醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理分析

趙曼

摘 要：隨著我國教育管理工作不斷完善，管理水平衡量了高校的教學(xué)管理水平。在信息化時代的當(dāng)下，“得數(shù)據(jù)者得天下”，醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理重要性日漸凸顯。醫(yī)學(xué)院校在開展教學(xué)管理時，需要制定出嚴(yán)謹(jǐn)周密的授課計劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂發(fā)放資料、教學(xué)計劃安排、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、考試成績等一系列內(nèi)容。醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案一般是以文字資料、統(tǒng)計圖表、教學(xué)匯總、視頻圖片等諸多載體保存的信息，這也為醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理工作帶來了較多難度。本文將針對醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀與問題進(jìn)行詳細(xì)分析，其目的是研究出醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理策略。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)院校;教務(wù)檔案;規(guī)范化

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理是醫(yī)學(xué)院校發(fā)展的內(nèi)在要求，在醫(yī)學(xué)教育領(lǐng)域競爭日漸激烈的當(dāng)下，想要展現(xiàn)出醫(yī)學(xué)院校自身專業(yè)水平，不僅需要不斷創(chuàng)新教育教學(xué)模式，還要從內(nèi)部管理層次上進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案自身對其教育教學(xué)工作發(fā)展具備輔助作用，能極大推動教育教學(xué)工作的穩(wěn)步創(chuàng)新。但是醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案當(dāng)中所涉及的存儲載體、檔案類型相對較多，直接導(dǎo)致其管理難度增加。此外，當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化水平不足，直接阻礙了其優(yōu)化創(chuàng)新，無法展現(xiàn)出醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案自身最大價值。本文將針對醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行詳細(xì)分析。

一、醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理現(xiàn)狀

結(jié)合當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校實際情況來看，教務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的意義重大。做好教務(wù)檔案規(guī)范化管理，能夠讓教務(wù)檔案管理起來更加高效、檔案整體結(jié)構(gòu)也更加清晰，非常便于廣大管理人員進(jìn)行檔案信息查詢與利用。此外，教務(wù)檔案的規(guī)范化管理，能夠讓檔案管理工作更加具備科學(xué)化、專業(yè)化。因為醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案自身就較為復(fù)雜，對教務(wù)檔案開展規(guī)范化管理，能夠優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，將教務(wù)檔案進(jìn)行分門別類，更加便于查詢利用。當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校無論教育教學(xué)還是管理，都朝著信息化趨勢發(fā)展，很多教務(wù)檔案都進(jìn)行了信息化存儲管理，這也更加暴露了傳統(tǒng)教務(wù)檔案管理存在的弊端。在具體開展教務(wù)檔案管理時，大部分管理內(nèi)容并沒有明確各個管理流程、管理環(huán)節(jié)，只是簡單對教務(wù)檔案信息進(jìn)行登記、存儲，“重存儲、輕利用”的問題日漸凸顯，無法在信息化時代下，真正呈現(xiàn)出教務(wù)檔案信息的價值。信息化在醫(yī)學(xué)院校全面貫徹的當(dāng)下，教務(wù)檔案管理工作必須要實現(xiàn)規(guī)范化發(fā)展，優(yōu)化檔案管理、管理流程和形式，借助規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的方式對教務(wù)檔案等各項檔案開展有序管控，確保醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理規(guī)范化實施，為教務(wù)檔案高質(zhì)量應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

二、醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案功能

1.服務(wù)管理功能

相比其他檔案來說，醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案自身存在特殊性，其中蘊(yùn)含了諸多教學(xué)管理和教學(xué)運(yùn)行的檔案內(nèi)容，諸多存證對于醫(yī)學(xué)院校發(fā)展和進(jìn)步有著重要價值，甚至一些檔案被列為醫(yī)學(xué)院校發(fā)展的機(jī)密檔案。醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案具備原始性特點，有著其他材料無法代替的作用。在進(jìn)行學(xué)校管理的過程中，教務(wù)管理人員、教師、學(xué)生們都可以查看原始記錄，服務(wù)醫(yī)學(xué)院校管理工作開展，并且為醫(yī)學(xué)院校的決策提供強(qiáng)大的數(shù)據(jù)保障。

2.學(xué)習(xí)利用功能

醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案還具備學(xué)習(xí)利用功能，能夠有效對學(xué)生們各個學(xué)年的成績進(jìn)行記載。結(jié)合學(xué)生們學(xué)年總體成績的實際檔案，可以為如何制定教學(xué)計劃、規(guī)劃教學(xué)安排奠定服務(wù)基礎(chǔ)。醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案能夠切實有效為教師、教學(xué)管理的下一步安排作參考。

