教育大數(shù)據(jù)治理環(huán)境下的高校檔案部門協(xié)同融合路徑研究

謝 君

習(xí)近平總書記指出：“要運(yùn)用大數(shù)據(jù)提升國家治理現(xiàn)代化水平。要建立健全大數(shù)據(jù)輔助科學(xué)決策和社會治理的機(jī)制，推進(jìn)政府管理和社會治理模式創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)政府決策科學(xué)化、社會治理精準(zhǔn)化、公共服務(wù)高效化?！?015 年8 月，國務(wù)院頒布《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》，提出“建立用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)基于數(shù)據(jù)的科學(xué)決策，將推動政府管理理念和社會治理模式進(jìn)步”。

一、教育大數(shù)據(jù)治理

當(dāng)今，教育信息化建設(shè)正經(jīng)歷著由簡單到復(fù)雜、由單一到多元、由局部到整體的全方位一體化的發(fā)展過程。在全面提升自身教學(xué)、科研、管理服務(wù)水平的同時(shí)，高校日益重視快速發(fā)展的大數(shù)據(jù)技術(shù)，逐步將其上升為高校發(fā)展的重要戰(zhàn)略。大數(shù)據(jù)與云技術(shù)的結(jié)合使得教育資源的應(yīng)用突破了原有格局，通過數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，能夠得出隱藏在其背后的數(shù)據(jù)信息。如何利用這些數(shù)據(jù)信息優(yōu)化教育業(yè)務(wù)流程，提高服務(wù)效率？如何科學(xué)地制定決策，實(shí)現(xiàn)教育治理現(xiàn)代化？所有這一切，都離不開大數(shù)據(jù)治理。教育大數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建，無疑將進(jìn)一步解決高校數(shù)據(jù)管理過程中的種種困境，并為優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量，提升數(shù)據(jù)管理水平，實(shí)現(xiàn)學(xué)校數(shù)據(jù)資產(chǎn)的有效管理和數(shù)據(jù)的深度共享提供必要的基礎(chǔ)條件。大數(shù)據(jù)的深度治理促使教育大數(shù)據(jù)應(yīng)用在高校遍地開花，將驅(qū)動高校由經(jīng)驗(yàn)式教學(xué)模式向數(shù)據(jù)服務(wù)教育模式轉(zhuǎn)變，由以管理為中心的管理模式向以用戶服務(wù)為主導(dǎo)的需求驅(qū)動模式轉(zhuǎn)變，由“拍腦袋”的主觀決策模式向數(shù)據(jù)分析的智慧決策模式轉(zhuǎn)變。

尤其近幾年，隨著“智慧校園”的落地生根，各高校都在積極打造智慧校園。2018 年6 月，國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)《智慧校園總體框架》（GB/T 36342-2018），助力教育信息化發(fā)展，教育數(shù)據(jù)治理提上日程。同年發(fā)布國家標(biāo)準(zhǔn)《信息技術(shù)服務(wù) 治理 第5 部分:數(shù)據(jù)治理規(guī)范》，以此標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)教育數(shù)據(jù)治理工作的開展，著力解決高校各業(yè)務(wù)系統(tǒng)長期以來存在的“數(shù)據(jù)不規(guī)范、不統(tǒng)一、不準(zhǔn)確、共享難”問題，實(shí)現(xiàn)“業(yè)務(wù)驅(qū)動”轉(zhuǎn)為“數(shù)據(jù)驅(qū)動”，以達(dá)到提升數(shù)據(jù)質(zhì)量、規(guī)范數(shù)據(jù)使用、支撐教育教學(xué)應(yīng)用與決策的目的。

可見，在教育治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)的推進(jìn)下，高校檔案部門作為教育大數(shù)據(jù)的擁有者，也正面臨著從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化數(shù)據(jù)治理的轉(zhuǎn)型，并呈現(xiàn)出“撤并與融合”等看似矛盾實(shí)則正常的趨勢。大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案部門需要思考與業(yè)務(wù)部門、數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作，積極應(yīng)用數(shù)字技術(shù)，參與、融合到教育大數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建中，發(fā)揮建言資政作用，找到自己的出路，做出自己的特色。

二、加快檔案部門與業(yè)務(wù)部門協(xié)同，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

據(jù)統(tǒng)計(jì)，我校設(shè)置學(xué)生處、教務(wù)處、科技處、人事處、財(cái)務(wù)處等業(yè)務(wù)部門共計(jì)25 個(gè)，其中涉及的業(yè)務(wù)系統(tǒng)就約有60 個(gè)，如OA 辦公自動化系統(tǒng)、學(xué)生工作管理系統(tǒng)、數(shù)字迎新管理系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、教學(xué)信息反饋系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)網(wǎng)上綜合服務(wù)平臺等，共計(jì)產(chǎn)生1300+張業(yè)務(wù)表、30000+個(gè)字段。這些互相獨(dú)立的信息管理系統(tǒng)孤立運(yùn)行，各自生成大量數(shù)據(jù)，極易形成“信息孤島”。如何促使這些數(shù)字資源得以共享？

