新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策探討

摘要：在新媒體環(huán)境下，高校檔案管理需要有效的利用資源來(lái)保證檔案管理信息化建設(shè)的順利展開(kāi)。引起領(lǐng)導(dǎo)層與所有員工的重視，挖掘檔案管理建設(shè)的高效、便捷價(jià)值，注重人才的培養(yǎng)，注重資源的節(jié)約性運(yùn)用。而本文就將立足于新媒體環(huán)境，詳細(xì)探討其對(duì)高校檔案信息化管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新媒體環(huán)境;高校檔案管理;對(duì)策

中圖分類號(hào)：G4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

基于互聯(lián)網(wǎng)、通訊技術(shù)發(fā)展而來(lái)的新媒體，在各行各業(yè)都發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。對(duì)于高校檔案管理而言，其信息化建設(shè)可以有效的發(fā)揮檔案本身的新媒體價(jià)值，讓檔案發(fā)揮更大的實(shí)用價(jià)值，同時(shí)讓檔案管理更為便捷高效，是檔案管理工作隨著時(shí)代發(fā)展的具體表現(xiàn)。

而對(duì)于新媒體環(huán)境下高校檔案管理信息化建設(shè)的背景而言，檔案管理信息化的深入研究，無(wú)疑是為了使得高校的學(xué)生及工作人員的日常工作與學(xué)習(xí)效率能夠得到有效提升。然而若是想要完成這一目的，就不可避免地會(huì)受到管理模式的限制與影響。特別是在剛開(kāi)始使用信息化技術(shù)的時(shí)候，信息產(chǎn)業(yè)的非標(biāo)準(zhǔn)化現(xiàn)象非常常見(jiàn)，其規(guī)范性，標(biāo)準(zhǔn)性以及真實(shí)性也頗受業(yè)界的質(zhì)疑。然而事實(shí)也確實(shí)如此，信息化管理模式的高重復(fù)性使得資源浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重。在這樣的背景之下，高校檔案管理信息化就顯得更為彌足珍貴，充滿希望。另外，無(wú)紙化辦公的實(shí)行，對(duì)于高校內(nèi)的辦公效率的提升有著極大的幫助。而無(wú)紙化辦公的最主要支持力量就是電子文件及其歸檔，管控。信息化高校檔案管理模式的施行更是使得電子檔案的辦公效率能夠比肩于使用紙質(zhì)檔案的辦公效率。故而，高校將紙質(zhì)辦公的必要性改為選擇性，是能夠在不影響效率的情況下最大程度地節(jié)約資源的，對(duì)于本該存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的空間，也能夠發(fā)揮出別的更有意義的作用。同時(shí)，節(jié)省下來(lái)的勞動(dòng)時(shí)間也能夠創(chuàng)造更多的價(jià)值，提升工作與學(xué)習(xí)效率。

1. 新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響

1.1缺乏足夠重視

在高校檔案管理中，信息化建設(shè)在不斷的推進(jìn)，但是對(duì)于大多數(shù)高校而言，在此方面仍舊有較大的上升空間。領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于多媒體環(huán)境下的檔案信息化管理缺乏足夠的重視，一方面是源于信息化建設(shè)需要耗費(fèi)大量的資金，日常維護(hù)管理需要更為專業(yè)的人員，是一個(gè)長(zhǎng)期投入的過(guò)程。另一方面在于信息化建設(shè)會(huì)帶來(lái)一定安全隱患，如果處理不好，容易導(dǎo)致重要檔案資源的泄露。因此，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層而言，在此方面存在一定嘗試的動(dòng)力，但是也對(duì)其隱患有較大的擔(dān)憂。面對(duì)著信息化建設(shè)在各行各業(yè)的展開(kāi)，大多數(shù)學(xué)校仍舊會(huì)帶著嘗試性的心態(tài)做一定的檔案信息化管理的試水。而對(duì)于為了其安全與使用效果所需的高投入，仍舊存在支持不足的現(xiàn)象。此外，對(duì)于檔案管理，各學(xué)校缺乏其價(jià)值的認(rèn)可，由此導(dǎo)致在管理上相對(duì)混亂無(wú)序，無(wú)法將其實(shí)際新媒體管理的價(jià)值發(fā)掘出來(lái)。[1]