三、醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理存在的問題

1.忽視了教務(wù)檔案管理重要性

教務(wù)檔案在醫(yī)學(xué)院校當(dāng)中具備極大價值，但是當(dāng)前很多管理人員忽視了教務(wù)檔案管理的重要性，導(dǎo)致很多教務(wù)檔案搜集不完整等較多問題出現(xiàn)。而當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校的管理人員思維模式較為固化，無法深入了解教務(wù)檔案的重要性，并且受到傳統(tǒng)“重視存儲、輕視利用”的觀念影響，在檔案管理工作實施的過程中，往往會受到諸多條例、規(guī)范影響，無法最大程度上展現(xiàn)出教務(wù)檔案的利用價值、利用效率。一些檔案管理人員在管理時獨斷現(xiàn)象凸顯，不僅無法實現(xiàn)傳統(tǒng)教務(wù)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化，而且降低了教務(wù)檔案的應(yīng)用價值。

2.缺乏規(guī)范化教務(wù)檔案管理機(jī)制

在開展教務(wù)檔案管理時，想要確保整個教務(wù)檔案管理規(guī)范化實施，必須要在規(guī)范化制度的管控之下，促進(jìn)各項教務(wù)檔案管理工作順利實施。在醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理體系當(dāng)中，教務(wù)處作為學(xué)校教務(wù)管理的樞紐，絕大部分教學(xué)管理相關(guān)事務(wù)都由教務(wù)處負(fù)責(zé)執(zhí)行。在長期的教學(xué)管理過程當(dāng)中，一般醫(yī)學(xué)類院校的教務(wù)處，只對教學(xué)檔案室的文檔進(jìn)行存儲、管理，并沒有系統(tǒng)性地制定出專門的醫(yī)科類教務(wù)檔案規(guī)范化管理細(xì)則及措施，這樣就會造成教務(wù)檔案管理工作開展時出現(xiàn)無序、自由隨意性，直接對教學(xué)評估、領(lǐng)導(dǎo)決策、科研改革等諸多工作帶來不利影響。

3.教務(wù)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不足

教務(wù)檔案管理工作貫穿在醫(yī)學(xué)院校日常管理各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，在實施教務(wù)檔案管理時，往往存在教務(wù)檔案管理人員不足、數(shù)量不寬裕等諸多情況。而且醫(yī)學(xué)院校很多教務(wù)檔案管理人員之前都沒有從事過檔案管理工作。在實施教務(wù)檔案管理工作中，很多管理內(nèi)容都具備專業(yè)性，如資料管理、文檔匯編存儲等，都是需要具備專業(yè)知識的檔案管理人員才能夠勝任。但是當(dāng)前具備專業(yè)知識的檔案管理人員少之又少。大多數(shù)教務(wù)檔案管理人員在完成眼下工作之后，很少會認(rèn)真琢磨如何做好教務(wù)管理檔案的具體工作。雖然很多教務(wù)檔案管理人員在上崗之前都會經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，但是培訓(xùn)力度有限，缺乏可持續(xù)性的人才培養(yǎng)工作，直接造成人員專業(yè)水平低下，教務(wù)檔案管理規(guī)范化執(zhí)行難度較大。

4.教務(wù)檔案管理信息化水平較低

當(dāng)前我國已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時代，社會各個領(lǐng)域都朝著信息化趨勢發(fā)展。信息化技術(shù)與檔案管理工作融合密切，積極開展信息化檔案管理建設(shè)，可以有效提升醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案管理水平。在信息化檔案管理工作當(dāng)中，可以借助信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案信息搜集、分類、保存、利用等幾個內(nèi)容。檔案管理工作開展需要完善的軟件與硬件設(shè)施，還需要具備專業(yè)信息化技能的工作人員，健全優(yōu)化信息化檔案管理體系，才能切實有效地促進(jìn)教務(wù)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。但是當(dāng)前醫(yī)學(xué)院校不僅缺乏具備信息化管理技能水平人員，而且還相對缺失完善的軟件與硬件體系，導(dǎo)致信息化教務(wù)檔案管理工作開展步履維艱。雖然一些醫(yī)學(xué)院校初步認(rèn)識到了信息化建設(shè)的重要性，但是往往信息化改革建設(shè)并不深入，直接阻礙了教務(wù)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。