檔案部門作為這些業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)資源的最終歸宿，應(yīng)該以單軌制為契機(jī)，提升檔案部門與業(yè)務(wù)部門的協(xié)同合作[1]55。對于高校來說，就是實(shí)現(xiàn)檔案信息管理平臺（以下簡稱檔案平臺）與前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，讓各單位歸檔的電子數(shù)據(jù)可以直接對接到檔案平臺。從技術(shù)上來說可行，由系統(tǒng)開發(fā)商進(jìn)行功能模塊設(shè)計(jì)，增加接口即可。但非常遺憾的是，目前多數(shù)高校鑒于安全性等種種原因基本都未啟用電子印章和簽章，這就限制了電子文件的歸檔，阻礙單軌制的實(shí)施，并且造成“業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成無章電子版——打印成紙質(zhì)版蓋章（歸檔）——再掃描成電子版（歸檔）”這一波無奈之舉。

就我校而言，2018 年啟動“數(shù)字化檔案信息資源共享平臺建設(shè)”項(xiàng)目，目前已完成檔案信息系統(tǒng)的架構(gòu)設(shè)計(jì)，并且設(shè)置歸檔接口，理論上可與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行技術(shù)上的對接，但由于電子印章問題，無法進(jìn)行實(shí)際上的對接?；谶@種現(xiàn)狀，檔案部門只有做好系統(tǒng)之間技術(shù)對接的準(zhǔn)備，待時(shí)機(jī)成熟之際，真正實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)部門的協(xié)同。

三、加強(qiáng)檔案部門與數(shù)據(jù)部門合作，促進(jìn)數(shù)據(jù)共享

目前，我校已在現(xiàn)代教育技術(shù)中心成立信息化建設(shè)工作辦公室——數(shù)據(jù)中心。目標(biāo)定位是建立校級全量數(shù)據(jù)中心，制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范數(shù)據(jù)格式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為學(xué)校教學(xué)、科研、管理和服務(wù)工作提供基于數(shù)據(jù)的輔助決策支撐。這不是和檔案部門的大數(shù)據(jù)管理重合嗎？難道檔案部門真的如一些專家所說今后要撤銷或并入其他部門嗎？帶著這些疑問和思考，筆者認(rèn)真研讀數(shù)據(jù)中心的數(shù)據(jù)資產(chǎn)信息服務(wù)平臺（以下簡稱數(shù)據(jù)平臺）發(fā)現(xiàn)，相對于檔案平臺與各業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)對接困難的現(xiàn)實(shí)，數(shù)據(jù)平臺卻已成功對接學(xué)校的人事、研究生、教務(wù)、科研、學(xué)工、圖書館、OA、設(shè)備、財(cái)務(wù)等所有業(yè)務(wù)部門系統(tǒng)。但是仔細(xì)分析，其對接的數(shù)據(jù)和檔案部門的數(shù)據(jù)還是有本質(zhì)區(qū)別的。

第一，字段不同。數(shù)據(jù)平臺對接的數(shù)據(jù)是學(xué)校各項(xiàng)現(xiàn)行數(shù)據(jù)，字段繁多，重復(fù)嚴(yán)重。檔案平臺保存的是有保存價(jià)值、辦理完畢的數(shù)據(jù)，字段有所取舍，沒有重復(fù)。從數(shù)量來看，檔案平臺收集的字段肯定不如數(shù)據(jù)系統(tǒng)的全面。如，檔案平臺保存的本科教學(xué)數(shù)據(jù)只包括了學(xué)籍卡、成績單、錄取名冊、畢業(yè)名冊這四個(gè)方面，涉及學(xué)院、專業(yè)、學(xué)制、姓名、班級、學(xué)號、性別、入學(xué)日期、課程名稱、學(xué)分、學(xué)時(shí)、成績、績點(diǎn)、所得學(xué)分、評語、畢業(yè)設(shè)計(jì)成績、等級考試成績、畢業(yè)證書號、學(xué)位證書號等約50 個(gè)字段。數(shù)據(jù)平臺的本科教學(xué)數(shù)據(jù)卻囊括了教務(wù)系統(tǒng)的專業(yè)信息、課程信息、學(xué)籍異動信息、成績管理、校區(qū)信息、教師信息、專業(yè)信息、班級信息等共計(jì)812 個(gè)字段。值得考究的就是，這812 個(gè)字段并不是全部都屬于檔案保管范疇，但在數(shù)據(jù)為王的時(shí)代，未來財(cái)富取決于誰擁有數(shù)據(jù)資源，所以檔案部門對大數(shù)據(jù)的定義范疇也正受到“量”的沖擊。從質(zhì)量來看，數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)只是通過初步對接形成的，準(zhǔn)確性、完整性、時(shí)效性、一致性不足，呈現(xiàn)出“有量無質(zhì)”的局面。而檔案平臺的數(shù)據(jù)是經(jīng)過鑒定流程歸檔后形成的，具有真實(shí)性、原始性、價(jià)值性，不可替代。

