著成效。就我國企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀來說，大數(shù)據(jù)時代下的企業(yè)信息資源得到了充分優(yōu)化，跨區(qū)域經(jīng)營的集團企業(yè)將不用考慮地域的限制，并依據(jù)企業(yè)內(nèi)部的部門劃分建立了強大的信息網(wǎng)絡(luò)，使企業(yè)形成多元化的發(fā)展趨勢，借助科學(xué)技術(shù)的力量促進企業(yè)檔案管理的進步。

二、大數(shù)據(jù)時代企業(yè)檔案管理的優(yōu)勢

（一）優(yōu)化了企業(yè)的信息資源

企業(yè)的檔案資料不僅信息量較大，且數(shù)據(jù)較為復(fù)雜，包含了企業(yè)經(jīng)營過程中各個部門、各個時期的數(shù)據(jù)信息，因此在檔案管理過程中具有數(shù)據(jù)多、難度大等特點，而大數(shù)據(jù)時代下的多項現(xiàn)代化技術(shù)為企業(yè)檔案管理帶來了技術(shù)優(yōu)勢，使企業(yè)的信息資源不斷優(yōu)化，原先無法分類和難以查找的檔案通過現(xiàn)代化管理技術(shù)可以實現(xiàn)精準劃分，并通過系統(tǒng)的自動整合作用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的快速查找，同時將重要的信息進行自動篩選，無用信息或重復(fù)信息將會自動刪除，從而實現(xiàn)企業(yè)信息資源的優(yōu)化。

（二）彌補了跨區(qū)域管理的劣勢

對于規(guī)模較大、跨區(qū)域進行經(jīng)營活動的企業(yè)來說，檔案空間管理難度較大是主要的問題之一，跨區(qū)域設(shè)置經(jīng)營地點的集團企業(yè)，不僅擁有較多的分公司和獨立機構(gòu)，每個獨立經(jīng)營的主體具有多個部門，因此同類型部門檔案管理如何進行明確區(qū)分是企業(yè)管理的重要內(nèi)容。對于集團企業(yè)的總部來說，各個機構(gòu)的檔案管理應(yīng)當是全面且詳細的，且不同機構(gòu)的不同部門要分開整理檔案資料，由此形成全面的檔案信息。大數(shù)據(jù)時代的整合作用彌補了集團企業(yè)跨區(qū)域管理的劣勢，使各個獨立的經(jīng)營機構(gòu)實現(xiàn)單獨的數(shù)據(jù)管理。

（三）建立了強大的管理信息網(wǎng)

企業(yè)規(guī)模越大，建立的管理信息網(wǎng)絡(luò)就越強大，包含的數(shù)據(jù)信息也更為豐富，根據(jù)部門或指定詞匯劃分的信息類別也更為精確。這是因為規(guī)模越大的企業(yè)，部門劃分越為全面和精細，各個部門的信息資料包含的經(jīng)營信息也會覆蓋企業(yè)生產(chǎn)活動的方方面面，雖然數(shù)據(jù)信息較多且較為復(fù)雜，但大數(shù)據(jù)時代的科學(xué)技術(shù)可以對數(shù)據(jù)信息進行精準劃分，并實現(xiàn)模塊化管理，使企業(yè)通過特定方法短時間內(nèi)查找到需求信息，在區(qū)域管理的前提下形成強大的管理信息網(wǎng)。

（四）形成了多元化的發(fā)展趨勢

多元化發(fā)展指的是企業(yè)產(chǎn)品的多元化，企業(yè)產(chǎn)品多元化的發(fā)展要求企業(yè)要對每項產(chǎn)品的數(shù)據(jù)信息進行精確劃分，各項產(chǎn)品的銷售額和成本支出以及各項產(chǎn)品研發(fā)階段的投入資金等，這些數(shù)據(jù)信息最終都會形成企業(yè)的檔案資料，如何獲取不同產(chǎn)品的銷售信息是企業(yè)實施多元化發(fā)展的重要步驟，而大數(shù)據(jù)時代具備的各項技術(shù)優(yōu)勢為企業(yè)發(fā)展提供了有利的經(jīng)營條件。除產(chǎn)品多元化，大數(shù)據(jù)時代也為企業(yè)檔案管理提供了跨行業(yè)的發(fā)展優(yōu)勢，企業(yè)可以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)取得跨行業(yè)經(jīng)營的有關(guān)資料。