四、醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理策略

1.全面強(qiáng)化檔案管理工作重要性

醫(yī)學(xué)院校想要全面貫徹實施教務(wù)檔案規(guī)范化管理，必須要全面認(rèn)識到教務(wù)檔案管理工作的重要性，在醫(yī)學(xué)院校內(nèi)全面貫徹教務(wù)檔案規(guī)范化管理思想，讓院校領(lǐng)導(dǎo)和每一個檔案管理人員都認(rèn)識到檔案規(guī)范化管理工作的重要性。醫(yī)學(xué)院校應(yīng)該結(jié)合學(xué)校發(fā)展需求，在校院領(lǐng)導(dǎo)主持之下，制定出完善的教務(wù)檔案規(guī)范化管理條例、管理規(guī)范，實事求是配合醫(yī)學(xué)院校科研工作、教學(xué)工作，充分展現(xiàn)出教務(wù)檔案管理工作的價值。結(jié)合《中華人民共和國檔案管理法》的要求，制定出教務(wù)檔案工作制度準(zhǔn)則，切實有效地提高教務(wù)檔案管理人員的工作效率。因為醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案規(guī)范化管理工作在前期檔案數(shù)據(jù)信息搜集的過程中，需要涉及醫(yī)學(xué)院校各個領(lǐng)域，所以在進(jìn)行檔案管理工作時，應(yīng)該在學(xué)校各部門貫徹規(guī)范化管理思想、理念，并且制定出完善的檔案投送流程，讓每個部門都能夠按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化流程參與到檔案管理工作當(dāng)中。同時，還要對教務(wù)檔案管理工作進(jìn)行具體化分工，確保各個科室的檔案管理人員都明確自己的工作內(nèi)容、任務(wù)、工作流程，有條不紊地做好檔案信息的搜集、檢查、歸檔工作，杜絕檔案信息遺漏、丟失等問題發(fā)生。

2.完善教務(wù)檔案規(guī)范化管理制度

健全完善的教務(wù)檔案規(guī)范化管理制度，是保障教務(wù)檔案規(guī)范化管理工作的根本。其一，制定各種業(yè)務(wù)工作規(guī)范。對教務(wù)檔案歸檔工作規(guī)范、工作流程進(jìn)行嚴(yán)格把控，對網(wǎng)絡(luò)歸檔工作流程進(jìn)行細(xì)化。此外，還需要細(xì)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作流程規(guī)范，對檔案借閱工作流程、銷毀鑒定工作流程進(jìn)行規(guī)范。積極引入現(xiàn)代化技術(shù)，明確信息化檔案管理工作的規(guī)范和流程。做好教務(wù)檔案的收、管、用等各個環(huán)節(jié)，做到每個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。其二，建立預(yù)立卷制度。在進(jìn)行信息化檔案信息歸檔工作時，為了保障信息化教務(wù)檔案規(guī)范化管理順利實施，必須要明確權(quán)責(zé)，確定誰經(jīng)辦、歸誰管的制度。及時將辦理完畢的流程、非流程電子材料移交到檔案員賬戶，進(jìn)行合理分類保管。此外，還應(yīng)該做好檔案材料的信息交接管理，確保經(jīng)辦檔案萬無一失和完整性。教務(wù)檔案管理人員應(yīng)該肩負(fù)起自身的責(zé)任，實現(xiàn)信息化隨辦隨歸，每個月定期按照數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分級管控，按照集中管理的原則，進(jìn)行預(yù)立卷，校院領(lǐng)導(dǎo)們應(yīng)該按照每一季度對檔案工作開展的情況進(jìn)行全面檢查。若發(fā)現(xiàn)教務(wù)檔案規(guī)范化管理存在差錯，必須要第一時間進(jìn)行權(quán)責(zé)追查，確保各項教務(wù)檔案規(guī)范化管理順利實施。其三，構(gòu)建出檔案管理基本情況與統(tǒng)計臺賬。醫(yī)學(xué)院校應(yīng)該結(jié)合教務(wù)檔案規(guī)范化管理實際情況，構(gòu)建出教務(wù)檔案管理工作季度檢查表，并且詳細(xì)記錄檔案移轉(zhuǎn)交接登記本。嚴(yán)格管控入庫登記，做好銷毀檔案登記工作，借助明確、有條理的臺賬，真實、客觀、具體、精準(zhǔn)地對教務(wù)檔案管理各項工作進(jìn)行細(xì)致把控，促進(jìn)教務(wù)檔案規(guī)范化管理發(fā)展。

3.加快信息化教務(wù)檔案管理建設(shè)