1.2網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題

由于多媒體環(huán)境下的檔案管理在高校檔案管理中存在的時(shí)間并不長(zhǎng)，同時(shí)每一年的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題推陳出新。在解決舊的網(wǎng)絡(luò)問(wèn)題后又會(huì)有新的問(wèn)題處理。因此檔案信息化管理一直受到安全威脅的沖擊。當(dāng)下的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)日益頻繁，檔案管理有關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)也更容易與外界連接，部分是因?yàn)楣ぷ魅藛T操作不當(dāng)，部分是因?yàn)橛嘘P(guān)人員不遵守信息保密的規(guī)則與專業(yè)的系統(tǒng)操作，由此導(dǎo)致信息安全風(fēng)險(xiǎn)。網(wǎng)絡(luò)上會(huì)有多種的技術(shù)對(duì)信息盜取形成沖擊，對(duì)于管理人員，如果缺乏專業(yè)的水準(zhǔn)，非常容易調(diào)入陷阱。

1.3資金缺乏

多媒體環(huán)境下的檔案信息化管理需要較多的資金支持，而且是持續(xù)性的維護(hù)管理。部分高校會(huì)花資金購(gòu)買(mǎi)信息建設(shè)有關(guān)軟件與硬件設(shè)施，有的會(huì)聘用專業(yè)的信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)做好學(xué)校的信息化建設(shè)工作。但是總體來(lái)說(shuō)，整體的資金投放上相對(duì)較少，經(jīng)費(fèi)較為短缺，由此導(dǎo)致了最終成效不足，部分也與管理不善有密切關(guān)系。

2.基于新媒體的高校檔案管理信息化建設(shè)

2.1引起領(lǐng)導(dǎo)層重視

要做好高校檔案管理信息化建設(shè)，可以讓更為完善的信息化管理來(lái)發(fā)揮檔案的新媒體價(jià)值。要將該價(jià)值有效的引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與工作人員的重視。不僅要讓領(lǐng)導(dǎo)層重視，同時(shí)也讓每個(gè)部門(mén)的工作人員意識(shí)到，積極配合信息化建設(shè)可以有效的讓各工作崗位獲得更專業(yè)的信息支持，提升工作的便捷性。通過(guò)專業(yè)信息化建設(shè)，在各有關(guān)系統(tǒng)賬戶的運(yùn)用下就可以有效輕松搜索獲取工作所需的檔案資料，避免花精力去實(shí)體空間尋找，或者拜托他人尋找。引起所有工作人員的重視，由此得到更多人員的支持，為檔案管理信息化建設(shè)鋪平道路。領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可可以有效促使其他部門(mén)工作人員配合有關(guān)工作的開(kāi)展。[2]

2.2注重人才的培養(yǎng)

要多選用專業(yè)的機(jī)構(gòu)團(tuán)隊(duì)或者在學(xué)校內(nèi)部組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，由此來(lái)更好的幫助信息化建設(shè)順暢、專業(yè)的展開(kāi)。在崗位人員安排上，一方面盡可能選擇專業(yè)對(duì)口的工作人員，另一方面需要注重在崗人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。可以通過(guò)讓工作人員參與培訓(xùn)班或者進(jìn)修來(lái)提升專業(yè)素養(yǎng)。培訓(xùn)可以在線培訓(xùn)與實(shí)體課程培訓(xùn)，具體依據(jù)工作人員時(shí)間、精力狀況，保證培訓(xùn)安排的有效性。在崗培訓(xùn)與崗前培訓(xùn)都需要結(jié)合進(jìn)行，有效的確保工作人員更好的掌握實(shí)際工作所需，讓工作能力隨著工作需求不斷的與時(shí)俱進(jìn)。

2.3注重資源合理運(yùn)用

作為高校本身，擁有著大量的社會(huì)資源與人才資源，為了減少信息化建設(shè)中的經(jīng)費(fèi)消耗，可以運(yùn)用有效的資源來(lái)提供幫助。在信息化建設(shè)的有關(guān)系統(tǒng)設(shè)計(jì)或者日常維護(hù)中，可以運(yùn)用教師團(tuán)隊(duì)資源或者有關(guān)社會(huì)資源，盡可能的將費(fèi)用降到可以承受的范圍，同時(shí)又保證系統(tǒng)的安全與有效性。在經(jīng)費(fèi)的運(yùn)用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費(fèi)。以實(shí)用性為主，避免過(guò)高標(biāo)準(zhǔn)而不適合實(shí)際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化的使用，以及新媒體、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名之類的信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲(chǔ)、搜索能夠有堅(jiān)實(shí)的技術(shù)保障。而高校要做的便是活用這些高新的信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