三、大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理

（一）通過現(xiàn)代化手段提高檔案管理的安全保障

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)能否運用現(xiàn)代化手段對數(shù)據(jù)進行傳輸、整理，設(shè)立的檔案管理安全保障也應(yīng)當采用現(xiàn)代化防護手段。雖然企業(yè)處于大數(shù)據(jù)時代，可以通過大數(shù)據(jù)的整合作用實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的高層次管理，但仍然存在無法轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)的檔案資料，并只能通過紙質(zhì)資料進行儲存，因此，企業(yè)在通過現(xiàn)代化手段提高檔案管理的安全保障時，應(yīng)當區(qū)分電子檔案和紙質(zhì)檔案，并分別采取不同的保障措施。

大數(shù)據(jù)時代的管理特征就是運用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對數(shù)據(jù)信息實現(xiàn)快速整理、利用和傳遞，在這一過程中，如果出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中斷、系統(tǒng)程序故障等問題，將會影響企業(yè)檔案信息的安全性，為此企業(yè)應(yīng)當建立完善的防護措施，定期對企業(yè)的無限網(wǎng)和局域網(wǎng)進行檢修，并對系統(tǒng)程序進行定期維護，建立完善的互聯(lián)網(wǎng)防火墻體系，阻斷外界程序的惡意入侵。與此同時，企業(yè)所建立的安全保障也應(yīng)當對企業(yè)職工的行為進行防范，防止不同部門之間的惡意競爭，這是因為對于部門檔案管理來說，本部門的檔案信息不應(yīng)當被其他部門隨意查看或惡意盜取。

除電子數(shù)據(jù)檔案外，紙質(zhì)檔案也應(yīng)當利用現(xiàn)代化手段進行保護管理，部門檔案應(yīng)集中存放在單獨的密閉空間內(nèi)，企業(yè)可以在空間內(nèi)安裝指紋識別系統(tǒng)，對進入檔案儲存室的職工進行權(quán)限管理。

（二）建立完善的檔案信息化建設(shè)管理制度

信息化建設(shè)是大數(shù)據(jù)時代的明顯特征，企業(yè)應(yīng)當建立完善的信息化建設(shè)管理制度，以約束集團企業(yè)各部門的檔案管理工作。

首先，信息化建設(shè)的主要管理項目就是對檔案權(quán)限的明確劃分，公司類型的不同，檔案使用權(quán)限的劃分也不同。對于自然人獨資的私營企業(yè)來說，企業(yè)法人作為公司經(jīng)營決策的唯一制定者，應(yīng)當擁有查看內(nèi)部檔案的所有權(quán)限。對于股份制企業(yè)來說，為保證股東的各項權(quán)益，股東應(yīng)當按照持股比例合理分配檔案使用權(quán)限，但最終能否查看相關(guān)檔案資料應(yīng)當根據(jù)實際需要由企業(yè)管理者決定。

其次，無論何種類型的企業(yè)，部門分類的不同可以查看檔案資料的權(quán)限也不同，原則上來說，部門只允許查看與本部門相關(guān)的檔案資料，除特殊經(jīng)營事項外，不允許隨意查閱其他部門的檔案資料。若部門存在檔案資料的查閱需求，應(yīng)當按照公司的規(guī)章制度填寫相關(guān)單據(jù)，由領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一簽字后方可查看檔案資料。信息化建設(shè)具有明顯的職權(quán)特點，因此在部門管理中，檔案資料的使用也應(yīng)當充分體現(xiàn)這一特點。

總體來看，信息化建設(shè)的主要目的是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢，通過科學(xué)技術(shù)手段明確各個部門的職權(quán)劃分，根據(jù)完善嚴格的管理制度優(yōu)化企業(yè)檔案管理流程。