在我國各行各業(yè)信息化技術(shù)不斷發(fā)展進(jìn)步的當(dāng)下，計算機(jī)以及軟件系統(tǒng)已經(jīng)融入到了檔案管理領(lǐng)域當(dāng)中。教務(wù)檔案規(guī)范化管理應(yīng)該加大信息化體系建設(shè)，借助信息化技術(shù)和信息化體系來促進(jìn)教務(wù)檔案規(guī)范化管理發(fā)展。結(jié)合醫(yī)學(xué)院校自身發(fā)展實際情況，將信息化教務(wù)檔案管理深入貫徹到醫(yī)學(xué)院校教學(xué)管理戰(zhàn)略發(fā)展當(dāng)中。從硬件與軟件層次上，給予強(qiáng)大的支撐，再結(jié)合本院校實際情況，構(gòu)建出數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化教務(wù)檔案管理體系。在實現(xiàn)教務(wù)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)時，應(yīng)該構(gòu)建目錄查詢系統(tǒng)，將已有的檔案目錄進(jìn)行分類。實現(xiàn)檔案一體化管理前期，應(yīng)該公開信息并對電子檔案進(jìn)行時事追蹤、實時記錄。每一份檔案修改、存儲、信息傳輸都應(yīng)該進(jìn)行動態(tài)化的實施追蹤管控，構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。此外，還應(yīng)該積極引入云存儲技術(shù)、云處理技術(shù)，開展相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息存儲和檔案信息利用。為了實現(xiàn)整體化辦公，還可以將HIS信息管理技術(shù)引入到云數(shù)據(jù)管控體系當(dāng)中，實現(xiàn)無紙化辦公。當(dāng)前很多醫(yī)學(xué)院校開展教務(wù)檔案管理時，都引入了自助管理模式，將紙質(zhì)數(shù)據(jù)信息內(nèi)容全部融入到了數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，借助云存儲技術(shù)手段開展了信息備份，這樣便可以在信息化系統(tǒng)更新維護(hù)的基礎(chǔ)上，保障教務(wù)檔案信息不丟失。此外，還應(yīng)該應(yīng)用辦公軟件開展圖文信息處理，確保檔案數(shù)據(jù)信息清晰化、具體化。針對不同信息文件的份數(shù)、頁數(shù)應(yīng)該一一對應(yīng)，以便實現(xiàn)良好的教務(wù)檔案處理效果。在做好信息系統(tǒng)交互處理時，還需要做好信息系統(tǒng)維護(hù)工作，確保教務(wù)檔案信息利用時，使查詢工作順利實施。切實結(jié)合教務(wù)檔案管理需求，科學(xué)合理制定出滿足醫(yī)學(xué)院校需求的信息化系統(tǒng)，確保各項系統(tǒng)有序運(yùn)行。

4.構(gòu)建具備專業(yè)水平的管理隊伍

教務(wù)檔案管理規(guī)范化實施，必須要構(gòu)建出一支具備良好素養(yǎng)的教務(wù)檔案管理團(tuán)隊。做好教務(wù)檔案管理工作，人才是基礎(chǔ)保障，教務(wù)檔案管理團(tuán)隊必須要具備良好的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)和道德素養(yǎng)。針對政治素養(yǎng)來說，因為醫(yī)學(xué)院校教務(wù)檔案當(dāng)中涉及了很多具備政策性、法規(guī)性的內(nèi)容，這一性質(zhì)決定了工作人員應(yīng)該具備良好的政治思想;針對道德素養(yǎng)來說，教務(wù)檔案管理工作是一項較為枯燥、沒有豐厚收入的工作，是默默奉獻(xiàn)的工作。但是教務(wù)檔案當(dāng)中又涉及了很多教育教學(xué)機(jī)密，所以只有具備強(qiáng)大的道德素養(yǎng)，才能夠切實保障教務(wù)檔案管理工作順利實施;針對業(yè)務(wù)素質(zhì)來說，是教務(wù)檔案管理最為主要的技能之一。教務(wù)檔案管理人員應(yīng)該具備扎實的文字功底，并且可以運(yùn)用現(xiàn)代化辦公軟件，具備信息化能力，實現(xiàn)工作精益求精。定期開展教務(wù)檔案管理人員培訓(xùn)工作，適時對檔案管理工作人員開展專業(yè)技能考核，確保教務(wù)檔案管理人員具備專業(yè)知識與技術(shù)水平，切實促進(jìn)教務(wù)檔案高效規(guī)范化開展。

五、結(jié)束語

總而言之，教務(wù)檔案當(dāng)中蘊(yùn)含了醫(yī)學(xué)院校日常的全部教育教學(xué)活動信息，真實記錄了醫(yī)學(xué)院校的日常教學(xué)內(nèi)容、授課方法、教學(xué)途徑、教學(xué)監(jiān)控成果等諸多內(nèi)容，展現(xiàn)出了醫(yī)學(xué)院校教育教學(xué)工作的進(jìn)步發(fā)展歷史。想要真實有效地促進(jìn)醫(yī)學(xué)院校教育教學(xué)發(fā)展，就應(yīng)該對教務(wù)檔案信息開展充分研究，將其作為一個重要參考依據(jù)，有效提高教學(xué)工作效率、創(chuàng)新教學(xué)模式，實現(xiàn)行業(yè)學(xué)術(shù)信息交流共享，最終提升醫(yī)學(xué)院校的教育教學(xué)質(zhì)量。

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（作者單位：聊城市人民醫(yī)院教育處）