高校干部人事檔案管理模式改革創(chuàng)新的思路

石睿

摘 要：干部人事檔案是高校人事檔案工作的主體，不斷提高干部人事檔案工作的質量與水平，對推動高校人才強校戰(zhàn)略、選拔干部、培養(yǎng)匯聚優(yōu)秀人才具有非常重要的意義。黨的十八大以來，在全面從嚴治黨的新形勢下，干部人事檔案工作在清理治理檔案造假、科學高效利用方面取得了顯著成績，總結以往的經驗教訓，中共中央辦公廳于2018年11月印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱 《條例》），為今后干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化方面提供了基本遵循。本文結合工作實際，總結高校干部人事檔案工作中存在的問題，分析不同管理模式的利弊，探討高校干部人事檔案工作的改革創(chuàng)新思路，以全面提升工作質量，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設高素質專業(yè)化干部隊伍中的重要作用。

關鍵詞：干部人事檔案工作;管理模式;改革創(chuàng)新

一、干部檔案的形成與干部人事檔案的主要依據

我國的干部檔案形成于中國共產黨成立之初，它的雛形由黨員干部的登記表冊、調查材料等構成，是組織了解考察、培養(yǎng)干部的重要方法和手段，但由于當時惡劣的斗爭環(huán)境，初期的干部檔案幾乎都沒有保存下來。新中國成立后，我國的人事檔案按照個人的身份可劃分為干部檔案、職工檔案、學生檔案、軍人檔案四大類型。由于人事檔案具有動態(tài)性，干部個人身份如果發(fā)生轉變檔案類型也會隨之轉變，因此近些年“干部人事檔案”這一動態(tài)性提法，被廣泛使用在組織工作文件中。

經過幾十年發(fā)展，我國干部人事檔案工作形成了一個特有的、較完整的體系，尤其2018年11月中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》使干部人事檔案的管理機制體制更加合理完善、更加符合時代要求?！稐l例》按照新時代黨的建設總要求，全面貫徹新時代黨的組織路線，堅持黨要管黨、全面從嚴治黨，從頂層設計、制度層面做出系統(tǒng)謀劃、為干部人事檔案工作提供了基本遵循。目前，對干部人事檔案管理具有指導意義，依據主要有三大類：第一，是具有普遍意義的上位類法律法規(guī)。如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》;第二，是黨內法規(guī)和干部任職方面的法規(guī)?！稐l例》首次將《中國共產黨章程》等黨內法規(guī)和《中華人民共和國公務員法》列為干部人事檔案工作的依據，對干部人事檔案工作提出了更高的政治性要求，凸顯了更高的政治定位;第三，是專門用來指導人事檔案工作條例、制度和規(guī)定。除2018年出臺的新《條例》外，還包括一系列與干部檔案相關的制度和規(guī)定，如《干部檔案整理工作細則》 《中共中央組織部關于印發(fā)〈干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定〉的通知》、中共中央組織部《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》等。

二、干部人事檔案的主要特征及工作思路

1.政治性和保密性

“黨管干部、黨管人才”是干部人事檔案工作的首要原則。我國的干部人事檔案，具有鮮明的政治特征，在不同歷史時期為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，在教育培養(yǎng)、選拔任用、從嚴管理監(jiān)督干部等方面發(fā)揮了重要作用。做好人事檔案工作是一項長期持續(xù)的工程，要求管理人員有較高的政治意識和責任擔當，樹立規(guī)矩意識，將自覺遵守政治紀律、工作制度內化為工作意識，外化為行為操守，做到政治堅定、堅持原則、忠于職守、甘于奉獻、嚴守紀律?！稐l例》第二十八條規(guī)定：各級黨政機關、國有企事業(yè)單位和其他組織及個人，對于屬于國家秘密、工作秘密的干部人事檔案材料和信息，應當嚴格保密;對于涉及商業(yè)秘密、個人隱私的材料和信息，應當按照國家有關法律規(guī)定進行管理。做好干部人事檔案工作必須牢固樹立保密觀念，建立嚴格的保密制度和查借閱利用的手續(xù)，確保人事檔案實體及信息的安全保密。