第二，呈現(xiàn)方式不同。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)是以字段形式顯示，更像一個(gè)完全意義上的數(shù)據(jù)庫，只能以表格的形式展示字段信息，停留在目錄級別。檔案平臺的數(shù)據(jù)是以可視化、固定化的友好界面呈現(xiàn)，除了能以表格形式導(dǎo)出字段信息，最突出的是以文件、圖片的方式。如，展示一個(gè)班級的成績信息，數(shù)據(jù)平臺只能導(dǎo)出一張數(shù)據(jù)表格。而檔案平臺除了可以導(dǎo)出數(shù)據(jù)表格，還能以一張張成績單的固化形式呈現(xiàn)信息，體現(xiàn)出檔案的原始記錄價(jià)值和憑證價(jià)值。也就是說，檔案平臺除了達(dá)到目錄級，更具本質(zhì)意義的是深入到全文級，更有利用價(jià)值，這也就決定了數(shù)據(jù)平臺無法替代檔案平臺。

第三，利用方式、對象不同。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)只能與各部門固定系統(tǒng)對接，導(dǎo)入到系統(tǒng)中才可以查看，并且只能面向校內(nèi)單位，經(jīng)過申請審批后才可以查詢，流程煩瑣。檔案平臺的數(shù)據(jù)是可以直接利用的原始數(shù)據(jù)，面向社會，可通過上門、來電、來函等方式查詢，更加靈活方便。

教育大數(shù)據(jù)治理的核心就是利用。數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)卻面臨著不可知、不可控、不可取等諸多問題，并不能代替檔案資源進(jìn)行利用。相反，檔案部門一直以來都在執(zhí)行檔案開發(fā)利用工作，經(jīng)驗(yàn)豐富，應(yīng)主動承擔(dān)起把握教育大數(shù)據(jù)利用范圍和方式的重任，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)為檔案平臺所用。

四、采用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)據(jù)開發(fā)

數(shù)據(jù)挖掘是人工智能和數(shù)據(jù)庫領(lǐng)域的熱點(diǎn)問題，是指從數(shù)據(jù)庫的大量數(shù)據(jù)中揭示出隱含的、先前未知的并有潛在價(jià)值信息的非平凡過程。數(shù)據(jù)挖掘是一種決策支持過程，它主要基于人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、模式識別、統(tǒng)計(jì)學(xué)、數(shù)據(jù)庫、可視化技術(shù)等，高度自動化地分析數(shù)據(jù)，作出歸納性的推理，從中挖掘出潛在的模式，幫助決策者減少風(fēng)險(xiǎn)，作出正確的決策。其中，數(shù)據(jù)粒度是指數(shù)據(jù)的細(xì)化和綜合程度。根據(jù)數(shù)據(jù)粒度細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化程度越高，粒度越??；細(xì)化程度越低，粒度越大。數(shù)據(jù)粒度細(xì)化值直接影響數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成信息再轉(zhuǎn)化為知識的進(jìn)程，以及輔助教育決策和教育信息化管理的進(jìn)程。

高校檔案部門保存著大量高價(jià)值的教育大數(shù)據(jù)，但一直以來都是粗顆粒度開發(fā)，并未充分挖掘出檔案數(shù)據(jù)中的有效信息。教育大數(shù)據(jù)治理環(huán)境下，應(yīng)對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行語義級細(xì)顆?；_發(fā)，從以往的全宗級、案卷級和文件級管理轉(zhuǎn)向語詞級的管理[2]23，以實(shí)現(xiàn)教育大數(shù)據(jù)治理，助力高校進(jìn)行科學(xué)決策。

綜上，檔案部門作為教育大數(shù)據(jù)的提供者、參與者、開發(fā)者，應(yīng)當(dāng)積極參與融合到教育大數(shù)據(jù)治理體系的構(gòu)建中，實(shí)現(xiàn)教育決策科學(xué)化、校園治理精準(zhǔn)化、公共服務(wù)高效化。但從實(shí)踐和技術(shù)來看，目前檔案部門參與教育大數(shù)據(jù)治理的水平和能力還有待提高，需要加強(qiáng)自身數(shù)據(jù)管理能力，加快與業(yè)務(wù)部門和數(shù)據(jù)部門的協(xié)同合作，開創(chuàng)參與教育大數(shù)據(jù)治理的新局面。