區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用研究

中新天津生態(tài)城圖書檔案館 張悅

一、區(qū)塊鏈技術(shù)與企業(yè)檔案管理概述

從本質(zhì)上講，區(qū)塊鏈?zhǔn)悄骋粎^(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)庫(kù)，而區(qū)塊鏈技術(shù)就是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算的技術(shù)，按照時(shí)間順序，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)結(jié)合技術(shù)，將某一區(qū)域內(nèi)的數(shù)據(jù)固定存放在特定空間內(nèi)，并采用現(xiàn)代程序代碼的運(yùn)算技術(shù)，按照不同的區(qū)域和模塊對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行單獨(dú)運(yùn)算，并通過數(shù)據(jù)鏈技術(shù)對(duì)運(yùn)算后的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合處理。

將區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)檔案管理中，是近幾年產(chǎn)生的新型數(shù)據(jù)處理方式，區(qū)塊鏈技術(shù)獨(dú)有的特點(diǎn)可以提升企業(yè)檔案管理效率。區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化避免了檔案管理過程中的過度集權(quán)化，使檔案資料具有更強(qiáng)的客觀意識(shí)。不同類型的檔案信息分別儲(chǔ)存在不同模塊內(nèi)，從而防止數(shù)據(jù)混亂的現(xiàn)象出現(xiàn)，每個(gè)模塊是通過數(shù)據(jù)鏈技術(shù)實(shí)現(xiàn)串聯(lián)的，特有的加密技術(shù)使每個(gè)模塊內(nèi)的檔案信息不會(huì)被輕易盜取。區(qū)塊鏈技術(shù)與檔案管理的有效結(jié)合，可以使企業(yè)檔案管理效率大大提升。

二、區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)

（一）提高了檔案保密性

區(qū)塊鏈分為私有鏈和公有鏈，劃分類型的不同模塊內(nèi)部的密碼運(yùn)算方式也不同，相比來說，私有鏈在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用范圍更加廣泛，這是由于私有鏈自身獨(dú)有的密碼技術(shù)所決定的。私有鏈在每個(gè)模塊內(nèi)部都設(shè)有單獨(dú)的密碼結(jié)構(gòu)，并針對(duì)不同的模塊設(shè)置了不同的訪問權(quán)限，有效防止了模塊內(nèi)部的信息被私自改動(dòng)。區(qū)塊鏈中的每一個(gè)模塊都具有單獨(dú)的數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)，只有擁有50%以上的數(shù)據(jù)節(jié)點(diǎn)訪問權(quán)限時(shí)，才能對(duì)檔案信息進(jìn)行修改和刪除，但對(duì)于企業(yè)的普通職工來說，權(quán)限比例僅限于部門內(nèi)部，因此不具有修改和刪除檔案信息的可能性，從而提高了各個(gè)模塊內(nèi)檔案信息的保密性。

（二）加快了信息處理效率

區(qū)塊鏈技術(shù)通過數(shù)據(jù)直接傳輸加快了檔案信息的處理效率，對(duì)于跨部門、跨地區(qū)、跨集團(tuán)的各種檔案信息，可以通過數(shù)字鏈技術(shù)進(jìn)行點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的直接傳輸，傳輸過程也相對(duì)簡(jiǎn)便，調(diào)取檔案信息的操作流程相對(duì)簡(jiǎn)化，從而縮短了檔案信息的傳遞時(shí)間。在模塊內(nèi)處理各項(xiàng)信息數(shù)據(jù)時(shí)，共識(shí)算法會(huì)將全部信息進(jìn)行有效整合，而智能合約的出現(xiàn)使模塊內(nèi)的信息數(shù)據(jù)自動(dòng)進(jìn)行程序化運(yùn)算。在區(qū)塊鏈系統(tǒng)內(nèi)，共識(shí)層和合約層作為數(shù)據(jù)運(yùn)算的主要模塊，對(duì)加快信息處理效率具有重要作用。

（三）保證了檔案架構(gòu)的合理性

檔案架構(gòu)的合理性主要體現(xiàn)為信息的公開透明。在形成檔案架構(gòu)時(shí)，區(qū)塊鏈主要應(yīng)用的是時(shí)間戳的鏈?zhǔn)絽^(qū)塊結(jié)構(gòu)。時(shí)間戳技術(shù)是根據(jù)數(shù)據(jù)形成的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行排列的一項(xiàng)技術(shù)，在檔案形成、整理、計(jì)算和使用時(shí)，都會(huì)有具體的時(shí)間進(jìn)行標(biāo)志，而檔案信息在不斷地運(yùn)算過程中就是以時(shí)間標(biāo)志進(jìn)行整理的，某一時(shí)間內(nèi)的檔案信息應(yīng)當(dāng)是固定的，是可以被具有相應(yīng)權(quán)限的職工所使用的，信息的公開透明決定了企業(yè)職工可以根據(jù)需求查看檔案資料，但這是以檔案權(quán)限為基礎(chǔ)所確定的公開透明程度。