2.真實性和權威性

干部人事檔案的真實性是指檔案材料的真實性和內容準確性，是干部人事檔案的生命和工作的重點。近年發(fā)現的檔案涂改造假等問題，嚴重損害檔案的權威性和公信力，因此，《條例》新增了檔案審核和紀律監(jiān)督的內容，干部人事檔案工作應當從制度建設入手，全面規(guī)范檔案的“建、管、用”的各個環(huán)節(jié)，細化責任分工，強化責任擔當，扎緊“籬笆”、筑牢“堤壩”，從根本上鏟除檔案造假等問題存在的土壤和條件。

3.動態(tài)性和實時性

干部人事檔案是由工作單位或人事管理代理機構在干部本人的中學、大學和研究生的學籍檔案基礎上建立，記錄干部個人成長經歷的載體，它的內容隨著干部個人經歷的增加而不斷豐富和變化，檔案關系也隨著人事關系的變動進行轉移，即“人檔統(tǒng)一，檔隨人走”。干部人事檔案必須反映干部德、能、勤、績、廉全方位的真實情況，檔案內容符合新時代發(fā)展需求和現實工作需要，改變被動的收集方式，主動豐富檔案內容，如增加抓黨建工作材料、體現干部忠誠干凈擔當材料、反映教師科研水平，創(chuàng)新能力等方面的材料等。

4.專業(yè)性和復雜性

人事檔案是一種專業(yè)檔案，是一項專業(yè)要求較高的工作，人事檔案內容豐富，材料涉及歷史時間長，政策性強，要求檔案工作人員不僅要掌握檔案收集整理、保管方面的專業(yè)知識，更要熟悉不同歷史時期的相關政策法規(guī)，這樣才能具備發(fā)現問題和處理問題的能力。同時，干部人事檔案工作還加快檔案信息化的步伐，實現高效科學管理，立足大數據技術，豐富干部、人才數字化信息，發(fā)揮檔案大數據分析對干部、人才綜合性評價的支撐作用。

三、高校干部人事檔案的現狀

高校人事檔案主要由管理人員檔案、專業(yè)技術人員檔案、工勤人員檔案構成，其中，管理人員和專業(yè)技術人員檔案占人事檔案的絕大多數，只有極少數的工勤人員檔案，因此干部人事檔案是高校人事檔案工作的主體。人事檔案管理是組織人事管理工作中的重要組成部分，科學合理的管理，可以為人員的選聘、檔案的整理、收集、保存、審核利用提供便利，在人才引進與培養(yǎng)、人才政策制定等方面也具有舉足輕重的作用，是高校實施人才強校戰(zhàn)略的工具和依托。陜西高校的干部人事檔案管理水平總體比較落后，大部分院校還未全面實施檔案信息化管理，主要業(yè)務和工作仍然停留在對實體檔案的管理上。管理模式基本上都按規(guī)定落實“分級負責、集中管理”的模式。即人事檔案由組織人事部門或者檔案館集中管理，按照干部管理權限分級負責，不得分散于其他部門保管或由個人私自保管?！胺旨壺撠煛⒓泄芾怼笔侨耸聶n案管理必須遵守的原則之一。以下，分析陜西高校管理模式和管理方式的差別，試用新時代創(chuàng)新思維探索適合高校自身發(fā)展和建設的管理模式和方法。