2.4搭建信息化檔案管理的架構(gòu)保障。

第一，要做好前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)的完善工作。信息化檔案管理模式依靠于操作性高的前端業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，已然是公認(rèn)的事實(shí)了。而高校的各相關(guān)部門(mén)及學(xué)生組織的電子文件管理也應(yīng)當(dāng)自上層就施行好設(shè)計(jì)方面的工作，對(duì)于電子文件的源頭管理做好具有科學(xué)性及實(shí)用性的計(jì)劃。尤其是針對(duì)電子文件的流動(dòng)過(guò)程中的紙質(zhì)文件，更要做好適當(dāng)?shù)慕槿牍ぷ骷靶ЯΦ拇_認(rèn)工作。[3]

2.5筑牢信息化檔案管理的安全保障。

信息化檔案管理模式下的電子文件的真實(shí)性，是能夠直接決定信息化檔案管理模式能否成功運(yùn)用的，其重要性也不言而喻。在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用如此廣泛化的當(dāng)下，電子文件的安全系數(shù)也不容樂(lè)觀。各式各樣的病毒以及無(wú)孔不入的黑客，都對(duì)信息化檔案管理模式的運(yùn)用造成了不可預(yù)料的影響。故而，高校信息化檔案管理模式亟需補(bǔ)足漏洞。首先便是要將電子文件歸檔的安全性提升起來(lái)，依照不同的文件格式，如文檔、圖片以及音頻等，進(jìn)行不同的收集方式，并使其存儲(chǔ)的流程更加科學(xué)高效。其次，便是要確保電子文件儲(chǔ)存的介質(zhì)能夠安全。電子文件一般而言是放置于光盤(pán)、磁盤(pán)中的，對(duì)于這些電子文件儲(chǔ)存的介質(zhì)，要經(jīng)常性地做好保養(yǎng)工作，尤其是防磁、溫度濕度的控制，以及物理刮擦的防范，更尤為重要。其三，就是要做好相應(yīng)的抽查。針對(duì)電子文件檔案，需要展開(kāi)隨機(jī)的抽取檢查。最后，便是要將網(wǎng)絡(luò)信息安全水平提升起來(lái)。對(duì)此，要將電子文件的版權(quán)技術(shù)以及數(shù)字印技術(shù)完善起來(lái)。在登錄高校電子文件的系統(tǒng)時(shí)，也要將身份認(rèn)證的過(guò)程規(guī)劃化。另外，某些電子文件的涉密程度若是較高，則需要由專業(yè)人士施加獨(dú)特的加密手段以及防火墻使用，并經(jīng)由高校工作人員定期地進(jìn)行病毒的查殺，以使得電子文件的數(shù)據(jù)能夠保持安全。[4]

3.小結(jié)

基于新媒體環(huán)境潮流，高校檔案管理信息化建設(shè)可以更好的讓有關(guān)工作與時(shí)俱進(jìn)。但是在實(shí)際的處理中，也會(huì)因?yàn)槎喾N多樣的阻力導(dǎo)致價(jià)值無(wú)法開(kāi)發(fā)運(yùn)用，甚至導(dǎo)致資源閑置浪費(fèi)。要充分調(diào)動(dòng)各方面的配合，有助于在信息化建設(shè)上保持更低成本，實(shí)現(xiàn)實(shí)用性的管理效果。

參考文獻(xiàn)

[1]董秀銳. 新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策探討[J]. ?2020.

[2]劉珊. 探討新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策[J]. 才智， 2020， 000（014）：217.

[3]張福明， 張嵩. 探討新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策[J]. 公關(guān)世界， 2020（8）：2.

[4]蔡志強(qiáng). 探討新媒體環(huán)境對(duì)高校檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)對(duì)策[J]. ?2021（2019-20）：20-21.

作者簡(jiǎn)介：

姜萌，女，漢族，山東青島人，大學(xué)本科學(xué)歷，館員職稱，主要研究檔案管理方向。