（四）強(qiáng)化了不同模塊之間的關(guān)聯(lián)性

在不同的模塊中，劃分標(biāo)準(zhǔn)的不同使各個(gè)模塊儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)也是不同的，而區(qū)塊鏈獨(dú)有的鏈?zhǔn)郊夹g(shù)可以將各個(gè)模塊更好地串聯(lián)在一起，并通過哈希值實(shí)現(xiàn)節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)的有效關(guān)聯(lián)。哈希函數(shù)是哈希值的運(yùn)算結(jié)果，運(yùn)算依據(jù)是不同模塊內(nèi)的關(guān)鍵數(shù)值，而這種關(guān)鍵數(shù)值是通過模塊內(nèi)部的精確比較得出的，在比較過程中與串聯(lián)模塊內(nèi)的數(shù)據(jù)形成高度一致性，從而強(qiáng)化不同模塊之間的關(guān)聯(lián)性。在出現(xiàn)數(shù)據(jù)沖突時(shí)，鏈接法可以更為精確地選擇關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的模塊數(shù)據(jù)，因此不需要考慮沒有共同特點(diǎn)的數(shù)據(jù)是否可以有效串聯(lián)。

三、區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)化策略

（一）提升企業(yè)對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)的控制能力

區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用并非是沒有缺點(diǎn)的，這種缺點(diǎn)主要體現(xiàn)為企業(yè)無法掌控區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)并非由企業(yè)自行開發(fā)而產(chǎn)生的技術(shù)，而是比特幣的應(yīng)用理念所開發(fā)的一項(xiàng)技術(shù)，也就是說，區(qū)塊鏈技術(shù)是由科研人員事先開發(fā)的，且并不是針對(duì)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)所建立的，只是在區(qū)塊鏈技術(shù)問世后，企業(yè)檔案管理可以借助區(qū)塊鏈技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，但同樣要避免區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用劣勢(shì)，即企業(yè)對(duì)區(qū)塊鏈系統(tǒng)所蘊(yùn)含的某些數(shù)字處理技術(shù)、模塊串聯(lián)技術(shù)等無法進(jìn)行全面控制，導(dǎo)致企業(yè)無法根據(jù)需求調(diào)整應(yīng)用技術(shù)。

對(duì)于上述區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用缺點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)提升對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)的控制能力，這種控制并不是對(duì)相關(guān)技術(shù)進(jìn)行改動(dòng)，而是通過企業(yè)人為的力量，改動(dòng)檔案資料的數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)控制。企業(yè)檔案管理的原則之一是不允許隨意修改檔案信息，但在區(qū)塊鏈技術(shù)的運(yùn)算過程中，如果檔案資料的原始信息存在錯(cuò)誤，在通過某些技術(shù)的運(yùn)算后，得出的檔案信息同樣是錯(cuò)誤的，因此企業(yè)要確保檔案資料的準(zhǔn)確性，及時(shí)對(duì)錯(cuò)誤的檔案信息進(jìn)行修改，而區(qū)塊鏈技術(shù)保證了檔案架構(gòu)的合理性，因此可以根據(jù)實(shí)際需求改動(dòng)錯(cuò)誤的檔案信息。

（二）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)聯(lián)程度

企業(yè)各個(gè)部門的檔案資料是具有獨(dú)立性的，且部門不同，形成的檔案資料也不同，但不同的檔案資料卻有可能來源于同一項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，而部門的獨(dú)立性使同一業(yè)務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的檔案資料不具有較強(qiáng)的關(guān)聯(lián)性，因此在企業(yè)檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)聯(lián)程度。

企業(yè)在簽訂銷售合同時(shí)，主要涉及發(fā)票流、資金流和貨物流三項(xiàng)內(nèi)容，當(dāng)銷售合同生效后，意味著銷售業(yè)務(wù)將會(huì)出現(xiàn)三項(xiàng)資料，且分別屬于銷售部門和財(cái)務(wù)部門，發(fā)票和付款回單屬于財(cái)務(wù)部門的檔案資料，貨物發(fā)出單屬于銷售部門的檔案資料，這兩項(xiàng)檔案資料隸屬于不同部門，當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者查閱某一筆業(yè)務(wù)檔案時(shí)，需要對(duì)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的所有檔案進(jìn)行詳細(xì)查閱，但由于部門獨(dú)立性的存在，導(dǎo)致檔案業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)聯(lián)程度較低。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)同一項(xiàng)業(yè)務(wù)建立單獨(dú)的模塊，使業(yè)務(wù)模塊可以儲(chǔ)存與該項(xiàng)業(yè)務(wù)有關(guān)的所有檔案信息，利用區(qū)塊鏈的串聯(lián)技術(shù)加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案之間的關(guān)聯(lián)性。