四、陜西高校的人事檔案管理現狀及管理模式

模式一：干部人事檔案由組織人事部門統(tǒng)一管理的模式

這種管理模式更加符合“分級負責、集中管理”的要求，一般采取組織部門管理處科級（或處級）管理人員檔案，人事部門管理專業(yè)技術人員和其他人員檔案的管理模式。這種管理模式，由于直接領導者和管理人員對黨的組織路線、用人原則認識更充分，對高校人才建設的需求和導向更加了解，可以更直接參與干部人事檔案的“建、管、用”工作環(huán)節(jié)，更容易發(fā)現工作中的問題和不足，及時糾錯改錯，有利于從制度層面規(guī)范工作程序。確保干部人事檔案工作與黨的干部人才工作的一致性，維護黨的干部人才工作的原則性、權威性。

不足之處，主要表現為：一是容易受其他重點工作影響，受到忽視。組織人事部門是高校重要職能部門，業(yè)務范圍廣、重點工作多，干部人事檔案很容易被當作次要工作被忽視，專職管理人員協(xié)助其他科室的現象較為普遍。干部人事檔案工作由于工作環(huán)境封閉、具有保密性，得到其他科室?guī)椭蛥⑴c度較低，應對各種問題主要依靠檔案管理人員“單打獨斗”，討論溝通機會較少 ;二是資源不易得到整合，有礙發(fā)展創(chuàng)新。在組織人事部門管理下，存在的庫房環(huán)境、辦公設備較差、科學化管理水平較低的現象。管理人員接受專業(yè)培訓、參加學術活動的機會較少，協(xié)助其他科室的工作任務相對較多，不利于科學創(chuàng)新;三是部分檔案分散管理。很多高校處級干部檔案由組織部單獨管理，這部分檔案往往由兼職人員管理。這種情況下，由于缺乏專業(yè)的統(tǒng)一的管理，容易出現材料歸檔不及時、缺失，整理維護不到位等問題，缺乏安全性規(guī)范管理。

模式二：將人事檔案管理整合到檔案館集中管理的模式

這種管理模式多見于檔案館資金充足，管理條件較好的高校，主要優(yōu)勢在于：一是利于人事檔案資源的利用和文化研究。人事檔案是國家檔案的一部分，將干部人事檔案整合到檔案館統(tǒng)一管理，檔案系統(tǒng)將更加完整。人事檔案在組織人事部門管理情況下，一些不涉及國家機密、工作機密的檔案資源也失去被發(fā)掘利用的機會，受到“機密” 觀念的影響，研究檔案、文化歷史專家也很難接觸到人事檔案，干部人事檔案的文化價值、史料研究價值被忽略;二是可獲得更多共享資源，科學化管理手段較為完備。檔案館一般擁有較充裕的專項資金、先進設備、標準庫房等資源，這種管理模式在資源共享、技術支持方面更容易獲得，有利于加快人事檔案信息化的步伐，實現科學化管理。

這種模式下的不足之處主要表現在以下幾個方面：第一，在管理機制上存在錯位。高校黨委（黨組）對干部人事檔案工作負主體責任，干部人事檔案管理工作是全面從嚴治黨，從嚴管理干部的重要組成部分。干部人事檔案由組織部門領導，才能保證高校黨委（黨組）容易第一責任的落實，保障管理機制的正確方向，才能更好地確保人事檔案工作的政治站位;第二，管理效能難以提高。人事檔案的材料多來源于組織人事部門，且檔案審核的信息認定也與組織人事工作的相關性更大，這些工作由“懂政策、知規(guī)矩”的行家里手承擔和參與，如果由檔案館管理很容易由于政策把握不到位、執(zhí)行制度不嚴謹，造成工作脫節(jié)，影響檔案質量和管理效能。

以上兩種管理模式是現今干部人事檔案管理模式中最常見的兩種，但在管理機制方面，第二種管理機制存在一定程度的錯位，如果組織部門完全放棄對人事檔案的管理和領導權，就很難落實黨委（黨組）對干部人事檔案工作負主體責任，不符合干部人事檔案工作立足黨管干部、黨管人才的時代要求，容易造成人事檔案工作與黨的干部人才工作的脫節(jié)，應當及時理順管理機制，落實管理職責。