（三）建立可靠的檔案風(fēng)險預(yù)警機制

檔案資料在管理過程中存在一定的風(fēng)險，檔案丟失風(fēng)險、盜取風(fēng)險以及混亂風(fēng)險是最為突出的管理風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)當建立可靠的檔案風(fēng)險預(yù)警機制，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性，從而避免給企業(yè)帶來經(jīng)營損失。

紙質(zhì)檔案和電子檔案都存在著丟失風(fēng)險，檔案資料作為企業(yè)經(jīng)營的重要信息，時常被各個部門借閱使用，在借閱過程中由于個人較弱的保管意識，增加了檔案丟失的風(fēng)險，為此企業(yè)應(yīng)當采用懲罰制度，提高職工保護檔案的意識，若各部門職工在歸還檔案或查閱過程中造成檔案資料的缺失，企業(yè)將采取嚴厲的懲罰制度，通過制度提高職工使用檔案的保護意識。

檔案盜取風(fēng)險主要分為內(nèi)部盜取風(fēng)險和外部盜取風(fēng)險。內(nèi)部盜取風(fēng)險主要存在于不同部門之間的惡意競爭中，以及企業(yè)職工為獲取個人利益而將盜取的企業(yè)檔案資料出售給其他企業(yè)，除明確劃分檔案管理權(quán)限外，企業(yè)可以通過計算機的加密技術(shù)提高系統(tǒng)程序的保密性，在檔案儲藏室安裝人臉識別系統(tǒng)。

混亂風(fēng)險是指企業(yè)檔案資料在使用過程中無法恢復(fù)成原有狀態(tài)。企業(yè)職工在使用檔案的過程中，應(yīng)當避免由于個人的錯誤操作給檔案管理帶來混亂風(fēng)險，在多數(shù)情況下，檔案一旦混亂，恢復(fù)成初始狀態(tài)下的排列狀態(tài)將難上加難。

（四）提升各機構(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)

傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)數(shù)據(jù)時代發(fā)展需要，檔案管理人才要緊跟大數(shù)據(jù)潮流，檔案管理類型紛雜，軟硬件工程師、檔案服務(wù)人才和數(shù)據(jù)庫工程師均是大數(shù)據(jù)時代檔案管理的人才支撐，檔案管理人員要全面提升素質(zhì)。檔案信息安全專管員、程序技術(shù)人員和系統(tǒng)管理員是負責(zé)企業(yè)檔案管理的主要人員，企業(yè)應(yīng)當根據(jù)人員職責(zé)范圍的不同，組織不同的培訓(xùn)活動，提高各機構(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)。

檔案信息安全專管員負責(zé)企業(yè)檔案的借閱、歸還和整理，一般是針對紙質(zhì)檔案資料而言的。高水平的檔案資料管理不僅僅包括單純的檔案借閱和整理，還應(yīng)當運用現(xiàn)代化的管理理念提高檔案管理效率，使其具有大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展特點。為此，企業(yè)應(yīng)當定期開展培訓(xùn)活動，將其他大型集團企業(yè)或國際化的管理理念和管理方法傳輸給企業(yè)檔案信息安全專管員。

程序技術(shù)人員和系統(tǒng)管理員主要負責(zé)系統(tǒng)程序的定期維護和升級，對于應(yīng)用軟件程序進行電子化管理的企業(yè)來說，定期維護和升級是降低檔案管理風(fēng)險的重要措施。因此，程序技術(shù)人員和系統(tǒng)管理員所具備的技能也要進行提升，從而緊跟大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展步伐，企業(yè)要定期聘請專業(yè)技術(shù)人員進行知識講授和操作講解，使其掌握更為專業(yè)的檔案管理技術(shù)。

四、結(jié)語

總之，大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理優(yōu)化了企業(yè)的信息資源，彌補了跨區(qū)域管理的劣勢，建立了強大的管理信息網(wǎng)，形成了多元化的發(fā)展趨勢。為此，加強大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理，可以通過現(xiàn)代化手段提高檔案管理的安全保障，建立完善的檔案信息化建設(shè)管理制度，建立可靠的檔案風(fēng)險預(yù)警機制，提升各機構(gòu)人員的專業(yè)素質(zhì)等。