（三）提高被寫入記憶模塊之前的檔案質(zhì)量

區(qū)塊鏈的記憶模塊具有較強(qiáng)的記憶功能，檔案信息一旦計(jì)入?yún)^(qū)塊鏈系統(tǒng)內(nèi)，是不允許隨意修改和刪除的，為此企業(yè)應(yīng)當(dāng)提高被寫入記憶模塊之前的檔案質(zhì)量。

首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立檔案原則，規(guī)定各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息在形成檔案后是不允許隨意修改和刪除的，經(jīng)濟(jì)合同、原始單據(jù)、購(gòu)銷發(fā)票等資料都應(yīng)當(dāng)具有原始性，即一旦形成不允許隨意修改，從而提高檔案質(zhì)量。同時(shí)，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檔案資料應(yīng)當(dāng)確保完整、真實(shí)和準(zhǔn)確。

其次，被寫入之前的檔案應(yīng)當(dāng)全面反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的交易過程，從合同簽訂、收到貨款和發(fā)票再到貨物發(fā)出，檔案資料的形成應(yīng)當(dāng)全面反映該項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重點(diǎn)內(nèi)容，由此證明業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)發(fā)生。除檔案資料真實(shí)全面外，檔案資料的可靠性也是提高檔案質(zhì)量的重要內(nèi)容，要求各部門在簽訂經(jīng)濟(jì)合同時(shí)按照企業(yè)制度流程進(jìn)行辦理，合同內(nèi)容要填寫全面，合同簽訂日期、合同金額、雙方蓋章等都應(yīng)當(dāng)全面完成。

（四）建立參與式檔案管理模式

參與式檔案管理模式的建立目標(biāo)是讓企業(yè)全體職工加入到檔案管理中，避免檔案形成和檔案管理過程中的制度集權(quán)化和過高的主觀意識(shí)，防止出現(xiàn)檔案資料的管理權(quán)集中在領(lǐng)導(dǎo)層，從而出現(xiàn)舞弊現(xiàn)象。

首先，私有鏈和公有鏈?zhǔn)歉鶕?jù)加密方式的不同進(jìn)行劃分，而不是根據(jù)模塊權(quán)限的私有或共有進(jìn)行劃分。對(duì)于私有鏈來說，去中心化程度要小于公有鏈，但因?yàn)楠?dú)有的加密方式成為眾多企業(yè)的首選，而企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過一定的措施提高私有鏈的去中心化程度，防止集權(quán)過于集中。在職工與職工之間、職工與部門之間、部門與部門之間形成有效的約束條件，并使得每一位職工都積極參與到檔案資料的形成與管理過程中，強(qiáng)化參與式檔案管理模式的形成。

其次，參與式檔案管理模式應(yīng)當(dāng)以信任機(jī)制為基礎(chǔ)，即職工在讀取檔案信息時(shí)，應(yīng)當(dāng)認(rèn)為檔案資料的數(shù)據(jù)是完全準(zhǔn)確的，不存在運(yùn)算錯(cuò)誤，雖然初期人為錄入錯(cuò)誤無法避免，但可以通過人工方式進(jìn)行校對(duì)，區(qū)塊鏈技術(shù)的存在也保證了檔案信息的運(yùn)算過程是沒有任何披露的，這是因?yàn)閰^(qū)塊鏈技術(shù)的運(yùn)算基礎(chǔ)是強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)程序。

四、結(jié)語(yǔ)

區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中具有較多優(yōu)勢(shì)，提高了檔案保密性，加快了信息處理效率，保證了檔案架構(gòu)的合理性，強(qiáng)化了不同模塊之間的關(guān)聯(lián)性。區(qū)塊鏈技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用可進(jìn)一步優(yōu)化，如提升企業(yè)對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)的控制能力，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)背景之間的關(guān)聯(lián)程度，提高被寫入記憶模塊之前的檔案質(zhì)量，建立參與式檔案管理模式等。

相關(guān)鏈接

區(qū)塊鏈?zhǔn)且粋€(gè)信息技術(shù)領(lǐng)域的術(shù)語(yǔ)。從本質(zhì)上講，它是一個(gè)共享數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)于其中的數(shù)據(jù)或信息，具有“不可偽造”“全程留痕”“可以追溯”“公開透明”“集體維護(hù)”等特征?；谶@些特征，區(qū)塊鏈技術(shù)奠定了堅(jiān)實(shí)的“信任”基礎(chǔ)，創(chuàng)造了可靠的“合作”機(jī)制，具有廣闊的運(yùn)用前景。

2019年1月10日，國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室發(fā)布《區(qū)塊鏈信息服務(wù)管理規(guī)定》 [1]。2019年10月24日，在中央政治局第十八次集體學(xué)習(xí)時(shí)，習(xí)近平總書記強(qiáng)調(diào)，“把區(qū)塊鏈作為核心技術(shù)自主創(chuàng)新的重要突破口”“加快推動(dòng)區(qū)塊鏈技術(shù)和產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新發(fā)展”?！皡^(qū)塊鏈”已走進(jìn)大眾視野，成為社會(huì)的關(guān)注焦點(diǎn)。