筆者曾經考察寶雞市委組織部人事檔案管理科，認為他們的管理模式值得借鑒與推廣。寶雞市委組織部人事檔案管理科設立在檔案館內，檔案庫房、辦公室、整理室、借閱室四室分離，庫房內使用智能回轉柜、恒濕機、監(jiān)控攝像頭，并且已經完成檔案專項審核全覆蓋，實現檔案數字化，檔案查借閱全部使用電子檔案。不難看出良好管理效能，是因為他們理順了管理機制，工作得到了黨委的充分重視，尤其是檔案科干部默默付出了很多努力。這種既不打亂管理機制，又突破管理壁壘，整合利用檔案館資源的創(chuàng)新做法值得我們借鑒和學習。

五、干部人事檔案工作的改革創(chuàng)新思路

現階段，雖然我們已經摸索出一套適合中國國情和現實需求的管理方式，《條例》從體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監(jiān)督等方面都對干部人事檔案工作加以了規(guī)范和約束，為人事檔案工作提供了基本遵循。但是干部人事檔案的改革之路依然任重道遠。由于過去長時期的不規(guī)范管理，人們的檔案意識比較淡薄，徹底解決檔案內容不全面、信息不準確、日常管理不規(guī)范、科學化水平低等現象和問題如同治療頑癥痼疾，不能一蹴而就，需要堅持不懈地努力，不斷創(chuàng)新。對傳統(tǒng)干部人事檔案工作進行改革，應從以下方面入手：

1.加強制度建設，細化工作制度

干部人事檔案造假，人事檔案真實性出現問題，根本原因在于干部人事管理制度執(zhí)行不嚴，責任落實不清，紀律監(jiān)督不足。以問題為導向細化工作制度從嚴管理干部人事檔案的根本途徑。例如，建立人事檔案聯絡員制度，人事檔案歸集材料眾多，對歸檔材料的填寫規(guī)范和手續(xù)是否完備的檢查，應當從歸口、入口落實雙向檢查機制，確保檔案內容的可靠性。針對檔案內容建設，可以根據本單位工作實際制定《人事檔案歸集目錄》豐富檔案內容，防止漏歸、少歸。

2.創(chuàng)新宣傳手段，增強檔案意識

過去很多人的檔案意識較弱，如填寫履歷時比較隨意，對自己不利的信息不寫、少些甚至編造篡改經歷。加強檔案知識宣傳、《條例》宣傳，不僅可以使相關部門和廣大干部積極配合檔案管理人員的工作，提高檔案管理效率，還能對人事檔案工作起到監(jiān)督促進作用。宣傳手段可以采取創(chuàng)建微信公眾號、印刷小冊子、制作宣傳標語、拍攝小視頻、開設知識講座、知識問答等多種形式。

3.提升干部人事檔案管理人員的綜合素質

干部人事檔案的管理水平和工作質量最終都需要依靠人來實現。人事檔案管理人員的政治素質、奉獻精神責任擔當是第一位的。如果檔案管理人員缺乏擔當，對檔案中發(fā)現的問題或存疑現象聽之任之，就會助長歪風邪氣，使干部考察出現偏差，讓失德失信的人混入領導干部隊伍，使黨的事業(yè)受到損害。當今社會是信息社會，檔案管理人員需要具備較強的信息處理能力、信息化應用能力，以及具備一定的數據分析能力。

六、結語

干部人事檔案改革與創(chuàng)新是時代發(fā)展的要求，做好新時代檔案理論工作，是每一位檔案工作者的歷史使命，必須時刻把堅持黨的原則放在第一，把人民利益放在第一位，敢于較真碰硬，同時不斷加強服務理念，推進干部人事檔案工作高質量、高水平發(fā)展，使干部人事檔案更好服務廣大干部人才、服務黨的建設的偉大工程、服務習近平新時代中國特色社會主義偉大事業(yè)。

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（作者單位：西安外國語大學人事檔案辦公室）